Ekonomisk styrning Medel This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author,

En presentation över ämnet: "Ekonomisk styrning Medel This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author,"— Presentationens avskrift:

1 Ekonomisk styrning Medel This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.

2 Nivå: Medel Område: Ekonomisk styrning Icke vinstdrivande organisationer mäter inte framgång enbart eller främst utifrån sina finansiella resultat, utan snarare utfallet i samband med deras uppdrag, eller så mäts framgång utifrån både att de nått sitt finansiella resultat och sitt uppdrag. finansiella kunskaper nödvändiga för ett effektivt ledarskap inom den ideella sektorn. I den här kursen kommer du att förbättra dina kunskaper i redovisning, budgetering, ekonomisk rapportering (finansiell redovisning/rapportering) och insamling. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

3 Modul 1 Redovisning och bokföring Bokföring, redovisning och ekonomisk förvaltning: några definitioner Kan det vara bra att klargöra några termer, särskilt skillnaderna mellan bokföring, redovisning och ekonomisk förvaltning. Bokföring hänvisar till metoder och system genom vilket finansiella transaktioner registreras, antingen för hand eller via en dator m.m. Redovisning omfattar regler genom vilket finansiella transaktioner klassificeras och rapporteras. Det finns två typer av redovisningar: ”Finansiell redovisning” handlar om ekonomisk information som publicerats för användning av parter utanför organisationen. ”Direktörsredovisning” handlar om information som är användbar för en organisations ledare/chefer men som ej behöver göras tillgänglig för andra. Modul 1: Redovisning och bokföring REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

4 Ekonomisk förvaltning bygger på redovisning av data, men är inriktat på betydelsen av dessa siffor. Ekonomisk förvaltning innebär vanligtvis en analys av olika nyckeltal som kan ge indikatorer på trender och på organisationens finansiella läge. Således är nyckeln i bokföringen noggrannhet; inom redovisning, kontinuerlighet och att följa regler; i den ekonomiska förvaltningen att göra bedömningar och att upprätta strategier för att styra ekonomin i organisationen. Modul 1: Redovisning och bokföring REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

5 Modul 1: Redovisning och bokföring Ekonomisk redovisning enligt kontantmetoden Föreningar måste hålla register – även informella föreningar – som ger dem möjlighet att hålla reda på sin ekonomi och inte tappa kontrollen över den. Det finns olika redovisningssystem för föreningar i olika länder, den vanligaste metoden är dock den ekonomiska redovisningen som bygger på kontantmetoden (endast intäkter/kostnader registreras/redovisas). REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

6 Modul 1: Redovisning och bokföring Hanteringen av den ekonomiska redovisningen enligt kontantmetoden kräver en mindre drivande struktur. I själva verket är det tillräckligt att använda en två- kolumnsredovisnings bok, där den första kolumnen markerar alla intäkter, medan den andra visar alla utgifter. Ekonomisk redovisning enligt kontantmetoden har tyvärr en stor brist: den tar inte hänsyn till alla ekonomiska och periodiserade fakta – även relevanta sådana – utan finansiell yttring. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

7 Modul 1: Redovisning och bokföring Ekonomisk periodiserad redovisning I vissa länder väljer större organisationer mer komplexa redovisningssystem som bättre uppfyller behovet av transparens och tydlighet som krävs för att utarbeta en sanningsenlig och korrekt ekonomisk redovisning. I den så kallade ekonomiskt periodiserade redovisingen –som tar hänsyn till både den ekonomiska och finansiella dimensionsen – leder varje ledartransaktion till ett värde-”par” av samma värde men motsatta tecken, som är uttryck för ekonomiska varianter (intäkter/utgifter) och finansiella varianter (krediter/skulder). Det här leder till uppförandet av årsredovisningen (Tillgångar och skyldigheter och vinst- och förlustregister). Periodiserad redovisning använder en huvudbok eller en datorstödd bokföring. Det är ett mer komplett redovisningssystem som underlättar i upprättandet av ett bokslut. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

8 Modul 1: Redovisning och bokföring Bokföring För ideella organisationer (särskilt de minsta) är det tillräckligt att används en “handkassabok” eller ett allmänt dokument (papper eller kalkylblad) och hålla ordning på alla intäkts- och kostnadsposter fördelade på alla identifierade poster. Bokföringen måste respektera vissa principer, särskilt: Kronologiska serier Order Analytiska och noggranna poster En redovisning är ett dokument där (och genom vilken) räkenskaper förs. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

9 Modul 1: Redovisning och bokföring En redovisning är ett dokument där (och genom vilken) räkenskaper förs: Among accounting records, we can include: Bland bokföringen kan vi inkludera: Allmän journal Den allmänna journalen är ett redovisningsstöd som måste rapportera alla transaktioner kronologiskt avseende redovisningsperioden. Det är ett dokument över alla redovisningshändelser. Inventeringsbok (förteckning över artiklar) Med termen inventering menar vi oftast det fysiska/materiella intäkterna inom organisationen. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

