Tre klövern Femklöve rn 1995 1999 2004  Försörja 5 landsting med förbrukningsvaror  Skapa avtal, lagerhålla och distribuera  Frigöra resurser för.

En presentation över ämnet: "Tre klövern Femklöve rn 1995 1999 2004  Försörja 5 landsting med förbrukningsvaror  Skapa avtal, lagerhålla och distribuera  Frigöra resurser för."— Presentationens avskrift:

1

2 Tre klövern Femklöve rn 1995 1999 2004

3  Försörja 5 landsting med förbrukningsvaror  Skapa avtal, lagerhålla och distribuera  Frigöra resurser för bättre alternativ användning  Aggregerad köpkraft, standardisering  Behov, Kvalitet och Totalkostnad

4  Gemensam nämnd (politiker) med en ledamot och ersättare från respektive landsting.  Policies och styrande dokument i landstinget Uppsala

5 Skapa avtal på de behov vi har Logistik, plocka, packa och distribuera

6 Kategori- och processtyrning Oväntade förseningar eller problem

7 Samverkan Aggregerad köpkraftAggregerad köpkraft Behov – Kvalitet - TotalkostnadBehov – Kvalitet - Totalkostnad Köptrohet - Otrohet Konkurrenskraftiga avtalKonkurrenskraftiga avtal AvtalsöverlämningAvtalsöverlämning Leveransförmåga Stabila leverantörerStabila leverantörer Oväntade förseningar eller problemOväntade förseningar eller problem

8

9 Elektronisk handel – direkt leverantör Varuförsörjningen – enkät och prislista Introduktionsmejl. Enkätmejl. Excelprislistemall med instruktioner. Kontrollerad prislista (Pricat) skickas till landstingen. Landstingen Dalarna, Sörmland, Uppsala, Västmanland och Örebro – Elektronisk handel Landstingen använder Varuförsörjningens prislista. Respektive landsting kontaktar leverantören för att komma överens om hur elektronisk handel ska utformas mellan köpare och säljare. Affärsmeddelanden: Beställning, ordersvar, faktura mm. Format: EDI (EDIFACT-format) eller SVE-familjen (XML- format), enligt SFTI:s standarder. Varuförsörjningen 2014-10-22 Håkan Häggström

10 Elektronisk handel – direkt leverantör En prislista per leverantör och avtal med avtalade artiklar. Varuförsörjningen Inhämtar aktuella kontaktuppgifter för leverantören (avtalen, telefonsamtal). Skickar enkät till samtliga leverantörer i avtalet. Om ej svar telefonsamtal. Begär in prislistor (Excel, ännu inte pricat) enligt Agressos Excelmall. Kontrollerar prislistan innan inläsning, ber leverantören korrigera prislistan. Läser in prislistan i Agresso E-handel för ytterligare kontroll. Skickar pricat (elektronisk prislista) till landstingen. De fem landstingen Därefter kontaktar de fem landstingen leverantören för att komma överens om hur beställning, fakturering osv ska göras.

11 Elektronisk handel – exempel Vanlig uppstart av förenklad elektronisk handel Leverantören skickar Excelprislista med avtalade artiklar till Varuförsörjningen. Landstinget mejlar pdf-beställning till leverantören. Leverantören skickar Svefaktura (e-faktura) till landstinget efter leverans. Landstinget betalar fakturan efter kontroll.

