Systemansvarigmodell

Bakgrund till behov av förändring Sedan starten av TakeCare har den administrativa biten ständigt ökat, framför allt de senaste åren. Funktionerna i journalsystemet utvecklas fortlöpande vilket lett till att det idag är mycket mer att underhålla och bevaka än det var för 10 år sedan.

Saknas ansvariga helt inom vissa områden Stora skillnader på avsatt tid Stora skillnader mellan antal enheter inom ansvarsområdet Otillräcklig utbildning Problemområden

Mötesdeltagande Minskad motivation, svårt att rekrytera nya ansvariga Finns inte tid för informationsinhämtning Utbildningen av personal blir lidande Eftersatt underhåll av journal- och ordinationsmallar Eftersatta rutiner Avvikelser Merjobb Konsekvenser

1000 oskickade konsultationssvar nov 2014 Patienter får flera reservnummer, reservnummer kopplas inte Patientjournal med avgångskod används under flera månader 2890 ovidimerade svar på ortopedmottagningen enhet Favoriter på akutenheterna är inte förvaltade sedan 5-6 år tillbaka Felaktiga läkemedelsordinationer vilket är en utbildningsfråga Många utvecklingsönskemål om redan existerande funktioner Exempel

Mötesdeltagande Information/utbildning av ny personal Lokal support Informationslänk mellan verksamhet och förvaltning Uppdatering och underhåll av lokala riktlinjer Underhåll av vårdenhetens inställningar gällande journalmallar, kallelser, brev grupperingar av mätvärden och översikter Ansvarsområden Systemansvariga TakeCare

Stora skillnader mellan ansvarsområden Antal systemansvariga

Antal aktiva enheter i TakeCare: 113 st Av dessa saknar 7 enheter systemansvarig vilket innebär att de helt missar information från systemförvaltning. Flera ansvarsområden är för stora vad gäller antal enheter, antal anställda/enhet och geografiskt. Antal aktiva enheter i TakeCare

Mötesdeltagande Information / Utbildning Lokal support Informationslänk mellan verksamhet och förvaltning Uppdatering av lokala riktlinjer Underhåll av läkemedel på vårdenhetsnivå Resurs vid incidenser läkemedelsjournal Ansvarsområden Läkemedelsansvariga TakeCare

Förvaltning ordinationsmallar Akutenheterna Tidigare saknatsOBSOklar uppgiftSaknar utbildning AkutenSjuksköterskaLäkarkontaktGenerella direktivDatumFavoriterDatum MedicinJA 2014 InfektionJA 2009 KirurgiJA 2009 OrtopediJA 2009 BarnJA 2009 ÖgonJA 2009 ÖronJA 2009

Förvaltning ordinationsmallar Med/onk/inf Tidigare saknatsOBSOklar uppgiftSaknar utbildning MedicinSjuksköterskaLäkarkontaktGenerella direktivDatumFavoriterDatum C4JA 2014JA2015 A4 StrokeJA 2014JA2015 Mecin akut mott JA2014 Hema mottJA saknasJA2014 Hjärt mottJA saknasJA2014 Neuro mottJA saknasJA2014 Reuma mottJA saknasJA2014 Onkologi A3JA 2014JA2014 Onkologisk dagsjukvårdJA 2014JA2014 Onkologisk mottJA 2014JA2014 Infektion A2JA 2014JA2009 ( ) Infektion akut mott ?2009 ( ) Inf allergimottNEJJANEJsaknasNEJfavoriter saknas Inf dagvårdNEJJANEJsaknasNEJ Inf hudmottNEJJANEJsaknasNEJ2012 Inf vaccinationsmottNEJJANEJsaknasNEJej aktuellt Inf- och lungmottNEJJANEJsaknasNEJ

Förvaltning ordinationsmallar Kir/ort/ögon/öron Tidigare saknatsOBSOklar uppgiftSaknar utbildning Kirurgi/OrtopediSjuksköterskaLäkarkontaktGenerella direktivDatumFavoriterDatum C3JA 2014JA Kirurg akut mott NEJ Kirurgi mottNEJJANEJsaknasNEJ Urologi mottNEJJANEJsaknasNEJ2010 Kir Stomi mottNEJJANEJsaknasNEJsaknas BröstmottNEJJANEJsaknasNEJ2010 Ortopedi A4 ortopediNEJJANEJ NEJ2014 Ortopedi akut mott NEJ2010 Ortopedi mottNEJJANEJsaknasNEJ Ögon ÖgonavdJA saknasJA2013 Ögon akut mott JA2009 Ögon mottJA 2007JA Öron ÖronavdJA 2006JA2012 Öron akut mott JA2011 Öron mottJA 2006JA2012

Förvaltning ordinationsmallar Barn/Gyn/Psyk Tidigare saknatsOBSOklar uppgiftSaknar utbildning BarnSjuksköterskaLäkarkontaktGenerella direktivDatumFavoriterDatum C2JA 2015JA2015 Barn akut mott JA Barn mottJA 2015JA2015 Barn dagvårdJA 2006JA Barn neonalatal avdJA 2015JA2015 Gynekologi Förlossning/BBJA 2014JA2011 (2014) Gyn motJA saknasJA2011 (2014) MVC VisbyJA 2011JA2014 MVC HemseJA 2011JA2011 MVC SliteJA 2010JA2011 UngdomssmottJA 2010JA2011 (2014) Psyk HeldygnsvårdJA 2014JA2011 (2014) Psyk jourmottJA 2006 (2014)JA2011 (2014) BUP mottJA 2006JA2006 (2011) Psyk öppen dagvårdJA 2012JA2012

Tydlig och fungerande modell för systemansvar Tydliga arbetsuppgifter Enhetliga rutiner Resurser: Systemansvariga på varje enhet Bättre förutsättningar: Avsatt tid Fler gemensamma verktyg: Inställningar och ordinationsmallar. Utbildning: Ny och befintlig personal Övergripande mål

Favoritordinationer Vårdenhetens favoriter Vårdenhetens generella direktiv Ordinationsmallar

Favoritordinationer Systemgemensamma favoriter Ordinationsmallar

Varje område har 3 systemansvariga. Tydlig information på varje enhet vem som är systemansvarig inom respektive område. Gemensamma ansvar för respektive yrkesområde: Information Utbildning Första linjens support Systemansvarig sjuksköterska: Gruppering/underhåll av mätvärden, läkemedel, aktivitetsplaner, in- och utskrivningsfunktionen. Systemansvarig medicinsk sekreterare: Underhåll mallar och översikter, meddelandegrupper, bokning och väntelista. Systemansvarig läkare: Förbättringsförslag systemansvar fördelning

Rimligt de man har kontakt med även i vanliga arbetet. Organisationen ser lite spretig ut nu. Borde tex vara 1 ansvarig för vårdavdelningarna och då alla som tar emot patienter även utlokaliserade. ( Nu saknas tex gyn) tex En/två systemansvarig för avd En/två systemansvarig för mottagningarna En/två systemansvarig akutverksamheter s.s akut /IVA /Anestesi/förlossning En/två systemansvarig för barn En/två Rehab En/två Hela Psykiatrin Alltid 1 ssk och 1 sekr. Vem tar huvudansvaret den bör nog få ca 1 dag var 14:e dag och nr 2 ½ dag var 14:e dag. Båda om möjligt gå på månadsmötena och vid läkemedelsgenomgångar möjlighet att utöka tiden Om detta är möjligt kan man lägga mer bevakning på dessa funktioner. Funktionsansvaret kan vara svårt då rotationen av medarbetare är stor i alla fall på vissa platser. Förbättringsförslag fördelning av ansvarsområden