Om denna presentation: Version 2016-02-19 Denna PPT-presentation tillsammans med anteckningssidorna är framtaget för att underlätta för dig som vill beskriva.

En presentation över ämnet: "Om denna presentation: Version 2016-02-19 Denna PPT-presentation tillsammans med anteckningssidorna är framtaget för att underlätta för dig som vill beskriva."— Presentationens avskrift:

1 Om denna presentation: Version 2016-02-19 Denna PPT-presentation tillsammans med anteckningssidorna är framtaget för att underlätta för dig som vill beskriva de gemensamma grunderna i egen organisation. Varje kapitel/kunskapsområde i de Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar motsvaras av 2-3 bilder i presentationen som belyser något av budskapen i kapitlet. Självklart får du anpassa och forma presentationen efter dina egna ord, behov och målgrupp. Du kan även välja andra, eller ytterligare, budskap till varje bild. PPT-presentationen kan komma att uppdateras, så håll utkik på MSB:s hemsida, msb.se/samverkanledning. Där finns alltid det senaste materialet och informationen.

2 Gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar www.msb.se/samverkanledning #grundSoL Introduktion till gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Introduktion till gemensamma grunder för samverkan och ledning vid samhällsstörningar Filmtips om bakgrunden till projektet, syfte och resultat. Medverkande är Olof Ekman, Per-Åke Nilsson, Jenny Knuthammar och Lena Mäenpää.

3 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Projekt Ledning och Samverkan 2012-2014 Myndigheter med särskilt ansvar för krisberedskap Representanter för kommuner och landsting/regioner, myndigheter Forskare, experter Ca 70-80 aktörer

4 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap  Aktörer känner inte till andra aktörers ansvar, mandat och roller.  Aktörer känner inte till vad andra aktörer kan bidra med och behöver.  De olika aktörernas ansvar, roller och mandat brister i tydlighet.  Kontakter på fältnivå verkar fungera bättre än kontakter på högre nivåer.  Sociala nätverk är ofta en framgångsfaktor.  Sociala nätverk saknas mellan de som inte arbetar tillsammans till vardags.  Ofta saknas samlade lägesbilder, alternativt uppvisar brister.  Skäl till lägesbildsproblemen verkar ligga i metoder, datakällor och arbetssätt.  Bedömningar och analyser grundar sig ofta enbart på ”egen information”.¨’  Bedömningar och analyser saknar ofta ett helhetsperspektiv.  Aktörer tenderar att vara passiva snarare än proaktiva.  Samarbetet mellan privata och offentliga aktörer är svagt. Analys av vad som brister i hanteringen av olyckor och kriser

5 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Brister i hanteringen av olyckor och kriser Genomgång av tjugo rapporter från övningar och verkliga händelser 2004- 2011 Kunskap om andra Sociala nätverk Samlade lägesbilder och överenskommelser Detta behöver utvecklas

6 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap För att förbättra vår förmåga att förstå varandra kontakta varandra träffa överenskommelser utbyta information skapa lägesbilder utbilda, öva och lära.

7 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Därför att vi vill uppnå aktörsgemensam inriktning och samordning skydda samhällets skyddsvärden effektivt använda samhällets resurser.

8 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap UTGÅNGSPUNKTER

9 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Det vi skyddar En övergripande presentation av utgångspunkter och förhållningssätt En övergripande presentation av utgångspunkter och förhållningssätt Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare MSB, berättar om den utökade ansvarsprincipen, vikten av helhetssyn samt behov och effekter.

10 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Aktörsgemensamt Ett aktörsgemensamt språk Ett aktörsgemensamt språk Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare på MSB, berättar om två viktiga termer som lyfts fram inom gemensamma grunder för samverkan och ledning.

11 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Vid samhällsstörningar

12 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Ett aktörsgemensamt språk Inriktning och samordning

13 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Viktiga termer Inriktning och samordning som effekter Inriktning och samordning som effekter Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare på MSB, berättar om innebörden i termerna inriktning, samordning, samverkan och ledning.

14 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Den svenska modellen Lokal nivå Regional nivå Nationell nivå

15 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Tre viktiga principer Ansvarsprincipen Närhetsprincipen Likhetsprincipen Den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden ska ha det också under en krissituation. Aktörerna ska även stödja varandra och samverka, det kallas ”den utökade ansvarsprincipen”. En kris ska hanteras där den inträffar och av de aktörer som är närmast berörda och ansvariga Under en kris ska verksamheten fungera på liknande sätt som vid normala förhållanden – så långt det är möjligt.

