Avstämningsmöte inför anslutning RISE, Uppsala 3 juni 2015

Agenda Resultat och reflektioner efter genomförd förstudie (RISE) Arbetsrutiner i DiVA hos er. Fundera gärna på hur ni tänker er att samordna arbetet: (RISE) Vem/vilka hos er kommer att registrera publikationer i DiVA? Vem/vilka kommer att fungera som ”domain-admin” (personer med utökad behörighet i DiVA hos er som fungerar som kontaktperson hos er mot support och förvaltning hos oss)? Rutiner och arbetsgång vid DiVA-anslutning (Aina/Urban/Marie) Tidsplan för anslutning (Urban) Övriga frågor (alla)

Förvaltningsmodell DiVA (pm3) Verksamhet IT (UUB) Systemägargruppen (budget) Drift Förvaltningsledning (beslut) Strategigrupp Vidare-utveckling Arbetsgrupper Modell för systemförvaltning: pm3 (används även för andra IT-objekt inom Uppsala universitet) Bygger på tydliga roller och samverkan mellan verksamhet och IT-utveckling Förvaltningsorganisation: Systemägargruppen: Består av en representant per medverkande organisation, vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå. Beslutar om budget (avgifter) och övergripande inriktning. Möte 1 gång/år. Specialistgruppen: Representanter på operativ nivå som arbetar med systemet lokalt. Kontaktpersoner mot lokala använder och den centrala DIVA-supporten. Prioriterar gemensamt vidareutveckling. Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen. Förvaltningsledningen (UUB): Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling (UUB): Uppdateringar släpps ca en gång i månaden, vanligen måndag kväll, kort driftstörning i samband med det. Support (UUB): Under kontorstid, per mail och telefon. Central support vid UUB, Drift (UUB): Servrarna finns i UU:s serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser I Uppsala. Uppetid nästan 100%, Specialistgruppen (operativ) Support Lokala användare, forskare, studenter

Förvaltningsorganisation (1) Verksamheten: Systemägargruppen 1 representant per medlem (vanligen bibliotekschef/motsvarande på ledningsnivå) Beslutar om budget/avgifter och övergripande inriktning Möte 1 gång/år. Strategigruppen Bereder och förser systemägarna med underlag kring vision och strategiska mål Representerar systemägarna i löpande kommunikation med förvaltningen  Möte regelbundet ca 1 per månad    Specialistgruppen Representanter på operativ nivå som arbetar med DiVA lokalt Kontaktpersoner mot lokala använder och den centrala DIVA-supporten Prioriterar gemensamt vidareutveckling Möten 2 gånger/år, utbyte via e-postlista och wiki. För större frågor bildas arbetsgrupper som tar fram underlag/kravspecifikationer till utvecklingen

Förvaltningsorganisation (2) IT UUB: Förvaltningsledning Leder och samordnar verksamheten och ansvarar för drift och utveckling Utveckling Utvecklingsarbetet sker i sprintar dvs. ca 3 veckors perioder Support Under kontorstid, per mail och telefon Drift Servrarna finns i Uppsala universitets serverhallar. Lagring och back-up på två olika platser i Uppsala.

Vi som jobbar med DiVA Stefan Andersson (chef) Madeleine Kennbäck Systemutveckling och drift (Enheten för bibliotekssystem) Stefan Andersson (chef) Madeleine Kennbäck Uwe Klosa Marcus Lindström Olov McKie Mimmi Sundin Förvaltning och support (Enheten för digital publicering) Johanna Dalmalm Urban Ericsson Erik Kågedal Åkesson Aina Svensson (chef) Marie Sörensen Sammanlagt 6,5 heltidstjänster finansierade genom DiVA-konsortiet UUB omorganisation, vår avdelning klar – Avdelningen för biblioteksstöd, 3 enheter Förstärkningen av supporten från 1 maj – tjänster ute i början av året. Marie – supportansvarig, Erik börjar hos oss Breddad kompetens – minskad sårbarhet!

Att gå med i DiVA Intresseanmälan Avtal Egen testingång + skarp ingång Lägga upp lokala användare/listor Inloggningsfunktioner (IT-avdelning) Domänadministratörer / kontaktpersoner Egen webblayout / länkar (webbansvarig) Överföring av befintliga databaser Utbildning

Avtal Skrivs under av Lars Burman (överbibliotekarie vid UUB) och den anslutna organisationens chef/motsvarande Uppgift om kontaktpersoner för båda parter ska finnas i avtalet Vad behöver vi från RISE? Namn på ansvarig för underskrift Namn på kontaktperson Faktureringsadress + referens

Lokala listor Organisationer Forskningsämnen Serier Lista som beskriver RISE organisationsenheter Forskningsämnen Möjligt att lägga in en egen lokalt anpassad ämneslista Serier Möjligt att lägga in en lista över de publikationsserier som används lokalt Vad behöver vi från RISE? Hierarkisk lista över organisationen RISE Övriga listor ni vill använda

Inloggning DiVA Vad behöver vi från RISE? Inloggningsfunktion Vi skapar inloggningar åt er Behörigheter i DiVA: DomainAdmin = behörighet att administrera användare och grupper på lärosätesnivå (biblioteket/motsvarande). Kontaktperson mot DiVA support. Admin = behörighet att hantera publikationer enligt tilldelad roll User = kan registrera/importera poster och i vissa fall ändra i egna poster Vad behöver vi från RISE? En kontaktperson från IT för inloggning per forskningskoncern (=4 personer) Namn på de personer som ska vara ”domainAdmin” och kontaktperson mot DiVA support = 4 personer Möjligt att få ytterligare inloggning för 16 personer antingen som ”Admin” eller som ”User”

Egen webblayout – lokalt anpassad Vad behöver vi från RISE? 1 kontaktperson/webbansvarig för hela RISE som kan ge oss information om grafik, färger, layout

Överföring av befintliga databaser Retroaktiv inläggning från 2011 (enligt förstudie) Görs stegvis, ett institut i taget Vad behöver vi från RISE? Antal poster Antal fulltexter En csv-fil med all metadata och länkar till fulltexter, inkl. dokumentation av fälten Alternativt xml och då helst enligt MODS, teckenkodningen ska vara UTF-8 Skicka några testposter först med och utan fulltext innan hela filen skapas

Tidsplan för anslutning Avtal (juni 2015) Egen testingång + skarp DiVA (nov/dec 2015) Möjligt att testa hur DiVA fungerar i testdatabasen Möjligt att lägga in nya publikationer i er skarpa DiVA Retroaktiv inläggning/överföring befintliga databaser (våren 2016) Ett institut i taget/en åt gången för smidigare överföring

Sammanfattning Vad behöver vi från RISE? Avtal Listor Ansvarig, kontaktperson, faktureringsadress och referens Listor Organisationsstruktur + ev listor forskningsämnen och/eller serier Skapa inloggning/administrativt gränssnitt i DiVA Kontaktperson IT Inloggningskonton DomainAdmin Övriga funktionskonton Admin/User Skapa layout/loggor för DiVA RISE Kontaktperson webb Övriga kontaktpersoner 1 medlem för RISE i systemägargruppen för DiVA 4 medlemmar för RISE i DiVA specialistgrupp (samma som domainAdmin)