Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

Ylva Norberg Per Rolder Tomas Wulfing Johan Lönnqvist Dokument- och ärendehanteringssystem för Polisförbundet 2014-09-04.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "Ylva Norberg Per Rolder Tomas Wulfing Johan Lönnqvist Dokument- och ärendehanteringssystem för Polisförbundet 2014-09-04."— Presentationens avskrift:

1 Ylva Norberg Per Rolder Tomas Wulfing Johan Lönnqvist Dokument- och ärendehanteringssystem för Polisförbundet

2  Ylva Norberg, tf. kanslichef Polisförbundet  Tomas Wulfing, verksamhetskonsult från Ways  Per Rolder, verksamhetskonsult från Ways  Johan Lönnqvist, säljansvarig från Ways Vilka är vi som talar

3  Inledning, agenda. (10 min)  Erfarenheter från införandet, Ylva Norberg, Polisförbundet (20 min)  Introduktion dokumenthantering, ärendehantering. (15 min)  Så här blev det - demonstration (30 min)  Hur går man tillväga, metodgenomgång. (10 min)  Vad bör man tänka på och hur undviker man fallgropar (10 min)  Frågor och diskussion (20 min) Inledning, Agenda

4  Varför, vad och hur  Insikt i att dokument- och ärendehantering skapar värde för organisationen  Vidga vyerna kring ämnet dokument- och ärendehantering  Förstå att mycket av arbetet med att bygga ett bra systemet för ett fackförbund redan finns på plasts  Verktyg, tips och insikter om hur ni kan själva kan komma igång  Ärendehantering kompletterar dokumenthantering och är en naturlig utvidgning om förbundet behöver ta ett grepp även om denna verksamhetsbit Syfte och mål

5 Ambitionen idag  Dra nytta av att ni träffar  Polisförbundet som genomfört ett införande av dokument- och ärendehantering  Sveriges Ingenjörer som genomfört ett införande av dokumenthantering  Högt i tak – fråga det ni vill  Tiden är för er  Vi välkomnar diskussioner  Speciell stund för frågor på slutet 5

6  Sveriges Ingenjörer hade en vision ”ingen mer tråkig arkivering”  Tillsammans med Ways och TAM-arkiv byggdes en lösning  Ways Document Manager är grunden i lösningen  Polisförbundet  Har dragit nytta av Sveriges Ingenjörer och deras arbete med TAM-arkiv  Tog steget vidare med dokument- och ärendehantering  Polisförbundet är nu i drift  Ylva kommer att berätta om sina erfarenheter… Introduktion

7 SharePoint Erfarenheter från Polisförbundet

8 Vilket behov fanns?  Ärende- och dokumenthanteringssystem  Få ärenden skapas mot vad som finns  Hålla ordning på relevanta dokument  Enkelt koppla dokument till ärenden  Koppla ärenden till andra ärenden  Ärenden kan ha samma ärendenummer genom hela systemet  Intranät

9 Uppstart  Startade med en besättning, avslutade med en annan  Projektledare  Dedikerad projektgrupp  Avsätta tid

10 ”Varför inte bara ha kvar G?”  System som används och hittar. Tunnan. Sök och filtrering  Metadata tex sakområde  Versionshistorik – skicka länkar  Tydlighet i vilket dokument är aktuellt  Beslutat, utkast eller deadline  Arbeta m ärenden – dokument

11 Hur ska det användas?  Alla!  Minskad sårbarhet (slutar, sjuk)  Alla kan inte se allt  Fler kan enklare arbeta med samma ärende/område/fråga  Om något saknas justera och lägga till. Vi har tillgång till att göra detta själva.

12 Varför är det strukturerat i processer?  Allt arbete vi gör utförs i processer.  Uppmärkning för att kunna hitta genom olika skärningar istället.  Processer har ofta längre hållbarhet än olika grupper eller sakområden.  Igenkänning från G, mer ”tillbehör”.  Ej mappar, nytt synsätt.  Arkivplanen

13 Ärendehantering  Vi har färre ärenden, men arbetar mer än någonsin…  Vad är ett ärende?  Skapa ärenden som håller ihop projekt, ärenden, FS beslut.  Tydligare vad vi gör och uppdrag vi får.  Elektronisk arkivering och därigenom större/enklare sökbarhet (längre fram).

