Rapporter

Varför rapporter Även om det går att skriva ut formulär, tabeller och frågor som du skapat tidigare är dessa främst anpassade för inmatning och presentation på skärmen. För att skapa en utskrift enligt ett fördefinierat utseende används rapporter. Tex. Massbrev, adressetiketter, fakturor och följesedlar mm

Rapporter Du kan skapa en mängd olika rapporter i Access. En rapport består av information som hämtas från tabeller eller frågor. Planera först hur rapporten ska se ut, skapa sedan. Oavsett om rapporten är en enkel lista med poster eller en sammanfattning av försäljning efter område måste du först bestämma vilka fält med data som ska finnas med i rapporten.

De olika rapportavsnitten Man kan dela in en rapport som är gjord i access i olika avsnitt. Tittar man på rapporten i designvyn ser man de olika avsnitten. Rapporthuvud Sidhuvud Grupphuvud Detalj Sidfot Gruppfot Rapportfot

AVSNITT PLATS VANLIGT INNEHÅLL Rapporthuvud Visas bara en gång, längst upp på första rapportsidan. Rapporttitel Logotype Aktuellt datum Sidhuvud Visas längst upp på varje sida av rapporten. Sidnummer Grupphuvud Visas precis före gruppen med poster. Fältet som grupperas Detalj Det är här som du placerar kontrollerna som utgör själva rapporttexten. Rapportens huvuddata Sidfot Visas längst ned på varje sida i rapporten. Gruppfot Visas precis efter en grupp med poster. Gruppsummor (Summor, genomsnitt etc.) Rapportfot Visas på sista dataraden, ovanför avsnittet för sidfot på sista sidan av rapporten. Gruppsummor för rapport (summor, beräkningar, genomsnitt etc.)

Lägga till fält/kontroller När en rapport är skapad kan du lägga till fält med fältlistan när du står i designvyn. Du kan även lägga till andra funktioner med hjälp av de kontroller som finns i menyfliksområdet. Till exempel lägga till en textruta, bild mm.

Övning 1 Skapa en rapport med Rapportverktyget Med Rapportverktyget kan du snabbt skapa en rapport, eftersom den skapas omedelbart utan att du behöver ange någon information. Rapporten innehåller alla fält från den markerade tabellen eller frågan. När rapporten är skapad och sparad kan du göra ändringar i den i designvyn.

Övning 2 Skapa en rapport med Rapportguiden Med Rapportguiden kan man välja vilka fält man vill ska vara med i rapporten. Du kan också välja hur data ska grupperas och sorteras. Om relationer till andra tabeller eller frågor finns kan du även välja fält från dem.

Övning 3 Skapa etiketter med Etikettguiden Med etikettguiden skapar du enkelt etiketter för en mängd standardformat som finns förinstallerat. Etiketterna skapas enbart med data ur den tabell eller fråga du utgår från. Guiden går igenom typsnitt,storlek på texten och du får lägga fälten som du själv vill gruppera dem.

Övning 4 Skapa en rapport med verktyget Tom rapport Verktyget Tom rapport används när du vill skapa en rapport helt från grunden. Användbart om du bara vill placera ett par fält i rapporten. Du kan välja fält från alla tabeller och frågor genom fältlistan.