Kommunal verksamhetsutveckling Strategimöte sept 2015.

En presentation över ämnet: "Kommunal verksamhetsutveckling Strategimöte sept 2015."— Presentationens avskrift:

1 kommunal verksamhetsutveckling Strategimöte 29-30 sept 2015

2 kommunal verksamhetsutveckling Agenda 2

3 kommunal verksamhetsutveckling En övergripande bild/karta för kommunens miljö? En Sambruks-vision kring framtidens IT-miljö Digitalisering av / Gamification i kommunerna Hur sprider vi projektresultat effektivare ? Grundläggande frågeställningar (från medlemmarna) 3

4 kommunal verksamhetsutveckling Förväntningar på Föreningen Sambruk ? Förväntningar på strategidagarna? Förväntningar 4 råmaterial till kokbok/resultat för kommande strategi

5 kommunal verksamhetsutveckling Föreningen Sambruks första decennium – COO Omvärlden & kommunernas utmaningar – Lennart J Utdrag: –Affärsmodeller har idag fokus på kunden – de enda som inte förändras är Offentlig sektor –Idag helt andra möjligheter till interaktion – vad innebär det för politikerna?! –Vad innebär ”big data” för samhällsutvecklingen? (ex placering av räddningstjänst… via s k data mining hittas mest olycksdrabbade områden) Historik & kommande utmaningar 5

6 kommunal verksamhetsutveckling En förklaring är att vi/kommunerna inte kan komma överens om vad man ska samverka kring! Kommunala självstyret ett problem (?) Regeringen ointresserad av frågan (?) Viktigt att det finns modiga ledare i kommunerna som vågar Demografin => möjlighet att digitalisera istället för att ersätta tjänst –Hur ska man få ungdomar = nya anställda att stanna kvar & vara nöjda? –Kommuner inte intresserade av VAD unga (ny-)anställda kan bidra med, utan ”införlivas” i samma beteenden som tidigare Viktigt med regional samverkan –Finns många frågor att samverka kring => kräver ledarskap & handlingskraft (forts) Utveckling av offentliga e-tjänster står still!! Varför? 6

7 kommunal verksamhetsutveckling Kommuner/landsting avstår viss del av statsbidrag Kommuner tillhandahåller öppna data, och låter marknaden bygga?! Danmark har också kommunalt självstyre, men de som inte följer direktiv får inga bidrag (forts) Alternativa vägar?! 7

8 kommunal verksamhetsutveckling Kommunerna –Internt –Interaktion med sina intressenter Regional samverkan (?) Nationell samverkan (?) Utmaningarna; på- & samverkan 8

9 kommunal verksamhetsutveckling Identifiera de mest väsentliga, kommande utmaningarna för Sveriges kommuner Workshop 1 9

10 kommunal verksamhetsutveckling Hur skapa förändringstryck? –Medelstora/stora kommuner har det för bra….. –KOLLA mindre/små kommuner!! Bygga ny organisation (ex IKEA) –Standardisering (kvalitetssäkring) –Digitalisering –Automatisering –Ex: Gavlegårdarna; ABK + helt digitaliserad miljö Värdegrund / styrning-ledning –Hur många / någon kommun som har ”digitalisering” i sina styrdokument / värdegrund??? (ej lämpliga områden för Sambruk) Workshop 1 – resultat 10

11 kommunal verksamhetsutveckling Enkel nyttokalkylmodell –Inklusive effekthemtagning Hur skapa/säkerställa medborgarens fokus? (varje kommun måste jobba aktivt m frågan – Sambruk kan ta fram exempel) –Lätt att göra rätt –Enkla tjänster –HUR få in deras synpunkter –SPRIDA en kommuns (Västerås) invånarsynpunkter – via Sambruk – till övriga kommuner –HUR komma runt NIH? (värdegrund….) (lämpliga /möjliga områden för Sambruk) Workshop 1 - resultat 11

12 kommunal verksamhetsutveckling Hur skapa ett helt nytt – fungerande (öppet) ekosystem för skolan(-IT) –Helt ny (digital) lärmiljö Digitalisering för effektivisering för att klara morgondagens välfärd –Ex; hemtjänst – effektivisering av dokumentation (Gävle; IT hindrar p g a säkerhetsfrågor….) –Processöversyn – ex; hemtjänst (lämpliga /möjliga områden för Sambruk) Workshop 1 - resultat 12