10 Modul 2: Budgetering Modul 2 Budgetering Utveckla och förvalta budgeten En ideell organisations bokslut är ett viktigt dokument både för enskilda inom och utanför organisationen. Vissa säger att budgeten visar en organisations verkliga strategi, trots vad som skrivs i verksamhetsplaner eller andra strategiska dokument är budgeten ett konkret uttryck för vad organisationens verkliga prioriteringar är. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

11 Modul 2: Budgetering Budgetprocessen börjar med översättningen av den strategiska planen till den årliga planeringen. Organisationen bör göra: En driftbudget, som spårar alla intäkter och utgifter, En kapitalbudget, som berör inköp eller avyttring av långfristiga fysiska tillgångar, såsom byggnader och utrustning, Kontantbudget,som spårar att flödet av kontanter under året, oavsett avseende operationella eller kapitala verksamheter REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

12 Modul 3: Ekonomisk rapportering Modul 3 Ekonomisk rapportering Ekonomiska rapporter En finansieringsöversikt är en post som syftar till att möta den legitima informativa efterfrågan av de inblandade intressenterna, genom en allmän översikt om förvaltningen flödet. Finansiella rapporter är ett grundläggande dokument som ger all information som behövs: i denna mening måste de betraktas ett kommunikationsverktyg. Dessutom blir de ett viktigt stöd vid bedömningen av organisationens prestanda och utför sina statliga åtgärder: i denna mening, bokslut är ett verktyg för organisationen. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

13 Modul 3: Ekonomisk rapportering Bokslut för icke vinstdrivande organisationer: 1) Rapport över finansiell ställning eller balansräkning, 2) Uttalande av aktiviteter eller resultaträkning, 3) Kassaflödesanalys, 4) Uttalande av funktionella kostnader. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

14 Modul 3: Ekonomisk rapportering Rapport över finansiell ställning eller balansräkning Rapporten över finansiell ställning (balansräkning) ger en ögonblicksbild av organisationen vid en tidpunkt, vanligtvis i slutet av ett räkenskapsår. Det sammanfattar: - Tillgångar, "de objekt som organisationen besitter, med vilken den utför sina program och tjänster"; - Skulder, "de mängder av lånade pengar, eller skuld, att organisationen har använts för att finansiera en del av dessa tillgångar", - Nettotillgångar, "skillnaden mellan tillgångar och skulder". Tillgångar lika alltid summan av skulder och nettotillgångar. Verksamhetsberättelsen eller resultaträkningen I verksamhetsberättelsen visas flödet av intäkter och kostnader i organisationen, och förändringar i nettotillgångar under en tidsperiod, vanligtvis ett räkenskapsår (Redogörelse för intäkter, kostnader, och förändringar i nettotillgångar). REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

15 Modul 3: Ekonomisk rapportering Kassaflödesanalys Kassaflödesanalysen visar inflöden och utflöden under året, vilket gör att vi ser hur kontantbeloppet ändrats från ett år till nästa. Uttalande av funktionella kostnader Uttalandet om funktionella kostnader visar hur varje kategori av kostnader fördelades mellan användningarna av varje program eller projekt i organisationen och även insamling och ledning och allmänna kostnader. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

16 Modul 3: Ekonomisk rapportering Sociala indikatorer Indikatorer är en uppsättning kortfattad information som beskriver faktiska observationer från olika möjliga perspektiv: som skapat eller verkligt socialt värde, etik, filantropi, miljö, etc. Förutom att vara tydliga och viktiga, måste indikatorer vara:  Formulerade på ett betydande sätt  Delade inom gruppen  Mätbara  Standardiserade Vid fastställandet av urvalskriterier för sociala indikatorer är det klokt att följa vissa principer: 1. En ofullkomlig indikator är alltid bättre än ingenting 2. Om möjligt, jämför dina indikatorer med sådana som är tillgängliga från externa källor 3. Använd olika indikatorer för olika syften 4. Utveckla en bredd av indikatorer 5. Ger inte mer information än den som förmodligen kommer att användas REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

17 Modul 3: Ekonomisk rapportering Verksamhetsidé En verksamhetsbeskrivning kan struktureras på följande sätt: Institutionella ramar: 1. Identifiera intressenter -Illustration av de planer och verksamheter som syftar till att säkerställa utövandet av uppdraget 2. Stödjande arbete med syfte att befästa de institutionella aktiviteterna 3. Beskrivning av stödjande insatser 4. Förhållnde till omvärlden/miljön runtomkring - Relationens natur och kännetecken - Beskrivning av någon miljöbetingad gräns som kan ha påverkat den allmänna förvaltningen. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

