Tips and Tricks for Power Users Göran Husman) Tips and Tricks for Power Users Göran Husman HumanData / Office 365 MVP

Agenda (om vi hinner allt...) Dokument Egenskaper – the good, the bad, and the ugly way to do it Konfigurera Web Part så man kan välja content type Att tänka på vid replikerade SP-kalendrar Skillnaden mellan olika typer av versionshistorik Tips då man sätter unika behörigheter Förstå klientens begränsningar för OneDrive for Business Visa utnyttjat diskutrymme per subsite Se användarstatistik Hur tar man bort en användare från alla siter i en site collection + en Bonus…

Document Properties – Metadata Fyra metoder skapa kolumn i ett dok.bibliotek (eller lista): Lokal kolumn Site Kolumn (syns i hela site collectionen, dvs i alla sub-siter) Term Store/Hanterad Metadata Extern Data (via ”External Connector”) Alla har för- och nack-delar Extremt viktigt att förstå det innan man väljer metod Kan inte byta metod efteråt – Måste då radera och göra om kolumnen!

Olika Kolumntyper för Listor & Bibliotek Lokal kolumn Site kolumn Extern kolumn Term Store kolumn

Lokal Kolumn (Behörighet: ”Manage Lists”, ex Owner) Fördel: Enkelt skapa Kopierar man listan/biblioteket följer kolumnen och dokumentens värden med Nackdel: Kan bara användas i aktuell lista/bibliotek – vill du ha samma kolumn i flera listor får de skapas manuellt i varje lista. De har ingen relation Ändras ett alternativ som använts för ett dok så kommer inte dokumentens värde uppdateras Tar man bort ett alternativ som används och sedan editerar egenskaper för ett sådant dokument får det automatiskt det första alternativet i listan, utan att användaren blir informerad.

Skapa Lokal Choice Kolumn

Site Kolumn (krav: Site Collection Admin) Fördel Kolumnen skapas en gång, men kan användas i alla listor/bibliotek i site collectionen Kan användas i andra site collectioner om man skapar en ”Content Type Hub” Ändringar i kolumnen blir omedelbart tillgänglig överallt där den används Nackdel Ändrar du ett kolumnvärde så ändras inte de dok som använt det gamla Tar man bort ett kolumnvärde så får dok automatiskt det första alternativet i choice listan, utan att användaren informeras - det gäller vara uppmärksam!

Creating Site Columns

Term Store / Hanterad Metadata (krav: Site Collection Admin eller Term Store admin) Fördel: Kolumen kan göra tillgänglig för en site collection, eller för alla S.C. (för att göra det sistnämnda måste du vara Term Store Admin) Ändra ett alternativ i kolumnen och alla dok uppdateras automatiskt, dvs det finns en aktiv relation mellan term store och listorna Möjligt ha en hierarki av alternativ, t ex fordon -> Volvo -> V70 Möjligt tillåta behörig användare lägga till nya alternativ i hierarkin direkt i listan Nackdel: Flyttas listan till annan miljö måste term store flyttas först för att kolumnerna ska behålla sina värden (tänk: flytt från test server till produktion) Man kan inte begränsa denna typ av kolumn till mindre än en site collection, dvs alla listor/bibliotek i site collectionen kan se och använda den

Skapa Term Store Kolumner Demo: Här är värdet SAAB borttaget och därför visar en dokument som haft detta värde att det nu är ogiltigt

External Kolumner – kräver External Connector Fördel: Kolumnalternativen ligger i extern databas – Ändras databasen ändras alternativen i SharePoint listan Alternativen är Read-Only även för användare med höga behörigheter – Det är databasens rättigheter som styr. Samma externa data kan användas i många listor, men editeras bara på en plats (i databasen) Nackdel: Måste skapa en External Connector – typiskt jobb för hög SP Administratör eller utvecklare

Skapa External Connector med SP Designer

Tips för bibliotekens web parts – visa mer funktioner Ex: Ett biblioteket kan ha flera content typer Alltså kan flera olika typer ligga i samma bibliotek men ändå ha olika innehåll och även dokumentegenskaper – Du ser dem så här.

Bibliotekens Web Parts, fortsättning Visas biblioteket som web part kan man inte välja dessa content typer: Slå på fulla verktygsraden så här (bonus: slå på ett sökfält samtidigt) genom att editera web part settings: + =

Tips om SP-kalendrar Kan visa upp till 10 olika kalendrar samtidigt via Calendar Overlay Kan visa andra kalendrar i samma site collection (men inte andra) Kan visa Exchange/Outlook kalendrar (men inte i SP Online ännu) SharePoint Kalender kan synkas till användarens Outlook Ändringar replikeras åt båda hållen, med viss fördröjning (F9 = uppdatera) OBS: om flera personer har samma kalender replikerad, och sedan ändrar i sina Outlook finns risk för förvirring eftersom de kanske inte ser senaste bokningarna. Vill du se bokningar i mobilen och få påminnelser är det bättre skapa en gemensam kalender i Outlook Tips: Kolla utställaren MS-Addon som har mycket intressant produkt för detta!