12 Enkäten

13

14

15

16 Excelmall prislista

17 Förfrågningsunderlag [Arbetsmaterial] 3.3.7 Elektronisk handel 3.3.7.1 Elektronisk faktura Antagen leverantör ska inom 3 (alternativt 6 månader) från det att respektive köpare så begär kunna skicka fakturor elektroniskt enligt SFTI affärsprocess Svefaktura. Alternativt andra format efter överenskommelse mellan köpare och säljare. 3.3.7.2 Elektroniska prislistor Antagen leverantör ska i samband med avtalstecknande eller när Varuförsörjningen så begär skicka prislistor enligt excelmall som tillhandahålls av Varuförsörjningen. Excelmallen är anpassad för inläsning i Agresso e-handelsmodul. Alternativt kan överenskommelse om att sända prislista PRICAT enligt SFTI ESAP 6 göras. 3.3.7.3 Elektroniska ordrar Antagen leverantör ska inom 6 månader från att köparen så begär kunna ta emot elektroniska ordrar, enligt SFTI standarden. Parterna överenskommer om vilken eller vilka av SFTI/ESAP affärsprocesser respektive affärstransaktioner som ska användas, alternativt om leverantören på annat sätt kan uppfylla köparens krav på att ta emot elektroniska ordrar som förmedlas via e- post eller orderhantering i av köparen anvisad webb-portal. 3.3.7.4 SFTI version För samtliga elektroniska meddelanden gäller att de ska vara skapade enligt en av SFTI angiven giltig version (se http://www.sfti.se).

18 Elektronisk handel enligt SFTI:s standarder Utförlig information finns på SFTI:s hemsida: www.sfti.sewww.sfti.se

19 GS1 är en global standardiseringsorganisation Läs mer på GS1:s hemsida: www.gs1.se/www.gs1.se/

20

21 Bakgrund, Syfte & Mål Från traditionellt inköp/upphandling till strategiskt upphandlingsarbete Behov – kvalitet – lägsta totalkostnad

22 Processer Standardiserat processorienterat arbetssätt –Upphandling –Avtal –Avvikelse –Logistik –Samverkan Kategoriarbete Nya processer och delprocesser för ett mer heltäckande och flödesorienterat arbete

23 Roller Nya roller och tydligare rollfördelning –Avtalscontroller –Bättre och mer standardiserad avtalsuppföljning –Statistik –Leverantörer –Beställarstöd –Ekonomisystem –3PL-partner Vem köper vad från vem? Styrgrupper Översyn av rekrytering till referensgrupper –Rätt medlemmar –Tvärfunktionella referensgrupper –Bättre nyttjande av fler nätverk inom landstingen

24 Upphandlingsenheten Upphandlingsgruppen består av –6 upphandlare –1 avtalscontroller –1 upphandlingschef –6 materialkonsulenter –support –Stöd av miljökemist, materialkonsulenter, jurist, support

25 Upphandlingsplan 2015 Basen består tidigare upphandlade områden Nya områden kommer in efter beslut i Varuförsörjningsnämnden Högsta kvalitet till lägsta kostnad Högsta kvalitet till given kostnad Hälsoekonomiska aspekter

26 Utvärderingsfråga Lägsta kostnad till given kvalitet 100% pris 80-20 60-40 40-60 20-80 100% kvalitet Högsta kvalitet till given kostnad

27 Upphandlingsplan 2015 - Översikt

28

29

30

31

32 Leveranssäkerhet I samband med avtalsstart Vid ändringar Vid leveransstörningar/restningar

33 Indragning av batcher VF får besked från Mediq eller via andra kanaler (tex MTA), i undantagsfall från leverantören VF kontaktar Mediq som stoppar leveranserna Mediq eller VF tar fram kundstatistik VF kontaktar berörda kunder Kunden skickar produkterna i retur till Mediq Mediq krediterar kunden Leverantören krediterar Mediq VF kan ta leverantören till hjälp för att samla in/byta ut produkter

34 Indragning av batcher Leverantören informerar VF (UH eller MK) Leverantören kontaktar sin kontaktperson på Mediq som tar fram kundstatistik till leverantören Mediq stoppar leveranserna Leverantören kontaktar berörda kunder –Informerar om indragningen –Informerar om tillvägagångssättet ? Kunderna skickar produkterna i retur till Mediq Kreditering eller utbyte? Påskrift av bekräftelsen?

35 Avtalsimplementering Normalfallet –Utställning –Föreläsning –VF informerar

36 Avancerade produkter Kräver utbildning av personal Organiserat byte Hur gör man övergången?