Affärer med offentlig sektor Några exempel på hur LOU tillämpas i Sverige Torneå 22 februari 2011 Nils Knutsson.

En presentation över ämnet: "Affärer med offentlig sektor Några exempel på hur LOU tillämpas i Sverige Torneå 22 februari 2011 Nils Knutsson."— Presentationens avskrift:

1 Affärer med offentlig sektor Några exempel på hur LOU tillämpas i Sverige Torneå 22 februari 2011 Nils Knutsson

2 Nils Knutsson Marknadsdirektör nils.knutsson@tieto.com
Direct Mobile Tieto Sweden AB Fjärde Bassängvägen 15 Stockholm

3 Innehåll Utvecklingstendenser 1999-2010 Upphandlingsformer
Prisets betydelse Utvärderingskriterier Skall-krav Utvärderingsmetodik Avtalstider Några trender Antalet upphandlingar av IT-system minskar Hur lång tid tar en upphandling Leverantörens upphandlingskostnader

4 Inledning

5 En huvudfråga: Upphandla eller sälja?
Upphandling LOU gäller Leverantören får betalt för att överta Försäljning LOU inte tillämplig Leverantören får betala Exempel på försäljning Stockholms stad – SSDS Stockholms läns landsting – L-Data Malmö stad – ADB Malmö Falu kommun – sprack! Västra Götalandsregionen – ProRegio – sprack! 5

6 Analys av IT-upphandlingar 1999-2010

7 Upphandlingsformer Direktupphandling fr o m 15 juli 2010 max kr Upphandling under tröskelvärdena - förenklad upphandling < kommuner och landsting 1,9 miljoner kr < stat 1,2 miljoner kr Upphandling över tröskelvärdena Öppen Selektiv Förhandlad med annonsering Förhandlad utan annonsering

8 Upphandlingsformer Hela IT-området

9 Upphandlingsformer Enbart outsourcing

10 Förkvalificering

11 Förfrågnings-underlags
Anbudsansökan Förfrågnings-underlags EGT-annons Formalia

12 Anbudsansökan 2001-2008 2001-2002 Underlag för anbudsansökan 2003-2004
Förfrågnings-underlags Underlag för anbudsansökan Formalia Erfarenheter Referenser Ekonomisk stabilitet osv

13 Utvärderingsarbetet

14 Hantering av utvärderingskriterier

15 Synpunkter på skall-krav
Normalt ”inflation” i skall-krav Kostnadsdrivande Ett undantag – Apoteket Endast ett skall-krav Anbudet skall inlämnas senast den 23 januari Skall-krav som utestänger leverantörer Leverantören skall ha en omsättning på minst 800 milj kr inom området Leverantören skall ha minst 3 referenser på systemet i Sverige Leverantören skall ha en soliditet på minst 60 %

16 Utvärdering av skall-krav
Uppställda skall-krav utvärderas ej Skall-kraven uppfylls - ok Skall-kraven uppfylls ej - anbudet utvärderas inte Uppställda skall-krav utvärderas Vissa skall-krav poängsätts och viktas Bör-krav och andra kriterier poängsätts och viktas Prisutvärdering Slutlig sammanräkning av poäng

17 Några urvärderingsmetoder
Resonerande utvärdering Lägsta pris Ekonomiskt mest fördelaktiga Högsta kvalitet till ett fastställt pris Endast kvaliteten poängsätts Priset poängsätts – bäst pris ger högst poäng Övriga erhåller poäng i proportion Övriga erhåller poäng i logaritmisk skala Prisintervall poängsätts i förväg Kvaliteten prissätts Prisavdrag för god kvalitet Pristillägg för bristfällig kvalitet

18 Några exempel inom IT-området

19 Utvärderingsmetodik inom IT
Resonerande utvärdering Ingen ”matematik” Apoteket år 2006 Rangordning av anbuden för respektive kriterium Stockholms stad år 2000 och 2005 Avancerade ”matematiska” modeller Bedömningspoäng Viktning Absoluta jämförelsetal Kvotberäkning

20 Resonerande utvärdering
”Vi satte kvalitet som främsta krav i upphandlingen. Tieto vann genom att erbjuda bästa kvalitet. Det intressanta var att de också, genom att visa ett effektivt sätt att arbeta hade samma prisnivå som sina konkurrenter” Apoteket AB Inga poäng Ingen viktning

21 Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet - IT-området

22 Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
Anbud med uppfyllda villkor och lägsta pris vinner ”Lägsta pris med hänsyn till föreslagen lösning” 25 av 28 outsourcingaffärer har valts med lägsta pris En vändning är på gång! Kvalitet och relationer… Apoteket: ”Marriage Counselling”