SP Kalender Overlay

Olika typer av versionshistorik Varför olika typer av versionshistorik? Enbart Huvudversion: Ger möjlighet se och jämföra med tidigare versioner Huvudversion + Utkast: Ger möjlighet för en grupp att uppdatera utan insyn Bibliotek tillåter båda typerna av versionshistorik Vanliga listor tillåter enbart Huvudversioner OBS: Defaultinställning tillåter även icke-författare se utkast Ställs in via Versionshistoriken för biblioteket Tips: Ändra om du vill förhindra att alla kan se utkasten Tips: Glöm inte publicera utkasten! Om man enbart har utkast, t.ex. version 0.259, så kan man lika gärna ändra till enbart Huvudversioner och författare slipper därmed publicera nya dok!

Versionshistorikens inställning Öppna bibliotekets Inställningar / Versionshistorik:

Unika behörigheter Fördel: Nackdel: Tips: Styr åtkomst till subsite, lista/bibl, folder eller objekt (t ex dokument) Nackdel: Svårt för överblick om det används flitigt Tips: SharePoints funktion ”Check Permission” (visar bara aktuell sites behörigheter) 3:e partslösningar, t ex AvePoints DocAve Manager Visar behörigheter för hela SharePoint miljön, inte bara enstaka siter Kan byta ut en person mot annan och ge samma behörigheter

Site Settings / Site Permissions:

Tips för behörigheter Ex: Grupp A används i Start och IT siten. Ägaren av IT lägger till Bert i gruppen som då också får access till Start siten Försiktig med att ge SharePoint grupper unik åtkomst Sannolikheten är stor att samma grupp används i flera andra subsiter När man därför lägger in en person i en grupp, i tron att den bara få åtkomst till en viss site eller lista så kanske personen får behörigheter på andra platser än man tänkt sig! Start Grupp A - Anna HR IT Grupp A - Anna - Bert (ny)

OneDrive for Business – Offline klienten Ger användarna åtkomst till SharePoint dokument via sin dators filsystem Två lokala foldrar: SharePoint = vanliga siter OneDrive = personliga filer Ändras något på ena stället så replikeras det till andra Dvs du kan jobba med de lokala foldrarna och det skickas till SharePoint OBS: har inget att göra med gratistjänsten OneDrive

OneDrive for Business – Din Offline Klient Tips: OneDrive for Business kommer automatiskt med i Office 2013 Har du Office 2010 kan du installera OneDrive for Business gratis Begränsningar Max 20,000 filer kan synkas från användarens OneDrive for Business Max 5000 filer/site kan synkas från andra SharePoint siter Max 2 GB filstorlek (vanliga OneDrive klarar dock 10 GB) Man kan inte stänga av OneDrive for Business för vissa användare Man kan inte hindra vissa filtyper att synkas – Finns det i SP så synkas det Mer info på http://tinyurl.com/OD-Limits

Visa hur mycket data som används i olika delar Kräver att du är Site Collection Admin behörighet:

Se Användarstatistik för enstaka filer Hur mycket används en viss fil?

Användarstatistik för site och site collection Öppna Site Settings, sen: ”Popularity Trends” under ”Site Administration”, eller ”Popularity and Search Reports” under ”Site Collection Administration” Välj sedan typ av rapport: Se mer info på t ex http://tinyurl.com/SP2013Stats Tips: Office 365 App för publika hemsidan: ”Web Analytics” Web Trends Google Analytics

Ta bort en användare från alla siter Om en användares konto tas bort från nätverkets AD databas kommer dennes namn ändå stå kvar i SharePoint Gäller även de SharePoint grupper som användaren var medlem i Rensa bort användarna så här: Site Settings / Site Permissions Öppna valfri grupp Gå till slutet i den URL som visas Byt ut till ”MembershipGroupId=0” och tryck Return – nu visas ALLA användare Markera och radera den som ska bort

Bonus – Visa Personalens Frånvarustatus Kan visas på olika sätt: Lägg till Status i user profile och bygg sida Skapa lista och ange personalens status och bygg på en sida Första metoden bra om det är hela organisationen Andra om det en en grupp eller avdelning

Frågor? Glöm inte fylla i utvärderingen