Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf."— Presentationens avskrift:

1 Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system Projektledare

2 Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

3 Bakgrund Bättre affärer (mer värde för pengarna!) Mer tid åt kärnverksamheten Ökad kvalitet Miljövinster Omvärldstryck Bakgrund

4 Vi köper tjänsten av: som ägs av Proceedo är en s k ASP: Application Service Provider De sköter hårdvara, mjukvara, teknisk drift o underhåll, vidareutveckling/uppgraderingar (2 ggr per år) Skanning av pappersfakturor sköts av: Pappersfakturorna långtidsarkiveras på: Bakgrund

5 Andra Proceedokunder: Mölndals Stad Norska Forsvaret Bakgrund

6 Lunds universitets inköp leverantörer 1,5 miljarder kronor Låg avtalstrohet 400 ramavtal fakturor (exklusive privatpersoner) Bakgrund

7 Antal fakturor per leverantör 2005 Andel leverantörer som skickade EN faktura år Bakgrund

8 Antal fakturor per leverantör endast de som skickade fler än 4 fakturor leverantörer (tot 8 400) fakturor (tot ) (exklusive privatpersoner) VIA TRAVEL AB6 066 BTI NORDIC AB4 706 VWR INTERNATIONAL AB3 706 TELIA SONERA SVERIGE AB3 131 VODAFONE SVERIGE AB2 853 TNT SVERIGE AB2 706 SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB2 514 DUSTIN AB2 251 REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE2 010 AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB1 936 KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB1 862 ADLIBRIS AB1 569 FRANS SVANSTRÖM & CO AB1 517 INVITROGEN AB1 477 Bakgrund

9 Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

10 Godkännande Leveranskvittens Leverans Order Betalning Ej matchning/ ej order Granskning Attest digital faktura Abonnemangs- avtal pappers- faktura Skanning elektronisk faktura Från behov till betalning! Beho v Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Behov t betalning Elektroniskt inköpElektronisk fakturahantering Matchning mot order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemangs- avtal

11 Beställning Godkännande Order till leverantör Sakattest Utbetalnings- order Ankomst- registrering Definitiv- registrering Betalnings- godkännande Till betalning Gamla flödet - manuell hantering Order till leverantör Order till leverantör Till betalning Beställning o kontering Godkännande Leverans- kvittens Nya flödet -manuellt inköp, elektronisk fakturahantering -elektronisk inköps- och fakturahantering Beställare/granskare Godkännare/attestant Ekonomiadm på inst. Automatiskt steg Behov t betalning Faktura- matchning Faktura- matchning Beställning Godkännande Order till leverantör Till betalning Granskning o kontering Attest

12 Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

13 Hur fungerar Lupin? Processen i Lupin

14 Godkännande Leveranskvittens Leverans Order Betalning Ej matchning/ ej order Granskning Attest digital faktura Abonnemangs- avtal pappers- faktura Skanning elektronisk faktura Från behov till betalning! Beho v Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Elektroniskt inköp Matchning mot order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemangs- avtal Processen i Lupin

15 Beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Processen i Lupin

16 Produktsökning - katalog Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

17 Underlag för beställning Fördefinierade leveransadresser Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

18 Underlag för beställning Lupin föreslår konto Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

19 Godkänna beställning – i Lupin Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

20 ….eller direkt via e-post! Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

21 Order till leverantör/-er Godkänd beställning går automatiskt vidare i Lupin Varje beställning genererar automatiskt en eller flera order till en eller flera leverantörer Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

22 Leveranskvittens Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

23 Godkännande Leveranskvittens Leverans Order Betalning Ej matchning/ ej order Granskning Attest digital faktura Abonnemangs- avtal pappers- faktura Skanning elektronisk faktura Från behov till betalning! Beho v Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Elektronisk fakturahantering Matchning mot order/ leveranskvittens Matchning mot abonnemangs- avtal Processen i Lupin

24 Pappersfakturornas väg innan du ser dem i Lupin Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Postöppning Sortering Skanning Tolkning Validering Överföring  till Lupin (digitala fakturan)  till Svenskt Arkiv för arkivering (pappersfakturan)

25 Fakturahantering och betalning Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och utförd leveranskvittens Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet Order saknas = krävs efterattest Processen i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala

