Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Sid 1 Presentationspaket för statliga myndigheter Juni 2010 Ekonomistyrningsverket Effektivisering av inköp i staten: e-beställningar.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Sid 1 Presentationspaket för statliga myndigheter Juni 2010 Ekonomistyrningsverket Effektivisering av inköp i staten: e-beställningar."— Presentationens avskrift:

1 Sid 1 Presentationspaket för statliga myndigheter Juni 2010 Ekonomistyrningsverket Effektivisering av inköp i staten: e-beställningar

2 Regeringens mål och tidplan

3 Sid 3 Regeringens mål & ESV:s uppdrag för e-beställningar i staten Statliga myndigheter ska införa elektroniska beställningar senast Små undantas. ESV ska leda och samordna statens införande av e-beställningar. Stöd Reglering Standard

4 Inköpsprocessen – vad menar vi?

5 Motiv – varför vi inför e-beställningar

6 Sid 6 Stor potential med e-beställningar Billigare inköp – Köpa varor och tjänster till lägre priser Enklare inköp – Effektivisering av interna processer Bättre inköp – Ökad kvalitet och service

7 Kostnadsbesparingar •Prisbesparingar •Högre ramavtalstrohet •Beställningar endast på avtalat sortiment •Ökad prismedvetenhet hos beställaren

8 Förenklad hantering •Alla inköp görs via EN kanal •Gemensamma standardiserade processer med bra IT-stöd från beställning till betalning •Beställningen attesteras •Automatisk matchning

9 Förbättrad kvalitet och service •Ökad intern styrning och kontroll •Minskar felhantering •Miljövinster

10 Målbild – vad vi vill uppnå och vad förändringen innebär

11 Sid 11 Vad innebär det konkret? •Strategi och styrning •Inköpsprocessen •Organisation •IT-stöd •Samarbete med varu- och tjänsteleverantörer

12 Sid 12 Utgå från beställaren! Mål: Enkelt att beställa rätt. Produkten i fokus, inte avtalet.

13 Sid 13 Alla beställningar görs med IT-stöd och kan följas upp Mål: Det blir enklare att göra rätt. Möjliggöra uppföljning. Enklare hantering. Godkänna beställning i IT-stöd Uppföljning av inköp Arbetsflöde

14 Tillvägagångssätt – så här ska vi göra

15 Sid 15 Ett förändringsarbete i flera dimensioner

16 Sid 16 Förändringsprocessen

17 Förändringsprocessen, nedbruten

18 Sid 18 Förändringsprocessen – fas 1-3

19 Sid 19 Förändringsprocessen – fas 4-6

20 Stödpaket •Stödpaket – för att minska resursförbrukning på myndigheten •Lättare att samarbeta med andra myndigheter •Återanvända och sprida erfarenheter •Beskrivning av förändringsarbetet och hur genomförandet går till •Exempel, tips och verktyg

21 Sid 21 Genomförande av förändringar Nuläge Nyläge Åtgärder effekt tid ”Är””Borde”

22 Tidplan – när ska vi sätta igång och när behöver vi vara färdiga?

23 Sid 23 När ska vi börja? ESV Upphandla Utveckla stödpaket Kunskapsdelning Införa etapp 1 Införa etapp 2 Införa etapp 3 Förvalta & vidareutveckla Egna initiativ

24 Framgångsfaktorer – så lyckas vi

25 Sid 25 Förutsättningar för att lyckas •Ledningens stöd och nyckelpersoner •Se över processen – fokusera på målen •Samordning externt internt och externt •Kommunikation/information

26 Övriga förutsättningar för att lyckas •Gemensamma standarder – Sveorder och övriga format inom SFTI •Statliga ramavtal för IT-stöd för e-handel •Uppföljning

27 Sid 27 Avslutning •Sätt av resurser •Utse ansvar •Samla berörda •Påbörja arbetet

28 Bakgrundsinformation För dig som vill veta mer

29 Sid 29 Fördjupning – e-handel •Handbok från ESV och SKL: • E-handel - Redovisning och juridik ESV 2006:19 Kan beställas via •Rapporter från ESV: •Statusrapport Införande av e-beställningar i staten ESV 2009:34 •Slutrapport Förslag till införande av e-beställningar i staten ESV 2008:20 •Delrapport Förslag till införande av e-beställningar i staten ESV 2008:14

30 Sid 30 Fördjupning – generell verksamhetsutveckling •Ramverk för programstyrning vid IT-baserad verksamhetsutveckling ESV 2008:11 •Hitta potentialen VERVAV 2007:1 •Räkna på lönsamheten ESV 2004:24 ESV 2005:13 Samtliga finns tillgängliga via

