Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Innan du börjar Utbildningen för klubbsekreterare 1 Den här presentationen bör ses som PowerPoint- bildspel. För att visa som bildspel: 1. Klicka på ‘Bildspel’

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Innan du börjar Utbildningen för klubbsekreterare 1 Den här presentationen bör ses som PowerPoint- bildspel. För att visa som bildspel: 1. Klicka på ‘Bildspel’"— Presentationens avskrift:

1 Innan du börjar Utbildningen för klubbsekreterare 1 Den här presentationen bör ses som PowerPoint- bildspel. För att visa som bildspel: 1. Klicka på ‘Bildspel’ på menyn högst uppe på skärmen. 2. Välj ‘Från början’

2 Innan du börjar Den här kursen är uppdelad i fem avsnitt som kan genomföras under en session på 30 – 45 minuter eller under loppet av flera sessioner. Utbildningen för klubbsekreterare 2 För mer hjälp, kontakta klubbens IT-ordförande eller Lions utbildningscenter på: Välkommen till utbildningen för klubbtjänstemän

3 Arbetsbok Klicka här om du vill få tillgång till och skriva ut arbetsboken innan du fortsätter.här Utbildningen för klubbsekreterare 3 Den här kursen består även av en tillhörande arbetsbok för att ge dig en bättre inlärningsupplevelse. Arbetsboken är uppdelad i avsnitt, på samma sätt som i presentationen, vilket ger dig möjlighet att göra anteckningar och få mer information som komplettering till det som tas upp onlineutbildningen.

4 Arbetsbok Utbildningen för klubbsekreterare 4 Klubbsekreterares ansvarsområden kan variera beroende på regionala rutiner och etablerade klubbprocedurer. Notera:

5 Navigering Utbildningen för klubbsekreterare 5 Du kan navigera till olika avsnitt i kursen när vissa ikoner visas. Alla bilder körs i ett tidsbundet program. När en bild är genomförd visar en pil i nedre högra hörnet att du kan klicka vidare till nästa bild när du är klar. är en länk till en resurs på LCI:s webbplats eller en publikation. När du klickar på ikonen, länkas du till resursen. Det finns även länkar i utbildningens resursavsnitt. Klicka på för att komma tillbaka till bilden Innehåll om du vill göra om eller hoppa till ett visst avsnitt.

6 Välkommen Du har blivit vald till klubbsekreterare Utbildningen för klubbsekreterare 6

7 Mål Den här kursen ger dig den grundläggande information och de resurser som du behöver för att förbereda dig på din nya post. När du genomfört den här kursen kommer du att:  Känna till syftet med en lionklubb och dess position inom Lions Clubs Internationals struktur  Kunna sammanfatta klubbsekreterarens ansvarsområden  Kunna ta fram ytterligare resurser vid behov Utbildningen för klubbsekreterare 7

8 Innehåll Klicka på länkarna nedan för att navigera till ett visst avsnitt, eller klicka på pilen för att fortsätta till Avsnitt 1. Avsnitt 1: InledningInledning Avsnitt 2: Klubbens ledarteamKlubbens ledarteam Avsnitt 3: Klubbsekreterarens ansvarsområdenKlubbsekreterarens ansvarsområden Avsnitt 4: Planera ditt ämbetsårPlanera ditt ämbetsår Avsnitt 5: ResurserResurser Utbildningen för klubbsekreterare 8

9 Inledning 9 Välkommen till avsnitt 1: Inledning Utbildningen för klubbsekreterare Gå till sidan 1 i arbetsboken.

10 Inledning 10 Som sekreterare är du en viktig del i ledarteamet och fungerar som klubbpresidentens stöd när han eller hon leder klubben i serviceaktiviteter för att stödja det lokala samhället och närliggande områden. Men det är också viktigt att komma ihåg att du är del av något mycket större. Utbildningen för klubbsekreterare

11 Lions Clubs Internationals struktur 1 1 Klubb Utbildningen för klubbsekreterare 11 Lions Clubs International består av ett stort nätverk av lionmedlemmar, med klubbarna i centrum. Den här strukturen underlättar kommunikation och främjar service på lokal, regional och global nivå.