26 Efterattestflöde: Processen i Lupin Granska faktura

27 Processen i Lupin Efterattestflöde: i LupinAttestera faktura

28 Processen i Lupin …eller direkt via e-post

29 Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

30 Inköp – regler Inköp ska ske via ramavtal när sådant finns för önskad vara eller tjänst Om ramavtal ej finns = upphandling <300 tkr Direktupphandling >300 tkr Upphandling => kontakta institutionens inköpssamordnare Regelverk

31 Inköp – vägledning/information Ny hemsida är under utveckling –Info kommer på Lupins välkomstsida! Under tiden: –www.upphandling.lu.se –portal.adm.lu.se Nyhetsbrev – anmäl dig under Inställningar Kort info om inköp/upphandling under Inköp Regelverk

32 Ny delegationsordning för attesträttigheter Prefekten delegerar - får inte delegeras vidare Stående delegation till stf prefekt när prefekten inte är tillgänglig Rätt delegera till biträdande prefekt Delegation till annan kräver godkännande av kanslichef för berört område Annan: Verksamhetsledare med budgetansvar (kst eller aktivitet/-er) Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning (t ex administrativt ansvarig) Ingen anställd får attestera för utgifter som berör personen själv (prefekts egna utlägg ska t ex attesteras på områdesnivån) Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen Kopia på beslut ska skickas till Ekonomienheten Regelverk

33 Ny attesthierarki Beloppsgränser i kombination med kostnadsställe / aktivitet Möjligheter, exempel: Prefekten attesterar allt Biträdande prefekt/-er attesterar allt, prefekten attesterar biträdande prefekts inköp Avdelningsföreståndare attesterar på sina kostnadsställen – ev i kombination med att även prefekten attesterar allt över ett visst belopp Personer med verksamhetsansvar attesterar sina delar (aktivitet = även kostnadsställeansvarig måste attestera) Man kan inte attestera egna beställningar. Regelverk

34 Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

35 Tidplan för införande av Lupin FAS 1Områdesvisa stormöten Vad: Allmän info, starta tankearbetet… Vem: alla berörda FAS 2Institutionsbesök/uppsättning Vad: Inköp, attesthierarki,gruppstruktur… Vem: institutionsledningen FAS 3Institutionsbesök/utbildning Vad: Utbildning Vem: alla som behöver utbildning, bestäms av institutionsledningen FAS 4Utrullning efter hand under hösten 2006, ev även första kvartalet 2007 Tidplan

36 Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Institutionsledningen behöver vara förberedd på att prata om institutionens:  Inköp  Attesthierarki  Gruppstruktur Tidplan

37 Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)  Inköp Tidplan Samordna inköp eller ej? Olika för olika typer av inköp: kontorsmaterial? kemikalier? datorer och kringutrustning? resor? fika/dyl till möten? böcker? …? Attesterare bör inte vara inköpare

38 Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)  Attesthierarki Tidplan Olika aspekter att fundera på: ansvar närvaro antal personer per beställning/faktura semestervikarier man får ej godkänna egna inköp

39 Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)  Gruppstruktur Tidplan Lunds universitet Område A Institution X Institution Y Avd 1 Avd 2 Område B Färdig, Klara Duktig, Bror Kula, Kalle Värden (aktiviteter, v- grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat. Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesök 1. Grupp z

40 Innehåll Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin Regler: inköp, delegation Tidplan Lär dig mer…

41 E-learning för anställda: Proceedo Academy 1. Vid login första gången: klicka här. Då får du upp en ruta: 2. Ange Företag: Lunds universitet, Kod: 5000 Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord 3. Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy Alternativ för Mac-användare: info kommer på Lär dig mer… 1 2 3

42 Bilderna finns på Ekonomienhetens hemsida: Längst ner på sidan: ”Elektronisk inköps- och fakturahantering (LUPIN)” tormote0609.pdf Där finns även fler exempel på attesthierarkier samt på gruppstruktur m m.

43 Appendix

44 Attesthierarki, exempel A Attesthierarkier Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg Prefekten attesterar allt på institutionen.