31 Kompletterande info: Systemstöd, beställningar, produktkataloger, standarder m.m

32 Sid 32 Organisation, process, användning och befintliga systemstöd Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Beställa Leverans- & fakturahantering Upphandlingssystem E-handelssystem EFH-system Ofta Många Ibland Några Sällan Få Organisation Användare Process & ansvar Systemstöd

33 Sid 33 Beställningar •Med beställning avses en begäran om leverans av en vara eller tjänst. •Beställningsprocessen är den del i inköpsprocessen som följer efter en upphandling, dvs. när ett kontrakt tilldelats en given leverantör. •Beställningar kan förekomma efter alla olika former av upphandlingsförfaranden enligt lagen (2007: 1091) om offentlig upphandling (LOU) Fi2007/9783 (delvis)

34 Sid 34 Tillgång både till eget och gemensamt utbud Gemensamma Ramavtal Gemensam marknadsplats A:s Ramavtal B:s Ramavtal C:s Ramavtal D:s Ramavtal E:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal A:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal C:s Ramavtal Gemensamma Ramavtal B:s Ramavtal E-handelstjänst X Mål: Stöd för samordnad hantering av statliga ramavtal. En ASP-tjänst, men ingen marknadsplats. A:s instansC:s instans B:s instans

35 Sid 35 Produktkatalog från leverantör till beställare Gemensamma Ramavtal B:s Ramavtal B:s instans SIS ramavtalsansvarigLeverantörerBeställare 1 2 3

36 Sid 36 Kravställning via gemensamma standarder Undantagsfall Bilaterala överenskommelser Gemensam bas som stödjs av alla Sveorder SFTISFTI

37 Sid 37 Beställningar hanteras på flera sätt •Beställning från produktkatalog •Fritextbeställning •Beställning via webbhandel •Periodsk fakturering •Beställning utan IT-stöd Mål: Effektivisera hantering, anpassat för olika typer av varor och tjänster.

38 Sid 38 Flera gränssnitt mot våra leverantörer, men utan krav på EDI Mål: Öka flöden utifrån varierande förutsättningar. Inte skena kostnader. Enhetliga standarder via SFTI. Avancerade e-beställningar Produktkatalog i Excel Leverantörs- portal Enkla e-beställningar Mail- beställning

39 Sid 39 Förenkla fakturahantering med matchning (rad/total) Mål: Effektivisera hantering av fakturor. God intern styrning och kontroll. Automatisera om möjligt. Inleverans Beställning Faktura

40 Övergripande målbild ur ett processperspektiv •Se vidare: •ESV förstudie 2008:14 bilaga 1B •ESV förfrågningsunderlag e-handelstjänst Sid 40

41 Stöd i förändringsarbetet

42 Stöd under förändringsarbetet •ESV kommer att arbeta med stöd på flera sätt under förändringsarbetet: •www.esv.se/e-handelwww.esv.se/e-handel •Kunskapsdelning •Stödpaket e-beställningar •Informationsdagar •Nyhetsbrev •Externa föredrag •Utbildning •Samordna kontakter med statens leverantörer •Upphandling och förvaltning av statliga ramavtal för e- handelstjänst •Uppföljning av införandet •Föreskrifter och allmänna råd •Utveckling, förvaltning och stöd kring e- handelsstandarder •Bevaka internationella utvecklingstrender

43 Struktur stödpaket Nivå 1 Nivå 2

44 Struktur stödpaket: nivå 1 Stående rubriker nivå 1: •Syfte •Mål •Deltagare

45 Struktur stödpaket: nivå 2 Stående rubriker nivå 2: •Resultat •Arbetsgång •Fördjupning

46 Struktur stödpaket: verktyg Stående rubriker verktyg: •Verktyg (bl.a. mallar) •Exempel •Relaterad information

47 Sid 47 Välkomna med frågor och synpunkter! Myndigheterwww.esv.se/e-handelwww.esv.se/e-handel SFTIwww.sfti.sewww.sfti.se Svefaktura & Sveorderwww.svefaktura.sewww.svefaktura.se Näringslivwww.e-fakturera.nuwww.e-fakturera.nu Frågor till Frågor till


Ladda ner ppt "Sid 1 Presentationspaket för statliga myndigheter Juni 2010 Ekonomistyrningsverket Effektivisering av inköp i staten: e-beställningar."

Liknande presentationer


Google-annonser