12 Lions Clubs Internationals struktur 1 1 Klubb Utbildningen för klubbsekreterare 12 Nästa bild hjälper dig att gå igenom sidan 1 i arbetsboken. Ta dig tid att genomföra det här avsnittet.

13 Lions Clubs Internationals struktur Konstitutionellt område Multipeldistrikt Distrikt Region* Zon Klubb En klubb består av minst 20 medlemmar En zon består av 4 – 8 klubbar En region består av 10 – 16 klubbar * Ett distrikt består av minst 35 klubbar med aktiva medlemmar Flera distrikt i ett givet geografiskt område utgör ett multipeldistrikt Alla lionklubbar finns i ett av sju konstitutionella områden, som representeras av minst en internationell direktor *valfritt Utbildningen för klubbsekreterare 13

14 Lions Clubs Internationals struktur Konstitutionellt område Multipeldistrikt Distrikt Region* Zon Klubb Utbildningen för klubbsekreterare 14 De enskilda klubbarna och dess medlemmar är kärnan i vår organisation. Utan deras engagemang för lokala hjälpinsatser skulle vi inte ha möjlighet att upprätthålla vårt arv av global service.

15 Utbildningen för klubbsekreterare 15 Som klubb i vår stora internationella organisation är ert mål: Att göra det möjligt för de frivilliga att tillhandahålla service i samhället, tillgodose humanitära behov samt främja fred och internationell förståelse genom Lions klubbar.

16 Lionklubbarnas syfte För att förverkliga vårt mål måste våra klubbar tjäna många syften. Utbildningen för klubbsekreterare 16 Låt oss ta en snabb titt på Stadgar och arbetsordning för lionklubb och se om du känner till en lionklubbs alla syften.

17 Lionklubbarnas syfte Utbildningen för klubbsekreterare 17 Du får se en serie påståenden. Välj ”Ja” om påståendet stämmer med en lionklubbs syften eller ”Nej” om det inte är en lionklubbs syfte.

18 Lionklubbarnas syfte Syftet med en lionklubb är… Att förena medlemmarna med band av vänskap, gott kamratskap och ömsesidig förståelse. JA NEJ JA Det här är ett av lionklubbarnas syften JA Det här är ett av lionklubbarnas syften Utbildningen för klubbsekreterare 18 Här är första påståendet. Klicka antingen på JA eller NEJ

19 Lionklubbarnas syfte Syftet med en lionklubb är… Att uppmuntra duglighet och ansvarskänsla i både affärs- och yrkesliv utan egen ekonomisk vinning. JA NEJ JA Det här är ett av lionklubbarnas syften JA Det här är ett av lionklubbarnas syften Utbildningen för klubbsekreterare 19 Här är nästa påstående. Klicka antingen på JA eller NEJ

20 Lionklubbarnas syfte Syftet med en lionklubb är… Att genom aktiva insatser inom olika områden bidra till samhällets välfärd. JA NEJ JA Det här är ett av lionklubbarnas syften JA Det här är ett av lionklubbarnas syften Utbildningen för klubbsekreterare 20 Klicka antingen på JA eller NEJ Är du redo för ett till?

21 Lionklubbarnas syfte Vilket av följande påståenden är INTE en lionklubbs syfte? Utbildningen för klubbsekreterare 21 Klicka på ditt svar. Att befrämja god samhällsanda bland alla medborgare. Att utgöra ett forum där frågor av allmänt intresse må fritt och allsidigt dryftas… Att skapa och upprätthålla en anda av samförstånd mellan jordens folk. Att främja politiska ledare som stödjer lionklubbarnas uppgift. Okej, de här var ganska lätta. Nu tar vi ett som är lite svårare. Du kan läsa alla syften i Artikel II i Stadgar för lionklubb Att främja politiska ledare som stödjer lionklubbarnas uppgift.

