Stockholms stad Serviceförvaltningen PROCESS- OCH GRÄNSSNITTSBESKRIVNING KC Förskola

2 Processdokumentation Serviceförvaltningen 1 – Administration av e-tjänsten och handläggning av förskolefrågor 1.1 Ansökan om förskoleplats 1.2Ändring av kö alternativ, rangordning eller tid då plats önskas 1.3Ändring kontaktuppgifter 1.4Skicka platserbjudande 1.5Ja- och nej tack till erbjudande om förskoleplats 1.6Registrera och uppdatera avgiftsgrundande inkomst 1.7Avsluta 5-åringar inför höstintagning 1.8Uppsägning av förskoleplats 2 – Information och rådgivning 2.1Allmänna förskolefrågor 2.2 Personlig information, ex. kö, placering 3 – Handläggning av fakturafrågor inom förskolan 3.1 Ge besked om OCR nummer samt kontrollera om fakturan är betald 3.3 Felaktig faktura

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 3 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 1.1 Ansökan Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Ansökan Information synlig i e-tjänsten Registrerar ansökan Ansökan Kontrollerar och godkänner ansökan Ansökan ska om möjligt ske i den inloggade tjänsten. I undantagsfall kan ansökan göras på pappersansökan, via e-post, över telefon. Barn med tillfälliga personnummer måste skicka in pappersansökan. Pappersansökningar som inkommer till kontaktcenter skickas efter registrering till stadsdelsförvaltningen. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare i kontaktcenter kontrollerat och godkänt ändringen.

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 4 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 1.2 Ändring av kö alternativ, rangordning eller tid då plats önskas (plö datum) Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Ändrar kö alternativ, rangordning eller PLÖ datum Information synlig i e-tjänsten Registrerar ändring Ändringar ska om möjligt ske i den inloggade tjänsten. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare i kontaktcenter kontrollerat och godkänt ändringen. Kontrollerar och godkänner ändringen Ändrar kö alternativ, rangordning eller PLÖ datum

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 5 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 1.3 Ändring av kontaktuppgifter Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Ändrar och kompletterar kontaktuppgifter Information synlig i e-tjänsten Kontrollerar och godkänner Ändring/kompletteringen Ändringar och komplettering av kontaktuppgifter ska om möjligt ske i den inloggade tjänsten. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare i kontaktcenter kontrollerat och godkänt ändringen. Registrerar eller kompletterar ändring av kontaktuppgifter Ändrar och kompletterar kontaktuppgifter

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 6 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 1.4 Skicka platserbjudande Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Platserbjudande erhålls per brev Information synlig i e-tjänsten och kan besvaras Skickar ut platserbjudande Ansökan ska om möjligt ske i den inloggade tjänsten. I undantagsfall kan ansökan göras på pappersansökan, via e-post, över telefon. Barn med tillfälliga personnummer måste skicka in pappersansökan. Pappersansökningar som inkommer till kontaktcenter skickas efter registrering till stadsdelsförvaltningen.

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 7 Processdokumentation Serviceförvaltningen /Kontaktcenter 1.5 Ja- och nej tack till placeringserbjudanden. Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Tackar ja eller nej till erbjuden plats Information synlig i e-tjänsten Registrerar ja eller nej tack Tackar ja eller nej till erbjuden plats Kontrollerar och godkänner ja eller nej tack Rutiner för att meddela Ja/Nej tack till respektive förskola åligger stadsdelsförvaltningen. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare på stadsdelsförvaltningen kontrollerat och godkänt ändringen.

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 8 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 1.6 Registrera/uppdatera avgiftsgrundande inkomst Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Skickar in nya eller uppdaterade inkomstuppgifter Information synlig i e-tjänsten Registrerar ny eller uppdaterad inkomst Registrerar ny eller uppdaterar avgiftsgrundande inkomst Kontrollerar och Godkänner Ny eller uppdaterad inkomst Tillsammans med platserbjudande skickas en inkomstblankett ut ifrån stadsdelsförvaltningen. När blanketten i samband med ja tack inkommer till stadsdelsförvaltningen registreras och arkiveras den på stadsdelsförvaltningen. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare på kontaktcenter kontrollerat och godkänt ändringen.

