Mer styrning ger bättre upphandling Karin Peedu - SKL Anna-Karin Renström – Telge Inköp 2018-08-22

642 miljarder sek 1/5 av BNP 1/3 av offentlig verksamhet

Modell för försörjningsstrategier FOKUS POLITIKEN FOKUS CONTROLLING FOKUS KOMMUNLEDNING FOKUS INKÖPSCHEF FOKUS FÖRVALTNINGSCHEF FOKUS UPPHANDLARE o VERKSAMHETANSVARIG Försörjningsstrategiska frågeställningar - Var lägger vi våra pengar? Är det en rimlig fördelning? Sårbarhet? Egen regi/lägga ut? Inköpsstrategiska frågeställningar: Hur köper vi, nya sätt? hur utvecklas marknaden? Upphandlingsstrategiska frågeställningar: Hur ska vi upphandla? Affärsmodell? Vara eller tjänst, egna el andras ramavtal, områden och antal leverantörer? Avtalsstrategiska frågeställningar: Hur säkerställer vi kvalitet genom hela avtalsperioden? Besparingar och effekter? Utveckling över tid? Avtalsprioritering? Elevhälsa Leveransavtal Ramavtal HUR? - Nya behov - Nya behov VARFÖR? - Nya behov Egna resurser Köpta resurser Resurser som behövs för att utföra ett offentligt uppdrag Avtal och leveranser som ska förvaltas och följas upp Inköpta resurser – delas in utifrån hur vi köper dem Upphandlingar som säkerställer våra behov

Vad gör Eskilstuna? Politisk styrning – Årsplan/budget Integrering - Upphandling en del av ekonomiprocess och verksamhetsstyrning Inköpsstyrning genom uppföljningsverktyg och dialoger Påverkansmöjlighet – återkoppling Politik – KSAU 4 ggr/år Verksamhet - dialoger och BI-verktyg Uppföljning - Avtalstrohet eller Leverantörstrohet, Volymer Vad har Eskilstuna gjort för att komma till strategisk nivå för upphandling. Vi har både metod och IT-stöd för uppföljning, dvs vi äger kontrollen, inte leverantören. Struktur och metoder för att ha en gemensam standard. Därtill kommer också kulturen. Talesätt – Kultur äter struktur till frukost. Strategrollen i det processorienterade arbetssättet: Roll är att säkra koppling till årshjulsprocessen samt att stötta driv i processtyrningsarbetet. Att vi lever upp till styrsystemet och årshjul; anvisningar och framförhållning för delår, bokslut, budgetupptakt, prio, årsplan Sammanställer underlag till ovan Nyckeltal, mått och mål Värdering av måluppfyllelse

Södertälje och inköp i siffror 93 202 invånare (genomsnittsålder 39 år) 3 miljarder inköpsvolym (Telgebolagen och Södertälje kommun) 150 annonserade upphandlingar per år 350 direktupphandlingar 23 anställda inköpsbolaget Telge Inköp 2018-08-22

Leveransmodell-Kategoristyrning Analys Strategi Kategoristyrningsprojekt Upphandling Avrop Uppföljning Inköpskategori Värdeskapande inköp Kundens behov/strategi 2018-08-22

Vad är en inköpskategori?/Vad är kategoristyrning En inköpskategori är en gruppering av externt köpta varor och tjänster med liknande karaktär och funktion. Exempel på inköpskategorier: Förpackningsmaterial Fordon Elektronikkomponenter Pumpar Motorer Bevakning Tekniska konsulter Telekommunikation Mjukvara Livsmedel Beskriv vad som menas med en inköpskategori. Den skiljer sig tex från kategorier eller sortiment som används på säljsidan. Viktigt är att en inköpskategori är leverantörsmarknadsorienterad, den skall alltså tex inte spegla den egna organisationen. CAT MGMT:EN STRATEGISK ANSATS SOM FOKUSERAR PÅ DE STORA UTGIFTSPOSTERNA I EN ORGANISATION PÅ VAROR/TJÄNSTER OCH ENTREPRENADER 2018-08-22

Kategoristyrning Styrning Planering Analys Utveckling Genomförande Uppföljning WS1 WS2 WS3 KO Kategoristyrning Innovativt tänkande Kundfokus Tvärfunktionella team Fakta och data Strategiskt inköp: bryta ned affärsstrategier till specifika inköpsstrategier på kategorinivå. Förstå marknaden: Hur verksamheten relaterar till marknaden (leverantörs), maktstruktur etc. Leda förändring: För att kunna genomföra strategier krävs ofta förändring, som måste hanteras. Innan man kan börja titta på pelarna så måste grunden finnas på plats. Innovativt tänkande: Radikala förbättringar måste till. Ofta stora steg på relativt kort tid. Kundfokus: Förstå vem som är kunden och interagera med dem för att förstå behov. Aktiv involvering motverkar motstånd till förändringar. Buy-in. Tvärfunktionella team: Om bara inköp, så misslyckas man. Inköp leder. Hela verksamheten måste vara involverad. Buy-in. Fakta & data: Faktabaserat, beslut grundas på fakta. Minskar risken. Fakta är bra argument för att påvisa att förändring krävs. Strategisk försörjning Förstå / hantera marknaden Driva och leda förändring 2018-08-22 9

Kategoriplanen (försörjningsstrategin) summerar kunskap om kategorin och pekar ut vägen framåt Baserad på analys av objektiv fakta och data Innehåller strategi och handlingsplan Bör undertecknas av nyckelintressenter Används för att få engagemang och support till förändring Kategoriplan Augusti 2018 2018-08-22 10

Erfarenheter från arbetet i Södertälje kommun Vad har vi åstadkommit Vad skulle vi gjort annorlunda Vad gör vi framåt ¼ av alla kategorier genomlysta. Vissa är stora och vi har gjort både fullödiga projekt och även mindre. I vissa av projekten har vi lyckats åstadkomma besparingar, andra har det varit svårt att mäta men vi har beställt annorlunda, delat på beläggning av maskiner, förändrat kravspecifikationen etc. Om jag kunde göra om så skulle jag göra det som ett stort program. Dwt kanske dock inte hade lyckats för kommunen 2009 var nog inte mogen för ett sådant stort åtagande. Så det kanske faktiskt var rätt ansats att göra det på det vis vi gjorde, nedifrån och upp men det har tagit väldigt lång tid och vi har gjort en massa förberedelser och flyttat inköp uppåt i värdekedjan 3) Vi har nu delat upp våra kategorier i guld/silver brons och för våra guldkategorier har vi nu gjort allt analys arbete, mött leverantörer, båda våra nuvarande och benchmark leverantörer. Vi har sammanställt allt arbete och nu kommer vi att ta det till de olika ledningsgrupperna på kontoren för att koppla ihop det med deras strategier. Vissa av våra stora kategorier, ex lokalvård men framförallt tekniska konsulter har vi redan sign off av ledningsgrupperna med nya strategier. ¨ 2018-08-22

Utveckling av kostnad lokalvård Kategori- Styrningsprojekt 1 Kategori- Styrningsprojekt 2 2018-08-22

Egenvärderingsverktyget

Kontakt https://egenvardering-inkop.skl.se/ och gör en intresseanmälan https://skl.se/demokratiledningstyrning/upp handling karin.peedu@skl.se