22 Lionklubbarnas syfte Utbildningen för klubbsekreterare 22 Hur kan du hjälpa till att främja lionklubbarnas mål och syfte? Skriv ditt svar på sidan 2 i din arbetsbok.

23 Utbildningen för klubbsekreterare 23 Välkommen till avsnitt 2 : Klubbens ledarteam Gå till sidan 3 i arbetsboken.

24 Utbildningen för klubbsekreterare 24 Alla lionklubbar består av ett ledarteam som stödjer klubbens aktiviteter. Nästa bild hjälper dig att fylla i klubbens organisationsschema på sidan 3 i arbetsboken.

25 Klubbens ledarteam Låt oss nu titta på klubbens organisationsschema. Utbildningen för klubbsekreterare 25 Första VP Club Members Board of Directors President SekreterareKassör Andra VP Närmast föregående president Klubbmedlemmar Styrelse President

26 Klubbens ledarteam Som sekreterare är du klubbens verksamhetschef.  Du är kontaktpersonen mellan klubben och distriktet samt vår organisation  Du står under överinseende av presidenten och klubbstyrelsen Utbildningen för klubbsekreterare 26 Första VP Club Members Board of Directors President SekreterareKassör Andra VP Närmast föregående president Klubbmedlemmar Styrelse President

27 Klubbens ledarteam Styrelsen består av:  President  Närmast föregående president  Vicepresidenter  Sekreterare  Kassör  Klubbmästare (Inte obligatorisk)  Tail Twister (Inte obligatorisk)  Medlemsordförande  Andra valda styrelsemedlemmar Utbildningen för klubbsekreterare 27 En beskrivning av alla roller finns på sidan 7 i Handboken för klubbtjänstemän.

28 Klubbens ledarteam Låt oss nu ta en snabb titt på era gemensamma ansvarsområden. Granska och bereda alla nya ärenden och intentioner inom klubben innan de framläggs för godkännande av klubbmedlemmarna. Låta granska klubbens bokföring, konton och verksamhet varje år. Hänskjuta alla frågor som rör nya affärer och ny policy inom klubben till respektive ständiga och särskilda klubbkommittéer för studium och rekommendation. Upprätthålla minst två (2) separata kassor, som styrs av allmänt accepterade bokföringsprinciper. På rekommendation av finanskommittén utse en eller flera banker, där klubbens medel skall sättas in. Ha befogenhet att modifiera åtgärder vidtagna av en klubbtjänsteman. Godkänna alla utgifter och får inte sätta klubben i skuld. Inte godkänna utbetalningar för administrativa ändamål från nettobehållningen av projekt och aktiviteter, där medlen samlats in från allmänheten. Godkänna den säkerhet som klubbens tjänstemän skall ställa. Utbildningen för klubbsekreterare 28 Klicka en gång på pusslet för att se era gemensamma ansvarsområden. Tillsammans ska styrelsen…

29 Klubbens ledarteam Vad kan du som klubbsekreterare göra för att hjälpa klubbens ledarteam att samarbeta på ett bra sätt? Utbildningen för klubbsekreterare 29 Ange ditt svar på sidan 4 i din arbetsbok.

30 Utveckla ledarskapsfärdigheter Ytterligare resurser Fundera på att delta i följande onlinekurser:  Introduktion till Lions ledarskap  Att lyssna effektivt  Effektiva team Mer information om Lions utbildningscenter finns här. Utbildningen för klubbsekreterare 30 Lions utbildningscenter erbjuder gratis onlinekurser för att hjälpa medlemmarna med ledarutveckling.

31 Utbildningen för klubbsekreterare 31 Välkommen till avsnitt 3: Klubbsekreterarens ansvarsområden Gå till sidan 5 i arbetsboken.

32 Klubbsekreterarens ansvarsområden Som klubbens verksamhetschef och styrelsemedlem har du följande viktiga ansvarsområden …  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare 32

33  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Klubbsekreterarens ansvarsområden  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Utbildningen för klubbsekreterare 33 Hur många möten behöver du delta i?

