PA 2.0, SSC och PA-processer Charlotte Johansson-Ahlström, SSC Staffan Gunnarsson Karin Berglind Martin Thulin Johan Augustsson

PA 2.0 Agenda 08.30: Introduktion, presentation och status i PA 2.0 08.45: Statens Servicecenter 09.10: Genomgång av arbetet med PA-processerna 10.00: Processvernissage

Status o Tidplan PA 2.0 Här är vi nu! 2015 2016 2017 2015 2016 2017 J F M A S O N D Sammanfattning projekt Verksamhetsövergång Integration och datalager Ensning av processerna Fortsatt arbete med SSC och bygge av nya formulär i Primula Referensgruppdeltagande - SSC Frågestugor, några genomförda och några kvar att genomföra Inbokade träffar med er fakultet/institution Integrationsarbete ICC Datalagret Agresso M fl Organisationsdatabas Informationsaktiviteter Skapa testspecifikationer Utbildningsplanering Reach Mee Gemensam organisationshantering i IT-system Reach Mee Verksamhet

PA 2.0 Agenda 08.30: Introduktion, presentation och status i PA 2.0 08.45: Statens Servicecenter 09.10: Genomgång av arbetet med PA-processerna 10.00: Processvernissage

Statens servicecenter Charlotte Johansson Ahlström

Bakgrund Utredning tillsattes november 2010 och november 2011 fick utredningen ett genomföraruppdrag 1 juni 2012 bildades Statens servicecenter Bygger på verksamhetsövergång 1 juni 2012 från Skatteverket, Försäkringskassan och 1 oktober 2012 även från Kammarkollegiet. 2018-09-18

Vårt uppdrag – SFS 2012:208 Statens servicecenter har till uppgift att efter överenskommelse med myndigheter under regeringen tillhandahålla tjänster som gäller administrativt stöd åt myndigheterna. Myndigheten ska i sin verksamhet säkerställa en ändamålsenlig balans mellan kostnadseffektivitet, kvalitet och service. Uppdraget är brett och innefattar flera tjänster som också kan utökas beroende på regeringens ambition och om vi är tillräckligt bra. Vi kommer att få/har redan fått två nya uppdrag, nämligen e-diarium och e-arkiv Isak Abramowicz 2015-08-14 2018-09-18

I dag omfattas 30 procent av antalet anställda i staten. Måluppfyllelse Statens servicecenter ska verka för att 50 procent av staten mätt i antalet anställda är anslutna till myndighetens tjänster vid utgången av år 2017. I dag omfattas 30 procent av antalet anställda i staten. 2015 var målsättningen att 25 procent av de anställda i staten skulle omfattas av våra tjänster . Det målet uppnåddes (30%). 2017 har regeringen satt som mål att vi ska nå 50 procent. I siffror hade vi 149 kundmyndigheter 2015. I antal anställda betyder 30% drygt 71 000 statsanställda. Antal anställda i staten 2014 närmare 234 693 (källa Arbetsgivarverket) 2018-09-18

Tjänsteportföljen - överblick Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Konsulttjänster Kvalificerade ekonomirelaterade tjänster för alla myndigheter. Löpande redovisning och bokslut, anläggnings-redovisning, kundfakturering, leverantörsfakturahantering, betalningar och e-beställ.   En komplett lönehanteringstjänst för alla myndigheter. Vi tar hand om löne-administration, rese- och utläggsadministration, tidrapportering och beslutskrivning. För myndigheter som behöver tillfällig expertis erbjuder vi konsulttjänster. Vi tar uppdrag som administrativ chef, ekonomi- och redovisningschef, controller eller ekonom. Statens servicecenter har två tjänsteområden – ekonomi och lönerelaterade tjänster. Vi erbjuder också konsultexpertis för korta eller längre uppdrag. 2018-09-18