14 Sjösättning  Testperiod  Sjösättning  Utbildning  Engagemang

15 Kom ihåg!

16 Introduktion dokument- och ärendehantering för fackförbund

17 Vanliga problem med dokument Centralt lagrade dokument Hittar inte senaste version Två personer arbetar i olika förekomster Dokument saknar visst innehåll som inte kan återfås Olika personer sparar dokument på olika ställen med olika namn Tydliga direktiv för var dokument skall lagras Tydliga direktiv för namnsättning Åtgärdar Leder till Kvalitetsbrist Ökad arbetstid Leder till Ökad kostnad Någon tar felaktigt bort ett dokument Någon tar felaktigt bort innehåll ur ett dokument Kraftfull sökfunktion Versions- hantering Åtgärdar Dubbletter Central papperskorg Dokumentet kan inte återskapas Leder till Åtgärdar Leder till Åtgärdar Leder till Spårbarhet saknas Person- beroende Endast en väg till ett dokument Dokument lagras i mappar i filstruktur Dokument försvinner när någon slutar Hittar inte dokumentet Svårt att söka - bara namn och fritext Metadata och smart navigering samt filtrering Leder till Åtgärdar Uttalat arbetssätt inom organisationen: så här arbetar vi på företaget!

18 Exempel på nuläge Skapa dokumentRedigera dokumentFärdigställa dokument Välj mal l Redigera info Spara Öppna Redigera info SparaGranska Godkänn a Publicera Arkivera C: G: Intranät Project place Dropbox Skydrive E-post

19 Exempel på önskat läge Skapa dokumentRedigera dokumentFärdigställa dokument Välj mal l Redigera info Spara Öppna Redigera info SparaGranska Godkänn a Publicera Arkivera Mallar DHS Intranät Arkiv

20 Vad är ett dokumenthanteringssystem?  Hanteringsystem för  Filer  Information om filer – metadata Uppgift: Hantera dokuments livscykel Dokumenthanteringssystem

21 Dokumenthantering Grunderna  Lagra dokument  Märka upp dokument  Läsa dokument  Uppdatera dokument  Ta bort dokument Enkel och effektiv navigering, sök och filtrering är ledord för att snabbt hitta det eller de dokument du söker. Namn Process Ämne Verksamhetsområde

22 Mappstrukturens labyrinteffekt

23 Filstruktur Fel fel fel! mitt perspektiv är rätt! Felstruktur

24 Metadata-uppmärkning  Alla dokument behöver inte samma uppmärkning  Generella metadata  Typspecifika metadata  Dokumenttyper Exempel på metadata Process Verksamhetsområde Dokumenttyp Status Ägare Sakområde Dokumentdatum Avtalsnummer Ritningsskala Filmformat Avtal Ritningar Bilder, filmer Presentationer Rapporter 10 i topp – metadata 0 - Filnamn 1 - Dokumenttyp 2 - Process 3 - Sakområde 4 - Ägare 5 - Författare 6 - Innehållsbeskrivning 7 - Status 8 - Avtalsområde 9 - Nyckelord

25 BIBLO Metadata-uppmärkning och åtkomst  Navigering ger filtrering – smarta (virtuella) mappar  Visa respektive målgrupp vad de vill se  Från sitt perspektiv ”Genom ett fåtal klick kommer jag till min plats och hittar mina dokument” Process Verksamhets- område Status Ägare Sakområde Dokumentdatum Avtal Ritningar Bilder, filmer Presentationer Rapporter

26  Sök  hitta dokument som du inte vet så mycket om  ”hagelbössan”  för de som inte är så insatta eller inte vet i detalj vad de letar efter  Filtrera  snabbt hitta dokument som du vet mycket om  ”mitt i prick”  smart för dynamisk navigering som ger exakt de dokument du vill ha  för de som vet vad de letar efter Hitta via sök eller filtrering

27

28

29

30

31  Ett ärende har ett syfte  Ett ärende startas och avslutas  Ett ärende har personer knutna till sig  Hmm, ungefär som ett projekt…  Eller precis vad som helst man arbetar tillsammans med, eller t.o.m. arbetar ensam med  Dokumenthanteringssystem med ett enkelt ärendestöd  Ärende och dokument, kopplas via ärendenumret  Det händer inget med dokumentet för att du kopplar det till ett ärende  Det som händer i ärendet är att det kommer att listas ett till dokument bland de dokument som hör till ärendet Ärendehantering