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 9 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 1.7 Avsluta 5-åringar i februari för att frigöra platser inför höstintagning Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Datum då barnets avslutats visas på fakturan Information synlig i e-tjänsten Registrerar nytt slutdatum Ändringar ska om möjligt ske i den inloggade tjänsten. Uppsägningstiden är en månad. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare på stadsdelsförvaltningen kontrollerat och godkänt ändringen. Avslutar barn enligt datum som bestämts centralt Ändrar slutdatum Meddelar annat slutdatum om det avviker från det centrala Kontrollerar och godkänner nytt slutdatum

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 10 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 1.8 Uppsägning av förskoleplats Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Uppsägning av förskoleplats Information synlig i e-tjänsten Registrerar uppsägning Uppsägning av förskoleplats Kontrollerar och godkänner Uppsägningen Uppsägning ska om möjligt ske i den inloggade tjänsten. Uppsägning kan inte göras muntligt utan måste ske skriftligt. Uppsägningen registreras och arkiveras på stadsdelen. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare kontrollerat och godkänt ändringen.

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 11 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 2.1 Information och rådgivning, allmänna frågor Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning En medborgare kan förvänta sig svar eller återkoppling i sitt ärende senast vardagen efter att frågan ställts Ställer allmän fråga Ger svar Kan KC ej besvara frågan görs ett ärende som skickas till stadsdelsförvaltningen Stadsdelsförvaltningen besvarar frågan och återkopplar till frågeställaren Får svar på sin fråga

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 12 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 2.2 Personlig information exempelvis ang. kö och placering Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Får svar på sin fråga Information synlig i e-tjänsten En medborgare kan förvänta sig svar eller återkoppling i sitt ärende senast vardagen efter att frågan ställts Kontrollerar i Bosko och besvarar frågan. Informerar om information på inloggade e-tjänsten Fråga om personlig information. Ex kö, placering Kan KC ej besvara frågan görs ett ärende som skickas till stadsdelsförvaltningen Stadsdelsförvaltningen besvarar frågan och återkopplar till frågeställaren

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 13 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 3.1 Faktura fråga – OCR nr eller är fakturan betald Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev AgressoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Ger besked om OCR nr och om fakturan är betald eller ej Är fakturan betald? OCR nr?

Processer som ligger utanför Serviceförvaltningen ska ses som förslag och kan skilja mellan olika förvaltningar 14 Processdokumentation Serviceförvaltningen/Kontaktcenter 3.2 Fakturafråga – felaktig faktura Ej inloggad ingång Telefoni Personligt möte E-post, blankett, brev BoskoInloggad e-tjänst Medborgare KC Stadsdels- förvaltning Frågar om fakturans innehåll/belopp Information synlig i e-tjänsten Beslut om ändring av faktura samt underlag (reversal) skrivs till ekonomiavdelning När en faktura bestrids eller konstateras felaktig beskriver KC ärendet för stadsdelsförvaltningen och ger förslag till lösning. KC bistår även med information och ev. blanketter för komplettering och ändringar. Reversal och beslut om ändring görs av stadsdelsförvaltningen. Aktiviteter i den inloggade tjänsten syns inte förrän behörig handläggare på kontaktcenter eller på stadsdelsförvaltningen kontrollerat och godkänt ändringen. Förklarar fakturan Kompletterar med ny information, ex. schema, avgiftsgrundande inkomst Bedöms fakturan vara felaktig görs ett ärende där felet förklaras Kompletterar med ny information. Ex. avgiftsgrundande inkomst Kontrollerar och godkänner Ändring/komplettering