34 Klubbsekreterarens ansvarsområden Följande schema är vanligt: Typ av möten Varje år Möte för att överlämna ansvaret till nya klubbtjänstemän Årsfest Vid behov Extra styrelsemöten (när tre eller fler styrelsemedlemmar så begär) Extra klubbmöte (ska begäras 10 dagar i förväg) Varje månad Ordinarie styrelsemöten Ordinarie klubbmöte Utbildningen för klubbsekreterare 34

35  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Klubbsekreterarens ansvarsområden En stor del av ditt ansvar är kopplat till att anordna möten. Utbildningen för klubbsekreterare 35  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Låt oss ta en närmare titt.

36 Klubbsekreterarens ansvarsområden Dina mötesuppgifter består av tre 3 steg. 1.Före mötet 2.Under mötet 3.Efter mötet Utbildningen för klubbsekreterare 36 Ta dig tid att besvara frågorna på sidorna i arbetsboken.

37 Klubbsekreterarens ansvarsområden  Ge medlemmarna förhandsinformation om mötesdatum och tider  Skapa en dagordning för mötet tillsammans med presidenten  Samla ihop eventuell korrespondens att dela ut till lämpliga ordförande eller medlemmar  Förbered, vid behov, utmärkelser eller foldrar till nya medlemmar  Förbered en medlemslista för närvarokontroll Utbildningen för klubbsekreterare 37 Steg 1 – Före mötet

38 Klubbsekreterarens ansvarsområden  Ta närvaro  För mötesprotokoll  Dokumentera gästtalare, lionmedlemmar som är på besök och besökare som inte är lionmedlemmar  Samla in och registrera medlemsavgifterna och ge medlemmarna kvitton  Samla aktivitetsinformation från kommittéordförande  Be nya medlemmar fylla i lämpliga formulär Utbildningen för klubbsekreterare 38 Steg 2 – Under mötet

39 Klubbsekreterarens ansvarsområden  Notera närvaron  Notera utdelade utmärkelser  Kontrollräkna insamlade medel och notera betalade avgifter  Sätt in eller överlämna insamlade pengar till kassören och spara ett kvitto  Arkivera/dela ut mötesprotokollet när de är justerat  Följ upp eventuella ouppklarade ärenden från mötet Utbildningen för klubbsekreterare 39 Steg 3 – Efter mötet

40 Klubbsekreterarens ansvarsområden Sekreteraren har också ansvar för att förbereda styrelsemöten. Se sidan 6 i arbetsboken för mer information. Kom ihåg att klubbsekreterares ansvarsområden kan variera beroende på regionala rutiner och etablerade klubbprocedurer. Anpassa förslagen i den här kursen till er klubbs behov. Utbildningen för klubbsekreterare 40

41  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Klubbsekreterarens ansvarsområden Nu ska vi ta en titt på hur man för mötesprotokoll. Utbildningen för klubbsekreterare 41  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen

42 Klubbsekreterarens ansvarsområden Prata med avgående sekreterare om hur protokollen brukar se ut. Utbildningen för klubbsekreterare 42 Typ av möte (ordinarie, extra eller styrelsemöte) Datum och plats för mötet Namn på person som leder mötet Beslut om godkännande av tidigare mötesprotokoll Alla förslag, ansvarig och om förslagen godkändes eller inte Alla protokollpunkter och överklaganden och om de godkändes eller inte Tidpunkt för utlysande av möte och när mötet slutade Normalt tar protokollen upp…

43 Klubbsekreterarens ansvarsområden Protokoll ska registrera vad klubben gör, inte vad medlemmar säger. Utbildningen för klubbsekreterare 43 Av den andledningen är debatter informella och nedtecknas inte. Mer information finns på sidan 7 i arbetsboken. Korrekt terminologi är viktigt och ska användas.