Produktionsrelaterade siffror Under 2015 färdigställde vi 66 bokslut. Vi hanterade 744 000 löneutbetalningar, 705 300 leverantörsfakturor och 106 000 kundfakturor. Vi svarade på 189 000 ärenden via vår kundsupport Närmare 82 % var lönerelaterade frågor, 18 % ekonomirelaterade 95 % av alla ärenden besvarades enligt SLA (8 timmar) Under 2015 hanterades lönetjänster för 106 myndigheter. Totalt hanterades cirka 744 000 lönespecifikationer vid Statens servicecenter. Det är en ökning på 43 procent jämfört med året innan. I slutet av året hanterades cirka 70 000 lönespecifikationer per månad. Totalt hanterades cirka 189 000 (126 000) ärenden. Av dessa var cirka 156 000 (91 000) lönerelaterade ärenden och cirka 33 000 (34 000) ekonomirelaterade ärenden 2018-09-18

40% av statliga myndigheterna köper tjänster 2018-09-18

Kundnytta – leveranssäkerhet, samverkan, service Utveckling av tjänster genom samverkan med kundmyndigheter och leverantörer Kundsegmenterad samverkansmodell NKI Snabb, relevant service till kundmyndigheter och dess anställda Kundwebben Servicedesk svarar på frågor via telefon, Kundwebben och e-post. Trygghet för kundmyndigheter genom leverans-säkerhet av tjänster Professionella anslutningsteam Etablerade processer Kapacitet Kundnytta är A och O. För att vara framgångsrika måste vi fokusera på nytta för myndigheter och för staten som helhet. Samverkan, service och leveranssäkerhet är prioriterat. Tillsammans med kundmyndigheten har vi en tät dialog om behov och tjänsteutveckling. Det är också vitalt för oss att vi ger våra kundmyndigheter en snabb och relevant service. 2018-09-18

Samverkansmodell Strategisk nivå Tactisk nivå Operativ nivå Kundråd 1 ggr/år Strategisk nivå Strategiskt forum 1-2 ggr/år Tactisk nivå Taktiskt/operativt forum (2 ggr/år) Operativa möten lönerelaterade tjänster 4-6 ggr/år Operativa möten ekonomirelaterade tjänster 4-6 ggr/år Collaboration model - is both how follow-up and contact are to take place and escalation model. In order to create opportunities for effective collaboration, the model is divided into three levels – strategic, tactical and operational. At each level, there is an collaboration forum with especially appointed contact persons for both Statens servicecenter and the customer agency.   The basis of the collaboration model consists of a customer council for strategic discussions in issues common to customers, a customer-specific forum at the strategic level, where AC Customer service and communication meets the corresponding party one to a few times per year customer and service-specific forums at the tactical and operational levels, at the operational level one supply manager per service area is appointed from the customer and one from us. They are to secure the supply. At the tactical level, the Service Centre has a customer manager for all areas, and the customer appoints a corresponding person. Here it is a matter of following up whether the agreement is being followed according to e.g. SLA. The collaboration model exists to secure our agreement and the supply. The collaboration model also includes ordering routine during the agreement period. Strategic level Evaluate and follow up strategic initiatives Agreement issues Escalation issues from the Tactical level Tactical level Follow-up of whether supply is according to agreements and service levels Follow-up of customer satisfaction Escalation issues from the Operational level Operational level Supply monitoring Problem solving Escalation (e.g. business issues and supply problems) Operativ nivå Operativa kontaktpersoner, löpande kontakt, en per tjänst 2018-09-18

Ärende- och kundhanteringssystem En väg in Stöd och hjälp genom telefon och självservice 1a linjen Telefon Kundwebben 2a linjen Sakkunniga i verksamheten 3e linjen Kundansvariga Systemleverantör Kunskapsdatabas Frågor Ärende- och kundhanteringssystem 2018-09-18

Vi har stor erfarenhet av projekt av olika slag Anslutningsprojekt, utvecklingsprojekt, driftrelaterade projekt, migreringsprojekt… Professionella anslutningsteam med olika kompetenser. Etablerad och prövad anslutningsprocess som säkerställer övergång till Statens servicecenter. Anslutningsprocess

