Informationsmöte LTU, 9 oktober 2014 Aina Svensson & Urban Ericsson Enheten för digital publicering Uppsala universitetsbibliotek

Enheten för digital publicering Vilka är vi? En enhet inom Uppsala universitetsbibliotek 12 personer (bibliotekarier, systemutvecklare, IT-tekniker) Här sitter vi Carolina Rediviva

Enheten för digital publicering

Enhetens uppdrag DiVA Alvin Open Access Leverera system och tjänster för att synliggöra och bevara vetenskapliga arbeten och kulturarv DiVA Alvin Open Access Målgrupper: DiVA-medlemmar utanför Uppsala universitet Uppsala universitet: forskare, anställda

DiVA-utveckling 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext Tonåringen DiVA (14 år) 2000 – start, fokus avhandlingar i fulltext 2003 – 5 medlemmar 2008 – 17 medlemmar (ny version av DiVA) 2010 – 27 medlemmar 2013 – 34 medlemmar 2014 – 36+ medlemmar? Under de 5 senaste åren har vi: fördubblat antalet medlemmar berikats med nya typer av organisationer (ex. Nordiska ministerrådet, Naturvårdsverket, Nationalmuseum)

DiVA konsortium Gemensam sökportal: www.diva-portal.org Universitet, högskolor, forskningsinstitut och museer Ersta Sköndal högskola Försvarshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Handelshögskolan i Stockholm Högskolan Dalarna Högskolan i Borås Högskolan i Gävle Högskolan i Halmstad Högskolan i Jönköping Högskolan i Skövde Högskolan Kristianstad Högskolan Väst Karlstads universitet Konstfack Kungl. Musikhögskolan Kungliga Tekniska Högskolan Linköpings universitet Linnéuniversitetet Mittuniversitetet Mälardalens högskola Nationalmuseum Naturhistoriska riksmuseet Naturvårdsverket Nordiska Afrikainstitutet Nordiska ministerrådet Norges Teknisk-Naturvitenskapelige Universitet Polarforskningsinstitutet Röda Korsets högskola Sophiahemmet Högskola Statens väg- och transportforskningsinstitut (VTI) Stockholms universitet Södertörns högskola Umeå universitet Uppsala universitet Örebro universitet Gemensam sökportal: www.diva-portal.org Konsortiemedlemmarna Använder samma system Styr gemensamt systemets utveckling Gemensam finansiering via avgifter Layout och viss funktionalitet kan anpassas lokalt

Förvaltningsmodell DiVA (pm3) Verksamhet IT (UUB) Systemägargruppen (budget) Drift Förvaltningsledning (beslut) Strategigrupp Vidare-utveckling Arbetsgrupper Modell för systemförvaltning: pm3 (används även för andra IT-objekt inom Uppsala universitet) Bygger på tydliga roller och samverkan mellan verksamhet och IT-utveckling Förvaltningsorganisation: Systemägargruppen: Består av en representant per medverkande organisation, vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå. Beslutar om budget (avgifter) och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Specialistgruppen: Representanter på operativ nivå som arbetar med systemet lokalt. Kontaktpersoner mot lokala använder och den centrala DIVA-supporten. Prioriterar gemensamt vidareutveckling. Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen. Förvaltningsledningen (UUB): Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling (UUB): Uppdateringar släpps ca en gång i månaden, vanligen måndag kväll, kort driftstörning i samband med det. Support (UUB): Under kontorstid, per mail och telefon. Central support vid UUB, Drift (UUB): Servrarna finns i UU:s serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser I Uppsala. Uppetid nästan 100%, Specialistgruppen (operativ) Support Lokala användare, forskare, studenter

Nya organisatoriska satsningar 2014 Förvaltningsledare – ny heltidstjänst! Uppgift att vara ”spindel i nätet” när det gäller kommunikation mellan användargruppen och utvecklargruppen Systemutveckling enligt scrum Tydligt definierade roller för effektiv utveckling Strategigrupp för DiVA – ny grupp! Diskutera övergripande frågor, mer långsiktigt perspektiv

DiVA Strategigrupp Tillsatt av systemägargruppen För 2014-2015 Strategiska & mer långsiktiga frågor Hur vill vi att DiVA utvecklas? Vilka nya behov/krav kommer att finnas? Vilka nya organisationer kommer att ansluta sig? Finansieringsmodell? Gruppen: Urban Ericsson (förvaltningsledare, UU) - sammankallande Anders Söderbäck, SU Klemens Karlsson, Konstfack Elisabeth Mannerfeldt, KTH David Lawrence, Linköping Ulrika Domellöf Mattsson, Naturvådsverket

Frågor till supporten Akuta problem, serverfel Åtgärdas direkt via bevakning (driftansvarig) Mindre problem, typ poster som ”försvinner” Åtgärdas direkt från supporten Buggar, fel som kräver utvecklingsinsats Support/förvaltning skapar ärende (efter bedömning och konstaterande att det verkligen är ett fel) Frågor typ ”hur fungerar det?” eller ”är det möjligt att?” Svar från supporten, ibland krävs utredning för svårare frågor Utvecklingsförslag …