32  Essensen från två dominerande systemen inom offentlig förvaltning  Ett basalt ärendestöd man kommer mycket långt med  Helt integrerat med dokumenthanteringen  För Polisförbundet var detta ett naturligt steg Ärendehantering

33 Så här blev det - demonstration

34 1.Hitta via navigera 1.mina dokument 2.olika verksamhetsområdens dokument 3.olika dokumenttyper 4.mina ärenden 5.olika ärendetyper 2.Hitta via filtrering – få fram dokument ur ditt egna perspektiv 3.Hitta via sök – kraftfull funktion med andra, tredje… chans att hitta Lägga in dokument 1.Skapa dokumentet i den arbetsprocess det hör till 2.Märk upp med mer information när/om det behövs 3.Koppla till ärende om det är tillämpligt Demo

35  Ärendekortet och ärendeegenskaper  Lista på ärenden  Lista på relaterade ärenden  Navigera – Ärendetyper  Hitta via filtrering  Hitta via sök Demo - Ärendehantering

36 Hur går man tillväga, metodgenomgång

37 Från problem till affärsnytta – hur går det till? Vision Strategi Analys Effekt- hemtagnin g Bakgrund (problem- område) Förändring s-arbete Lösning

38 Kartlägga behovet – analyser Verksamheten s behov varför gör användaren det? vad blir effekten av detta? vem gör det? vem har nytta av det? vilka skall kunna se och ändra? vad skall man kunna göra? hur exakt skall det gå till? vad behandlar användaren? vad betyder det? krävs integration? hur gör användaren det? Målanalys Intressent- analys Informations- utbytes- analys User Stories/ Funktions- lista Informations- analys Mallar Dokumen t- typer Metadata Termlista Process- analys

39 Visionen Projekt- dokument måste hanteras Dokument måste märkas med bl. a. fastighets- fakta byggnad Existerande dokument-mängd måste hanteras strukturerat och gallras. Arkiv- lösning behövs Dokument måste säkerhets- klassas enligt regelverk En enkel men ändå fungerande och intuitiv strukturerad lösning för att skapa, hantera och finna dokument som är förankrad hos personalen Samverkan NärhetSäkerhetLångsiktighet Tydlighet Samarbet e Transparens ●● Tillgänglighet ●●●●●●● Ej personberoende ●●●● Kostnadseffektiv administration ●●●●●●● Användarvänligt enkelt och snabbt ●●●●●●●●●● ●●●●●●●●●●● Säkerhet ●●●● Spårbarhet ●●●● Inriktnings- mål Exempel på målmodell Effekt -mål Projekt -mål

40 Exempel på informationsmodell

41 Informationsutbytesanalys  Vilka system och applikationer skall växelverkas med och vilken information skall skickas mellan systemen 41 A B C

42  Processlista, med underprocesser  Dokumenttypslista  Metadatafält  Koppling mellan dokumenttyper och metadata  Regelverk för arkivering Vad finns redan på plats för fackförbund

43 Metod för identifiering och värdering Nuläge Börläge Behov/krav Värdering Förståelse av helhetsbild och komplexitet Målmodell, intressentmodell Önskat framtida läge Framgångsfaktorer Prioriterade mål, viktigaste behov/funktioner Informationsmodell, informationsutbytesmodell, processmodell mm Funktionslista, Övergripande krav Rekommendation Beslutsunderlag Beslut Eget arbete Workshops Prototyp  2-8 workshops beroende på mål och prioriteringar hos kund  5-8 personer, timmar per person Resultat

44 Metod för identifiering och värdering Eget arbete, dokumentation Workshops Prototyp Höjer medvetandegraden Ökar tydligheten Förstärker tänkande Sprider lärande Främjar samsyn och kommunikation Stödjer beslutförmågan Skapar delaktighet Inspirerar till åtagande Förankrar resultaten under hand Inte minst det är KUL