13 kommunal verksamhetsutveckling Utmaningar >> Politiker i varje kommun vill besluta själva –Hur kommer vi runt? –Se över kommunallagen –Tvinga in i regionala samarbeten Hur får man två olika kommuner att ställa samma mål? –Behövs någon högt upp som fattar beslut!! Kompetensutveckla personal –Digitalt + lärarledda Nyttja möjligheten med distans –Bedriva skolor på distans –Ändra skollagen Workshop 1 - resultat 13

14 kommunal verksamhetsutveckling Baserat på tidigare workshop & diskussioner;  VARFÖR SAMBRUK – JA (se nedan)  SAMBRUKS ROLL (detaljerad beskrivning)  RELATIONEN SAMBRUK – SKL tydliggöra/konkretisera handslaget (igen)  Beskriv lämpliga sätt för SAMBRUK att verka = stödja sina medlemmar Workshop 2 14

15 kommunal verksamhetsutveckling  SAMBRUKS ROLL  Remiss/påverkan (mkt svårt => NEJ)  Stöd till medlemmar = facilitator  Strategier för digitalisering  Översätta vision till praktiska projekt => verkstad (eftersom SKL:s tidslinje inte passar = långsammare)  Standardisering av processer  Beredningsorgan för medl:s räkning till SKL  Kommunal insatsstyrka  Framtagning/förvaltning av gemensamma pgm  Fokus på verks.områden som saknar systemstöd  framtagning av gemensamma kravspec (eArkiv)  Öppna data Workshop 2 15

16 kommunal verksamhetsutveckling  SAMBRUKS ROLL – 2  Aktiv spridning/lobbying av projektresultat/goda exempel  Öppna data  Inventering  Goda berättelser (YT, Almedalen)  Sthlms stad  Nätverk för erfa-utbyte  Jfr IT-kostnader ev m DK Workshop 2 16

17 kommunal verksamhetsutveckling Varför behövs Sambruk? Utgår från tjänstemannaperspektivet Beror på vad SKL gör – behöver samförstånd mellan oss Är till nytta för medlemmar Samla goda exempel till andra kommuner Workshop 2 17

18 kommunal verksamhetsutveckling Sambruks roll >> Lyssna på sina medlemmar –Identifierar gemensamma behov –förstudie Paketerar och överlämnar till SKL SKL tar fram kravspecifikation och gör ramavtalsupphandling Regionerna avropar = stödjer gemensam konkurrensutsättning, avropar, drift, förvaltning Workshop 2 18

19 kommunal verksamhetsutveckling Lämpliga sätt för Sambruk att verka = stödja sina medlemmar >> Samla generiska processer –Återanvända och anpassa till kommun Gemensam modell för hur & på vilket sätt beslutprocessen kan se ut Kommunal insatsstyrka –Samla regionalt –Processkartlägga områden Små kommuner behöver –Gemensamma tjänster –Gemensamma moln Workshop 2 19

20 kommunal verksamhetsutveckling Lämpliga sätt för Sambruk att verka = stödja sina medlemmar >> Goda exempel –Skapa en övergripande bild över när avtal kan skrivas om för att upphandla gemensamt –Specifik högskoleutbildning för kommun (ex skolledare) –Förenklad systemförvaltningsmodell –Gå igenom processkarta tillsammans med arbetstagare/ ungdomar inom Hemtjänsten för att hitta nya arbetssätt Workshop 2 20

21 kommunal verksamhetsutveckling Tilläggsbilder – ej visade vid strategikonferensen 21

22 kommunal verksamhetsutveckling 22 Verksamhetsplan – 2015 (1) HISTORIKÄNDAMÅL DIGITALA AGENDAN

23 kommunal verksamhetsutveckling Konklusion –Utvecklingsarbetet inom eFörvaltning går framåt Mer organiserat & strukturerat Fortfarande fokus på ”e-tjänster” (flest / först…..) Stora kommuner långt före de mindre….. –Fortsatt / större behov av Projektsamverkan och Projektstöd – aktivt i / med kommunens organisation => SAMBRUK 23 Verksamhetsplan – 2015 (1b)

24 kommunal verksamhetsutveckling Sammanfattning – prioriterade områden –Utrednings- & utvecklingsprojekt – e-förvaltning EkBist FixaMinGata Mina Meddelanden i praktisk användning NEBULA StreamFlow Uppföljningssystem för stöd till ungdomar Öppna verksamhetssystem i skolan Innovativ, öppen plattform för skoladmin.system Tjänstekoncept för & utrullning av ProVisum – ÖFM –Projektsamverkan med CeSam 24 Verksamhetsplan – 2015 (2)

