1 L U N D S U N I V E R S I T E T En förnyad administration En första sammanställning av Open Space.

En presentation över ämnet: "1 L U N D S U N I V E R S I T E T En förnyad administration En första sammanställning av Open Space."— Presentationens avskrift:

1 1 L U N D S U N I V E R S I T E T En förnyad administration En första sammanställning av Open Space

2 2 L U N D S U N I V E R S I T E T Visionsförslag Vi ska engagerat och tillsammans bidra till att skapa Europas bästa forskning och utbildning Together and committed we go for the best University in Europe Val nummer 1 E Med engagemang och professionalism samverka för att lyfta LU till ett av Europas främsta F D Tillsammans skapar Vi det professionella stödet i framtidens universitet Val nummer 2 Val nummer 3 Om du väger ihop gripbar, engagerande utmanande och uppnåbar visionen är, vilket betyg ger du då? Bra/mycket bra: 65% Bra/mycket bra: 64% Bra/mycket bra: 59%

3 3 L U N D S U N I V E R S I T E T En första analys av visionsförslagen En sammanställning av frekvenserna över vilka ord som valts visar att vissa ord återkommer (antal visioner): – Engagemang 4 – Professionell 3 – Samverkan 2 – Tillsammans 2 Således verkar dessa ord vara viktiga som bas. Orden ovan säger dock mest om hur man ska göra och inte vad man ska uppnå. I den dimensionen visar de föreslagna visionerna att man ska : – bidra till att LU når sin vision (1) – göra LU till ett av Europas bästa (2) – skapa framtidens universitet (1) – underlätta - för vem är oklart (1) Alltså universitetets övergripande vision är överordnad och själv har administrationen mer uppfattning om vad man ska göra än vad man ska uppnå. Någon form av resultatdimension borde man väl själv ha som indikerar när man presterat väl och nått dit man ville.

4 4 L U N D S U N I V E R S I T E T Fem väl valda värdeord Professionell Engagerad Utvecklande Målinriktad Samverkande

5 5 L U N D S U N I V E R S I T E T Bruttolistan (de fyra ord åtta grupper valde) Effektiv Kreativ Professionell Öppen Engagerade Målinriktade Kreativa Kommunikativa Kompetenta (EQ, SQ, IQ, Nyttig) Öppna = förändringsbenägna vi-känsla (inom LU) Utvecklande Öppen Utvecklingsinriktad Professionell Flexibel Kluriga Flexibla Samverkande Generösa Engagerade Kreativa Sociala/kommunikativa Sakkompetenta Gott ledarskap Vi-känsla Rätt kompetens Framåtanda Målstyrda Proaktiva Professionella Verksamhetsorienterade

6 6 L U N D S U N I V E R S I T E T Bruttolistan (de fyra ord åtta grupper valde) Effektiv Målinriktade Målstyrda Engagerade Professionell Kompetenta (EQ, SQ, IQ, Nyttig) Professionell Sakkompetenta Gott ledarskap Rätt kompetens Professionella Verksamhetsorienterade Öppen Kommunikativa Öppna = förändringsbenägna Vi-känsla (inom LU) Öppen Samverkande Generösa Sociala/kommunikativa Vi-känsla Kreativ Kreativa Utvecklande Utvecklingsinriktad Flexibel Kluriga Flexibla Kreativa Framåtanda Proaktiva Målinriktade Engagerade Professionell Samverkande Utvecklande

7 7 L U N D S U N I V E R S I T E T Detta vill vi bli av med ”För många” Ad-hoc:ade Arbetstyngda Belastade Brisfällig organisation Byråkrati Byråkratiska Byråkratiska (på gott och ont) Chefsaversion Diffusa Dyra, billiga Dålig insikt i andras vardag Dåligt marknadsförda Dåligt självförtroende Fragmenterad Fragmenterade Fragmenterat Frustrerad För låg självkänsla För lång från verksamheten Gnällig Hierarkiska Händelsestyrda Icke synkade Outnyttjad kompetens Pessimistiska Protektionistisk Reaktiva Regelstyrda Revirbundna Revirtänkande Saknar stolthet Skeptiska Splittrade Stelbent Stressade Sökande Tidspressade Trög Trögrörlig Trötta Tungrodda Tungrott Underbetalda Ålderdomlig/konservativa Individberoende Konsensusstyrd Konservativ Konservativa Kreativa Långsamma Misshushållning av kompetens Närsynta Nätverksbaserat Ojämn kompetens Ojämn Oklara beslutsvägar Okoordinerade Oledda Osynliga Osäkra på om vi är med i ”gänget” Otillgängliga/tillgängliga Otydlig Otydlig roll- och ansvarsfördelning Otydliga Otydlighet Otydligt Outbildade