16 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Geografiskt områdesansvar Kommun Länsstyrelse Regering

17 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap SÄTT ATT TÄNKA

18 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Gemensamma förhållningssätt Människan som en del av systemet Beslutsfattande Helhetssyn Perspektiv- förståelse Tid, proaktivitet, samtidighet Snabb, öppen och korrekt kriskommunikation

19 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Ha en helhetssyn som utgår ifrån det som ska skyddas Var får tidiga åtgärder störst effekt? Vem kan ha nytta av den info och de resurser jag har? Vad har hänt, vilka behov och konsekvenser kan uppstå? Vem kan ha info och resurser som jag kan ha nytta av?

20 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Tänk utanför hanteringen av det egna uppdraget. Upptäck de effekter som saknas. Gör en gemensam prioritering. Tillämpa helhetssynen praktiskt

21 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Se olika perspektiv Perspektivförståelse Perspektivförståelse Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare på MSB, berättar om betydelsen av att förstå andras perspektiv för att göra det möjligt att identifiera olika hjälpbehov.

22 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Ger insikt i vad andra aktörer behöver och kan bidra med. Ökar möjligheten till ett lyckat gemensamt agerande. Perspektivförståelse

23 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Se människan som en del av systemet

24 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Uppmuntra människor att komma med synpunkter. Arbeta för gruppens sammanhållning. Var vaksam på tankemässig likriktning. Människors samspel i grupp

25 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Gruppens ledare undviker att inleda mötet med att deklarera sin egen syn. Gruppen delar på sig tillfälligt eller rådfrågar en expert. De inblandade känner till risken med grupptänkande, och använder sina kunskaper om detta. Förebygg grupptänkande

26 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Vara medveten om egna organisationens syn på världen. Vara medveten om attityder till andra aktörer. Kunskap om hur andra ser på världen. Kulturell kompetens

27 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Tänk på olika tidsperspektiv – hantera och planera samtidigt Tid som kritisk faktor Tid som kritisk faktor Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare på MSB, berättar om tidsaspekterna vid hanteringen av en samhällsstörning och vikten av att ta initiativ och agera tidigt.

28 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap När kommer olika behov att uppstå? Hur lång tid det tar att möta behoven? När måste besluten tas för att få effekt? Ta hänsyn till alla tidsskalor

29 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Arbeta för att få ner tiderna till ett minimum få information fatta beslut verkställa beslut Var steget före

30 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Alla behöver inse sitt samtidiga ansvar pröva den egna rollen och uppdraget Varje aktör som uppfattar behov av aktörsgemensamt agerande både kan och ska ta initiativ. Var proaktiv

31 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Starta hanteringen samtidigt. Omvärldsbevaka för att starta åtgärder i rätt tid. Krav att vara förutseende - även på de som inte är operativa Tänk på samtidighet

32 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Fatta beslut enligt en medveten process Medvetet beslutsfattande Medvetet beslutsfattande Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare på MSB, berättar om beslutsfattande i aktörsgemensamma sammanhang.

33 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Vänta inte på det perfekta beslutet. Var beredd på att hantera följderna av dåliga beslut. Visa öppenhet varför du fattat ett visst beslut. Medvetet beslutsfattande

34 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Initiera kriskommunikation snabbt för att minska informationsvakuum Minimera

35 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Integrera kompetens i beredskapsorganisationen. Hantera bilden av samhällsstörningen. Ta ansvar både för den egna och den samordnade kommunikationen. Kriskommunikation

36 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap SÄTT ATT GÖRA

37 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Aktörsgemensamma former Aktörsgemensamma former för inriktning och samordning Aktörsgemensamma former för inriktning och samordning Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare MSB, berättar om samverkansformerna.

38 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Etablera gemensamma former Inriktnings- och samordningsfunktion StödKontakt

39 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Dygnet runt Ser till att rätt mottagare nås Kan initiera ISF Kontakt Inriktnings- och samordningskontakt (kontaktpunkt)

40 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Överenskommelser Icke permanent Helhetsmetoden Inriktnings- och samordningsfunktion Inriktnings- och samordningsfunktion (funktion)

41 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Analyser (helhetsmetoden) Förslag till överenskommelser Leds av koordinator Organiseras av geografiskt områdesansvarig. Stöd Stöd till inriktnings- och samordningsfunktion (stöd)

42 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Aktivera när någon aktör anser att det behövs En aktör initierar funktionen Värden sammankallar funktionen Funktionen möts fysiskt eller virtuellt. Ett stöd sammankallas vid behov.