Tjänsteutveckling genom att anpassa vår lönetjänsten till Universitet och högskolesektorn Utgångspunkt är Göteborgs universitet med kompletterande gapanalyser En referensgrupp som följer etableringen av Göteborg och som deltar i framtagning av anpassad tjänst. Lunds universitet, Linnéuniversitetet, Blekinge Tekniska Högskola, Högskolan i Kristianstad, Högskolan i Borås, Högskolan i Väst, Mittuniversitetet, Göteborgs universitet, Uppsala universitet Nu pågår framtagning av lösningar för användning från 1 november 2016, Utländska arvodister via agresso - Semester lärare Kombinationsanställning Ny-ändring-avslut av anställning Löpande ändring av anställdas kontering Löpande ändring av Funktion Hantering av olika anställningsformer Meriter/examina (komptensträdet) – tilläggstjänst Bisyssla ReachMee (utökade krav filstorlek och extern koppling utvärdering) - tilläggstjänst 2018-09-18

Utveckling som ska ses över i steg 2 ”Sinkprocessen” Rådgivning och utföra beräkning sociala avgifter utlandet Direkt till SSC istället för via KMY, underlag från AF, KFM, SKV och FK Arbetsförmedlingen avser det arbetsgivarstöd Kronofogden- underlag för vilka som ska få utmätning (utmätningsbeslut) Försäkringskassan – högriskskyddsbeslut Skatteverket – beslut om jämkning, forskarnämnden Går det att få avgifter för deklarering direkt från SSC till SKV istället till KMY Rapportpaket anpassat för Universitet och högskolesektorn för att enkelt få ut årsstatistik Listan fylls på 2018-09-18

Nytt kontor i Göteborg den 1 juni 2016 Verksamhetsövergång från Göteborgs universitet from 1 maj 2016 Kontor med fokus på universitet och högskolesektorn Inom utbildning så har vi avsiktsförklaring eller överenskommelse Bleking tekniska högskola Högskolan Kristianstad Högskolan Gävle Konstfack Linnéuniversitetet Lunds universitet 2018-09-18

Ca 400 medarbetare på fem verksamhetsorter Huvudkontor i Gävle Gävle och Östersund Ekonomirelaterade tjänster Lönerelaterade tjänster Stockholm Konsulttjänster Eskilstuna Linköping och Luleå Göteborg ( kontor 1/6 2016) 340 medarbetare Huvudkontor i Gävle 1/6 finns vi med en enhet i Eskilstuna för produktion av lönerelaterade tjänster. Arbetsplatser i Linköping och Luleå. Vi etablerar oss i Göteborg 2016. Härifrån producerar vi lönerelaterade tjänster med särkskild kompetens för universitets- och lärosäteskunder. 2018-09-18

Organisation Regeringen Finansdepartementet Styrelse Internrevision GD-stab Informationssäkerhet och säkerhet Generaldirektör IT Konsult-relaterade tjänster Löne-relaterade tjänster Ekonomi-relaterade tjänster Administration Särskilda strategiska projekt Rättssäkerhet och juridik Vi lyder under till Finansdepartementet och civilminister Ardalan Shekarabi Styrelsen är utsedd av regeringen. Birgitta Böhlin är styrelseordförande Huvudkontoret är i Gävle. Vi har en mycket verksamhetsnära ledning som är utplacerad på de olika verksamhetsorterna. 2014 blev vår generaldirektör Thomas Pålsson nominerad till Årets offentliga chef för sitt ledarskap präglat av engagemang, idogt värdegrundsfokus och sätt att involvera personalen i utvecklingen av myndigheten. Tjänsteproducerande avdelningar Stödavdelningar 2018-09-18

Två viktiga regeringsuppdrag En myndighetsgemensam tjänst för e-arkivering Analysera och föreslå samordning och omlokalisering av lämpliga myndighetsfunktioner 2018-09-18

Kännetecknen för Målbild 2020 Styrmodell och värdegrund ligger fast Omsätter knappt 850 miljoner kronor Har ca 730 anställda Bedriver verksamhet på sex orter Tydlig indelning i tjänsteproducerande avdelningar och stödavdelningar Fler kunder som köper fler tjänster Utökat tjänsteutbud Investeringar i löne-, personal- och ekonomisystem Selektiva resurstillskott Kompetensutveckling – ett satsningsområde Thomas: Vi använder ordet affärsområden för att dessa enheter skall dra in intäkter som täcker både enheternas egna kostnader och lämnar bidrag så vi kan täcka stödfunktionernas kostnader och kostnader för ledning och styrning | 18-Sep-18 | IBM Confidential