8 8 L U N D S U N I V E R S I T E T Detta är vi och vill vi vara Ambitiösa Anpassningsbara Ansvar Ansvarstagande Byråkratiska (på gott) Effektiva Engagemang Engagerad Engagerade Envisa Erfaren Erfarenhet Erfarna Flexibilitet (på individnivå) Flexibla Samarbetsvilliga Serviceinriktade Serviceminded Serviceriktande Sociala/kommunikativa Stabilitet Stolta Stor Strukturerade Tillgängliga Tydliga Uppfinningsrika Uthålliga Välutbildade Välvilliga Yrkesstolt Yrkesstolthet Kvalitetsmedvetna Lojala Lojalitet Motiverade Noggranna Nyfikna Nätverkande Otåliga Positiva Problemlösare problemlösare Professionella Punktliga Regelföljande Regelimplementerande Regelstyrda Rutinmässiga Flitiga Frihet Försiktiga Förvaltande Glada Heterogen Hjälpsamma Ifrågasättande Internrekryterad Kompetent Kompetenta Kompetenta (djup och bredd) Kompetenta (Sak) Korrekta Kreativa Kulturpräglade Kunniga

9 9 L U N D S U N I V E R S I T E T Detta vill vi lägga till Adekvat Arbetsglädje Beslutfällig Bättre intern kommunikation Delaktiga Delaktighet Dynamisk Dynamiska Effektiv Effektiva Effektivitet Empatiska Engagerade Enkelhet Flexibel Flexibla Framåtanda Framåtblickande Friska och glada Funktionsbaserade Förebilder Förändringsbenägna Gott ledarskap Gränsöverskridande Information Innovativa Internationella Jämställda Tillgänglig Tydlig Tydliga Tydliga roller (istället för hierarkiska) Tydligare roller Tydlighet Uppföljande Uppvisa respekt/visa tillit Utvecklande Verka för god arbetsmiljö Vi-känsla Vi-känsla (LU) Visionära Välbetalda Välkommunicerande Välkomnande Välorganiserad Värdeskapande Yrkesstolthet Ändamålsenlig Ändamålsenligt Ödmjuk Öppen Öppna = förändringsbenägna Pedagogiska Planerande Prestigelös Prestigelösa Proaktiva Problemlösare Professionell Professionella Proffsiga Pålitlig Påverkansmöjlighet Regelkunniga Respekt Resultatorienterade Rätt kompetens Samordnad Samordnade Samverkande Serviceminded Situationsanpassade Stolta Kommunikativa Kompetensutvecklande Kompetenta Kostnadseffektiv Kostnadseffektiva Kreativ Kreativa Kunniga om hela LU:s verksamhet Lojala Lyhörda Moderna Målinriktad Målorienterade Målstyrda Naturlig del av universitetet Nyfikna Nyttig – resursoptimering Nytänk Nytänkande Omvärldsorienterade

10 10 L U N D S U N I V E R S I T E T Forskare Användarvänligt adm. stöd Närstöd Specialstöd Kunskap om organisationen Personalfrågor Juridik IT Ekonomi Information konferenser Fundraising Omvärldsanalys Infrastruktur Respekt och förståelse för forskningen Hur väl tycker du vi har fångat forskarnas berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 83% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till forskarnas berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 48%

