Verksamhetsarkitektur - Management by making sense

En presentation över ämnet: "Verksamhetsarkitektur - Management by making sense"— Presentationens avskrift:

1 Verksamhetsarkitektur - Management by making sense
Lotta Hugner, Guide Konsult AB

2 Oo

3 Ledarskapsstilar genom tiderna...
Management by... walking disappearing fear confusing ...”by making sense”

4 Vad är en verksamhetsarkitektur?
En verksamhetsarkitektur beskriver verksamheten som system i ett sammanhang: Hur viktiga "saker" i verksamheten är strukturerade. Vilka komponenter dessa saker består av. Hur komponenterna passar ihop och samverkar i något syfte. Slutsats: Det går inte att bygga en verksamhetsarkitektur styckevis och delat, på begränsade utsnitt av verksamheten. Hela verksamheten ska vara med, inkl gränsytorna mot omgivningen: Kunder, leverantörer, partners, m fl...

5 Vad är en verksamhetsarkitektur?
Standardisering av verksamhetens strukturer avseende: tankemönster, begreppsapparat processer, flöden, beteenden motivation, inriktning, styrning resurser, objekt, information ansvar, organisation EIA: Informations- & kommunikationssystem, format, lösningsprinciper Slutsatser: En verksamhetsarkitektur innebär tvärfunktionell verksamhetsstyrning som kommer att utmana den vertikala styrningen i "stuprör”.

6 Nyttan av att beskriva arkitekturen
Förmedla en överblick över Företaget där man ser verksamhetens bedrivande i sin helhet, inkl nyttjandet av IT som får verksamheten att "fungera" bättre. Hitta förbättringspunkter, formulera förbättringsförslag och planera förbättringsobjekt. Särskilt tvärfunktionella, som spänner över gränser. Gäller både processerna och deras IT-stöd. Reda ut var och hur förväntningarna på varandra inte stämmer överens, inkl "glapp" och bristande koordinering mellan parternas IT-stöd. Kunna avgränsa ut ett fokusområde för djupare studier och veta hur det samspelar med omgivningen (både i direkta kontakter och indirekt via IS/IT). Normgivande för gruppering av verksamhetens ingående delar. "Gruppering" kan göras efter organisation/linjeansvar, roller, processer - förädlingsflöden, geografi, kunskapsområde, m fl. Utbildning i företagskunskap (verksamhet och IS/IT), där belysning av "min plats i helheten" skapar mening för envar: "Management by making sense". Txt

7 Mer nytta! Kommunikation och resonerande mellan verksamhetens alla intressenter om verksamheten och dess utveckling Upprätthålla en gemensam framtidsvision för verksamhet och IS/IT. Integrera verksamheten för störningsfri samverkan. Frigöra informationsresurserna för merutnyttjande över gränser. Undvika redundans (onödigt arbete, dubbelarbete och onödiga satsningar) i verksamheten och dess IS-lösningar. Underlätta förändringar genom minskad komplexitet (oöverskådligt, rörigt, etc). Frigöra kapacitet för utveckling i stället för att låsas i härvor av spagetti. Txt

8 Syftet på sikt med att vidmakthålla en arkitektur
En verksamhetsarkitekturs främsta syfte är att säkra verksamhetens förmåga att skapa värden, över tiden och med hänsyn till omvärldens förändringar. Värden skapas genom att insatsmaterial förädlas till produkter (som kan vara både varor och tjänster) i delverksamheter som motiveras framför allt av rationellt gemensamt värdeskapande. Men: En arkitektur som inte beskrivs degenererar. För att vidmakthållas så måste även dess beskrivning vidmakthållas, på ett enhetligt och stabilt sätt.

9 Belysning av värdeskapandet i sitt sammanhang
Resursmässiga förutsättningar Värdeskapande aktivitet GÖR: Värdetillskott Resurs för att göra tillförs Värdebärande objekt in Objekt med högre värde ut Styrning Txt Den bärande motiveringen för varje verksamhet (eller del därav) är att den kan skapa värden för någon. Utgå från det!