Utvecklingsförslag Förslag kan komma in olika vägar Supporten Specialistlistans e-postlista I samband med DiVA-möten Förvaltningsledning i Uppsala bevakar förändringar (t.ex. anpassning SwePub) så att DiVA anpassas och uppdateras Beslut om utveckling – bedömningsfråga Små till medelstora förändringar - blir ett ärende, prioriteras inför kommande sprintstart Stora förändringar som innebär mer omfattande utvecklingsinsats  arbetsgrupp och strategigrupp Bedömning och beslut görs av förvaltningsledning (UU) efter insamlad information i relation till utvecklingsinsats

Lokala önskemål Målet är generella lösningar! Lokala listor Forskningsämnen Organisationer Serier Utbildningsprogram Ämnen/kurser Möjligheter till vissa lokala anpassningar Helst innebära mervärde för flera/alla (t.ex. anpassning konstnärliga objekt)

Möten 2014 Kommande möten inom DiVA-samarbetet DiVA användarmöten 6-7 maj (Uppsala) 16-17 oktober (Karlstad) DiVA systemägarmöten 19 november (Uppsala) DiVA strategigrupp 23 maj (Uppsala) – första mötet

Om DiVA – Digitala Vetenskapliga Arkivet Plattform för digital publicering och registrering av publikationer 34+ medlemmar mer än 670 000 referenser snart 170 000 publikationer i fulltext över 24 miljoner nedladdade fulltexter under 2013 över 40 miljoner framtagna webbsidor under 2013

DiVA: webbstatistik (i miljoner)

URI, stabila länkar (KB) Funktioner/användning Spridning (exempel) Open access-publicering SwePub Webshop-koppling LIBRIS uppsatser.se, avhandlingar.se Utvärdering, bibliometri DRIVER/ OpenAIRE CV/webbsidor Europeana Import/export DiVA används för registrering, lagring, tillgängliggörande och spridning av en organisations publikationer Open access-publicering: original- och parallellpublicering, även retroaktiv publicering av digitaliserade verk. Lagring av tryckoriginal och andra filer. Funktion för att länka till en webshop (print-on-demand) Bibliografisk redovisning för bibliometri, utvärdering och statistik CV/webbsidor: skapa publikationslistor och t.ex. visa dem på en egen webbplats. Även möjligt att skapa egna sökgränssnitt med hjälp av utsökningar (exempel senare) Import/export av referenser och fulltextpublikationer i olika format Långtidsbevarande: Långsiktig förvaltning via förvaltningsplan. Permanenta identifikatorer, versionshantering och registering av förändringar i systemet (Fedora). Borttagen information och filer kan återställas. Öppna filformat, främst XML och PDF. Kontinuerlig översyn av filformat. Lagring och back-up sker i särskilt anpassade lokaler vid Uppsala universitets centrala IT-avdelning. URI, stabila länkar: Varje publikation i DiVA får ett urn:nbn som även används för att skapa beständiga länkar. Hanteras via länkserver på Kungl. Biblioteket. Det är även möjligt att ange andra stablia id som doi eller Web of Science-id. Spridning: DiVA är interoperabelt (OAI-PMH) och många tjänster höstar DiVA. Här ett urval, Ytterligare funktioner som är mer relevanta för lärosäten: Digital spikning av avhandlingar Digital arkivering av allmänna handlingar såsom studentuppsatser Primo, Summon, Ebsco m fl Långtidsbevarande Google, Google Scholar URI, stabila länkar (KB) 17

Gränssnitt till DiVA Gemensam DiVA-portal Publikt sökgränssnitt med egen layout Administrativt gränssnitt (kräver inloggning) Registrering/import, uppladdning, ändring Granskning och publicering Hantering av användare, rättigheter, listor, e-post, beställningsprofiler Utsökning och export RSS/Atom, referensformat, OAI-PMH (Libris, SwePub m.fl.), lokal webb, sökmotorer

Publikt sökgränssnitt (Uppsala)

Träfflista

Publikation i DiVA

Behörigheter i DiVA Staff/User (forskare) Student kan registrera och importera poster och i vissa fall ändra i egna poster Student kan enbart registrera studentuppsatser DomainAdmin (bibliotekarie) behörighet att administrera användare och grupper på lärosätesnivå (biblioteket) Admin behörighet att hantera publikationer enligt tilldelad roll (görs av domainAdmin)

Administrativt gränssnitt - ”domainAdmin”

Publikationsflödet i DiVA Bibliografisk granskning i efterhand - Referenser publiceras direkt Avhandlingar och studentuppsatser Publikationer med fulltexter Möjligt att låsa poster när bibliografisk granskning är klar

Logga in som anställd ”staff”

