Pre-trip och risk management – konsolidering av global resedata Annika Hellström Volvo Group Purchasing, IPS Marketing & Travel Stockholm 5 februari, 2016

Hur ska vi hantera resedata - vem behöver ha tillgång och varför Hur ska vi hantera resedata - vem behöver ha tillgång och varför? DÅ: Travel data – konsoliderades av IPS Travel från olika källor t ex TMC, hotel, flyg, hyrbilsbolag osv för att användas vid uppföljning, förhandlingar etc. Risk management - egengjorda excelfiler skickades från respektive TMC till IPS Travel för sammanställning och därefter till Head of Corp Security. NU: Respektive TMC levererar pre- och post trip data till Concur/TRX. Datan konsolideras och görs tillgänglig via Traveltrax, ett web baserat verktyg, och ett bibliotek av rapporter. IPS Travel uppföljning och förhandling ad-hoc rapportering Corp Audit policyuppföljning Corp Security risk management Annika Hellström, IPS Marketing & Travel 2015-02-05

Implementering Startade september 2014 är nu i slutfasen. k Webex möten varje vecka enl fastställd agenda v Leverantören, Concur/TRX, hanterar kontakten med TMC för att säkerställa leverans av korrekt data F n levererar 24 TMC’s pre- och post trip data enl fastställd struktur och tidtabell. En TMC per land Vissa länder, t ex Kina, mer komplexa p g a lokala GDS’er IPS Travel: säkerställa förbättringar av interna processer som stöttar leverans av resdata t ex hur säkerställer vi automatisk leverans från våra interna HR system till olika resenärsprofillösningar kvalitetssäkring och testning/anpassning av rapporter i rapportbiblioteket. Annika Hellström, IPS Marketing & Travel 2015-02-05

Utveckling Under implementeringen har vi tillsammans med leverantören: utvecklat/anpassat ett antal rapporter baserat på våra krav t ex avseende policy uppföljning för flyg utvecklat/anpassat risk management modulen i verktyget att bättre möta Corporate Securitys krav och förväntningar rubriker i rapporter anpassas till begrepp som man inte behöver resebyrå vana för att känna till te x 3 bokstavskoder för flygplatser. Framtid eventuell ytterligare utveckling av Travel Security modulen till att möjliggöra sökningar baserat på icke geografiska gränser. Annika Hellström, IPS Marketing & Travel 2015-02-05

Erfarenheter Trots ett väldigt engagerat implementeringsteam underskatta inte vikten av tydlighet avseende krav och förväntningar på leverantören: Fastställ rätt struktur på förväntad leverans från TMC från start Kvalitetssäkring av rapporter Struktur på rapporter Innehåll i rapporter, datakvalitet Beroende på TMC struktur – underskatta inte tidsåtgången i en implementering Training för användare utanför det egna teamet Corporate Security – 14 security officers med regionansvar Ta fram ’lathundar’ Corporate Audit Annika Hellström, IPS Marketing & Travel 2015-02-05

Tack för uppmärksamheten! Annika Hellström, IPS Marketing & Travel 2015-02-05