44  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Klubbsekreterarens ansvarsområden Nu ska vi titta på hur man uppdaterar klubbregistret. Utbildningen för klubbsekreterare 44  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen

45  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Klubbsekreterarens ansvarsområden Utbildningen för klubbsekreterare 45 Klubbens arkiv ska innehålla: När lionklubben chartrades Stadgar och arbetsordning Klubbhistorik Protokoll från alla klubb- och styrelsemöten Årsrapport över klubbtjänstemän och kommittéer Aktivitetsrapporter Register över klubbmedlemmar Om klubben inte har ett system för att underhålla registren, såsom närvaro och avgiftsbetalningar, starta ett nu. Besvara frågan på sidan 8 i arbetsboken.

46  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Klubbsekreterarens ansvarsområden Nu ska vi titta på hur man sköter klubbens korrespondens. Utbildningen för klubbsekreterare 46  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen

47 Klubbsekreterarens ansvarsområden Utbildningen för klubbsekreterare 47 Klubbsekreteraren får mycket information, från LCI och andra, gällande utbildning, evenemang och möten. Korrespondens kan komma elektroniskt eller per post och gälla presidenten, kassören, kommitté- och/eller projektordförande. Det är viktigt att all korrespondens öppnas, läses och delas ut så snart som möjligt. Gör anteckningar på sidan 9 i din arbetsbok.

48 Klubbsekreterarens ansvarsområden Utbildningen för klubbsekreterare 48 Vi rekommenderar att klubbsekreteraren och presidenten träffas i början av ämbetsperioden och diskuterar hur korrespondens ska besvaras, sparas och rapporteras. I en del klubbar har sekreteraren ansvar för klubbens nyhetsbrev och är viktig för klubbens PR. Om du inte har ansvar för dessa uppgifter är det viktigt att du har en nära kontakt med dem som har det. Det säkerställer att alla viktiga klubbnyheter publiceras.

49  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen Klubbsekreterarens ansvarsområden Fylla i och skicka in klubbrapporter är en annan viktig uppgift för klubbens sekreterare. Utbildningen för klubbsekreterare 49  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen

50 Klubbsekreterarens ansvarsområden Det är viktigt att skicka in korrekta rapporter i rätt tid eftersom klubben strävar efter att få klubbens excellensutmärkelse. Utbildningen för klubbsekreterare 50 En del av de rapporter och formulär som du kommer att ha ansvar för är: Månatlig medlemsrapport Månatlig serviceaktivitetsrapport Inrapportering av klubbtjänstemän Beställning av klubbrekvisita

51 Klubbsekreterarens ansvarsområden MyLCI är den webbplats som används för rapportering av många lionklubbar runtom i världen. Den nås via LCI:s webbplats och alla nödvändiga formulär skickas in här.* Utbildningen för klubbsekreterare 51 *Inte alla distrikt använder MyLCI. Om inte ert gör det, kontrollera med avgående sekreteraren hur er klubb gör rapporteringen.

52 Klubbsekreterarens ansvarsområden Utbildningen för klubbsekreterare 52 Det finns många fördelar med att använda MyLCI. Du kan: Inrapportera tjänstemän och skicka in den månatliga medlemsrapporten Visa, uppdatera och ladda ner medlemsinformation samt skriva ut medlemskort Registrera klubbens serviceaktiviteter varje månad Ta del av framgångsrika serviceaktiviteter som andra klubbar har lagt ut Gör anteckningar på sidan 9 i din arbetsbok.

53 Klubbsekreterarens ansvarsområden Utbildningen för klubbsekreterare 53 När nya klubbtjänstemän är rapporterade till LCI:s huvudkontor skickas e-post med information om hur man får tillgång till systemet och väljer ett lösenord. I den resursavsnittet för den här kursen finner du länkar till videoinstruktioner och Vanliga frågor om MyLCI. Mer information om att skicka in rapporter kan också hittas i Handboken för klubbtjänstemän.

54 Klubbsekreterarens ansvarsområden Det är ett stort ansvar. Låt oss ta en snabb återblick över vad som behandlats hittills. Utbildningen för klubbsekreterare 54 Wow!