45 Attesthierarki, exempel B Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg Avd f Widén Avd f Sjösten Avd f Hansson Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar. Attesthierarkier

46 Attesthierarki, exempel C Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg Avd f Widén Avd f Sjösten Avd f Hansson Avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten. Attesthierarkier

47 Attesthierarki, exempel D Kostnadsställehierarki Administrativa chefen attesterar allt och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten. Attesthierarkier Prefekt Åberg Adm chef Janson Prefekt Åberg Adm chef Janson Prefekt Åberg Adm chef Janson Prefekt Åberg Adm chef Janson 0-999

48 Attesthierarki, exempel E Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg Avd f Widén Avd f Sjösten Avd f Hansson Aktivitet Våld och genus del AGr chef Lövborg Våld och genus del BGr chef Lövborg Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar (jfr B). Inköp i forskargruppen ”Våld och genus” ska dock först attesteras av forskargruppschefen innan det går för attest av avdelningsföreståndaren. Attesthierarkier

49 Gruppstruktur, exempel A Personer som beställer/godkänner för hela institutionen läggs under grupp (Etnologiska inst). Personer som beställer/godkänner för en avdelning läggs under den avdelningen, t ex (Etnologi). Varje avdelning tilldelas sitt kostnadsställe, alla verksamhetsgrenar och alla sina aktiviteter. Gruppstruktur

50 Gruppstruktur, exempel B Här har man på den ena avdelningen även lagt undergrupper för några forskningsgrupper. Personer som beställer/godkänner för endast en forskningsgrupp läggs under den gruppen, t ex (Våld och genus). Forskningsgrupperna är helt och hållet bidragsfinansierade så de tilldelas inte alla verksamhetsgrenar utan endast 35 Forskning bidrag, och endast sina aktiviteter. Gruppstruktur

51 Ankomsthantering fakturor Välj flöde Automatiskt processteg Manuellt processteg Roller LALeverantörsansvarig LH Lupin Helpdesk PProceedo Roller LALeverantörsansvarig LH Lupin Helpdesk PProceedo Faktura Validera och addera info om lev. på faktura Kontrollera leverantör Roll: LA Makulera faktura Meddelande till leverantör Ej OK Hitta/skapa leverantör Kontrollera fakturan Roll: LH Kontrollera faktura Till: Abonne- mangsflöde Kontrollera leverantör Utred fel, hantera undantag Roll: P Kontrollera leverantör OK Ej OK Validera och addera info på faktura Ej OK OK Till: Order- matchnings- flöde OK Till: Efterattest- flöde Processen i Lupin

52 Ordermatchningsflöde Matchning mot inköpsorder och leveranskvittens Matcha artiklar på faktura mot order Från: Ankomst- hanteringen Kontrollera leverans- kvittens Kontrollera villkor (priser) Manuell matchning Roll: LH Roller LH Lupin Helpdesk B Beställare Roller LH Lupin Helpdesk B Beställare Kontera faktura Avvakta leverans- kvittens Roll: B (LH) OK Ej OK Automatiskt processteg Manuellt processteg Till: Kontroll av kontering och sänd faktura Processen i Lupin

53 Efterattestflöde När referens till order eller abonnemang saknas Välj granskare, (förkontera) Roll: LH Roller LH Lupin Helpdesk G Granskare A Attestant Roller LH Lupin Helpdesk G Granskare A Attestant Granska, kontera Roll: G (LH) Attestera Roll: A (LH) Ej granskare Kontrollera granskare Kontrollera granskning Kontrollera attest OK Ej OK Till: Kontroll av kontering och sänd faktura Från: Ankomst- hanteringen Automatiskt processteg Manuellt processteg Processen i Lupin

54 Kontroll av kontering och sändning av faktura Färdig- konterad e- Faktura Kontrollera kontering Roll: LH Kontrollera kontering Sänd faktura OK Ej OK OK Roller LH Lupin Helpdesk Roller LH Lupin Helpdesk Export till Orfi Från: Efterattest- flöde Från: Abonnemangs- flöde Från: Order- matchnings- flöde Från: Kreditflöde Automatiskt processteg Manuellt processteg Processen i Lupin


Ladda ner ppt "Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf."

Liknande presentationer


Google-annonser