Presentation laddar. Vänta.

Presentation laddar. Vänta.

1 Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor.

Liknande presentationer


En presentation över ämnet: "1 Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor."— Presentationens avskrift:

1 1 Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor

2 2 Innehåll Bakgrund Grundprinciper i modellen Syfte Problemställning Ny redovisningsmodell - centrala begrepp - kostnadsfördelning - intern finansiering - kalkylering Modellen på institutionsnivå Övergång till ny modell Övriga frågor

3 3 Bakgrund Enligt regleringsbrev anges att den externfinansierade verksamheten ska täcka samtliga kostnader för verksamheten, inkl verksamhetens andel av de indirekta kostnaderna. Riksrevisionens kritik mot metoden för intäktsföring av medel som skall finansiera indirekta kostnader. Problematiken med redovisning av indirekta kostnader är gemensam. Beslut av SUHFs förbundsförsamling att rekommendera högskolorna att införa modellen. Beslut av rektor att LU ska införa modellen. Målsättning att införandet ska ske

4 4 Grundprinciperna i modellen verksamheten delas in i kärnverksamhet och stödverksamhet kärnverksamheten delas in i avgränsade verksamheter, vilka kallas kostnadsbärare (kb) stödverksamhetens kostnader fördelas på kärnverksamhetens verksamhetsgrenar (utbildning och forskning) de gemensamma kostnaderna fördelas på kb genom fullständig kostnadsfördelning kostnadsbas tillämpas vid fördelning på kb (frångå intäktsavlyft) samtliga intäkter och kostnader ska fördelas på kb, vilket möjliggör uppföljning av full kostnadstäckning

5 5 Syfte Bättre intern styrning och kontroll för ledningen, forskare och administratörer Mer rättvisande redovisning Uppfyllande av EU:s 7:e ramprograms krav på ”Full Cost” redovisning senast 2010 Återskapa förtroende hos finansiärerna för redovisningen av indirekta kostnader Bättre förutsättning för nya diskussioner med finansiärerna Uppfyllande av Riksrevisionens krav på korrekt intäktsredovisning (kostnadspåslag ersätter intäktsavlyft)

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10 LU modell Kärnverksamhet = Utbildning (U) och forskning/forskarutbildning (FO) Bokförs på alla v-grenar utom 91 Stödverksamhet = Administration och gemensamma kostnader Bokförs på v-gren 91 Viktigt att renodla användningen av v-gren 91

11 11 Kostnadsbärare (Kb) Avgränsad verksamhet som ska synliggöra resultat och vara fullfinansierad EXEMPEL –ett projekt med ett uppdragskontrakt –ett projekt med flera bidragskontrakt och anslag –en forskargrupp, utan krav på full kostnadstäckning på lägre nivå –en utbildningsavdelning –ett internt verksamhetsprojekt Hur avgränsas detta på LU? Befintlig kodstruktur utnyttjas i första hand. Aktivitet alternativt en urvalsgrupp då flera aktiviteter tillsammans utgör kostnadsbäraren alla aktiviteter på t ex v-gren 11 om verksamheten inte vill följa upp utbildningen mer detaljerat OBS!! Uppdragskontrakt = kostnadsbärare, bidragskontrakt vanligtvis INTE kostnadsbärare

12 12

13 13 Direkta, indirekta kostnader för kb Direkta Direkt hänförliga Direkt nyttjande ”Arbete och material” ”Hel” Kostnadsslag –löner, drift, utr/avskr, lokaler Bokförs direkt Indirekta Gemensamma Indirekt nyttjande Stödverksamheten på olika nivåer ”Andel” Kostnadsslag Bokförs/fördelas med pålägg

14 14

15 15

16 16 LU modell Funktionsindelningen syftar till tydlighet mot finansiärerna vid projektansökan och återrapportering. Funktionsindelningen görs inte i redovisningen. Funktionsindelning av indirekta kostnader görs på alla nivåer- institution, område och universitetsgemensamt.

17 17

18 18

19 19 LU modell Uppdelning av stödverksamhetens kostnader på utbildning och forskning görs på respektive nivå (universitetsgemensam nivå, område, institution). Uppdelningen följer med till nivån under och får inte ändras. Det finansieringsbidrag som ska belasta respektive institution är uppdelat i en del som avser utbildning och en del som avser forskning. Den del av finansieringsbidraget som avser utbildning får bara fördelas till de verksamheter som är utbildning (dvs vg 11, 54 och 58).

20 20 Kostnadsfördelnings modell Kärnverksamhet U FO Kostnadsbärare Stödverksamhet Gemensamma resurser

21 21

22 22

23 23

24 24 Lunds universitet

25 25 LU modell Lärosäten med ALF-medel (Avtal om läkarutbildning och forskning) är överens om att använda direkta löne- och driftskostnader som bas. LU: Beslut om fördelningsbas senare i vår. Kostnadskalkyl: I samband med budgeten ska institutionen räkna fram vilket kostnadspåslag som ska gälla för kostnadsbärare inom U respektive FO. Finansiering: Krav på full kostnadstäckning gäller.