55 Klubbsekreterarens ansvarsområden Fråga 1 Utbildningen för klubbsekreterare 55 Du kan hitta stöd för svaren i avsnitt 3 i arbetsboken. a) Typ av möte som hölls b) Datum och plats för mötet c) Vem som sa vad på mötet d) Tid då mötet utlystes Klubbprotokoll innehåller vanligtvis all nedanstående information, förutom Klicka på ditt svar Diskussioner rapporteras inte, man rapporterar endast vilka medlemmar som väckte ett förslag eller stödde ett.

56 Klubbsekreterarens ansvarsområden Fråga 2 Utbildningen för klubbsekreterare 56 Det rapporteras som ”avslaget”. Du kan hitta stöd för svaren i avsnitt 3 i arbetsboken. Klicka på ditt svar Om ett förslag inte får tillräckligt med röster, rapporteras det som misslyckat. SANT FALSKT

57 Klubbsekreterarens ansvarsområden Fråga 3 Här är sista frågan. Utbildningen för klubbsekreterare 57 a) Beställa klubbrekvisita b) Schemalägga möten c) Läsa och dela ut klubbens korrespondens d) Underhålla klubbfiler Klubbsekreterare har ansvar för allt nedanstående, förutom? Klicka på ditt svar Klubbens president har ansvar för att schemalägga möten men klubbsekreteraren har ansvar för att kalla mötesdeltagarna. Du kan hitta stöd för svaren i avsnitt 3 i arbetsboken.

58 Klubbsekreterarens ansvarsområden Sista ämnet som kommer behandlas under ansvarsområden är dina åtaganden utanför den egna klubben. Utbildningen för klubbsekreterare 58  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen  Delta i alla klubb- och styrelsemöten  Organisera klubb- och styrelsemöten  Föra mötesprotokoll  Uppdatera klubbregistret  Ta emot och besvara klubbens korrespondens  Fylla i och skicka in alla klubbrapporter till LCI  Samarbeta som aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i zonen

59 Klubbsekreterarens ansvarsområden Sista ämnet som kommer behandlas under ansvarsområden är dina åtaganden utanför den egna klubben. DG:s rådgivande kommitté Distriktsguvernörens rådgivande kommitté Distriktsguvernörens rådgivande kommitté består av zonordförande klubbpresidenter och klubbsekreterare inom zonen Kommittén informerar ordföranden om ärenden i zonen och gör rekommendationer i ärenden som påverkar alla klubbar i distriktet. Zonordföranden vidarebefordrar sedan rekommendationerna till distriktsguvernören och till distriktsrådet. Utbildningen för klubbsekreterare 59 Besvara frågorna på sidan 10 i arbetsboken.

60 Klubbsekreterarens ansvarsområden DG:s rådgivande kommitté Som medlem av distriktsguvernörens rådgivande kommitté förväntas du att…  Samarbeta med zonordföranden för att säkerställa att alla klubbar i zonen drivs effektivt och följer organisationens stadgar och arbetsordning  Uppmuntra deltagande i distriktsmöten, riksmöten och internationella kongresser  Främja deltagande i charterfester  Diskutera olika sätt att hjälpa klubbar som behöver hjälp med medlemstillväxt eller ledarutveckling  Uppmuntra olika arrangemang och evenemang i klubbarna, till exempel möten mellan klubbar, installation av klubbtjänstemän, intagning av nya medlemmar eller ceremonier som hedrar mottagare av nyckelutmärkelser Utbildningen för klubbsekreterare 60

61 Klubbsekreterarens ansvarsområden Du kan också bli tillfrågad att…  Hjälpa till att sammanställa rapporter inför rådgivande kommitténs möte.  Hjälpa till med förberedelser om klubben har utsetts att stå som värd för ett zonmöte. Utbildningen för klubbsekreterare 61 DG:s rådgivande kommitté

62 Klubbsekreterarens ansvarsområden Fördelar Rådgivande kommittén förväntas ha möte minst tre gånger per år. Att delta i möten … Ger dig möjlighet att utbyta idéer om program, projekt, insamlings- och medlemsfrågor Erbjuder ett forum för att etablera samarbetsrelationer mellan klubbar Ger dig möjlighet att träffa andra lionmedlemmar i området Utbildningen för klubbsekreterare 62 Besvara frågorna på sidan 10 i arbetsboken.