10 Regalskeppet Vasa

11 Framtagning av en verksamhetsarkitektur
Etablera verksamhetens styrande målstruktur. Klassificera verksamhetens processer övergripande. Klassificera verksamhetens hanteringsobjekt övergripande. Verifiera grovt processer vs hanteringsobjekt. Verifiera detaljerat Visualisera värdeskapandet med IS-stöd Koppla mot/skapa InfoSystem och DataBaser Koppla mot/skapa en IT-arkitektur Txt

12 Kundcase!

13 Hur ska arkitekturen etableras och vidmakthållas?
Etablera en arkiekturprincip (Enterprise Architecture Framework) som gör nytta för både verksamhet och informationssystem. Inte "bara" för IS. Etablera, dokumentera och sprid gemensamma beskrivningsformer för arkitekturens olika vyer: Konsekventa, heltäckande, begripliga. Txt

14 Astrakans syn p å verksamhetsmodeller Arkitekturens kvalitetss ä
krande sammanhang M å l Vad vill vi uppn å ? uttrycker motiverar , kan ö nskv ä rda styr specificeras tillst å nd f ö r som V ä rdeskapande aktiviteter Hur? Vem ? Var? N ä r? 3 - skiktad arkitektur: f ö ruts ä tter , Business Modellbaserad verksamhetsutveckling Ett kvalitetssäkrande instrument för att både styra och genomföra VU-uppdrag är att i samstämmiga beskrivningar tydliggöra: - Verksamhetens rationalitet och vad man vill - Hur verksamhetens värdeskapande avses gå till, processerna - Vilka hanterings- & förädlingsobjekt man arbetar med En önskad balans mellan mål- och regelstyrning avspeglas i de mer precisa regler som visar vad som får finnas eller hur man ska göra. Modellerna hänger ihop och verifieras genom att referera till varandra, t ex så att varje agerande i arbetsflödet skall ha en intentionell styrning från mål i verksamhetens målstruktur. Tips 1. Välj på metodmarknaden bästa sätt att driva de centrala och "eviga" analysfrågorna. 2. Välj på modellmarknaden de uttrycksformer som bäst kan tydliggöra svaren på frågorna. 3. Nyttja Din frihet att kombinera 1 och 2 på bästa sätt! Modeller och styrning Ser man modellerna som styrinstrument kan "balanserad styrning" i ett vidare perspektiv innebära mer än balansering mellan några prioriterade målområden (typ kundmål, finansiella mål, etc). Det gäller att också balansera mellan de olika styrprinciper som påverkar verksamheten kvalitativt olika och ger den dess "karaktär". I en verksamhet (eller del därav) kanske man väljer att styra upp processerna hårt för nå rationalitet och ekonomi, medan det i en annan verksamhet gäller att kunna agera flexibelt med givna resurser mot övergripande men välformulerade mål. Det kommer troligen att uppfattas som annorlunda att arbeta under dessa olika styrprinciper, vilket bl a leder till olika sätt att bedriva arbetet i praktiken. Styrprinciper genom decennierna… några nedslag : Management by Objectives (Peter Drucker) Objectives are needed in every area where performance and results directly and vitally affect the survival and prosperity of the business. If you don’t know where you are going, you’ll probably get there. Avoid the activity trap. 1980: Information Resource Management (John Diebold) The corporations that will excel in the 1980s will be those that manage information as a major resource. IRM is the managerial link between the corporate information resources and the organisation's goals and objectives. 1990: Business Process Management (Michael Hammer) Porter 1985: Competitive Advantage, Porter Value Chain. Michael Hammer: A ‘business process’ means a complete co-ordinated thread of all the serial and parallel activities needed to deliver value to your customers. 1995: Balanced Scorecard (Robert Kaplan & David Norton) Kaplan & Norton i HBR 1992: The Balanced Scorecard – Measures that Drive Performance. What you measure is what you get. The balanced scorecard forces the managers to focus on four measures that are most critical: Customer satisfaction, internal performance, innovation/learning and financial. (MBO revisited!) 2000: Business Rule Management (Ron Ross) A business rule is a directive, intended to influence or control business behavior, to define or constrain some aspect of the business, or to assert business structure. Slutsats Mängder av ”Management by something” har sett dagens ljus. Men kan vi skapa förståelse för verksamheters meningsfulla sammanhang och helhet så kan detta formuleras som ”Management by making sense” p å verkar , initierar , architecture skapar styr Information architecture Technical Objekt, resurser Vad ä r det vi ” hanterar ? Regler Vad ska g ä lla... ... n r (h ndelse) om (villkor) ? architecture begr ä nsar m ö jliga tillst å nd Svaren p å fr å gorna i verksamhetsskiktet & tillst å nds ö verg å ngar f ö r ska h ä nga ihop i en meningsskapande helhet!

