Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Teknisk nämnd Fastighet.

En presentation över ämnet: "Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Teknisk nämnd Fastighet."— Presentationens avskrift:

1 Kommunfullmäktige Kommunstyrelse Teknisk nämnd Fastighet

2 Lokalstyrdokument Utdrag av Tekniska Nämndens ansvar:
Ägarföreträdare för kommunens fastigheter. Huvudansvarig för kommunens lokalförsörjning och lokalanvändning. I ansvaret ingår att besluta om policys, mål och strategier för lokalförsörjningen och lokalanvändningen, samt vilka styrmedel som ska användas för att nå målen.

3 Fastighetsportfölj Totalt c:a 904 000 kvm c:a 2.6 miljarder
Skolor/förskolor ca: kvm Egna skolor: kvm Förhyrda skolor: kvm Egna förskolor: kvm Förhyrda förskolor: kvm Servicehus/sjukhem ca: kvm Egna: kvm Förhyrda: kvm Affärs- & servicelokaler ca: kvm Förvaltningsfastigheter ca: kvm Egna: kvm Förhyrda: kvm Totalt c:a kvm Egna ca: kvm Förhyrda ca: kvm Fastighetsportfölj Bokförda värden c:a 2.6 miljarder Försäkringsvärden c:a 9 miljarder

4 Några av Umeå kommuns fastigheter
Stadshusområdet Nolia Dragonskolan Östra gymnasiet Norrlandsoperan Stadsbiblioteket Rådhuset Umeå Arena Simhallen/idrottsplatsen Gammlia

5 Försäkringar o Skatt mm Media/Skötsel & Tillsyn/AU
Kapital Budget år 2009 UK/Fastighet kr kr Försäkringar o Skatt mm kr Personal etc LPU/Reinvestering kr Media/Skötsel & Tillsyn/AU kr kr

6 Fastighets verksamhetsidé
Vi anskaffar, förvaltar och avvecklar fastigheter. Det gör vi som partners till kommunens verksamhetsföreträdare kostnadseffektivt och ansvarsfullt. Vi har hög kunskap i organisationen. Vi skall i vårt arbete utveckla ett långsiktigt miljö- och kvalitetstänkande.

7 Fastighets Vision Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen.
Vi ska betraktas som de som bäst kan tillgodose Umeå kommuns verksamheters behov av lokaler och bostäder. Vi ska kunna mäta oss med de bästa i branschen. Begreppet vision används för att ge en bild av verksamheten på några års sikt. Uttrycker kvalitativa föreställningar om framtida tillstånd. Ska vägleda, styra och utmana en organisation att arbeta i riktning mot en gemensam bild av företaget på lite sikt.

8 Fastighets perspektiv
Ekonomi Bevara/förädla fastigheternas värde Ekonomi i balans Medarbetare Samarbete, mål, kompetens Kunder Nöjda, hög tillgänglighet Behovsanalys Samhälle Minskad miljöpåverkan, energianvändning Begreppet perspektiv uttrycker olika aspekter som har en påverkan på möjligheterna att förverkliga visionen. Tillsammans ska de leda till ett förverkligande av visionen – de uttrycker de viktigaste konkurrensmedlen eller förutsättningarna för överlevnad. Alla perspektiv är indelade i; strategiska mål, framgångsfaktorer och nyckeltal.

9 Strategiska utvecklingsområden
Kundfokusering Organisationsutveckling Energioptimering Verktygsutveckling Kvalitetsutveckling Arbetsmiljö

10 Kundfokus Kunderna är främst kommunens olika verksamheter som är hyresgäster i de fastigheter vi har i uppdrag att förvalta. Det är deras krav och önskemål vår kvalitetspolicy och vår kvalitetsdeklaration avser att uppfylla. Vår uppdragsgivare är dock ytterst kommunstyrelsen och vid en eventuell konflikt mellan hyresgästernas krav och önskemål och kommunstyrelsens direktiv är det alltså i första hand kommunstyrelsens krav som ska tillgodoses. Kvalitetsdeklarationen är fastställd av kommunstyrelsen och är styrande för servicenivån vi ska tillhandahålla våra kunder. Fastighet består av flera enheter som samverkar i processflöden som möter och bygger på varandra. Det innebär att dessa är beroende av att uppgifter och underlag levereras enligt fastställda rutiner för att det interna arbetet inte ska försvåras. Fastighets enheter ska därför ha ett kundperspektiv även i det interna arbetet. Skolan och socialtjänsten är fastighets största och viktigaste kunder.

11 Organisationsutveckling
Fastighetsorganisationen inriktas mot kompetenta beställare och byggherrar. Lokalförsörjning och lokalplanering med god omvärldsbevakning. Ökad grad av outsourcing / alternativt genomförande. Strategiska kompetenser för lokalförsörjning och teknik. Ökad grad av ansvars- och befogenhetsomfördelning.