23 Prisets betydelse – viktning i procent

24 Prisets betydelse – några exempel
Almi 21 % Vägverket 21 % SVT 30 %

25 Poängsättning av priset
Vanligaste metoden Bästa pris erhållet högst poäng Övriga anbud erhåller poäng i proportion till bästa pris Förutbestämda prispoäng Anbudspris Anbudspris Poäng 6-8 milj kr 3 poäng 8-10 milj kr 4-6 milj kr 2 poäng 10-11 milj kr 2-4 milj kr 1 poäng >11 milj kr <2 milj kr 0 poäng

26 Matematisk modell 1 Utvärderingskriterium 1 Poäng x vikt x poäng
Poäng x vikt y poäng Utvärderingskriterium 3 Poäng x vikt z poäng Prisutvärdering Här finns ett stort antal w poäng metoder och tekniker Summa poäng q poäng

27 Utvärdering i poäng – högst poäng vinner
Exempel på poängmodellen Utvärdering i poäng – högst poäng vinner Anbudspris Poäng Fujitsu 34 Logica 33 QBranch 32 Tieto 29 CSC 23 Funktioner och kvalitet Poäng Tieto 33 CSC 33 QBranch 28 Logica 23 Fujitsu 22 Summa utvärdering Poäng Tieto QBranch Logica Fujitsu CSC Slutsats: det kan vara framgångsrikt att satsa på ett bra anbud även om priset inte är bäst

28 Matematisk modell 2 Formel för beräkning av grundpris med justering för index

29 Matematisk modell 4 Funktionalitet prissätts
Steg 1 Uppfyllda Bör-krav Poäng för Uppfyllda Bör-krav 2 x 50 % x 40 % x 10 % = X S:a Bör-krav införande S:a Bör-krav 2 Steg 2 = K Steg 3 Offererat pris x K = Utvärderingsvärde X 100

30 Matematisk modell 5(1) Exponentialfunktion med logaritmtänkande
KK:s algoritm

31 Matematisk modell 6(2) Upphandling av e-tjänster - Exponentialkurva

32 Professorsmodellen Kvalitet prissätts
Justerade jämförelsetal Priset poängsätts inte Kvalitetskriterier prissätts Poängsättning 0-3 Till offererat pris läggs ”straffkronor” då 3 poäng inte erhålles i utvärderingen T ex kr – 7,5 miljoner kr Offererat pris Fråga 1 straffkronor Fråga 2 straffkronor Fråga n straffkronor Justerat jämförelsetal

33 Avtalsarbetet

34 Fördelning av avtalsmodeller - procent

35 Avtalstider inkl optioner om förlängning

36 Några exempel i närtid Stockholms stad Outsourcing 2006 4+2+2 = 8 år
Skatteverket Outsourcing = 9 år Göteborg Lönesystem = 8 år Upplands-Bro Outsourcing = 7 år Sundsvall Datordrift sociala system = 10 år

37 Några trender

38 Förberedande marknadsanalyser
Studiebesök hos ett antal lämpliga leverantörer Analys av marknadens produkt- och tjänsteutbud Tips och idéer Fallgropar Anlita speciella ”koppleri-företag” T ex Business Connection Kopplar samman ett antal lämpliga företag Arrangerar möten och frågebatterier till företagen

39 Ökat utrymme för kreativitet 1(2)
Ej fullständiga kravspecifikationer och tjänstebeskrivningar Endast utkast Leverantören ges möjlighet att komplettera och justera Viss frihet att påverka utformningen av tjänsten Fullständigt färdiga texter för huvudkontrakt och samtliga bilagor Inga skall-krav Leverantören ges möjlighet att Lägga till 100 Plus Reducera 100 Minus

40 Ökat utrymme för kreativitet 2(2)
Funktionell kravställning Egna lösningsförslag Ger stor frihet för leverantören att utforma leveransen enligt egna idéer Arkitekttävlingar Tilläggsmöjligheter i traditionell upphandling Kreativa hörnet Fritt fram Utvärderas inte Kan avropas senare

41 Hur lång tid tar en upphandling?
Outsourcingtjänster

42 Hur lång tid tar en upphandling 1(2)
Antal månader från utskick av ansökan till tilldelningsbeslut

43 Hur lång tid tar en upphandling 2(2)
Antal månader från utskick av ansökan till tilldelningsbeslut

44 Ansökningar och anbud

45 Kostnader för anbudsgivaren

46 Leverantörens upphandlings-kostnader 1(2)
Liten Upphandlingskostnader; 1 400 tim á 800 kr 1,1 milj kr Intäkter under 5 år milj kr Andel upphandlingskostnader/intäkter 37 procent Medelstor Upphandlingskostnader; 1 600 tim á 800 kr 1,3 milj kr Intäkter under 5 år milj kr Andel upphandlingskostnader/intäkter 2,2 procent Rejält stor Upphandlingskostnader; tim á 800 kr 9,8 milj kr Intäkter under 5 år 2 800 milj kr Andel upphandlingskostnader/intäkter 0,35 procent

47 Leverantörens upphandlings-kostnader 2(2)

48 Slut!