Introduktionsmöte LPA NEKKtarinen, Intraservice

Introducera lokala roller under utrullningen av BUPA/Hypergene samt beskriva de verktyg som projektet kommer att tillhandahålla till den lokala projektansvarige. Fokus kommer att vara på prognos/utdata och avgränsas från utformningsfrågor Vi träffas idag för att: 2 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Tack för ett väldigt bra arbete hittills! Er insats är och kommer fortsättningsvis att vara mycket viktig. 3 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Innehåll 1.Välkomna 2.Intro/bakgrund 3.Utrullning 4.Lokala roller och ansvar 5.Verktyg 6.Kommunikation 4 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Förväntade nyttoeffekter Effektivisera verksamhetsprocesser Minska underhållet Möjliggöra utveckling mot önskvärda roller Utveckla användarnas kompetens och uppmuntra det egna uppföljningsintresset Tillgängliggöra Information Skapar förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och uppföljning av verksamheten En mötesplats vad gäller information, människor och teknik 5 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Budget, Uppföljning, Prognos, Analys Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Kvalitetssäkrad datalagring (masterdata) Operativt ansvariga Ekonomer Ekonomiadministratörer Projektledare m.fl. Verksamhetsansvariga Ekonomichefer Personalchefer Ekonomer/controllers Koncerncontroller m.fl. Ekonomihantering Leverantör/ Inköp Kund Huvudbok (enbart utfall) Projekt Anläggning Masterdata Styr- och redovisningsmodeller, hierarkier och kodstrukturer Rapporter för de operativa ekonomistödprocesserna WINST Bokföring Fakturaunderlag Personalsystem Koncern- konsolidering Verksamhets- system Framtida behov Ekonomi- och Stödprocesser Budget, prognos och uppföljningsprocessen )Verksamhetsdata till NEKKs datalagring 2)Personaldata till NEKKs datalagring 3)Presentation av personaldata i NEKK 4)Presentation av koncernredovisningsdata i NEKK 6 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Innehåll 1.Välkomna 2.Intro/bakgrund 3.Utrullning 4.Lokala roller och ansvar 5.Verktyg 6.Kommunikation 7 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Vi ska nu införa ett nytt verktyg för stadens ekonomistyrning av verksamheter på 34 förvaltningar. Det blir aldrig färdigt. 8 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Strategi för utrullning Syftet med utrullning under 2012 är att göra organisationen redo för att använda verktyget fullt ut under 2013! Tidplanen är styrande – innebär en något begränsad ambition (funktionalitet, flexibilitet, förvaltningsspecifika krav och antalet användare). Prognos 2012 i BUPA är en inkörningsperiod – ska säkerställa information, funktionalitet och förankring hos användarna. “Skarpt läge” är Budget 2013 och prognoserna därefter. Alla förvaltningar skall vara med inför budget 2013, då en total budget för kommunen skall tas ut i BUPA/Hypergene – ej via flera/andra system. 9 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Prognos 2012 Prognos 2012 i BUPA är en inkörnings- och lärandeperiod – ska säkerställa information, funktionalitet, förståelse och förankring hos användarna. Styrda tillfällen till prognos under året vilket innebär ett begränsat antal användare till en början (ex. ekonomiavdelning) Planerad tillväxt för varje prognosversion – Fullt utrullat prognos februari 2013 Större antal användare för utdata än prognos Gamla verktyg används parallellt initialt som underlag Prognosförslag skapas från utfall och budget/tidigare prognos Förbereda historiska prognosvärden att mata in så att totalen stämmer Enkelt verktyg Förberedelser klara enligt checklista från projektet Begränsad lokal systemförvaltning Tillfälle till fortbildning med gemensam aktivitet för inmatning Lokal utbildning fortgår under hela 2012 och fortsätter därefter 10 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