11 11 L U N D S U N I V E R S I T E T Forskarstuderande 1.Sammanhållen kunskap om regelverket/policy o riktlinjer o adm rutiner utifrån en förståelse för den specifika doktorandsituationen. 2.Vänligt + engagerat o fördomsfritt bemötande 3.Korrekt o snabb handläggning 4.Infrastruktur (= vid bemärkelse) 5.Tillgänglig o adekvat info på svenska o engelska 6.Alltid bra introduktion 7.Stöd för kontaktnät/mentorverksamhet – inkl internationellt 8.Finansieringsfrågor 9.Stöd för konflikthantering 10.Stöd för att följa upp studieplanerna Hur väl tycker du vi har fångat forskarstuderades berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 87% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till forskarstuderandes berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 31%

12 12 L U N D S U N I V E R S I T E T Lärare 1.Administrativt stöd för att frigöra tid för utbildning… 2.Enkla o adekvata stödsystem 3.Fungerande undervisningsmiljö – infrastruktur mm 4.Utrymme för kompetensutveckling – ledarskap, konflikthantering mm 5.Stöd o samordning avseende implementering o uppföljning av planer o strategier. 6.Pedagogiskt stöd o utveckling 7.Stöd för kommunikation med studenter, internt… 8.Stöd f internationalisering 9.Info o marknadsföring av utbildningen 10.Kvalitetssäkring stöd rutiner etc Strategier Hur väl tycker du vi har fångat lärares berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 84% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till lärares berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 51%

13 13 L U N D S U N I V E R S I T E T Grundutbildning studenter Rättssäkerhet Tillgänglighet och service Att känna till och möta studenternas behov Delaktighet och kommunikation Adekvat fysisk och psykosocial arbetsmiljö Kvalitetssäkrad administration (enhetlighet = samma kvalitet över hela LU) Studenten i fokus LU:s förväntningar på studenterna skall vara tydliga och kända Hur väl tycker du vi har fångat studenternas berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 91% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till studenternas berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 28%

14 14 L U N D S U N I V E R S I T E T Universitetsledning 1.Ansvarstagande, kompetenta, lojala, engagerade medarbetare 5.Korrekta beslutsunderlag 6.Tydlig och känd rollfördelning 7.Tillräckligt bra administrativt stöd 8.Omvärldsanalys 9.Kännedom om verksamheten 10.Dialogpart, bollplank Hur väl tycker du vi har fångat universitetsledningens berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 82% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till universitetsledningens berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 26%

15 15 L U N D S U N I V E R S I T E T Omgivande samhället Sprida forskningsresultat Tillgänglig, aktuell & korrekt info i rätt tid (även på engelska) Rättssäker myndighetsutövning Tydlig & tillgänglig org – Vem vänder man sig till? Väl fungerande stödsystem (t ex NyA) Alumni & Nätverk Välkomnande & öppna lokaler Valuta för skattepengarna Marknadsföra utbildningarna Hur väl tycker du vi har fångat omgivande samhällets berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 81% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till omgivande samhällets berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 45%

16 16 L U N D S U N I V E R S I T E T Finansiär 1.Info-spridning internt til rätt målgrupper och i rätt tid. 2.Professionellt bemötande – tydlighet, transparens 3.Förhandlingsskicklighet 4.Hög kvalitet i ansökningar Rapporter (språk o innehåll i rätt tid) Administrativ hantering 5.Intern samordning 6.Koordinationsskicklighet 7.Kommunikation och samordning gentemot externa intressenter Hur väl tycker du vi har fångat finansiärernas berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 63% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till finansiärernas berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 53%

17 17 L U N D S U N I V E R S I T E T Andra myndigheter ex. utbildningsdep. m.fl Vi tänker; ”Adekvat leverans med rätt kvalitet i rätt tid” Detta kräver/behöver bl.a följande; Proaktivt agerande Regelefterlevnad Punktlighet Bra intern styrning och kontroll Hederlighet Korrekt information Kostnadseffektivt genomförda beslut God överblick/kommunikation/samverkan inom och mellan myndigheter, nationellt och internationellt Professionellt bemötande Hur väl tycker du vi har fångat andra myndigheters berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Väl/mycket väl: 93% Hur svårt tror du det är att på sikt leva upp till andra myndigheters berättigade krav på och förväntningar på administrationen? Svårt/mycket svårt: 22%

