Presentation av E-arkivet Bolagens arkivnätverk 12 september 2018

Vad är e-arkiv? e-arkiv

E-arkiv modellen Producenter Linköpings kommuns verksamheter System för bevarande Stadsarkivet Konsumenter Ansvars- överföring W3D3 Agresso I verksamheten Exempel på verksamhetssystem Linweb Bygg-R Medborgare Treserva Ecos Övrigt från verksamheterna

Digital ärendeprocess i första hand e-tjänst Handläggning e Beslut e Expediering e e-arkiv Åtkomst Skannas Skannas Pappers-ansökan Juridisk signatur Pappers-arkiv

Informationsförvaltning SIP Submission information package AIP Archival information package DIP Dissemination Information Package

Leveransprocessen (Handbokens uppbyggnad) Myndighetens förarbete Myndighetens förarbete innan ett leverans-projekt kan startas Projektstart Ansvars-fördelning och projektupplägg Leverans Leverans av information i verksamhets-systemet till LTA   Godkännande Leverans-kontroll och överlämnande Förberedelser inför leverans Definiera vad som ska bevaras, bestämma filformat, mappning m.m. Leverans-överens-kommelse Slutsatserna från förberedelserna resulterar i en leveransöverens-kommelse Tillgänglig-görande Åtkomst och återsökning Leveransprojekt Verksamhetens ansvar

Verksamhetens förarbete Uppdatera dokumenthanteringsplaner Informationsklassning Kvalitetssäkra arbetsrutiner Kontakt med leverantör av system rörande uttag av information samt gallring ur systemet Budget, projektledare etc. för leveransprojekt

Föreskrift LiSA-F 2017:4 - ej utskrift från W3D3 Föreskriften gäller från 1/1 2018 Gäller enbart W3D3 Digitalt uppkomna filer skrivs ej ut Inkomna eller framställda handlingar på papper bevaras i pappersform Pappershandlingar skannas in till W3D3. Tänk på dubbelsidigt!

Bolagens inleverans Möte med Stadshus AB Bolagen representant i referensgruppen? Mellanarkiv eller skarp direktleverans?

Förvaltningsorganisation enligt PM3 - administration, kommunikation och näringsliv Nivå\Part Verksamhetsnära förvaltning IT-nära förvaltning Strategisk nivå Objektägare verksamhet Maria Ottosson Kommunikationsdirektör Objektägare IT Krister Siggesjö LKDATA Taktisk nivå Förvaltningsledare verksamhet Urban Nilsson Kommunikation Förvaltningsledare IT Naris Radetinac Operativ nivå Objektspecialister Objektspecialister per förvaltningsprodukt   IT-specialister Bemannas beroende på förvaltningsuppdrag

Arbetsgrupper och styrning Stadsarkivets roll: Administrerar och utvecklar långtidsarkivet. Stöttar verksamheten i förarbete och under leveransprojekt. Driver i samverkan med LK-data den förvaltningsgrupp som praktiskt arbetar med att skapa förutsättningar för ett effektivt e-arkivsinförande. Förvaltningsgrupp: Dan Malmsten, Sami Arvola och Maria Dalbark från e-arkivets förvaltningsgrupp. Verksamhetens roll: Ansvarar för informationen i verksamheterna och att den förbereds och levereras till långtidsarkivet. Referensgruppens roll: Styr- och samordnar en stegvis övergång till digital arkivering. Ansvarar för den leveransplan som tas fram gemensamt. Referensgruppens sammansättning: Maria Kreese, biträdande förvaltningschef Kommunledningsförvaltningen  Agneta Bergquist, adm. chef Miljö-och samhällsbyggnadsförvaltningen Christer Qvist, adm. chef Socialförvaltningen Maria Esbjörnsson Lakatos, gruppchef Utbildningsförvaltningen Lena Fristedt, adm. chef Kommunledningsförvaltningen Henrik Ottosson Hedin, verksamhetsutvecklare administration Krister Siggesjö, affärsområdeschef LK-data Urban Nilsson, förvaltningsledare PM3 Naris Radetinac, förvaltningsledare IT PM3

Sökning i systemet - Stadsfullmäktigeprotokoll

www.linkoping.se/stadsarkiv

Tack för oss!