DiVA informationsmöte Havs- och vattenmyndigheten 29 september 2015 Aina Svensson & Urban Ericsson Enheten för digital publicering, Uppsala universitetsbibliotek

Översikt Om oss DiVA-konsortiet Förvaltningsmodellen Funktioner i DiVA Att gå med i DiVA

Enheten för digital publicering Vilka är vi? En enhet inom Uppsala universitetsbibliotek Förvaltningsledning och supportansvar för DiVA Leder och samordnar vidareutveckling Arbetar även med DiVA och Open Access-frågor vid Uppsala universitet samt avhandlingsproduktion och grafisk formgivning Här sitter vi Carolina Rediviva

DiVA-utveckling 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext Tonåringen DiVA (15 år) 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext 2003 – 5 medlemmar 2008 – 17 medlemmar (ny version av DiVA) 2010 – 27 medlemmar 2013 – 34 medlemmar 2015 – 39+ medlemmar Under senare år har vi: fördubblat antalet medlemmar berikats med nya typer av organisationer

DiVA-medlemmar juni 2015 Blekinge tekniska högskola (BTH) Ersta Sköndal högskola Försvarshögskolan Gymnasitk- och idrottshögskolan Handelshögskolan i Stockholm Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan i Jönköping Högskolan i Skövde Högskolan Kristianstad Högskolan Väst Karlstads universitet Konstfack Kungl. Konsthögskolan Kungl. Musikhögskolan Kungliga Tekniska Högskolan Linköpings universitet Linnéuniversitetet Mittuniversitetet Mälardalens högskola Nationalmuseum Naturhistoriska riksmuseet Naturvårdsverket Nordiska Afrikainstitutet Nordiska ministerrådet Polarforskningsinstitutet RISE – Research Institution of Sweden Röda Korsets högskola SMHI Sophiahemmet Högskola Statens väg- och transportforskningsinstitut (VTI) Stockholms konstnärliga högskola Stockholms universitet Södertörns högskola Umeå universitet Uppsala universitet Örebro universitet

DiVA konsortium Konsortiemedlemmarna … Använder samma system Styr gemensamt systemets utveckling Gemensam finansiering via avgifter Layout och viss funktionalitet kan anpassas lokalt Gemensam sökingång via DiVA-portal

DiVA-portal: gemensam sökportal www.diva-portal.org 770 000 referenser/210 000 i fulltext 40 miljoner nedladdade fulltexter (under 2014) 68 miljoner besökta webbsidor (under 2014)

DiVA webbstatistik (i miljoner)

Förvaltningsmodell DiVA (pm3) Verksamhet IT (UUB) Systemägargruppen (budget) Drift Förvaltningsledning (beslut) Strategigrupp Vidare-utveckling Arbetsgrupper Modell för systemförvaltning: pm3 (används även för andra IT-objekt inom Uppsala universitet) Bygger på tydliga roller och samverkan mellan verksamhet och IT-utveckling Förvaltningsorganisation: Systemägargruppen: Består av en representant per medverkande organisation, vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå. Beslutar om budget (avgifter) och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Specialistgruppen: Representanter på operativ nivå som arbetar med systemet lokalt. Kontaktpersoner mot lokala använder och den centrala DIVA-supporten. Prioriterar gemensamt vidareutveckling. Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen. Förvaltningsledningen (UUB): Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling (UUB): Uppdateringar släpps ca en gång i månaden, vanligen måndag kväll, kort driftstörning i samband med det. Support (UUB): Under kontorstid, per mail och telefon. Central support vid UUB, Drift (UUB): Servrarna finns i UU:s serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser I Uppsala. Uppetid nästan 100%, Specialistgruppen (operativ) Support Lokala användare, forskare, studenter

Förvaltningsorganisation (1) Verksamheten: Systemägargruppen 1 representant per medlem (vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå) Beslutar om budget/avgifter och övergripande inriktning Möte 1 gång/år. Specialistgruppen Representanter på operativ nivå som arbetar med DiVA lokalt Kontaktpersoner mot lokala användare och den centrala DiVA-supporten Prioriterar gemensamt vidareutveckling Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. Strategigruppen Bereder och förser systemägarna med underlag, kring vision och strategiska mål Representerar systemägarna i löpande kommunikation med förvaltningen  Möte regelbundet ca 1 per månad   