26 26

27 27

28 28 Modellen sammanfattning Kärnverksamhet, kostnadsbärare/kb Stödverksamhet, indirekta kostn i nivåer, U resp FO, funktioner Fullständig kostnadsfördelning på kb, pålägg på direkt lön+drift (fördelningsbas) Uppföljning full kostnadstäckning hos kostnadsbäraren Projektkalkyl, fulla kostnader/finansiering

29 29 Arbetsgång på institutionen Arbetsgång för institutionen Se över hur v-gren 91 och akt används Budgetera kostnader för stödverksamhet Fördela kostnader för stödverksamhet på U och FO Strukturera kostnader enligt funktioner Beräkna %-påslag för U resp FO (kalkylering) Meddela internt vilken %-påslag som ska gälla i Orfi och i kalkyler

30 30

31 31 Uppdelning U/FO Uppdelning av kostnaderna för stödverksamhet på utbildning och forskning görs även på central- och områdesnivå. Denna uppdelning får inte ändras på institutionsnivå. Området meddelar institutionen beloppen. Institutionen delar upp sina kostnader för stödverksamhet på utbildning och forskning i samband med budgetarbetet. OBS fördelningen gäller samtliga v-grenar inom U (11,54 och 58) samt alla inom FO (21,24,35,36,55 och 56) Metod: Finns det kostnader för stödverksamhet som bara avser utbildning eller forskning? Därefter fördela övriga kostnaderna mellan utbildning och forskning så att respektive verksamhets andel av de indirekta kostnaderna blir rättvisande. Dokumentera hur man kommit fram till sin uppdelning.

32 32 Uppdelning U/FO Rättvisande andel : exempel 2007 U FO 2006 U FO 2005 U FO Genomsnitt Omsättning 57% 43%59% 41%57% 43% Personalkostnad er 57% 43% Lokalkostnader 65% 35% Lön/drift 56% 44% Kostnader 57% 43% Dokumentera hur man kommit fram till sin uppdelning mellan U och FO.

33 33

34 34 Funktionsindelning De budgeterade kostnaderna för stödverksamhet på institutionen ska delas in i sex funktioner. Motsvarande indelning görs på central och områdesnivå och meddelas institutionen. Syftet med funktionsindelningen är att tydliggöra våra kostnader för finansiärerna i samband med ansökan och återrapportering. Indelningen struktureras i projektkalkylen. En anvisning är framtagen för att underlätta arbetet på institutionen (Bilaga ”Struktur för gemensamma kostnader”). LU kommer att ta fram en mer specifik handledning för indelning på institutionsnivå. Dokumentera hur indelning görs.

35 35 Funktionsindelning Utgångspunkten är att totalkostnaderna ska samlas för varje funktion dvs löner inkl soc avgifter, drift, avskrivningar/utrustning och lokaler. Exempel: Ledning Prefekt, institutionsstyrelse Utbildnings- och forskningsadministration Utbildningsadministratör, utbildningsledare, forskningsledare Ekonomi- och personaladministration Ekonom, personaladministratör Infrastruktur och service: IT-tekniker, registrator, webbredaktör Bibliotek Institutionsbibliotek Nivåspecifikt Övrigt

36 36 Direkt lön och direkt drift som fördelningsbas

37 37

38 38 Påläggsberäkning Följande information finns nu i budgetarbetet för institutionen: Universitetsgemensamma kostnader uppdelat i U rep FO samt i de sex funktionerna (Info från området). Områdesgemensamma kostnader uppdelat i U respektive FO samt i de sex funktionerna (Info från området). Institutionsgemensamma kostnader uppdelat i U respektive FO samt i de sex funktionerna (tagits fram på institutionen). Institutionen ska nu räkna fram vilket kostnadspåslag som ska gälla för kostnadsbärarna inom U respektive FO. Beräkningen ska ske med lön och drift som fördelningsbas. Beslut om fördelningsbas ska tas senare i vår.

39 39 Påläggsberäkning Pålägg % =Kostnader för stödverksamhet, kr Fördelningsbas, kr

40 40 Påläggsberäkning Univge m FO/Direkt lön+drift= XX %U/Direkt lön+drift=XX % Omrge m FO/Direkt lön+drift= XX %U/Direkt lön+drift=XX % InstgemFO/Direkt lön+drift= XX %U/Direkt lön+drift=XX % PåslagTotalt FO XX %Totalt U XX % Exempe l

41 41 Påläggsberäkning Det pålägg som räknats fram (en för U och en för FO) ska registreras i redovisningssystemet för att möjliggöra automatisk bokföring varje månad av indirekta kostnader. Bokföring kommer att göras på alla aktiviteter och v-grenar som redovisar lön och/eller drift. Meddela även internt vilken %-sats som ska gälla i projekt- kalkylen.

