Karolinska Institutet Utbildning steg 1 Inköp & upphandlingsenheten

En presentation över ämnet: "Karolinska Institutet Utbildning steg 1 Inköp & upphandlingsenheten"— Presentationens avskrift:

1 Karolinska Institutet Utbildning steg 1 Inköp & upphandlingsenheten

2 Inledning Grundläggande regler Ett steg i taget
Säkrare i er roll – bättre stöd för kärnverksamheten Dialog med Inköps- och upphandlingsenheten

3 AGENDA 13.00 Inledning 13.20 Introduktion till offentlig upphandling
13.40 Inköpsprocessen 14.00 Kaffe 14.15 Ramavtal 14.45 Direktupphandling 15.15 Fakturahantering 15.30 Bensträckare 15.40 Frågor & Praktikfall 16.30 Slut

4 Introduktion Offentlig Upphandling
Varför offentlig upphandling? Uppsöka marknad Skapa konkurrens Bäst produkt till bäst pris Avgränsa behovet Tänka efter före Effektivitet ”Vi måste göra rätt, så att det inte är fel om ngn kontrollerar.” Upphandlingsskadeavgift. Skriverier. Lag finns – som baserar sig på ett EU-direktiv. Men varför finns direktiven till att börja med? Vad är själva tanken? (bild) Första ledet får även andra ledet som effekt

5 Introduktion Offentlig Upphandling
”Många bäckar små” EU – 3600/ Mdr SEK = 16 % S – 500/3500 Mdr SEK = 14 %

6 Introduktion Offentlig Upphandling
Lagar, förordningar, EU-direktiv och EU-förordningar Lagen om offentlig upphandling (LOU) SFS 2007:1091 Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) SFS 2007:1092 Lagen om offentlighet och sekretess SFS 2009:400 Offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster 2004/18/EG Ändring av rådets direktiv vad gäller effektivare förfaranden för prövning av offentlig upphandling 2007/66/EG

7 Introduktion Offentlig Upphandling
Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) När ska lagen tillämpas? Aktuellt upphandlingsförfarande? Process Överprövning Upphandlingsskadeavgift Upphandlande myndigheter/offentligrättsliga organ Tröskelvärde kr (varor och A-tjänster ) Beloppsgräns direktupphandling kr (15 % av TV för kommuner och landsting kr)

8 Introduktion Offentlig Upphandling
När ska lagen tillämpas? Statliga myndigheter, kommuner, landsting, offentligt styrda organ Tilldelning av kontrakt Tröskelvärden

9 Introduktion till Offentlig upphandling
Kontraktsvärde Upphandlingsform Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog 1  kr Förenklat förfarande Urvalsförfarande 284 631 kr Direktupphandling

10 Introduktion Offentlig Upphandling
Vilket upphandlingsförfarande ska tillämpas? Kontraktets värde Föremål för upphandling Marknaden Kontraktsvärde Upphandlingsform Öppet förfarande Selektivt förfarande Förhandlat förfarande Konkurrenspräglad dialog 1  kr Förenklat förfarande Urvalsförfarande 284 631 kr Direktupphandling

11 Introduktion Offentlig Upphandling
Process Annonsering Tidsfrister Kommunikation, information, dokumentation Kontroll av leverantörers lämplighet Tilldelning av kontrakt Avtalsspärr

12 Introduktion till Offentlig upphandling
Grundläggande principer Öppenhet/transparens Likabehandling Proportionalitet Ickediskriminering Ömsesidigt erkännande

13 Introduktion Offentlig Upphandling
Överprövning På talan av leverantör Överprövning av upphandling Överprövning av avtals giltighet

14 Introduktion Offentlig Upphandling
Upphandlingsskadeavgift På talan av tillsynsmyndigheten Upp till SEK Max 10% av kontraktsvärdet

15 Inköpsprocessen Behovsinventering och marknadsundersökning
Val av upphandlingsförfarande Förfrågningsunderlag (vad ingår?) Annonsering Lämnande av anbud Prövning och utvärdering Tilldelningsbeslut Avtalsspärr Avtalstecknande

16 Förfrågningsunderlag
Inköpsprocessen Förfrågningsunderlag en skidpjäxa storlek 42 varm inte åkt så mycket sista åren runt tretusen eller så julklapp

17 Förfrågningsunderlag
Inköpsprocessen Förfrågningsunderlag pjäxan skall vara tillverkad för liftburen utförsåkning skall vara tvådelat med fyra spännen skall passa fot som är 27 cm lång, 9 cm bred och med normalt fotvalv pjäxans innersko bör erbjuda gott hälgrepp med bibehållet blodflöde i skidåkarens fot pjäxans innertemperatur vid bruk och omgivande temp om -10 grader celsius bör ej understiga +20 grader celsius Sulans mått och skalets konstruktion skall uppfylla ISO 2006:234 pjäxan bör levereras senast den 20 december 2012 till Nobels väg 5 i Solna pjäxan skall levereras senast 24 december 2012 till Nobels väg 5 i Solna listpris med eventuella rabatter skall redovisas i anbud

18 Ramavtal enligt LOU 2:a konkurrensutsättning. Exempel

19 Kap 5 Ramavtal Avtal i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning Högsta värde för samtliga kontrakt under avtalstiden Max 4 år om ej särskilda skäl finns 1 eller flera leverantörer ( 3 stycken över tröskelvärdet) Med 1 leverantör sker tilldelning ”strikt” enligt avtalet. Visst samråd får ske. Rangordning eller annat sätt. 2:a konkurrensutsättning, samråd, tidsfrist, sekretess, tilldelningskriterier Inköpscentraler – statlig inköpssamordning. – avropa.se