12 Strategi för kommunens lokalinnehav
Fastighetsägandet Långsiktigt och totalekonomiskt bästa alternativ Investeringar och förhyrningar Behov av lokaler löses inom befintligt bestånd Vid investeringar ska lokaleffektivitet prioriteras Byggnadstekniska investeringar och underhåll Om de är nödvändiga för funktion, myndighetskrav, bevarandekrav, miljökrav eller lägre D o UH – kostnader. Anpassas till nytta och tid för verksamheten och efter förvaltningsplan. Inhyrning Fastighet hyr in alla lokaler och bostäder Avveckling Fastigheter, lokaler och bostäder som inte behövs långsiktigt Vakanser Bekostas av KS (sådana som Fastighet inte råder över)

13 Fastighetsförvaltaren
Har en nyckelroll Omfattar flera kompetensområden Juridik Ekonomi Teknik Ständigt i utveckling Tre kompetensområden: Juridik Ekonomi Teknik

14

15 Fastighetsförvaltare Umeå kommun
Företräder Umeå Kommun som hyresvärd och fastighetsägare. Är kommunens handläggare och kontaktperson för lokal- och hyresfrågor för interna och externa hyresgäster. Svarar för att utveckla och bibehålla goda kundrelationer. Inom angivet förvaltningsområde svara för samordning av huvudprocesserna: Anskaffning, Förvaltning och Avveckling, vilket innefattar planering, budget, genomförande och uppföljning. Initierar, samordnar och följer upp processerna, vilket omfattar bland annat budget, hyreskalkyler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal med hyresgästerna, fastighetsdrift, underhåll, investeringar, rivning och försäljning av lokaler samt verksamhetsanpassningar. Fastighetsförvaltaren svarar också inför fastighetschefen för fastigheternas totalekonomi, lokalplanering samt bereder ärenden till TN och andra förekommande nämnder. Back- up för andra fastighetsförvaltare.

16 Fastighetsförvaltarens roll
Då – Nu Teknik – Service Byggnad – Hyresgäst Annonsering – Marknadsföring Ensamvarg – Teamwork

17 Kommunens fastigheter
Utveckling fram till 90-talet Lokaler = gratis resurs Ekonomihänsyn endast vid nyproduktion Förvaltning = låg status Frånvaro av samordning Låg flexibilitet Lokalkostnadsandelen ökar på verksamheternas bekostnad

18 Kommunens fastigheter
Utveckling från 90-talets början Ekonomin stagnerar Medvetenheten om lokalkostnader ökar Alternativa driftformer införs Fokusering på lokaleffektivitet Samordning Professionalism

19 Kommunens fastigheter
Framtida utveckling? Flernyttjande Högflexibla lokaler – snabbt föränderliga Dygnet runt-nyttjande Många olika driftformer Kundfokus – efterfrågestyrd förvaltning Valfrihet Grundservice – Helhetslösningar Kvalitetstänkande – Miljötänkande Lokalresursplanering

20 Omfattning In- och uthyrning av lokaler Fastighetsdrift
Lokalplanering Hyresförhandlingar Besiktningar Fastighetsdrift Skötsel och tillsyn Underhåll Investeringar i byggnader Ny-, till- och ombyggnationer Reinvesteringar

21 Stödprocesser Fastighetsdrift Hyresadministration Fastighetsekonomi
Byggprojektledning Underhållsplanering Registerhantering

22 Fastighetsdrift Skötsel/tillsyn Avhjälpande underhåll
Förebyggande underhåll El, värme, vatten, kyla Myndighetsförelägganden Arbetsmiljö Miljö Brand Etc.

23 Hyresadministration Hyresdebiteringar och utbetalningar
Avtalshantering inkl bevakning In- och utflyttningsbesiktningar (Krav- och inkassoverksamhet)

24 Fastighetsekonomi Budget Redovisning Månadsuppföljning Analyser

25 Byggprojektledning Upphandling av konsulter
Upphandling av entreprenörer Kontroll Besiktningar Överlämnande

26 Underhållsplanering Långsiktigt planerat underhåll (LPU)
Statusbesiktningar Rullande underhållsplan Ajourhålla underhållssystem

27 Registerhantering Fastighetsdatabas Ritningsarkiv Nyckel- & låssystem

28 Fastighetsdatabas Struktur Fastighetsbestånd
Lokalkategorier/verksamheter Objekt Fastighet Byggnad (Lokal) Rum (Komponenter)

29 Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla
Huvudprocesser Anskaffa Förvalta Vidmakthålla Förädla Avveckla

30 Anskaffa Bygga nytt Bygga till Förvärva Hyra in

31 Vidmakthålla Underhålla Reinvestera Långsiktigt planerat underhåll
Förebyggande underhåll Reinvestera Utbyte av komponenter

32 Förädla Anpassa Effektivisera Förbättra

33 Avveckla Sälja/avyttra Riva Säga upp avtal

34 Fastighetsförvaltning Offentlig sektor Privat sektor
Förvaltningsmodellen Behovsstyrd Anslagsfinansierad Ramtänkande Självkostnad Interna transaktioner Interna avtal Politiska avvägningar Privat regi Avkastningsstyrd Lönsamhetskrav Flera överlåtelser Högre flexibilitet Mindre administration Långa avtal

35 Yttre krav Arbetsmiljöverket Boverket Räddningsverket M.fl.

36 Obligatoriska kontroller
Systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Hissar Tryckkärl Kylmedia Ventilation (OVK) Elrevision M.fl.