DiVA Strategigrupp Tillsatt av systemägargruppen För 2014-2015 Strategiska & mer långsiktiga frågor Hur vill vi att DiVA utvecklas? Vilka nya behov/krav kommer att finnas? Vilka nya organisationer kommer att ansluta sig? Finansieringsmodell? Gruppen: Urban Ericsson (förvaltningsledare, UU) - sammankallande Anders Söderbäck, SU Klemens Karlsson, Konstfack Elisabeth Mannerfeldt, KTH David Lawrence, Linköping Ulrika Domellöf Mattsson, Naturvådsverket

Förvaltningsmodell DiVA (pm3) Verksamhet IT (UUB) Systemägargruppen (budget) Drift Förvaltningsledning (beslut) Strategigrupp Vidare-utveckling Arbetsgrupper Modell för systemförvaltning: pm3 (används även för andra IT-objekt inom Uppsala universitet) Bygger på tydliga roller och samverkan mellan verksamhet och IT-utveckling Förvaltningsorganisation: Systemägargruppen: Består av en representant per medverkande organisation, vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå. Beslutar om budget (avgifter) och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Specialistgruppen: Representanter på operativ nivå som arbetar med systemet lokalt. Kontaktpersoner mot lokala använder och den centrala DIVA-supporten. Prioriterar gemensamt vidareutveckling. Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen. Förvaltningsledningen (UUB): Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling (UUB): Uppdateringar släpps ca en gång i månaden, vanligen måndag kväll, kort driftstörning i samband med det. Support (UUB): Under kontorstid, per mail och telefon. Central support vid UUB, Drift (UUB): Servrarna finns i UU:s serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser I Uppsala. Uppetid nästan 100%, Specialistgruppen (operativ) Support Lokala användare, forskare, studenter

Förvaltningsorganisation (2) IT UUB: Förvaltningsledning Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling Utvecklingsarbetet sker i sprintar dvs. ca 3 veckors perioder Support Under kontorstid, per mail och telefon Drift Servrarna finns i Uppsala universitets serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser i Uppsala.

Frågor till supporten Akuta problem, serverfel Åtgärdas direkt via bevakning (driftansvarig) Mindre problem, typ poster som ”försvinner” Åtgärdas direkt från supporten Buggar, fel som kräver utvecklingsinsats Support/förvaltning skapar ärende (efter bedömning och konstaterande att det verkligen är ett fel) Frågor typ ”hur fungerar det?” eller ”är det möjligt att?” Svar från supporten, ibland krävs utredning för svårare frågor Utvecklingsförslag …

Utvecklingsförslag Förslag kan komma in olika vägar Supporten Specialistlistans e-postlista I samband med DiVA-möten Förvaltningsledning i Uppsala bevakar förändringar (t.ex. anpassning SwePub) så att DiVA anpassas och uppdateras Beslut om utveckling – bedömningsfråga Små till medelstora förändringar - blir ett ärende, prioriteras inför kommande sprintstart Stora förändringar som innebär mer omfattande utvecklingsinsats  arbetsgrupp och strategigrupp Bedömning och beslut görs av förvaltningsledning (UU) efter insamlad information i relation till utvecklingsinsats

Mötesstruktur Möten inom DiVA-samarbetet DiVA användarmöten vår (Uppsala) höst (annan DiVA-medlem) DiVA systemägarmöten november (Uppsala) DiVA strategigrupp regelbundna möten

URI, stabila länkar (KB) Funktioner/användning Spridning (exempel) Open access-publicering SwePub Webbshop-koppling LIBRIS uppsatser.se, avhandlingar.se Utvärdering, bibliometri OpenAIRE/BASE CV/webbsidor Europeana Import/export DiVA används för registrering, lagring, tillgängliggörande och spridning av en organisations publikationer Open access-publicering: original- och parallellpublicering, även retroaktiv publicering av digitaliserade verk. Lagring av tryckoriginal och andra filer. Funktion för att länka till en webshop (print-on-demand) Bibliografisk redovisning för bibliometri, utvärdering och statistik CV/webbsidor: skapa publikationslistor och t.ex. visa dem på en egen webbplats. Även möjligt att skapa egna sökgränssnitt med hjälp av utsökningar (exempel senare) Import/export av referenser och fulltextpublikationer i olika format Långtidsbevarande: Långsiktig förvaltning via förvaltningsplan. Permanenta identifikatorer, versionshantering och registering av förändringar i systemet (Fedora). Borttagen information och filer kan återställas. Öppna filformat, främst XML och PDF. Kontinuerlig översyn av filformat. Lagring och back-up sker i särskilt anpassade lokaler vid Uppsala universitets centrala IT-avdelning. URI, stabila länkar: Varje publikation i DiVA får ett urn:nbn som även används för att skapa beständiga länkar. Hanteras via länkserver på Kungl. Biblioteket. Det är även möjligt att ange andra stablia id som doi eller Web of Science-id. Spridning: DiVA är interoperabelt (OAI-PMH) och många tjänster höstar DiVA. Här ett urval, Ytterligare funktioner som är mer relevanta för lärosäten: Digital spikning av avhandlingar Digital arkivering av allmänna handlingar såsom studentuppsatser Primo, Summon, Ebsco m fl Långtidsbevarande E-plikt (KB) Google, Google Scholar URI, stabila länkar (KB) 17