18 Modul 4: Insamling Modul 4 Insamling Att organisera ett litet insamlingsevenemang Här följer några goda råd och steg att följa när man organiserar ett insamlingsevenemang: 1. Klart fokus på målet 2. Välja "rätt" aktivitet 3. Definiera en budget 4. Identifiera projektledarens ansvar för evenemanget 5. Definiera en tidplan 6. Engagera deltagarna 7. Tacka alla! REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

19 Modul 4: Insamling Verksamheten (årliga kampanjer och kapitalanskaffning) Den allmänna insamlingsplanen är en uppsättning av alla verksamheter och aktiviteter som sker i anslutning till insamlingsverksamhet fi en insamlingsorganisation/ideell organisation. Med tanke på att insamlingen är en pågående process med interaktioner mellan organisationen och omvärlden, beror dess effektivitet på god planering och noggrant utförande. Ju bättre planering, desto bättre resultat. När du vet varför du vill driva en insamlingsaktivitet och vilka mål du har med det (strategiska och operativa) kan du utforma din utvecklingsplan och de ekonomiska behov ni har. Kvantitet och kvalitet måste vara tydligt, såväl de resurser som krävs REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

20 Modul 4: Insamling Här nedan beskrivs icke vinstdrivande organisationers behov i 4 olika typer, vilket motsvar 4 olika slags insamlingsprogram: REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning BEHOV VERKSAMHETER Av innevarande årÅrlig insamling Relaterat till specifika målKapitalanskaffning Relaterat till fastigheter och inventarier Related to capital property and equipment Stora gåvor Relaterat till gåvor som genererar intressen elated to capital that generates interests Planerade gåvor

21 Modul 4: Insamling Den så kallade ”donor stool” /"givarpallen” som förklarar sambanden mellan givaren, källan och verksamheten. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

22 Modul 4: Insamling A) Den årliga kampanjen är kärnan i ett framgångsrikt insamlingsarbete. Målet är att givaren ger året runt – en fast summa från sin årliga inkomst för att möta organisationens behov av kontanter. B) Kapitalanskaffning är ett intensivt insamlingsprogram för insamling i form av kapital. C) Större donationer är det som alla vill ha. Stora donationer är tvärgående till alla program och oftast skänkta inom ramen för den årliga skörden som binder en donator till organisationen. D) Planerade gåvor är ett avancerat verktyg för insamling, dessa donationer planeras när givaren är levande, men organisationen får gåvan när testamentet trätt i kraft. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

23 Modul 4: Insamling Gåvopyramiden som visar olika grader av givarengagemang och det ömsesidiga beroende av alla delar i en insamling.: REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

24 Modul 4: Insamling ÅRLIGT GIVANDE Här presenterar vi några principer kring årligt givande, hur det kan fungera: att ta emot gåvan, upprepa givandet och göra så att givandet ökar. Årligt givande spelar en nyckelroll i en framgångsrik insamlingsverksamhet. Det syftar till att få en regelbunden gåva från givaren. Årligt givande byggs upp av tre olika kategorier. 1. Potentiella givare, vid den första gåvan: Informera den potentiella givaren om den verksamhet som bedrivs inom din ideella organisation, varför deras gåva är viktig och möjligheten att ansluta sig till er organisation, Fråga efter den gåvan: Tack den potentiella givaren som nu har blivit en givare. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

25 Modul 4: Insamling 2 - Givare vid upprepade gåvor: Skriv till givaren och berätta vad din organisation har kunnat göra tack vare dennes och andras bidrag; Bjud in givaren att delta i de verksamheter / ​​ aktiviteter som utförs inom din organisation, Tacka givaren för att fortsätta donationer. Tipsa givaren att den kan donera varje år eller regelbundet på en årlig basis. 3 - Årliga givare som ökar sina donationer, för att öka gåvan: Ordna händelser eller aktiviteter som motiverar givare att bidra mer och mer genom ständiga donationer; Tacka dem även för små donationer, Tipsa dem om sätt att engagera sig mer i er organisation och tipsa dem om sådant som får dem att vilja stödja er. REVEAL Course Intermediate Financial management

26 Modul 4: Insamling För att kunna planera en insamlingskampanj du måste veta att: 1. Enligt insamlingens profil – som visas i Paretodiagrammet nedan - 60% av det donerade beloppet härrör från 10% av givarna, 20% härrör från 70% av donatorerna och resterande 20% av donationer från 20% av donatorerna. Bland insamlare antas det att det i allmänhet är 3-5% av de faktiska givarna som skulle kunna ge stora donationer. REVEAL Kurs Medel Ekonomisk styrning

27 Tack! This project has been funded with support from the European Commission. This publication reflects the views only of the author, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein.