Information till EC och kontaktpersoner, 2017-02-22 Information från processen Regelbunden tillsyn Undersökning av tidsanvändning i processen

Undersökning av tidsanvändning Vi kommer att göra en undersökning av tidsanvändningen inom regelbunden tillsyn. Underökningen kommer att göras utifrån processtegen under en begränsad period när tillsynen är i full gång. Skälet är att vi vill utreda hur en mer processnära och förenklad tidsredovisning kan utformas. Bakgrunden är Strategirådets rekommendation att utveckla vår kunskap om hur vi använder tiden i förhållande till processens olika steg. Undersökningen kommer under den aktuella undersökningsperioden att göras genom en kompletterande tidsredovisning. Detta eftersom vi inte kan göra en sådan undersökning utifrån nuvarande tidsredovisning. Undersökningen kommer att genomföras under tre veckor med start den 13 mars fram till och med den 31 mars. Alla inspektörer och kvalitetssäkrande funktioner på enhetsnivå som i huvudsak arbetar med regelbunden tillsyn deltar i undersökningen. Även administratörer deltar. (Enhetschefer och avdelningsjurister deltar inte, såvida de inte utför centrala uppgifter i tillsynen inom ramen för arbetet på enhetsnivå. (Enhetschefer som exempelvis kvalitetssäkrar beslutsunderlag och beslut i rollen som beslutsfattare redovisar exempelvis denna tid.) Syftet med undersökningen är att utreda hur en mer processnära och förenklad tidsredovisningsstuktur kan se ut och fungera i praktiken. Undersökningen syftar även till att skaffa ett underlag för planering och för utveckling av processen, vilket betyder att vi inom den här underökningen kommer att prova en tidsregistrering på en mer detaljerad nivå än vad som är rimligt för den löpande tidsredovisningen. Observera att undersökningen är mer detaljerad än vad som kommer strävas efter i den löpande tidsredovisningen. Med kvalitetssäkrande funktion avses jurist, beslutsfattare, pedagogisk kvalitetssäkrare, metodstödjare el. dylikt som genomför kvalitetssäkrande uppgifter.

Undersökning av tidsanvändning Utifrån resultatet kommer vi att kunna diskutera dimensionering och prioritering i arbetet utifrån processens grundläggande principer. Hur fördelar vi vår tid på det vi som skapar störst värde för dem vi finns till för? Kan vi göra något för att få bättre dimensioner i processen/arbetet? Exempel: Om det visar sig att vi använder väldigt lite tid för de steg som handlar om att kvalitetssäkra utredningsplan inför besök och att kvalitetssäkra och bedöma underlag/empiri efter besök, men lägger väldigt mycket tid på att kvalitetssäkra beslutsutkast kan vi fundera på det finns anledning att fördela tiden annorlunda. Exempel: Om det visar sig att vi lägger väldigt mycket tid på tillsynsbeslut, men väldigt lite på uppföljningsbeslut kan vi fundera på vad det beror på. Exempel: Om det visar sig att vi upplever att det behövs mer tid för olika moment eller för tillsynsarbetet i sin helhet kan vi använda den kunskapen i diskussioner om dimensionering och prioritering. Exempel: Om det visar sig att det finns stora svårigheter med att ange arbetad tid för vissa processteg blir det en viktig kunskap inför övervägande om att förändra den löpande tidsredovisningen. Resultatet kommer hur det än ser ut att vara ett viktigt underlag för att analysera vårt arbete inom processen och lära tillsammans om hur vi kan förbättra vår verksamhet.

Undersökning av tidsanvändning Nuvarande tidsredovisning: Exempel Huvudman > Typ av tillsyn > Aktivitet Prioriterade skolor Grund- och gymnasieskolor Grund- och gymnasiesärskolor Vitesföreläggande Uppföljning Råd och vägledning Huvudmannatillsyn Skolformstillsyn Övriga åtgärder i huvudmannatillsynen Tillfälligt verksamhetsförbud För enskilda huvudmän finns även aktiviteterna ”Allmäntillsyn” (BAS), ”Ekonomisk granskning” och ”Återkallande”. 9-12 aktiviteter

Undersökning av tidsanvändning Tidsredovisning enligt undersökningens struktur: Huvudman > Typ av tillsyn > Huvudmannatillsyn (flera skolenheter) Huvudmannatillsyn (en skola) (BAS el. PRIO) Prioriterade grund- och gymnasieskolor Prioriterade grundsär- och gymnasiesärskolor Bas-skolor Aktivitet Planera tillsyn och göra första analys Kvalitetssäkra analys och utredningsplan Göra tillsynsbesök Bedöma och kvalitetssäkra insamlad information Bearbeta insamlad information (arbete med protokoll) Skriva beslut Kvalitetssäkra tillsynsbeslut (medbedömare) Kvalitetssäkra tillsynsbeslut (kvalitetssäkrande funktion) Återföra tillsynsbeslut beslut samt ge råd och vägledning i annan form Göra uppföljning av tillsynsbeslut - där besök/telefonintervju görs Göra uppföljning av tillsynsbeslut - där skrivbordsutredning görs Kvalitetssäkra uppföljningsbeslut (medbedömare) Kvalitetssäkra uppföljningsbeslut (kvalitetssäkrande funktion) Diarieföra och arkivera (reservpost) Expediera beslut Hantera systemfel eller andra problem kopplade till HART. Loggning av tid inom ramen för denna tidsundersökning Restid där arbete inte har kunnat utföras Expediera beslut (admin.) Hantera systemfel eller andra problem kopplat till HART (admin.) Arkivera (admin.) Runt 17 aktiviteter där åtgången tid registreras per tillsynstyp, bas, prio, HM osv. Härtill tillkommer ”Övrig tid”, ”Tid för att fylla i tidsundersökning” samt möjlighet att uppskatta ”Tillräcklig tid för respektive aktivitet”. Tiden registreras i ett excelark dag för dag fr o m den 13 mars till den 31 mars. Obs att enstaka aktiviteter kan komma att tillkomma, tas bort, justeras under test-prioden. Med ”kvalitetssäkring” menas arbete där fler än ett perspektiv tillkommer ärendet.