Vad finns i DiVA? Publikationer som produceras vid ett lärosäte/organisation: Tidskriftsartiklar Rapporter, working papers Skriftserier Konferenspublikationer Avhandlingar Studentuppsatser Tidskrifter Parallellpublicerade artiklar, kapitel mm Dataset etc

Hur funkar DiVA – olika gränssnitt Gemensam DiVA-portal Lokalt sökgränssnitt med egen layout Utsökning och export (publikt) RSS/Atom, referensformat, OAI-PMH (Libris, SwePub m.fl.), lokal webb, sökmotorer Administrativt gränssnitt (kräver inloggning) Registrering/import, uppladdning, ändring Granskning och publicering Hantering av användare, rättigheter, listor, e-post, beställningsprofiler

1) DiVA portal

2) Lokalt sökgränssnitt (Uppsala)

Träfflista Avgränsa sökning

Publikation i DiVA

Hur/var har artikeln kommunicerats i sociala medier?

3) Utsökning och export

Publikationslista - hämtas från DiVA

DiVA som publiceringsplattform: tidskriften Samlaren Exempel: tidskriften Futhark som publiceras av Institutionen för nordiska språk och som använder DiVA som publiceringsplattform. Innehållsförteckningar skapas med hjälp av en utsökning, dvs. uppgifterna hämtas automatiskt från DiVA. Pdf-filerna lagras i DiVA och kan laddas ner direkt från tidskriftens webbplats. Det är även möjligt att beställa ett tryckt nummer via universitetsbibliotekets webshop (print-on-demand). Andra exempel på tidskrifter: JAAH (arkeologi), Samlaren (litteraturvetenskap)

Behörigheter i DiVA Staff/User (forskare/anställda) Student kan registrera och importera poster och i vissa fall ändra i egna poster Student kan enbart registrera studentuppsatser DomainAdmin (bibliotekarie/motsvarande) behörighet att administrera användare och grupper på lärosätesnivå/motsvarande Admin behörighet att hantera publikationer enligt tilldelad roll (görs av domainAdmin)

3) Administrativt gränssnitt

Registrera publikationer (staff/user-behörighet)

domainAdmin -behörighet

Publikationsflödet i DiVA Bibliografisk granskning i efterhand - Referenser publiceras direkt Publikationer med fulltexter Avhandlingar och studentuppsatser Möjligt att låsa poster när bibliografisk granskning är klar

Registreringsformulär Kontrollerade listor för bl.a. organisation, förlag, tidskrift, serie, ämneskategorier, språk Tre steg: Manuell registrering eller import av bibliografiska uppgifter Uppladdning av filer (går att ange embargoperiod både för filer och själva posten) Kontroll

Lokala önskemål Målet är generella lösningar! Lokala listor Forskningsämnen Organisationer Serier (Utbildningsprogram) (Ämnen/kurser) Möjligheter till vissa lokala anpassningar Helst innebära mervärde för flera/alla (t.ex. anpassning konstnärliga objekt)

Vidareutveckling 2015- Eftersom de flesta svenska lärosäten använder DiVA: Gemensamma bibliografiska poster (och parallellpublicering) Gemensamma personposter som kopplar ihop lokala användarnamn och andra person-ID:n Gemensamma ”projekt-poster” som kan kopplas till person/organisation/publikation (CRIS) CRIS = Current Research Information System Stora prioriterade punkter, dessutom en hel del mindre saker

DiVA – SwePub/SweCris – VR Prisma = VRs ansökningssystem SweCris = nationell projektdatabas VR Prisma Publ. Publ. DiVA SwePub Publ. Proj. SweCris Proj.

Att gå med i DiVA Intresseanmälan Avtal Egen testingång + skarp ingång Lägga upp lokala användare/listor Inloggningsfunktioner (IT-avdelning) Domänadministratörer / kontaktpersoner Egen webblayout / länkar (webbansvarig) Överföring av befintliga databaser Utbildning

Frågor? Aina Svensson aina.svensson@ub.uu.se Urban Ericsson urban.ericsson@ub.uu.se