Mina publikationer kopiera en post Posten finns i fulltext radera post

Registrera publikation manuellt

Lägg till publikation

Fyll i uppgifter om publikationer

Importera poster från externa databaer

Importera från externa databaser

Sökning i WoS (exempel Uppsala) AD=((uppsala SAME (UNIV UPPSALA OR UPPSALA UNIV OR HOSP OR AKAD SJUKHUSET OR Angstrom OR ANGSTROMLAB OR ANGSTROM LAB OR BIOMED CTR OR BMC OR Biomedicum OR CLIN RES CTR OR CTR RES & DEV OR Ctr Bioeth OR Ctr Gender Res OR Ctr Image Anal OR Ctr Multiethn Res OR Ctr Reprod Biol OR Ctr Surface Biotechnol OR DEPT MED SCI OR DEPT PHYS & ASTRON OR DEPT SURG OR EBC OR Evolut Biol Ctr OR Evolutionary Biol Ctr OR IFAU OR Linnaeus Ctr Bioinformat OR LUDWIG INST CANC RES OR Museum Evolut OR RUDBECK LAB OR SVEDBERG LAB OR SWEDISH INST SPACE PHYS OR Tandem Lab OR Uppsala Astron Observ OR UCR)) OR ((eskilstuna OR falun OR gavle OR vasteras OR nykoping) SAME (UNIV UPPSALA OR UPPSALA UNIV OR CLIN RES CTR OR CTR RES & DEV OR Inst Housing & Urban Res OR Neutron Res Lab)))

Lista importerade poster, dubbletter etc

Tillägg – affilering , lokalt användarid + nationell ämneskategori

Tillägg – nationell ämneskategori

Ladda upp fil i DiVA Välj version Accepterad version Inskickad version Publicerad version Embargo? När ska filen göras fritt tillgänglig i DiVA? Särskilda villkor?

Automatiskt genererat försättsblad

Cover page with full reference and link to the reference Final manuscript Cover page with information on version, the complete reference and a link to the published article on the journal’s homepage. Possible to add extra text, e.g. copyright information, if required by the publisher.

Self-archived article in DiVA and other search tools Reference i DiVA self-archived article – accessible for all Abstract page of a record in DiVA Fulltext link: self-archived article, accessible for everybody with access to the internet. If you find the record in Google you often get directly to the PDF (and not to the abstract page). That’s why it is important to have a cover page with information about version and where the manuscript subsequently has been published. Subscribers can access the published version through the link on the cover page. DOI: link to the article on the journal’s homepage, accessible for subscribers article on journal website – accessible for subscribers $

Spika avhandling

Kommande disputationer UU

Sammanläggningsavhandling i DiVA

Ingående delarbeten – enskilda poster som länkas till avhandlingen

Hantera användare, organisationer, serier etc

Administrera

Välja att dölja/visa funktioner

Litteraturlista från DiVA – forskares profilsida vid UU Några exempel på utsökningar, dvs. att man hämtar information från DiVA och visar upp den på andra webbplatser Exempel på en profilsida för en forskare vid Uppsala universitet. Publikationslistan hämtas från DiVA och uppdateras automatiskt när nya publikationer registreras i DiVA

DiVA som publiceringsplattform: tidskriften Samlaren Exempel: tidskriften Futhark som publiceras av Institutionen för nordiska språk och som använder DiVA som publiceringsplattform. Innehållsförteckningar skapas med hjälp av en utsökning, dvs. uppgifterna hämtas automatiskt från DiVA. Pdf-filerna lagras i DiVA och kan laddas ner direkt från tidskriftens webbplats. Det är även möjligt att beställa ett tryckt nummer via universitetsbibliotekets webshop (print-on-demand). Andra exempel på tidskrifter: JAAH (arkeologi), Samlaren (litteraturvetenskap)

Vidareutveckling Nytt sökgränssnitt Anpassning till konstnärliga publikationer Eftersom de flesta svenska lärosäten använder DiVA: Gemensamma bibliografiska poster (och parallellpublicering) Gemensamma personposter som kopplar ihop lokala användarnamn och andra person-ID:n Gemensamma ”projekt-poster” som kan kopplas till person/organisation/publikation (CRIS) CRIS = Current Research Information System Stora prioriterade punkter, dessutom en hel del mindre saker

DiVA – SwePub/SweCris – VR Prisma = VRs ansökningssystem SweCris = nationell projektdatabas VR Prisma Publ. Publ. DiVA SwePub Publ. Proj. SweCris Proj.

Att gå med i DiVA Intresseanmälan Avtal Drift + support Inloggningsfunktioner (IT-avdelning) Egen webblayout / länkar (webbansvarig) Överföring av ev. befintliga databaser Domänadministratörer / kontaktpersoner Egen testingång + skarp ingång Utbildning Lägga upp lokala användare/listor

Frågor? Aina Svensson aina.svensson@ub.uu.se Urban Ericsson urban.ericsson@ub.uu.se