Löneadministration för +204 000 statsanställda 2019 Från Palasso till Primula Upphandling av ekonomisystem e-arkivtjänster 2017-2018 Ekonomi i balans 2019 ska alla myndigheter vara anslutna till våra lönerelaterade bastjänster. Det innebär att vi måste växa på ett kostnadseffektivt sätt för att ta hand ytterligare 204 000 statsanställas löner utöver de som är i produktion idag (248 000 bas - 44 000 år 2014) Vi ska flytta över lönekunder från lön och personalsystemet Palasso till Primula Vi måste handla upp ett ekonomisystem (hjälp med argument här Gunilla) Vi måste ev förbereda och rusta för att utöka tjänstportföljen med en mycket efterfrågad tjänst Vi arbetar för att nå ekonomi i balans. 2018-09-18

Frågor Kontaktuppgifter Charlotte Johansson Ahlström Chef särskilda strategiska myndighetsprojekt Charlotte.johansson-ahlstrom@statenssc.se 010-4560302

PA 2.0 Agenda 08.30: Introduktion, presentation och status i PA 2.0 08.45: Statens Servicecenter 09.10: Genomgång av arbetet med PA-processerna 10.00: Processvernissage

Processarbetet Vad vi har gjort? Ledord i arbetet

Våra ledord i processarbetet PA 2.0 Våra ledord i processarbetet Gemensamma arbetssätt Ta bort onödigt arbete, ta bort överarbete Ta bort pappershantering Ta bort underskrifter Det ska vara lätt att göra rätt

Våra ledord i processarbetet PA 2.0 Våra ledord i processarbetet Gemensamma arbetssätt Ta bort onödigt arbete, ta bort överarbete Ta bort pappershantering Ta bort underskrifter Det ska vara lätt att göra rätt

PA 2.0 Slöserier Grön: Räkna ut reseersättning, räkna ut och betala arvodet etc. Gul: Vissa kontroller och granskningar, myndighetskrav etc. Röd: Onödiga underskrifter i ett flöde som är digitalt.

Det ska vara lätt att göra rätt Processkontoret Det ska vara lätt att göra rätt Institution SSC Personalenheten Individ Skickar in uppgifter Beräknar och betalar ut Får ersättning Koppla tillbaka till Varberg – vi måste bygga processer där det är lätt att göra rätt, annars kostar det pengar eller så rinner fel igenom som vi aldrig upptäcker.

Genomgång av processer

Medarbetarnas registrering i Primula PA 2.0 - Kvalité från början! Medarbetarnas registrering i Primula Process Medarbetare Egenrapp Primula Medarbetare SSC Kundwebb Arkivera inscannat i Primula Bisyssla lärare x Läkemedel, Läkarvård Nytt sätt Nytt Friskvård Resor o utlägg Ledighet - ej semester tex föräldraledighet Semester Löneväxling Examina o meriter Övertid/OB Beredskap Sjuk Intyg Skatt o jämkning Föräldrapenningstillägg Avslut anställning - Egen Reseförskott

Reducera pappersmängden PA 2.0 - Kvalité från början! Reducera pappersmängden Process Läkemedel/läkarvård Friskvård Reseutlägg Reseförskott Löneväxling Meriter&Examina Beredskap Anställning (ny, förändring, avslut) Svenska arvoden För att minska antalet papper/blanketter – lägga in informationen vid källan Första hand medarbetaren själv Andra hand en källrapportör/ombud på institution/motsvarande

Störst förändring för institution/motsvarande Anställning Svenska arvoden Sjuk

ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Frågor? På PA 2.0s hemsida finns En sida för Frågor och svar och den uppdateras kontinuerligt.

PA 2.0 Agenda 08.30: Introduktion, presentation och status i PA 2.0 08.45: Statens Servicecenter 09.10: Genomgång av arbetet med PA-processerna 10.00: Processvernissage

ORGANISATIONSNAMN (ÄNDRA SIDHUVUD VIA FLIKEN INFOGA-SIDHUVUD/SIDFOT) Processvernisage

Hur läser vi processkartorna?

Processvernissage Titta och läs Staffan, Karin och Martin finns för att svara på frågor Charlotte från SSC finns också att svara på frågor