45 Ways modell är ett helhetsåtagande - från tanke till förvaltning Identifiera Identifiera och analysera möjligheter och målbild Värdera Värdera och prioritera nyttoeffekterna Designa lösningen Detaljera lösningen och fastställ kraven Projekt- och förändringsledning Genomföra Utveckla och konfigurera men även verksamhetsförändringar Använda Förvaltning Effekthemtagning Vision och mål Nuläge Önskat börläge Verksamhets- analys Behovsanalys & kravutredning Vision och mål Nuläge Önskat börläge Verksamhets- analys Behovsanalys & kravutredning Beräkna nytta och effekt- hemtagning Prioritera mål och krav Beräkna nytta och effekt- hemtagning Prioritera mål och krav Kartläggning Informations- struktur Taxonomi Processer Behörigheter Konceptuell utveckling Kartläggning Informations- struktur Taxonomi Processer Behörigheter Konceptuell utveckling Installation Konfiguration Anpassning Integration Utbildning Installation Konfiguration Anpassning Integration Utbildning Bollplank inför framtidens frågor och krav Vidare- utveckling Drift Underhåll Support Bollplank inför framtidens frågor och krav Vidare- utveckling Drift Underhåll Support Varför Vad Hur

46  Avtal  Instruktion  Kursschema  Protokoll  Policy  Rapport/PM  Remiss  Presentation Exempel - dokumenttyper

47  Några övriga populära metadatafält  Process/verksamhetsområde  Sakområde  Målgrupp Övriga metadatafält – några populära

48  Processer beskriver varaktigt hur man arbetar i organisationen  Alla vet vilken process de arbetar i  Ett bra fält för att skapa ”mitt ställe” i strukturen Process

49  Sakområde förstärker uppmärkningen…  Vilket område/vilka områden berör detta eller berörs av detta?  Ger andra möjligheten att se det ur sitt perspektiv  Kan hantera äpplen och päron på ett logiskt sätt  När det krävs  Stor volym  Viktigt område Sakområde

50  Arbetsrätt  Anställningsavtal, anställningsvillkor  Anställningsskydd  Arbetsmiljö  Arbetstid  Brottmål  Diskriminering, föräldramissgynnande  Fackl förtroendemans ställning  Immaterialrätt  Kompetensutveckling  Konflikt, stridsåtgärder  … Sakområde - exempel  Politikområden  Forskningspolitik  Inkomstpolitik  Jämställdhet  Miljöpolitik  Näringslivspolitik  Universitets- och Högskolepolitik  Utbildningspolitik

51  Målgrupp förstärker uppmärkningen…  Ger andra möjligheten att se det ur sitt perspektiv  Kan hantera äpplen och päron på ett logiskt sätt  När det krävs  Stor volym  Viktigt grupp av personer intressegrupp Målgrupp

52  Förbundet  Distrikt  Förtroendevald  Högskolegruppen  Ingenjören  Kursledare  Lokalavdelning/kontaktma n  Rådgivande ombudsman  Studentinformatör  Teknologverksamheten  Yrkesförening Målgrupp - exempel  Medlemmar  Alla medlemmar  Arbetslös  Chef  Doktorand  Egen företagare  Forskare  Föräldraledig  Gästmedlem  Högskoleanställd  Icke medlem  Kvinna  Man  Pensionär  Studerande  Utlandsmedlem  Yrkesverksam

53 Vad bör man tänka på och hur undviker man fallgropar

54 Från vardag till arkiv Sveriges Ingenjörer 54 DHP Arkiv DHP 1:1 Aldrig mera tråkig arkivering! Kansli Nuläget

55  Steg 1 – Sveriges Ingenjörer tog första steget med  Dokumenthantering på ett smart och effektivt sätt för förbundet  Automatiskt uppmärkning med arkivdata  Förberett för elektronisk arkivering till TAM-arkiv  Steg 2 – Polisförbundet tog steget vidare med  Ärendehanteringsstöd  E-post-integration  Steg 3 – Ni kan kliva in på en av dessa nivåer eller välja att även vidareutveckla…  En färdig konceptuell lösning baserad på fackförbundsverksamhet  Klar arkivstruktur  What is in it for me?  Ni kommer att spara klandertid  Ni kommer att spara pengar  Ni kommer att ha lättare att rulla ut lösningen  Ni kommer kunna ta del av framtida utveckling av produkten  Ni kan samarbeta med andra förbund i arbetat med att förenkla och effektivisera verksamheten samt driva utvecklingen av produkten vidare Document manager för fackförbund