25 kommunal verksamhetsutveckling Sammanfattning – prioriterade områden, forts –Forskningssamarbete mellan akademi, kommuner & näringsliv ’Självbetjäning i Socialtjänsten’ Analys av kostnad för digitalt utanförskap iVIS, modell för utveckla tillsammans + medverka vid modellering –Aktiv informations- och kunskapsspridning Web & sociala medier-kanaler Vår- / höstkonferens / -seminarium Offentliga Rummet i Visby Sambruk-presentationer i externa konferenser 25 Verksamhetsplan – 2015 (3)

26 kommunal verksamhetsutveckling Sammanfattning – prioriterade områden, forts –Aktiv dialog med myndigheter VINNOVA – FoU Näringsdepartementet – Digital delaktighet eDelegationen / Digitaliseringskommissionen 26 Verksamhetsplan – 2015 (4)

27 kommunal verksamhetsutveckling Förslag: ’Kommunal insatsstyrka’

28 kommunal verksamhetsutveckling Bakgrund –Många guider & vägledningsdokument finns det ….. SKL –Kommunala samverkansformer, SKL 2009 –Kommunal IT i samverkan, Juridiska förutsättningar för olika samverkansformer, SKL 2005 –CeSam – programkontor för egna projekt/utredningar/förstudier & kravbeskrivningar eDelegationen –20 st Vägledningar –8 st rapporter/PM –8 rapporter/projekt –MEN; mycket lite / obefintligt ”handgripligt”, nära & konkret praktiskt stöd till / i kommunernas projekt Kommunal insatsstyrka (1) 28

29 kommunal verksamhetsutveckling FÖRSLAG –Ingående funktioner (exempel) Projektledare Stödfunktion för processanalys / -utredning IT-specialist Extern verksamhetsexpertis / FoU –Exempel på genomförandeprocess (baserat på eDel:s väglednings- & metodstödsdokument) Initial/grundläggande behovs-/nyttoanalys Projektetablering (ev inkl Sambruk-”upprop”) Genomförande av utrednings- och/eller utvecklingsprojektet Stöd vid införande + etablering av drift-/förvaltningsfunktion (ev inom Sambruks samverkanskoncept) Kommunal insatsstyrka (2) 29

30 kommunal verksamhetsutveckling Befintlig stöddokumentation - exempel –eDel:s ’Vägledning för utveckling i samverkan’ –Utgår från och ”förhåller sig till” ffa statliga myndigheters befintliga projektmodeller Kommunal insatsstyrka (4) 30

31 kommunal verksamhetsutveckling Konceptets två ”spår” –A. Övergripande/allmänt – Sambruk ( allm. verks.budget) initiala kontakter & informationsinsamling information i För:s nätverk, för inhämtning av fler intressenter övergripande proj.plan, inkl rekrytering av relevanta resurser (ev) etablering av och sammankallande för projektstyrgrupp uppföljning och informationsspridning i Sambruks nätverk, avseende projektets framskridande och leveranser –B. Kommun- & projektspecifikt (kommunens budget) kommun- & behovsspecifikt genomförande av projektet, baserad på den generella beskrivningen ovan tillsättning av relevanta resurser från kommunens verksamhet Kommunal insatsstyrka (5) 31

32 kommunal verksamhetsutveckling Genomförandeprocessen Kommunal insatsstyrka (6) 32 ProcesstegUngefärlig kalendertid Uppskattad kostnad Initial, grundläggande behovs-/nyttoanalys 1 vecka20.000 – 50.000 kr Projektetablering2 – 6 veckor (om flera kommuner) Kommunens egna resurser + Föreningen Sambruk Genomförande av utrednings- och/eller utvecklingsprojektet 1 – 6 månaderHelt beroende på projektets karaktär och omfattning. Extern(a) resurs(er) kan begränsas till övergripande stöd, t ex 1 – 2 dgr/månad, dvs 10’-25’ / mån Införande + etablering av drift- /förvaltningsfunktion 1 – 2 månaderProjektspecifikt – målsättning av fortlöpande drift-/förvaltningskostnader ska kunna delas av flera kommuner, åtminstone på sikt