UTDATA/ ANALYS janfebmaraprmajjunjulaugsepoktnovdec DATALAGRING & INTEGRATION PROGNOS 2012 Design och utveckling Prognos Design och utveckling Utdata paket 1 Design och utveckling Horisontendata och personaldata Piloter 2012 BUDGET 2013 Övriga förvaltningar Design och utveckling Budget Design och utveckling Budget Piloter Övriga förvaltningar 2013 Avtal med leverantör Överlämning fas 1 jan Införandets första fas – alla ska med! Design och utveckling Utdata paket 2 Design och utveckling Utdata paket 3 Budget 2013 Övriga förvaltningar Kommun- bokslut 2012 Piloter Utveckling modell för personalbudget, drivarbaserad budget 11 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Dialogfrågor Finns det förutsättningar att göra en bedömning av tillväxten av antalet användare per prognosversion? Håller ambitionsnivån gällande användare för första prognosen på vår förvaltning med dagens information i åtanke? 12 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Utrullningsprocessen Information om tidpunkter för utbildning och utrullning per förvaltning Instruktion med styrande principer (utformning, utrullning, roller) för fas 1 Utformningsmöte med grupper av förvaltningar Introduktionsmöte med LPA Checklistor inför utbildning och utrullning från projektet Utbildning av lokala utbildare genomförs av projektet Lokal utbildning genomförs av lokala utbildare Driftsstart per grupp av förvaltningar Kommunikation av frågor och önskemål Uppföljning av driftstart per förvaltning Stormöte Uppstartsmöte och systemdemo per grupp av förvaltningar Gemensam uppföljning av utrullning Information om nästa fas Förankring och förståelse Dela erfarenheter Förbereda förvaltarorganisation Lyfta utvecklingsområden Stormöten Utreda förvaltningens behov av inmatningsmallar Översiktlig genomgång av principer Tillfälle att ställa frågor Input till utformning av budget- /prognosinmatning Utformningsmöten per grupp av förvaltningar Uppföljning av checklista per förvaltning Detaljplanering av utbildning och utrullning Säkerställa lokala förberedelser och förutsättningar inför utbildning och utrullning Nå samsyn om ambitioner i fas 1 och hur BUPA ska spridas i förvaltningen Planera avveckling av dagens lösningar Uppstartsmöten per grupp av förvaltningar 13 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Innehåll 1.Välkomna 2.Intro/bakgrund 3.Utrullning 4.Lokala roller och ansvar 5.Verktyg 6.Kommunikation 14 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Roller & ansvar Projektorganisation (2012)Förvaltarorganisation (Höst 2012  ) Ekonomichef (EC) Lokal projektansvarig (LPA) Lokal utvecklingsledare (LUL) Lokal systemförvaltare (LSF) Tar ställning till modeller, processer och utdata Säkerställa lokala resurser för införandet Säkerställa att LPA har mandat att genomföra förändringsarbetet Ytterst ansvarig för att säkerställa att förutsättningar inför utrullning är uppfyllda Deltar i möten/stormöten Ansvarar för övergång till BUPA/Hypergene från befintliga lösningar Samordning SDN Planera, samordna och följa upp förvaltningens egna aktiviteter kopplat till den detaljerade utrullningsplanen Engagerar och driver det lokala förändringsarbetet Kontaktperson vid förberedelser, utbildning och utrullning Säkerställa återkoppling till projektet på instruktioner och checklistor Deltar i möten/stormöten Samlar upp och förmedlar frågor eller behov av stöd i förändringsarbetet 15 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Centrala och lokala roller Rollen som lokal utvecklingsledare och lokal systemförvaltare kan innehas av samma person Kan vara en gemensam funktion för flera förvaltningar Lokal utvecklingsledning utgörs initialt exempelvis av ekonomichef, central ekonom eller controller. Lokal systemförvaltare/utvecklingsledare bör även vara lokalt projektansvarig under fas 1. Lokal systemförvaltare Lokal utvecklingsledare Central systemförvaltare Central utvecklingsledare Fastslå snarast vilka personer som ska inneha dessa roller på förvaltningen och kommunicera till projektet (ni som inte gjort det) 16 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Centrala och lokala roller Rollen som lokal utvecklingsledare och lokal systemförvaltare kan innehas av samma person Kan vara en gemensam funktion för flera förvaltningar Lokal utvecklingsledning utgörs initialt exempelvis av ekonomichef, central ekonom eller controller. Lokal systemförvaltare/utvecklingsledare bör även vara lokalt projektansvarig under fas 1. Lokal systemförvaltare Lokal utvecklingsledare Central systemförvaltare Central utvecklingsledare Fastslå snarast vilka personer som ska inneha dessa roller och kommunicera till projektet Se: www5.goteborg.se/NEKK Dokumentnamn: Förvaltarorganisation, Roller och ansvar 17 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Innehåll 1.Välkomna 2.Intro/bakgrund 3.Utrullning 4.Lokala roller och ansvar 5.Verktyg 6.Kommunikation 18 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Lokal Projektansvarig (LPA) Vad är på gång? Hur följer vi upp utrullningen? Nyhets- brev Detaljerad utrullnings- plan (DURP) Vad behöver vi på förvaltningen göra nu? Återkoppling och svar till projektet !? Checklistor Instruk- tioner Hur presenterar och förankrar jag BUPA/Hypergene på hemmaplan? Presen- tations- material Du hittar alla dokument i takt med att de färdigställs på projekthemsidan: www5.goteborg.se/NEKK Hur utbildar vi på hemmaplan? Utbildnings- material Hur ser den framtida förvaltar- organisationen ut? Förvaltar- organisation och roller Vilket dokument är styrande för hur utrullningen går till? Utrullnings- strategi Underlag till stöd för förvaltningarnas förberedelser Utformnings- principer och tillämpning Vad ligger till grund för utformningen av systemlösningen? 19 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Dialogfråga Utifrån det ni nu sett och hört så undrar vi om det finns oklarheter eller något ni saknar? 20 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Innehåll 1.Välkomna 2.Intro/bakgrund 3.Utrullning 4.Lokala roller och ansvar 5.Verktyg 6.Kommunikation 21 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Initial process för kommunikation ? Fråga Användare FAQ på projekthemsida Direkt svar CSF, Kommunikationsansvarig & Hypergene LUL/LSF (LPA) Fråga Direkt svar Önskemål Sorterade önskemål Förvaltning´NEKK- projektet Sortering/filtrering 4 frågor att ställa mig innan jag kontaktar NEKK/CSF: FAQ – Finns frågan besvarad i FAQ på hemsidan? FEL - Är det ett konkret fel eller ett önskemål?  Samla upp önskemål och skicka dem samlat till projektet. VÄSENTLIGHET – Är frågan principiellt viktig och har stora konsekvenser för förvaltningen? SAMORDNING - Finns det anledning att samla upp frågan för samordning och prioritering innan jag skickar dem till projektet? UTMANA – Handlar frågan om våra egna arbetssätt och synsätt som måste förändras? All kommunikation sker genom: 22 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Övriga frågor? 23 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene

Kontakt 24 NEKK | | Intromöte LPA | Införande BUPA/Hypergene