56  Projektet behöver deltagare med  verksamhetsöverblick  verksamhetsinsikt  Pröva struktur och metadata med skarpa dokument!  Underhållslistor förenklar finjustering vid införande och i drift  metadatavärden behöver förändras över tid  Systemägare bör vara den arkivansvarige  Utmaningar  nytt arbetssätt! Från utforskare till metadata  nytt tänk! Från ”mina dokument” till ”förbundets dokument” Erfarenheter från Sveriges Ingenjörer

57  Hur möts kraven på uppmärkning för TAM-arkiv med verksamheten krav på ett strukturerat sätt som är tydlig för bägge parter  Ett definierat gränssnitt mot TAM-Arkiv med fält på varje dokument som skapas  Leder till  Alla dokument kan hanteras adekvat under sin livstid  Leverans till TAM-arkiv underlättas  Det som skall bevaras för eftervärlden kommer att finnas där  Alla arbetar på samma sätt  All märker upp dokument på samma sätt  Alla kommer åt alla dokument  Blir något sjuk kan man arbeta vidare med tillgång till rätt information  Slutar någon kan ärendet drivas vidare med tillgång till rätt information  Samarbete i frågor där fler person skall samarbeta underlättas  Förbundet för kontroll på dokumentmassan  Snabbare att komma igång som nyanställd  Slipper all konceptuell diskussion… ”Målmodell” varför man sparar tid/pengar

58  Tillsätt en intern projektledare  Prioritera rätt resurser till modeller/kravställning  Sätt metadata, struktur, navigering etc utefter vad som kommit fram i modellerna  Vilken metadata kan sättas på alla dokument?  Detektera om det är disparata dokumentmängder  Håll nere kraven på rättigheter  Dela upp i olika rum vid behov  Förändringsledning  Planera utbildningar Att lyckas med dokumenthantering i er organisation

59  Introduktion till dokumenthantering  Demo  Metodgenomgång  Att lyckas med dokumenthantering i er organisation  Ways Document Manager för fackförbund Summering

60 Frågor och diskussion

61  När vill ni köra igång?  Vilka frågor tycker ni fortfarande att ni vill fundera på eller inte har fått svar på?  Är det något du förväntade dig att höra idag som vi inte tagit upp? Frågor och diskussion

62 Extrabilder

63 Dokumenthanteringsfunktioner  Generell hantering av dokument oberoende av format  Word  E-post  PDF  Etc  Smart navigering och struktur  Söka och filtrera  Versionshantering  Olika ”varianter”  Mallhantering, skapa från mall  Styra behörigheter via regelverk  Skicka som länk/skicka som bifogad fil  Klipp ut/kopiera/klistra in  Arbetsflöden  Notifiering om förändrade dokument  Central papperskorg  Access oavsett tid plats och kanal/enhet  Säkerhet (backup, central lagring)  Arkivering, gallring, rensning

64 Ärendehanteringsfunktioner  Generell hantering av ärenden, ärendetyper  Ärendestatus  Handläggare  Dokument kopplade till ärende  Ärendelogg  Mötesorgan  Smart navigering och struktur  Söka och filtrera  Versionshantering  Loggning av ärendetyp vid byta av ärendetyp  Relaterade ärenden  Skicka som länk  Notifiering om förändrade ärenden  Central papperskorg  Säkerhet (backup, central lagring)

65  Du får tillgång till exakt rätt information  Du förstör inte någon annans arbete/information  Alla som har behov av en viss information kan hitta den  Det skapar transparens och synlighet i det vi gör och vem gör vad  Ger en koppling till personen bakom dokumentet - KM-aspekt  Det är enklare, roligare och snabbare - ger fokus på uppgiften  Exempel från kund  Enkelt  Sökbart, Google-likt  Intuitiv navigation/filtrering  Korrekt information  Snyggt Vad är nyttan med dokumenthantering ”Sedan vi lanserade dokumenthanteringssystemet har vi inte haft någon tvist, det var förut alltid ett antal tvister per år” - Eva Nildén, Fastigo

66  Varför ville Polisförbundet ta fram en lösning?  Vad gjorde vi?  Hur blev resultatet och vad hände på vägen?  Vilka nyttor och positiva effekter är det vi främst ser? Varför, vad och hur?

67 Arkivinfo inbyggd från början


Ladda ner ppt "Ylva Norberg Per Rolder Tomas Wulfing Johan Lönnqvist Dokument- och ärendehanteringssystem för Polisförbundet 2014-09-04."

Liknande presentationer


Google-annonser