18 18 L U N D S U N I V E R S I T E T Förväntningar Förhoppning om att mkt dubbelarbete skall försvinna Effektiv administration Öka yrkesstoltheten som administratörer Arbetsglädje Att kreativitet och lust till arbetet övervinner byråkratiska hinder Bättre attityd Framtidstro Att administrationen får en högre status i verksamheten Tydligare ledarskap Höjd status för ledarskap Bättre arbetsmiljö och anställningsvillkor doktorander Bättre arbetsmiljö för studenter Att det administrativa stödet kommer att höja kvaliteten av forskning och utbildning inom LU Att få bidra till att bygga en bättre administration Att samordna olika enheters och fakulteters system – mer centralstyrning, mindre fragmentering Rätt organisation, roller, funktioner, kompetens för verksamheten Samverkan Bättre samverkan – mindre protektionism Slut på fragmentering och revirtänkande Minska klyftorna mellan verksamheten och administrationen – förstå och respektera varandras kompetenser och vardag Bättre samverkan inom administrationen = större effektivitet Öppenhet Ökad förståelse för varandra Gemensam identitet Att man lyssnar in och tar tillvara kompetens Välvilja Tydligare roller och ansvar Tydlighet, enhetlighet och samordning Tydliga roller och rapporteringsvägar Tydligare ansvar Förbättrad servicekänsla Frihet för vetenskapen styrning för administrationen Att vara med och skapa ngt stort och nydanande och långsiktligt Positiva förändringar genomförs Ökat fokus på strategi Skapa dynamik Bra att det äntligen görs en behovsanalys Det kan bli så bra!! Fler kvinnor på ”höga” positioner Tydliga karriärvägar + befogenheter och ansvar Bra budget och uppföljningsverktyg

19 19 L U N D S U N I V E R S I T E T Farhågor Dyrt Kostar pengar Allt blir en pappersprodukt – alla gör som de alltid har gjort Att ingenting händer efter detta Fortsatt olika administrativa rutiner på fakultetsnivå (för oss institutioner som tillhör två områden) Kommer att visionen att förankras och påverka medarbetare och studerande ute på institutionen och avdelningen Att projektet bromsas på grund av ovilja till förändring Otillräcklig förankring hos nya ledningen (nya dekaner, ny rektor…) Att det inte når ut till verksamheten Genomförbart? Inga positiva förändringar genomförs Att ledningsbeslut inte når ända ut i organisationen pga otydlig och stark områdesstruktur Trött organisation Att man inte ska våga löpa linan ut (rädda att trampa vikta personer på tårna) Samarbetssvårigheter Revirtänkande Revirstridigheter Brist på ledning Leder inte till ngn förändring Att blir ”fel” rektor Otydliga beslut Vi behöver en administrativ linjeorganisation inom hela LU Enhetlig administration? Administrationen ser olika ut på central, områdesnivå och institutionsnivå. Olika behov från forskare och studenter ”myndighetsrapportering” Vi har tre nivåer men tänker på två i projektet!? Vad blir konsekvensen? Att det redan finns en bild över hur man vill att det skall bli. Att man inte går in i denna process med helt öppna ögon Ingen återkoppling till dem som har deltagit i arbetet Är ett dolt syfte med projektet att administration? Någon del? Kommer alla att kunna delta? Otillräckligt remissförfarande när förslagen (ny organisation) ligger på bordet Tar tid Kommunikation är ett ledord men fungerar det i praktiken? Stress hos ngn medarbetare går ut över andra medarbetare Cynism Behovet av förändring är större än resurserna För mycket fokus på centrala förvaltningen? Kommer projektet att dämpa kreativiteten genom att styra för mkt? Att teori och praktik inte är ” lika med” Kaos Floskler Glömma bort världen utanför Europa Fragmentering av olika styrsystem Jag saknar dimensionen: vad krävs av ”verksamheten” för att administrationen skall kunna leva upp till verksamhetens krav? Till exempel delaktighet respekt professionellt bemötande. Medför eventuella förändringar någon ”bonus” för den ”drabbade” För mkt fokus på besparingar Att universitetet uppfinner sina egna system och processer utan att titta på omvärlden (andra universitet och företag) löser liknande uppgifter