43 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Etablera samverkan i dagliga arbetet För att åstadkomma inriktning och samordning krävs: i förväg fastställt handlingsutrymme förankrade aktörsgemensamma former (tillgänglighet, kontaktytor, nätverk) att helhetsmetoden är väl förankrad

44 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Förmåga som krävs för att agera gemensamt 1.Lämna ”vindruterapport” 2.Delta i eller bidra till ISF 3.Vara värd för ISF 4.Vara stödresurs för ISF

45 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 1. Varje aktör måste kunna lämna initial bedömning ”Vindruterapport” möjlig händelseutveckling möjliga framtida lägen behovs- och resursbild bedömning av egen uthållighet samverkanskapacitet

46 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Alla aktörer kan initiera en ISF När ISF behövs eller kan behövas på sikt Begäran till aktör med geografiskt områdesansvar Aktörer med geografiskt områdesansvar på begäran på eget initiativ Kallelse t.ex. genom larmcentral

47 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 2. Alla aktörer måste kunna delta i eller bidra till inriktnings- och samordningsarbete Kunna helhetsmetoden Bidra med information analys resurser (IT, expertkompetens)

48 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Ordna med tekniska, organisatoriska och personella förutsättningar Bjuda in aktörer, även frivilliga Upprätta handlingar, dagbok, protokoll 3. Vara värd för inriktnings- och samordningsarbete

49 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 4. Vara stöd för inriktnings- och samordningsarbete Bistå värden med resurser tekniska personella fysiska metodmässiga

50 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Syftet med aktörsgemensamma former Ska leda till beslut och överenskommelser om aktörsgemensam inriktning och samordning. Åstadkomma effekt Knyta ihop aktörer - offentliga, privata, frivilliga Behovet styr Krav på förmåga hos aktörer Kontinuitet

51 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Använd helhetsmetoden tillsammans Helhetsmetoden Helhetsmetoden Filmtips där Olof Ekman, forskare och utvecklare MSB, berättar om helhetsmetoden som ett sätt att se behov, resurser och effekter grundad på en helhetssyn.

52 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Helhetsmetoden Förutsätter att aktören har en helhetssyn. Används i planering, genomförande och uppföljning. Bör tillämpas löpande. Utgår från samhällets skyddsvärden.

53 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 1. Tolka skeendet Förståelse för vad som kommer att ske (prognos och lägesbeskrivning) Hotade skyddsvärden? Risker? Hot mot samhällets funktionalitet? Beroenden för att upprätthålla funktionalitet? Nya ”riktningar” för skeendet på längre sikt? – troligast – värsta tänkbara Bilden av skeendet i informationskällor?

54 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 2. Identifiera hjälp- och åtgärdsbehov Vilka hjälpbehov finns i samhället? Vilken information behövs? Vilka åtgärder? Vem ansvarar för åtgärder? Lagar? Hjälpbehov lokal, regional och central nivå? Info till allmänheten?

55 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 3. Analysera gemensam hantering Hur aktörernas agerande som helhet svarar mot den totala konsekvensbilden. Finns hjälpbehov som inte blir åtgärdade? Harmoni eller konflikter mellan aktörer? Beroenden mellan aktörer? Enskilda människor som resurs? Vilka behov av stöd finns lokalt, regionalt eller centralt? Fungerar kommunikationen mellan aktörer? Behövs gemensam inriktning och samordning?

56 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap 4. Utöva inflytande Innebär till exempel att: Göra tydligt vilka skyddsvärden som ska vara utgångspunkt för att gagna helheten. ”Väcka” aktörer som borde vara med. Mäkla samordning mellan aktörer. Ställa kritiska frågor. Föra talan i möjliga handlingsalternativ.

57 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Olika nivåer av inflytande 1.Att inte utöva något inflytande. 2.Att stödja aktörer som ger uttryck för behov och stöd. 3.Att finna lösningar vid konkurrens om resurser. 4.Att arbeta för samordning mellan olika inriktningar 5.Att åstadkomma gemensam inriktning

58 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Skapa förutsättningar för att effektivt dela information Ha hög tillgänglighet och god förmåga att kommunicera Utveckla förståelse och bygg förtroende Var aktiv med att söka och förmedla Återkoppla och lär Informationsdelning – en förutsättning för att skapa lägesbild Filmtips där Jonas Landgren, forskare på Chalmers Tekniska Högskola, berättar om ett antal rekommenderade arbetssätt som främjar effektiv informationsdelning mellan aktörer.

59 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Informationsdelning Kunskap om vad som omfattas av sekretess Informationsklassning som stöd Utgå från att info kan vara relevant Informationen bör paketeras – strukturerad – möjlig att filtrera – med överenskomna termer – tidsangivelse, källhänvisning, klassning

60 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Bli bra på att kommunicera, dokumentera och visualisera

61 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Arbetssätt som främjar infodelning – efterfråga information från andra Öppenhet, tydlighet, tillit bör gälla Gå igenom kontaktvägar Förbered samverkansforum Utveckla olika sätt att kommunicera Delta i förberedande aktiviteter Var tydlig med – syftet, varför, när, vad informationen ska användas till – kvalitetsnivån t.ex. snabb eller exakt

62 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Arbetssätt som främjar infodelning – skapa informationsunderlag Gör relevant urval Ta reda på syfte och målgrupp Sträva efter låg säkerhetsklassning Anpassa innehåll och språk Förtydliga med bilder, diagram och kartor Ange tidsstämpel Ange kvalitetsnivå (är uppgifterna bekräftade eller ej?)

