Medarbetarundersökning 2018

Bakgrund Under hösten 2017 tog universitetsledningen beslut om genomförande av medarbetarundersökning. Senast gjordes undersökning 2014. Syftet med medarbetarundersökningen är att varje institution och enhet ska få en övergripande bild av hur deras personal upplever sitt arbete samt visa på eventuella styrkor och svagheter inom organisationen. Resultatet ska användas som underlag för det systematiska arbetsmiljöarbetet och till förbättringsarbete vid de enskilda institutionerna och enheterna, fakulteterna samt för hela universitet. Arbetsgrupp: Lars Mähler (projektsamordnare, personal), Nils Eriksson (samfak), Anna Mothander (personal), Jeanette Lövqvist (personal). Ansvarig: Lars Nordlander, Personalchef personalenheten Undersökningen görs i samarbete med tidigare leverantör Quicksearch under 2018. Undersökningen pågår mellan 16 mars t.o.m 4 april. Quicksearch är leverantör av medarbetarundersökningar vid flera högskolor och Universitet i Sverige, vilket möjliggör jämförelser inom flera frågor/ områden (har branschgemensamma nätverk) Undersökningen har en fast frågestruktur med indexfrågor. UmU har valt att lägga till frågor kring ”Lika villkor” (eget område) och tidigare SCB undersökning (för att kunna jämföra) Redovisning av resultat vid grupper med 5 svarande eller fler. Spridningsresultat vid 8 svar eller fler.

Tidplan – förberedelse (Aktiviteter och kommunikation) Underlag frågor - Slutgiltigt förslag klart till mitten av februari. Test av enkäten den 27 februari. Organisationsstruktur - första förslag klart 22 februari. Stöttning av personalsekreterare/ lokal HR vid avstämning och bearbetning av lokala organisationsstrukturen. Information – Ledning 29/1, CSG 13/2, AMK 22/2, kanslichefsmöte 19/2. Information chefer, dekaner och prefekter sker löpande från och med 31 januari via personalsekreterare/ lokal HR. Information från HR, ledning och rektor via intranät, chefsinformation (chefsnytt) från och med slutet av februari, början av mars.

Genomförande och resultat Genomförande – Undersökningen startar 16 mars och pågår tom 4 april. Löpande information om svarsfrekvens kommer skickas till organisationen. 3 påminnelser kommer skickas till de som inte besvarar enkät. Resultat - Klart 7 maj. Resultatet publiceras via en webbportal till chefer. Login skickas till chef. Genomgång av resultatet med personalenheten och ledning i början av maj och framåt. Fortsatta arbetet med resultat- Quicksearch, personalenheten och lokal personalfunktion stöttar i analysarbetet och den fortsatta arbetsprocessen (kommunikation, stöd till chefer i analys och förbättringsarbetet m.m.)

Tidplan- genomförande och arbetsprocess våren och hösten 2018 Planerade aktiviteter, ansvar och kommunikation 16 mars- 4 april maj-2018 maj- juni juni – aug september - november 2018   december 2018 - 2021 Svarsperiod Medarbetar undersökning Resultat från årets mätning- klart 7 maj! Semester-månader Fortsatt arbete och färdigställande av handlingsplaner. Fakultet/Förvaltning - Handlingsplan för arbetsmiljö i samband med VP i oktober. Revidering av handlingsplan årligen i samband med detta. Institution/enhet - Revidering/Komplettering av handlingsplan för arbetsmiljö, biläggs VP. Revidering av handlingsplan årligen i samband med detta. Analys av resultatet Ansvar: Respektive chef med stöd av överordnad chef samt HR (lokal och central). Planera in tid för möten Genomföra åtgärder - de aktiviteter som tagits fram vid APT och återfinns i handlingsplan Ansvar: Respektive chef, men aktiviteterna kan vara delegerade till ex. medarbetare på arbetsplatsen Presentation av resultat Vid exempelvis APT presentera resultatet av medarbetarundersökning samt förbered gruppen inför arbete med resultatet, tänkbara åtgärder, samt framtagande av aktiviteter till handlingsplan som sedan ska biläggas VP Ansvar: respektive chef Kom ihåg: Kontinuerlig kommunikation kring medarbetarundersökning (Arbetsplatsträffar, Utv.samtal, LSG, övrig lokal information) Kom ihåg: Kontinuerlig kommunikation och uppföljning av genomförda aktiviteter (Arbetsplatsträffar, Utvsamtal, LSG, övrig lokal information) Start av framtagande av handlingsplan - Framtagande av prioriterade aktiviteter som ska in i VP . Detta arbete görs förslagsvis vid APT, medarbetare tillsammans med chef. Ansvar:Respektive chef med stöd från överordnad chef samt HR

Frågeområden NPS fråga Bakgrundsfrågor - ålder, kön, yrkeskategori m.m. NPS – Rekommendation av UmU som arbetsplats (lojalitetsfråga. se nedan) Arbetsklimat - krav, kontroll och stöd (team) , social och organisatorisk arbetsmiljö Ledarskap - frågor om närmaste chef och egna ledningen, förutsättningar för egen utveckling Organisation - Tydlig organisation, lärande i arbetet, information och rutiner (tydlig) och service Visioner och mål - frågor om Mål, UmUs värderingar och Universitetets ledning Lika villkor - kränkningar, särbehandling och föräldraskap Avslutande frågor – Hur nöjd är man med sina arbetsförhållanden i sin helhet (sammanfattande frågor) Cirka 70 frågor (inkl. flervalsfrågor) NPS fråga