Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

8. Planera genomförandet. Planera genomförandet • Vad ska vi göra? • När ska vi göra det? • Hur ska vi göra det? • Vad ska vi åstadkomma? • Hur kommer.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "8. Planera genomförandet. Planera genomförandet • Vad ska vi göra? • När ska vi göra det? • Hur ska vi göra det? • Vad ska vi åstadkomma? • Hur kommer."— Presentationens avskrift:

1 8. Planera genomförandet

2 Planera genomförandet • Vad ska vi göra? • När ska vi göra det? • Hur ska vi göra det? • Vad ska vi åstadkomma? • Hur kommer det vi gör att bidra till att målsättningarna uppnås?

3 Tidsplanering Projekttiden måste räcka till • Startfasen • Aktivitetsfasen • Utvärdering / följeforskning • (Spridning) • Publicitet / synliggörande och marknadsföring • Avslutning och slutrapportering

4 Starta projektet • Planera genomförande.....med partners och kollegor • Revidera budgeten • Utbilda medarbetare och partners • Rekrytera personal • Rekrytera extern personal • Sätta upp följeforskningen • Sätta upp arkivet

5 Avslutningsfasen • Samla ihop allt material • Kolla räkenskaperna och avsluta • Skriv slutrapporten • Samla ihop eventuella bilagor • Slutrekvisitionen • Utför revision med egen revisor om detta krävs • Kolla arkivet för framtidarevision

6 Aktivitetsfasen • Marknadsföring / Rekrytera deltagare • Verksamheten • Följeforsking • Publicitet / Kommunikation med intressenter • Spridning • Leda och kontrollera genomförandet • Rekvisitioner • Arkivering, insamling av material från partners och medarbetare

7 Kom ihåg EU:s regler och villkor …finns i • Fondens förordning • Svensk program i Struktur och Landbygdsfonder • Handledningar • Svensk lagstiftning i Struktur och landbygdsfonder

8 Förankra projektet • hos din organisations ledning • med fullmäktige om er organisation är en kommun • med dina medarbetare • med era partners • med andra kollegor, som inte jobbar i projektet • med relevanta intressegrupper • med ert samhälle/medborgarna?

9 ©Kalliopi Associates Ltd 2008 Planeringsverktyg • Listor med vad som ska göras • GANNT tabeller för tidsplanering • Flödesdiagram visar aktiviteternas utveckling och innebördes beroende inom tidsram • Work Breakdown Structures • Work Packages och Task Analysis för varje aktivitet inom projektet

10 ©Kalliopi Associates Ltd 2008 Planeringsverktyg – hur gör man • Det enklaste (och bästa sättet att börja ): post-its, stora blädderblocksblad och ett stort bord • Kalkylblad, t.ex. Excel eller Access • Det finns massor av mjukvara för projektplanering t.ex. Microsoft Project. • Min kollega Anne Eastwoods specialdesignade mjukvara för EU projekt

11 Workpackages • I många fonder – inklusive INTERREG och LIFE+ måste aktiviteter, partners och budget delas upp i work packages redan i ansökan. • Alla grupper av aktiviteter delas upp i work packages • För varje typ av aktivitet anges tidsplan, en budget, vilka partners som ska göra vad i just det paketet samt var aktiviteten ska ske • I de projekten är då en del av planeringen gjord redan på ansökningsstadiet (och kan inte ändras)

12 Workpackages...ska innehålla • de aktiviteter som ingår i paketet • vilka partners som har en roll i paketet • paketets andel av budgeten • var aktiviteterna ska äga rum • tidsplan för paketet

13 Workpackage?? Man får dela upp aktiviteterna i paket på vilket sätt man vill, men uppdelningen måste vara logisk 1. – t.ex. a) project management parter 1 w. support from partner 5 b) research on salmon in the archipelago of Stockholm partner 1 c) study of salmon in Scottish rivers – parner 2&4 d) study of eel in German rivers – partner 3&1 e) organising final conference – partner 5 f) content of conference – all partners g) evaluation partner 6

14 Workpackage??...eller – t.ex. a) Projektmanagement - parter 1 & 2 b) Finanacial management – partner 3 c) Development of teaching materials – partners 1,2,3 & 5 c) Testing teaching materials – partner 1,2 & 5 d) Publicity – partner 3 & 1 e) Organising final conference – partner 5 f) Conference programme – all partners g) Evaluation - partner 6

15 ©Kalliopi Associates Ltd 2008 Planeringsverktyg: Task Template Arbets uppgift 1 Sub task 1.1 Sub task 1.2 Syfte och utförande Kostnader På olika tidpunkter inom projektets tidsram Outputs och resultat Vem ska göra det? Med vem ResurserNär slutfört?

16 Planeringsverktyg: Work breakdown structure

17 ©Kalliopi Associates Ltd 2008 Planera projektets utveckling • Använd de operativa målsättningarna till att strukturera “work packages” • Beräkna tiden för genomförande av varje “work package” • Bryt ner varje “work package” i aktiviteter och underaktiviteter • Bestäm vilka resurser som behövs för varje aktivitet

18 ©Kalliopi Associates Ltd 2008 Work Packages och Task Analysis för varje aktivitet inom projektet  Uppdelningen mellan olika aktiviteter måste vara logisk  Kolla om ett “arbetspaket” är komplett / avslutat  På lägsta nivå, måste varje individuellt job definieras noggrant  Kolla om tillvägagångssättet i “arbetspaketet” är det bästa sättet att nå resultatet

19 ©Kalliopi Associates Ltd 2008 Utveckla projektets tidsplan • Identifiera när aktiviteter utförts (outputs) och resultat kommer att uppnås • Relatera outputs och resultat till resurserna (för att uppfylla SMARTa målsättningar) • Skriv in de olika “arbetspaketens” avslutning “milestones” på projektets tidtabell – mellan start och slut (t.ex. På GANNT tabell eller flödesschema) • (och glöm inte bort att lägga in tillräckligt med tid för avslutning & slutrapportering)

20 Planera genomförandet • Detta tar tid! • Försök inte att hasta igenom planeringsstadiet • Oftast har alldeles för lite tid för detta lagts in i ansökan

21 ©Kalliopi Associates Ltd 2008 Problemlösning i grupp • Definiera de viktigaste “work packages” för genomförandet av ert projekt • Välj ett “work package” och identifiera dess hållpunkter / “milestones” i projektets tidtabell • Inkludera i hållpunkterna delresultat för de outputs & resultat som utlovats


Ladda ner ppt "8. Planera genomförandet. Planera genomförandet • Vad ska vi göra? • När ska vi göra det? • Hur ska vi göra det? • Vad ska vi åstadkomma? • Hur kommer."

Liknande presentationer


Google-annonser