Undersökning av tidsanvändning Tidsredovisningen kommer att göras i ettenkelt exceldokument. Detta dokument kommer att läggas ut på SIW i samband med att information om tidsanvändningen läggs ut där. Preliminär tidpunkt för detta är den 9 mars. Detta exceldokument sparar man ner till den egna datorn, och fyller i dokumentet löpande (helst dagligen) under hela undersökningsperioden. Efter den 31 mars ska dokumentet lämnas in genom att man lägger upp det i en mapp på avdelningens gemensamma Share Point-sida. Denna mapp heter ”Undersökning av tidsanvändning RT”. Man behöver inte ange sitt namn i dokumentfilsnamnet. Däremot behöver man döpa filen till något unikt. Exemplevis ”Filnamn_170403 kl 10.00”.

Undersökning av tidsanvändning Efter undersökningsperioden kommer underlaget från tidsredovisningen att sammanställas. Då kommer också intervjuer med enhetschefer och med deltagarna att göras. Det är processutvecklarna som kommer att göra intervjuerna. Intervjuer med enhetschefer görs för att få uppgifter om hur det såg ut under den undersökta perioden vad gäller aktuellt beting m.m. Intervjuer med deltagare görs för att få uppgifter om hur det har upplevts att redovisa tiden enligt strukturen i undersökningen och för att få uppgifter om upplevelse av tidsanvändningen som inte kunnat fångas i en tidsredovisningen. Det kommer också vara möjligt att lämna korta fritextsvar i rapporteringsdokumentet. Deltagare som ska intervjuas kan väljas ut på enheten, 1-2 personer per enhet (kvalitetssäkrande funktion och inspektör som i huvudsak arbetar med tillsyn. Formerna för urval i övrigt är av mindre betydelse.) Intervjuerna beräknas ta cirka 20 minuter. Sammanställningen av alla insamlade uppgifter planeras ske under april månad. Bearbetning kommer att ske av processen tillsammans med medarbetare från statistikenheten. När sammanställningen är klar får enheterna och avdelningarna del av detta som underlag för sitt förbättringsarbete. Information kommer att läggas ut på Siw och kommer även via enhetscheferna. Sammanställningen kommer att ske på myndighetsnivå samt avdelningsnivå. Det kommer dock att vara möjligt att få resultaten på enhetsnivå som underlag i enhetens förbättringsarbete. Inga personuppgifter kommer att finnas med i sammanställningarna.

Undersökning av tidsanvändning Vi gör undersökningen av tidsanvändningen för att vi vill förbättra och utveckla arbetet i processen. För att kunna göra det behöver vi olika underlag – där uppgifter om hur vi använder tiden är ett. (Andra underlag är postinspektionsenkät och mottagarväntan.)   Undersökningen kommer att göra att vi få syn på hur tiden används och fördelas, vilket i sig ger oss en möjlighet till insikt och lärande om vår arbetsprocess. Vi kommer också att få en bild av tidsanvändningen som kan jämföras med den bild som Strategirådet sammanställde i sin utvärdering för ett år sedan. Undersökningen kommer i sig innebära en erfarenhet som betyder att vi tillsammans bidrar med underlag från vår unika situation till vårt gemensamma uppdrag. Verktyget och metoden kommer också att kunna återanvändas på olika sätt för att undersöka särskilda frågor ytterligare. Obs! Det ska inte behöva ta lång tid att registrera tiden i undersökningen. För att det ska vara så enkelt som möjligt rekommenderas dock att avsätta några minuter per dag. Instruktioner ligger med i själva rapporteringsfilen. Om frågor ändå uppstår går det bra att maila till processens RES-brevlåda regelbundentillsyn@skolinspektionen.se

Undersökning av tidsanvändning Tidsplan December-januari Planering av upplägg (loggverktyg, kodstruktur, urval av deltagare m.m.) Februari 7 februari: Information i ledningsgrupp 10 februari: Central samverkan 14 februari: Information till enhetschefer i tillsynen Beslut om projektarbetsplan (PÄ) Praktiska förberedelser och information inför genomförandet: 16 februari: projektarbetsplan uppdateras och läggs ut på SiW 22 februari: Informationsunderlag till EC och kontaktpersoner. Videomöte för EC + ev. kontaktpersoner 27/2-3/3: Rapporteringsdokument slutjusteras och pilotas (27/2 till 3/3) 7 mars: Rapporteringsdokument skickas ut till EC/kontaktpersoner för information och sista koll 9 mars: Rapporteringsdokument och information till samtliga berörda läggs upp på SIW Mer information och instruktioner kommer via SIW när det börjar bli dags.

Undersökning av tidsanvändning Tidsplan forts. Mars Loggning av aktiviteter, 13 – 31 mars 2017 April Kompletterande intervjuer med deltagare gällande förekomsten av och karaktären omständigheter som ”slukar tid”, processflödeshinder samt den upplevda nyttan med att bokföra tidsåtgång enligt tidsstudiens struktur för de olika aktörerna i processen (administratör, inspektör, kvalitetssäkrande funktion). Även kompletterade intervjuer med enhetschefer för att få information om beting, bemanning m.m. under den aktuella perioden. Sammanställning av resultat samt analys (EoV, ES, PU, EC) Maj Slutsatser samt ev. processbeslut m a a dessa.