Ladokträff 170522

Punkter att ta upp Gamla Ladok (Hasse) Registervårdsfrågor konkret (Hasse). Kontroller pågående ärenden i gamla Ladok Massetablering och skapande av interimspersonnummer i gamla Ladok Ladokansvarigrollen och Ladokgruppen i nya Ladok (diskussion) Hantering av skyddade personer vid produktionssättningen Fika 15.30 Lok1 och Lok2 -effekter på ÅR (Tor) Byte/ändring av personnummer- vilka kontroller gör vi? Produktionssättningsstegen som rör gamla Ladok (stängning, batchar, tidig verifiering) Skatteverket – har lärosätena slutat ta ut personbevis? Nu gratis mot Navet! GDPR – hur gör lärosätena för att samla in alla personuppgiftsbehandlingar? Lagring av databaser + LW-tjänsterna Verifierbara intyg Frågor från lärosätena LadokPing (Emrex)

Produktionssättningstegen

Produktionssättningssteg Ca 50 steg under 3 dagar Deltagare Lärosätet DC Ladok2 ITS drift ITS support UHR Produktionssättningsteamet https://confluence.its.umu.se/confluence/display/LP

Registervård Ren IK utan bortsållade poster! Körda registervårdsscript http://www.ladok.se/ladok/nya- ladok/produktionssattning/forberedelser-i-nuvarande- ladok/

Verifiering av data Måste genomföras tidigt Mål att verifiering av data (HST, HPR o stickprov) klart FÖRE verifieringsperioden http://www.ladok.se/ladok/nya- ladok/produktionssattning/verifiering-av-data/

Byten av personnummer Egna aktiva studenter Krav på personbevis, id-handling eller en passkopia för att ändra personnummer. Dokumentera i NyA Studenten meddelas efter bytet Egna inaktiva studenter (äldre, examen etc) ?? Byte endast om säker på identitet Hellre byta till nytt eget T-nummer

Byten av personnummer Andra studenter Titta i NyA om byte finns registrerat. Leta efter ID- handlingar/dokument Titta i LP03 i LadokPing för att se vilket personnummer det bytts till på andra lärosäten Titta i LP05 om svenskt pnr

AR-tabellerna AR-tabellerna konverteras inte. Vill vi arkivera eller spara länge tid? Troligen värt att rensa bland omgångarna Exvis spara Alla helårsredovisningar Delårsromgångar+Diff-VB 10 år Vecko/månadsomgångar senaste året.

LW-tjänsterna Ingen uppföljning om antagning Uppföljningstjänster i LPW följer inte med LW01 Uppföljning av nybörjare på program, kohort LW02 Antal sökande, antagna, registrerade fristående kurs  LW03 Antal sökande, antagna, registrerade program LW04 Poängproduktion på program, kohort LW08 Utdata ur ÅR-databasen LW10 Uppföljningstjänster för doktorander LW11 Uppföljningstjänster för studieavgifter Övergångslösning planeras Dock sparas alla tabeller i Umeå i 5 år Vill vi betala för att köra LW?

Lagring av databaser Lagring av databaser i Umeå i max 5 år. Enkel åtkomst via SQL samt Trafla-webb Möjlighet lägga på LW-gränssnittet Kostnad 330 KKR/år för lagring Ca 5-15 KKR per lärosäte för flytt

Verifierbara intyg En ny web-applikation (lpw-legacy) med endast ett soap-api T28 (CertAdminFetcher - checkCertificate) för att hämta verifierbara intyg har skapats. Metoden har samma API som i nuvarande LPW. Kör en månad efter produktionssättning Installation: Stäng ner nuvarande LPW. Skapa en ny databas och kopiera tabellen LPWINTYG från nuvarande LPW. Se till att standalone.xml pekar ut den nya databasen<wildfly>/standalone/configuration/standalone.xml. ta bort nuvarande deploy av lpw. Ta bort cxf.war* från katalogen:<wildfly>/standalone/deployments* byt namn från lpw-legacy.war till cfx.war och kopiera till katalogen:<wildfly>/standalone/deployments Starta upp LPW.

LOKHST

Fördelning av HST över budgetår LOKHST = fördelning av högskolepoäng på olika budgetår för de kurser som pågår över årsskifte LOK1 – den del som faller på gamla budgetåret LOK2 – den del som faller på nya budgetåret Två olika sätt att hantera detta i nuvarande Ladok. Schablonfördelning Matematisk fördelning

Schablonfördelning Man utgår från en fördelning av kurs på 30 hp som går över hela terminen, t ex LOK1 = 26 och LOK2 = 4 Fördelningen anpassas sedan för deltidskurser, kurser som går del av terminen etc. Fördel: man får alltid får jämförbara data mellan olika budgetår. Nackdel: Man tappar den matematiska exaktheten.

Matematisk fördelning Man utgår från den exakta fördelningen av dagar mellan budgetåren. Flera lärosäten använder Excelark för att räkna ut fördelningen Fördel: man får en matematiskt korrekt fördelning Nackdel: siffrorna blir inte helt jämförbara mellan olika år, eftersom det är olika antal dagar på det nya budgetåret. Det märks särskilt när startdatum för vårterminen flyttas fram 5-6 dagar, något som sker med jämna mellanrum

Matematisk fördelning – konsekvenser Ett exempel som bygger på att man följer SUHF:s rekommendationer: - Vårterminen 2018 börjar den 15 januari, dvs 14 dagar av höstterminen 2017 tillhör budgetåret 2018 - Vårterminen 2019 börjar den 21 januari, dvs 20 dagar av höstterminen 2018 tillhör budgetåret 2019

Ladok3/nya Ladok Ladok3/nya Ladok kommer att använda den matematiska fördelningen Kan innebära problem med avvikelse mot schablonfördelning Exempel vid övergång till L3/nya Ladok under 2018: Schablon 26 – 4 Ht 2017 – 26 hp faller ut vid slutkörning i UB50 för 2017 Slutkörning för 2018 i L3/nya Ladok: endast 14 dagar från ht 2017 tas med, dvs 3 hp. -> man missar ersättning för 1 hp!

Lösning: ändra schablonfördelning Använd schablonvärden som stämmer med matematisk fördelning: Ht 2016: 15 dagar på budgetåret 2017: LOK1 = 26,8 hp LOK2 = 3,2 hp Ht 2017: 14 dagar på budgetåret 2018: LOK1 = 27,0 hp LOK2 = 3,0 hp Ht 2018: 20 dagar på budgetåret 2019: LOK1 = 25,7 hp LOK2 = 4,3 hp (ska förhoppningsvis inte behöva användas)

Ändra schablonfördelning – så här Ändra schablonfördelning för höstterminen året innan det år man går över till Ladok3/nya Ladok för att inte få för lite helårsstudenter Om man går över under 2017 ska man ändra till LOK1 = 26,8 hp LOK2 = 3,2 hp för ht 2016. Om man går över under 2018 ska man ändra till : LOK1 = 27,0 hp LOK2 = 3,0 hp för ht 2017. Anpassa som tidigare för startvecka, slutvecka och antal hp

Skatteverket – har lärosätena slutat ta ut personbevis Skatteverket – har lärosätena slutat ta ut personbevis? Nu gratis mot Navet! GDPR – hur gör lärosätena för att samla in alla personuppgiftsbehandlingar? Frågor från lärosätena

Nyhet i Ladokping