63 Klubbsekreterarens ansvarsområden Ytterligare resurser Fundera på att delta i följande onlinekurser:  PR  Tala offentligt  Mötesledning Mer information om Lions utbildningscenter finns här. Utbildningen för klubbsekreterare 63 Lions utbildningscenter erbjuder gratis onlinekurser för att hjälpa medlemmarna med ledarutveckling.

64 Utbildningen för klubbsekreterare 64 Välkommen till avsnitt 4: Planera ditt ämbetsår Gå till sidan 11 i arbetsboken.

65 Planera ditt ämbetsår Målet med det här avsnittet är att ge dig vägledning för att strukturera din ämbetsperiod som klubbsekreterare. Vi kommer at…  Finna sätt på vilka du kan förbereda dig inför din nya roll och dina nya ansvarsområden  Beskriva fortlöpande uppgifter som du måste utföra under perioden  Ta upp saker att beakta när klubben lämnar över till nästa ledarteam Utbildningen för klubbsekreterare 65

66 Planera ditt ämbetsår Gå igenom sidorna i arbetsboken för att ta del av dina ansvarsområden under ämbetsperioden. Utbildningen för klubbsekreterare 66

67 Planera ditt ämbetsår Innan du officiellt intar din post finns det flera steg du kan ta för att bli bättre förberedd. Förberedelser inför din ämbetsperiod  Delta i utbildningen för klubbtjänstemän  Träffa nuvarande sekreterare och gå igenom eventuella pågående ärenden  Om du använder MyLCI för rapportering, skapa ett eget konto och gå igenom utbildningsmaterialet  Kontrollera att informationen om tjänstemän och medlemmar är korrekt på klubbens medlemslista, på MD/distriktsnivå samt hos LCI  Samarbeta med klubbpresidenten och kassören avseende den årliga budgeten och hjälp till att inrätta kommittéer Utbildningen för klubbsekreterare 67

68 Planera ditt ämbetsår Varje månad ska du: Varje månad  Delta i klubb- och styrelsemöten  Skicka in månatliga medlemsrapporter  Skicka in aktivitetsrapporten  Uppdatera medlemsregistret  Samla in och lämna över pengar till klubbkassören och få kvitto  Besvara/skicka ut brev eller korrespondens Utbildningen för klubbsekreterare 68

69 Planera ditt ämbetsår Varje kvartal ska du: Varje kvartal  Delta i zonmöte tillsammans med klubbpresidenten  Rapportera till presidenten och styrelsen om det finns förfallna skulder och åtgärder som vidtagits för att samla in avgifter Utbildningen för klubbsekreterare 69

70 Planera ditt ämbetsår Två gånger om året ska du: Två gånger om året  Jämföra klubbens medlemslista med listan över halvårsvisa medlemsavgifter som skickas från LCI till klubbens kassör  Samarbeta med klubbkassören för att skicka ut halvårsvisa uppgifter till varje medlem om vederbörandes avgifter och övriga ekonomiska förpliktelser gentemot klubben. (er klubb kan välja att göra detta varje kvartal eller en gång om året) Utbildningen för klubbsekreterare 70

71 Planera ditt ämbetsår Vid behov ska du: Vid behov  Gå igenom ifyllda ansökningar från nya medlemmar och lägga in dem i klubbregistret  Skicka in information om nya medlemmar till LCI  Beställa klubbrekvisita och utmärkelser genom LCI eller lokal leverantör Utbildningen för klubbsekreterare 71