15 © Guide Konsult Stockholm AB 2006
Beskrivningsformen har funnits länge Mål- Verksamhetens strukturen övergripande mål M-2 bidrar till M-3 Lednings- Styrmedel för bidrar processer reglerat umgänge till mellan parterna i processen Ett mål/medel är att uppnå... MÅL-1 Organisations- strukturen siktar mot har siktar mot siktar mot Org-enhet Ansvarar för... Process- strukturen rapporterar till Förädlings- DelProcess: P Förädlings- P-1 Arbetet här går ut på att... P+1 flöde in flöde ut Org-enhet Org-enhet Ansvarar för... Ansvarar för... Lednings-insatser Arbets-insatser Informationsstöd som består av att... som består av att... som innehåller uppgifter om... tillför tillför Gemensamt Informations- tillgängliga strukturen resurser Kompetensgrupp A X Kompetensgrupp B definierar Inforesurs X Y definierar Inforesurs Y Rätt IT-stöd för verksamheten med hjälp av processer

16 Hur ska arkitekturen etableras och vidmakthållas?
Etablera en arkiekturprincip (Enterprise Architecture Framework) som gör nytta för både verksamhet och informationssystem. Inte "bara" för IS. Etablera, dokumentera och sprid gemensamma beskrivningsformer för arkitekturens olika vyer: Konsekventa, heltäckande, begripliga. Rekrytera och "kontraktera" lokala arkitekter som ansvarar för delarkitekturer i alla relevanta enheter, ansvarsområden, delprocesser, funktioner, etc. Skapa en yrkesroll, typ "Företags-arkitekt", som gör arbetet intressant, meriterande och utformat för att bli relevant på flera sätt inom Företaget. Ta fram utbildningsmaterial, provkör på arkitektpiloter. Etablera arbetsformer & processer för framtagning av lokala del- arkitekturer och deras rutinmässiga, fortlöpande, integrering i Företagets övergripande arkitektur. Txt

17 Hur ska arkitekturen etableras och vidmakthållas?
Kartlägg arkitekturvyernas intressenter/"kunder" och deras sätt att använda dem. Särskilt: Arkitekturen som styrinstrument. Etablera samarbete med utvalda kunder för att fortlöpande anpassa innehåll, arkitektur, beskrivningsformer och "bruksanvisningar" för största möjliga användbarhet & nytta. Ta fram presentationsmaterial för att gå ut brett med arkitekturen, dess användningsområden och nyttoeffekter. Txt

18 Hur ska arkitekturen etableras och vidmakthållas?
Kartlägg arkitekturvyernas intressenter/"kunder" och deras sätt att använda dem. Särskilt: Arkitekturen som styrinstrument. Etablera samarbete med utvalda kunder för att fortlöpande anpassa innehåll, arkitektur, beskrivningsformer och "bruksanvisningar" för största möjliga användbarhet & nytta. Ta fram presentationsmaterial för att gå ut brett med arkitekturen, dess användningsområden och nyttoeffekter. Varje affärsprojekt ska bidra till beskrivningen av verksamhetsarkitekturen Txt

19 Ur ett affärsprojektperspektiv...
Verksamhetsarkitekturen är en förutsättning för rationell utveckling. Skapa förutsättningar för.... effektiv processutveckling av verksamheten bättre verksamhetsnytta av affärsprojekt bättre prioritering av affärsprojekt och förvaltningsuppdrag bättre koordinering mellan affärsprojekt snabbare start av affärsprojekt Txt

20 Tack för mig!