42 42 vg 91univ.gem. nivåvg 91områdesnivå verkliga kostnader för stödverks löner drift avskrivning lokaler deb till område uppdelat på utb och forsk verkliga kostnader för stödverks löner drift avskrivning lokaler deb till inst/avd uppdelat på utb och forsk deb från univ.gem nivå, utb resp forsk UTBILDNINGFORSKNING akt INST vg 91INST deb till akt uppdelat på utb och forsk löner verkliga kostnader för stödverks drift avskrivning lokaler deb från INST vg 91 fördelning av indirekta kostn bokfört med trigger fördelning av indirekta kostn bokfört med trigger kostnadsbärare på akt 1kostnadsbärare på akt 2 anslag bidrag (avgift) direkt lön direkt drift direkt avskrivning direkta lokaler indirekta kostn bokfört med trigger Univ.gemOmråde Institution direkt lön direkt drift direkt avskrivning direkta lokaler anslag bidrag (avgift) indirekta kostn bokfört med trigger verkliga kostnader för stödverks drift avskrivning lokaler löner verkliga kostnader för stödverks drift avskrivning lokaler löner deb från område + univ.gem. úppdelat på utb och forsk

43 43 Bokföring På kostnadsbäraren (en aktivitet eller flera) följer man upp att full kostnadstäckning finns. Aktivitet – uppsamlingsaktivitet. Ska resultatmässigt bli 0 vid årets slut. Viktigt att budgetavvikelser och kalkyldifferenser analyseras och hanteras. Regler och rutiner för hur differenser ska åtgärdas måste tas fram. Avstämning av aktivitet på institution eller institutionens avdelningar, 3 eller 4 nivåer. Beslut om denna hantering kommer att ske senare i vår.

44 44 Arbetsgång på institutionen Vad kan institutionen göra redan nu? Se över hur v-gren 91 och akt används Fördela kostnader för stödverksamheten på U/FO och strukturera kostnader enligt funktioner med 2008 års budget som underlag

45 45 Övergång till ny modell Nuläge

46 46 Övergång till ny modell Resultateffekt när vi går över till den nya modellen Gör en ”korrekt” periodisering på aktivitet december 2008 alternativt redan i delårsbokslutet. Detta kan förberedas i god tid innan. Återföring av periodiseringarna mot respektive pågående projekt görs 1 januari 2009.

47 47 Kontroll PER/RES 1 XXXXXX - Bioteknik VgrAktivitetA Resultat (inkl per) B Uppl. int. C F ö rutbet. int. D Externa int (f ö re per) E Restv ä rde anl.tillg F Kapital (ing å en de) OH p å l ä gg Att periodisera p å och att å terf ö ra Aktivitet , ,9800,00 0, Aktivitet , ,9000 0, Aktivitet , ,4100 0, Aktivitet , , ,350 35Aktivitet , ,0000 0, Aktivitet , ,0000 0, Aktivitet , ,1400 0, Aktivitet , ,3500 0, Aktivitet , ,4000 0, Aktivitet , ,3700 0, , , Akt , ,00 Summa Rapporten utgenererad , kl 08:45

48 48 Övergång till ny modell Ta fram rapporten ”Kontroll PER/RES 1”. Kopiera och lägg in tabellen i Excel. Lägg till kolumner. Gå igenom alla pågående projekt och dokumentera i god tid vilket pålägg/fast belopp som har gällt för respektive projekt. Vid bokslutet när periodiseringarna är gjorda på projekten använda denna information för att göra korrekt periodisering på aktivitet I de fall det finns restvärde anläggningstillgångar ska motsvarande belopp inte ingå i underlaget för att räkna fram vad som ska periodiseras på aktivitet Tom ligger periodiseringsbeloppen kvar (upplupna respektive förutbetalda intäkter) i per/res från helårsbokslutet Genom att göra ovanstående inventering och beräkning nu kan institutionen få en uppfattning om hur stor resultateffekten blir vid övergången.

49 49 Övergång till ny modell Underlag sparas och skickas till Ekonomienheten och används som bokföringsunderlag 2009 när återföring av för tidigt gjorda omkostnadsuttag görs till de pågående projekten. Ekonomienheten återkommer senare i vår med ytterligare anvisningar om denna rutin.

50 50 Övrigt Information om projektet finns på Ekonomienhetens hemsida (länkar till SUHF:s handledning mm.) Ytterligare information och utbildning till hösten. Kontakt – vid frågor kontakta ditt område.


Ladda ner ppt "1 Redovisningsmodell för indirekta kostnader vid universitet och högskolor."

Liknande presentationer


Google-annonser