72 Planera ditt ämbetsår Efter det årliga valet ska du: Valtider  Skicka in Inrapportering av klubbtjänstemän (PU-101)  Ta emot och dela ut information om riks/distriktsmöten och internationella kongresser  Ansöka om medlemsutmärkelser från LCI och distriktet Utbildningen för klubbsekreterare 72

73 Planera ditt ämbetsår Du har fortfarande en viktig roll i klubbens framtida framgångar och det är viktigt att du förbereder dig på att effektivt överlämna ansvaret till nästa års klubbtjänstemän. Utbildningen för klubbsekreterare 73 Slutet av ämbetsåret Du har nått slutet av ditt ämbetsår som klubbsekreterare.  Kontrollera uppgifter för utmärkelser för 100 % närvaro och ‘antal medlemsår’  Upprätta ett nytt närvaroformulär för det kommande året  Förbered en årsrapport över aktiviteter, donationer, timmar osv., för årsslutsbankett eller möte  Kontrollera att alla klubbfiler är uppdaterade och redo att överlämnas till inkommande klubbsekreterare  Möte med inkommande klubbsekreterare och genomgång av uppgifter och pågående ärenden.

74 Planera ditt ämbetsår Vilka mål hoppas du nå under din ämbetsperiod som klubbsekreterare? Lista dessa på sidan 13 i arbetsboken. Utbildningen för klubbsekreterare 74

75 Planera ditt ämbetsår Innan vi avslutar… Ytterligare resurser Fundera på att delta i följande onlinekurser:  Skriva en personlig målbeskrivning  Målsättning  Hantera förändring Mer information om Lions utbildningscenter finns här. Utbildningen för klubbsekreterare 75 Lions utbildningscenter erbjuder gratis onlinekurser för att hjälpa medlemmarna med ledarutveckling.

76 Utbildningen för klubbsekreterare 76 Välkommen till avsnitt 5: Resurser Gå till sidan 14 i arbetsboken.

77 Utbildningen för klubbsekreterare 77 Det är mycket du måste komma ihåg när du inleder din ämbetsperiod som klubbsekreterare. När som helst kan du gå igenom hela den här presentationen eller återvända till ett visst avsnitt.

78 Resurser Du kan lära dig mer och få ytterligare information genom att bekanta dig med dokument och utbildningsmaterial på följande webbsidor på LCI:s webbplats. Webbsidor: MyLCI Information för klubbtjänstemän Ledarskapsresurscenter Lions utbildningscenter Lions Clubs medlemsresurser Leda en klubb Utbildningen för klubbsekreterare 78

79 Resurser Utbildningen för klubbsekreterare 79 Publikationer: Stadgar och arbetsordning LA-1 – Internationellt LA-2 – Klubb LA-4 – Distrikt Handbok för klubbtjänstemän Konsten att ge erkänsla MyLCI videoinstruktioner: Introduktion till MyLCI Använda webbplatsen MyLCI

80 Utbildningen för klubbsekreterare 80 Har vi uppfyllt våra mål? I den här kursen har vi: Gått igenom syftet med klubben och den viktiga position som klubben har i Lions Clubs Internationals struktur Sammanfattat de många ansvarsområden du har som klubbsekreterare Tillhandahållit länkar till användbara resurser

81 Grattis till att ha genomfört första delen av utbildningen för klubbsekreterare. Utbildningen för klubbsekreterare 81 Ditt nästa steg blir att genomföra utbildningen för klubbsekreterare på distriktsnivå. Under den utbildningen kommer du att få mer information och få möjlighet att diskutera samarbetet mellan klubbtjänstemän, sätta upp mål och skapa handlingsplaner.

82 Tack för att du har deltagit! Om du har frågor kontaktar du: Utbildningen för klubbsekreterare 82


Ladda ner ppt "Innan du börjar Utbildningen för klubbsekreterare 1 Den här presentationen bör ses som PowerPoint- bildspel. För att visa som bildspel: 1. Klicka på ‘Bildspel’"

Liknande presentationer


Google-annonser