Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Goda administrativa rutiner i projekt (erfarenheter från tidigare programperiod) Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Goda administrativa rutiner i projekt (erfarenheter från tidigare programperiod) Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant."— Presentationens avskrift:

1 Goda administrativa rutiner i projekt (erfarenheter från tidigare programperiod) Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant

2 Vad ska tas upp Hur processen kan se ut i ett EU-program Vanliga dokument som kan komma att begäras in Hur kan redovisningen sorteras Tips/Att tänka på Diskussioner för att utbyta erfarenheter

3 Processen

4 Huvudprocess: Utbetalningsprocess BA- och NPP-projekt

5 Delprocess: Nationell kontroll

6 Vanliga dokument som kan komma att begäras in

7 Exempel på underlag som ska skickas till FLC - Första redovisningstillfället prog.period , BA och NPP Statement of expenditure + kontoavstämning Ansökan + beslut Firmatecknare – bifoga underlag som styrker/visar vem som är firmatecknare Lönebevis (lönespec. Anställningsavtal el dyl) Signerade/attesterade tidrapporter (Timesheets) Resultatrapport samt huvudbok Fakturakopior Kopior av annonser eller annat informationsmaterial Lägesrapport (för er del som partner i projektet) Deltagarförteckning, agenda / dagordning etc LOU – handlingar som styrker upphandling samt avtal Hyreskontrakt/avtal Underlag samt beräkningsmodell för office costs (distributed proportionally) Kontoavstämning (Specificerar uppdelning av kostnadskonton i respektive kostnadskategori, 1. Staff costs, 2. Travel and acc. Etc.)

8 Exempel på material som ska in andra – sista redovisningstillfället prog.period , BA och NPP Statement of expenditure + kontoavstämning Signerade och attesterade tidrapporter (timesheets) Resultatrapport samt huvudbok för redovisningsperioden Lägesrapport för partners del (för den aktuella redovisningsperioden) Ev. informationsmaterial (annonser, trycksaker etc.) Lönebevis – om ny personal eller vid ändring av lön Firmatecknare – om firmatecknaren ändras under projektets gång, glöm inte att skicka in nytt underlag. Kontoavstämning (Specificerar uppdelning av kostnadskonton i respektive kostnadskategori, 1. Staff costs, 2. Travel and acc. Etc.)

9 Hur kan redovisningen sorteras? Tips/ att tänka

10 Hur kan redovisningen sorteras? Tips/ att tänka på Diariet Klammer Post-it Register Egna noteringar Hur kan redovisningen sorteras?

11

12

13 Offentlig upphandling Se till att ha nedan underlag i ordning: Förfrågningsunderlag med anbudsbegäran Annons och var den var publicerad Val av upphandlingsform Öppningsprotokoll Utvärdering av anbud Beslut med val av leverantör

14 Förvaltningsrätten dom mål nr Det är enligt Förvaltningsrättens mening naturligt att beräkna behovet av tjänsterna under hela projekttiden, förutsatt att sakliga skäl för annan uppdelning inte föreligger

15 Informationsplikt Finnas på allt kommunikationsmaterial, tex: Hemsida Artiklar i tidningar, webb Presentationsmaterial Utskick Övrigt informationsmaterial Skyltat på arbetsplatsen Skicka med kopior på annonser/annat informationsmaterial

16 Förordning 1303/2013 – infoplikt a) Unionens emblem enligt de tekniska egenskaper som anges i en genomförandeakt som kommissionen antar med stöd av artikel 115.4, tillsammans med en hänvisning till unionen, b) en hänvisning till den eller de fonder som ger verksamheten stöd.

17 I Botnia Atlantica

18 Arkiveringsrutiner Handlingar ska finnas tillgängliga Fg. programperiod till minst 2020 Slutlig tidpunkt dock när EU-kommissionen avslutar programmet Längre om nationella bokföringsregler kräver det

19 Ansökan om utbetalning FLC-intyg summerar mot ansökan om utbetalning ”Blue ink” signerat Medfinansiering hänger med Små fel kan försena processen

20 Tillägg? Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant

21 En del vanliga fel

22 Övriga vanliga fel/missar Lägesrapport glöms att skickas med Huvudboksutdrag från bokföringssystemet för projekt och period (inkl intäktskonton) Deltagarförteckning med aktiviteter Skicka med förändringsbeslut från Sekretariatet Godkännande från desk officer – resor utanför prog.området Kom ihåg att skriva ut en fysisk kopia av er hemsida för ev framtida kontroll. Då framgår datum när denna skrevs ut tex. = bra bevis! Utlåtande från Skatteverket om att organisationen/ projektet inte får dra av moms Kostnadsför återvinningsbar/avdragsgill moms, ej stödberättigat även om den inte återvinns


Ladda ner ppt "Goda administrativa rutiner i projekt (erfarenheter från tidigare programperiod) Peter Widding – First Level Controller/Nationell Kontrollant."

Liknande presentationer


Google-annonser