63 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Arbetssätt som främjar infodelning – gör information tillgänglig för andra Var proaktiv och sänk trösklarna för att ta kontakt – förmedla hellre för mycket än för lite. När finns behov att uppdatera och förmedla information? - korta ledtiderna för att motverka ”informationsvakuum”. Ta reda på om någon aktör behöver förhandsinformation.

64 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Arbetssätt som främjar infodelning – ta emot information från andra Återrapportera enligt förväntningarna. Ge kvittens och återkoppla nyttan. Utvärdera och identifiera förbättringsåtgärder

65 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Situationen påverkar sättet att kommunicera Tidigt/snabba skeden Mobil och Rakel – når många snabbt med korta uppdateringar Kort info som SMS eller SDS Påbörja loggning tidigt (whiteboard eller WIS) Fotografera whiteboarden och skicka bilden Senare/långsamma skeden Utsedd personal i WIS Förberedda mallar Logga kontakter och inkommen info Gör underlag tillgängligt i förväg innan möten

66 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Strukturer för infodelning Samverkanskonferenser Filmtips där Jonas Landgren, forskare på Chalmers Tekniska Högskola, berättar om betydelsen av strukturerade samverkanskonferenser för att underlätta utbyte av information mellan aktörer.

67 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Skapa lägesbilder med ett urval av särskilt viktig information Lägesbilder ger bättre överblick Filmtips där Jonas Landgren, forskare på Chalmers Tekniska Högskola, berättar om lägesbilder och vad de bör innehålla för att kunna vidta lämpliga och samordnade åtgärder vid samhällsstörningar.

68 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Lägesbildens innehåll

69 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Bidra till en helhetssyn med samlade lägesbilder

70 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Arbetsgång för att skapa en samlad lägesbild 1.Ta fram aktörsspecifik lägesbild 2.Skicka aktörsspecifika lägesbilder 3.Strukturera och reflektera i lägesanalys 4.Presentera den samlade lägesbilden 5.Diskussion och överenskommelser

71 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Rekommendationer för att skapa en samlad lägesbild Se till att det finns ett tydligt syfte. Se till att aktörerna aktivt bidrar till en helhetssyn. Fokusera på aspekter av särskild vikt för det aktörsgemensamma. Undvik dubbelrapportering från aktörerna. Prioritera samövning av aktörerna för ett sådant gemensamt arbete

72 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Lägesanalys Underlättar bedömningar Organiserad aktivitet Förutsätter aktörsspecifika lägesbilder – Skriftlig information – Ett urval information av hög kvalitet

73 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Analysmodell: Händelse- och åtgärdsanalys Analysmodeller för lägesbilder Filmtips där Jonas Landgren, forskare på Chalmers Tekniska Högskola, berättar om olika modeller för lägesanalys för att underlätta bedömningen av en händelse och dess konsekvenser.

74 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Analysmodell: Aktörsanalys (exempel)

75 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Analysmodell: Skade- och konsekvensanalys

76 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Dokumentation av lägesbilder Exempel: Powerpoint-presentationer Aktörsinterna protokoll Skärmbilder från IT-system Whiteboard och blädderblock Mötesanteckningar från samverkanskonferenser Utveckla förmågan att dokumentera lägesbilder i digitalt format!

77 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Kartor för lägesbilder Använd kartor för att visualisera trafik, tele, elläge smittutbrott, smittspridning utsläpp, spridningsrisker skadegörelse, brandspridning hjälpbehov som kommit in via sociala medier påverkad samhällsviktig verksamhet

78 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Sätt att skapa lägesbilder Informationsorienterad Kommunikationsorienterad Sensororienterad

79 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Lägesbilder med oönskade egenskaper Perspektivförskjuten lägesbild Fördröjd lägesbild Dominerande lägesbild Påtvingad lägesbild

80 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Underlätta framtida teknisk samordning

81 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Lärande i samverkan Värna om ett klimat som uppmuntrar förmågan att dra nytta av erfarenheter: öppenhet förtroende kunskap respekt för varandras roller Genomför aktiviteter tillsammans.

82 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Utbilda, öva och lär utifrån samma mål

83 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap www.msb.se/samverkanledning