20 EU direktivet EU-direktivet stipulerar att en myndighet inte kan utnyttja reglerna för ramavtal på ett felaktigt sätt så att konkurrens förhindras, begränsas eller snedvrids. Konsekvenserna av ett ramavtal måste analyseras så att en fungerande och lämplig lösning uppnås

21 Ramavtal med en leverantör
Skriftligt samråd kan ske men inte ny förhandling. Precisering av villkor – pris på grund av pris- eller valutaklausul Förtydligande av innehåll –ex hur en tjänst skall utföras. Tidigare lämnade uppgifter får ej ändras men kan konkretiseras via samrådet

22 Ramavtal med flera leverantörer
Tilldelning av kontrakt genom: 1. Rangordning: alla villkor är fastlagda i ramavtalet. (samråd) 2. Förnyad konkurrensutsättning: alla villkor är inte fastställda 3. Fördelningsnyckel:

23 Vid förnyad konkurrensutsättning ska upphandlande myndighet
Skriftligt samråda med godkända leverantörer Ge tillräcklig tidsfrist för att inkomma med anbud Inte öppna anbud innan svarstiden löpt ut Tilldela kontrakt/avrop till bästa anbudet enligt tilldelningskriterier angivna i ramavtalet

24 Statliga Ramavtal Statliga Ramavtal skall användas.
Ramvatal med 1 Geografisk leverantör – Kaffemaskin-Selecta Ramvatal med 1 leverantör – Glasögon-Synsam Ramavtal med fler leverantörer i rangordning - Dokumentskåp börja med nr 1 Ramavtal med fler leverantörer och 2:a konkurrensutsättning

25 SKT09 –Skrivare, kopiatorer och tjänster
Förnyad konkurrensutsättning Avropsrutinen för detta ramavtal är en förnyad konkurrensutsättning. Detta innebär att du ska fråga alla leverantörer inom aktuellt område. Dokument Stöd Blanketter och Mallar Avropsrutin

26 Avropsrutin - ÖVERSIKT
Upprätta avropsförfrågan enligt Ramavtalet Skicka avropsförfrågan till samtliga antagna ramavtalsleverantörer. Svar på avropsförfrågan från leverantören Utvärdering av avropssvar Genomförande av eventuell provleverans Fatta tilldelningsbeslut Kommunicera tilldelningsinformation Teckna avrops-/leveransavtal. Beställning (vid vissa leveransavtal), leverans, fakturering, betalning.

27 Vad är direktupphandling?
Upphandling utan krav på annonsering och anbud i viss form

28 När är direktupphandling möjlig?
Under beloppsgränsen SEK Synnerliga skäl Ej lämpligt begära in anbud p.g.a. kompletterande leveranser tekniska eller konstnärliga skäl ensamrätt synnerlig brådska Definition synnerliga skäl

29 Exempel på otillåtna direktupphandlingar
påstående att kontrakt ej omfattas av upphandlingsskyldighet uppdelning av inköp väsentliga förändringar av kontrakt avrop från ramavtal som UM ursprungligen ej part i domstolstrots UM anser sig inte ha upphandlingsskyldighet

30 Direktupphandling Exempel på otillåtna direktupphandlingar felaktigt åberopande av ensamrätt felaktigt åberopande av tekniska skäl felaktigt åberopande av konstnärliga skäl felaktigt åberopande av synnerlig brådska felaktigt åberopande av synnerliga skäl

31 Inköp av upphandlad leverantör

32 Kontakt med leverantör tas
Fakturahanteringen Behov av inköp uppstår Kontakt med leverantör tas Leverantören är upphandlad och all viktig info för fakturering angavs vid avtalsskrivning

33 Godkännare konterar och skickar för attest
Fakturan scannas och går som den ska i Contempus. ZZ-referensen styr den rätt Godkännare konterar och skickar för attest Attestant attesterar

34 Fakturan skickas för bokföring
och betalas på förfallodag från vårt ekonomisystem Agresso

35 Inköp av icke upphandlad leverantör/ inköp på stan

36 Kontakt med leverantör tas
Behov av inköp uppstår Kontakt med leverantör tas Leverantören är inte upphandlad. Ingen info gällande fakturering finns

37 Fakturan scannas in, referens saknas, fel betalningsvillkor mm
Fakturan hittar inte rätt institution, hamnar i ZZ-företaget ( oidentifierade fakturor) Ekonom centralt måste kontakta leverantör för mer info

38 Ekonom centralt skickar fakturan till ekonom på institution
Leverantör finns inte i vårt register, måste läggas upp centralt. Fakturan skickas manuellt till godkännare när leverantören finns

39 Samma procedur som tidigare, den godkänns/attesteras och bokförs
Denna process leder till längre handläggningstid, fler medarbetare blir inblandade på en och samma faktura.

40 VIKTIGT !!! Vår faktura adress Karolinska Institutet Fakturor
Box Stockholm Referens måste ALLTID finnas på fakturan ZZ XX XXXXXX Att upplysa leverantören att Karolinska Institutet har 30 dagars betalningsvillkor Att kontrollera att leverantören har F-skatt.

41 Dagens innehåll: Kort om offentlig upphandling Inköpsprocessen Ramavtal Direktupphandling Fakturahantering

42 Börja i tid – framförhållning
Fråga och stäm av med Inköps- och upphandlingsenheten Sunt förnuft räcker långt TACK!