Stockholms stads projektstyrning för mycket stora projekt Välkommen till Stockholms stads gemensamma projektstyrningsmetod Denna metod ska användas för.

En presentation över ämnet: "Stockholms stads projektstyrning för mycket stora projekt Välkommen till Stockholms stads gemensamma projektstyrningsmetod Denna metod ska användas för."— Presentationens avskrift:

1 Stockholms stads projektstyrning för mycket stora projekt Välkommen till Stockholms stads gemensamma projektstyrningsmetod Denna metod ska användas för samtliga mycket stora bygg- och anläggningsprojekt med en uppskattad investeringsutgift på över 300 miljoner kronor. Planera ditt arbete – fullfölj din plan För att navigera inom modellen kan du klicka på faserna, områdena och aktiviteterna. Använd symbolerna längst ner till vänster för att återgå till föregående sida, komma hem till översiktsbilden, eller gå en sida framåt. UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Tidplan Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi

2 Projektmetodens tillämpning För de mycket stora projekten ska en projektägare utses som ansvarar för att projektmetoden efterlevs. Denna projektmetod ska tillämpas på följande typer av projekt: Bygg- och anläggningsprojekt med en investeringsutgift som överstiger 300 miljoner kronor, vilken inkluderar både stadens och bolagens investeringar. Projekt där staden är medfinansiär och stadens andel överstiger 300 miljoner kronor. Bolagen tillämpar metoden för projekt med en investeringsutgift som överstiger 300 miljoner kronor per bolag. Mål & syfte Tidplan Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera

3 Projektprocessen* Initiera SLK/ Koncern- styrelse Övr. förvalt- ningar/ bolag Nämnd Exploaterings kontoret Nämnder/ styrelser Kommun- fullmäktige Önskemål om att genomföra ett projekt kommer in. Normalt sker detta från politiker, tjänsteman eller byggherre Samråd med förvaltningar / bolag Utredningsbeslut Upprätta gemensamt projektdirektiv UtredaPlaneraGenomföraAvsluta Trafik- kontoret Sbk Nämnd Ge information till gemensamt projektdirektiv Besluts- punkter Upprätta underlag för inriktningsbeslut Ge information till gemensamt inriktningsbeslut Inriktningsbeslut Upprätta underlag för gf- beslut Ge information till genomförande- beslut Genomför projekt enligt plan Genomför egen del samt bistå vid riskhantering Genomförande- beslut Ge information till gemensamt projektdirektiv Ge information till gemensamt inriktningsbeslut Genomför egen del samt bistå vid riskhantering Ge information till genomförande- beslut Avsluta och slutredovisa projekt Slutredovisning Genomför egen del av projekt Följ upp projekt Bered slutredovisning Beslut tas av berörda nämnder/styrelser för egen del av investeringen * Projektprocessen exemplifierad med exploateringsnämnden som projektägande nämnd genom hela projektet Samråd med förvaltningar/ bolag Bered under- lag för inrikt- ningsbeslut Samråd med förvaltningar/ bolag Bered under- lag för gf- beslut Slutligt beslut tas av kommunfullmäktige SBNs beslutspunkter kan förskjutas jämfört med övriga nämnders, de består av Start-PM, Programsamråd, Plansamråd, Utställning och Antagande

4 Ekonomiska begrepp i projektstyrningsmetoden Utredningsbeslut Inriktningsbeslut Genomförande- beslut Lönsamhetskalkyl Utredningsutgift Projektbudget Projektram Projektavslut Framtida ekonomiska händelser Inträffade ekonomiska händelser Projektprognos Slutlig projektutgift Tid Investeringsutgifter År 1År 2År 3År 4År 5År 6År 7 Expl. K Idrott TK Graf enbart för illustrativa syften

5 UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Ekonomi Upprätta lönsamhetskalkyl Uppdatera lönsamhetskalkyl Upprätta projektbudget Följ upp projektets lönsamhet Upprätta och följ upp projektprognos Stäm av projektets lönsamhet Upprätta projektram Organisation Mål & syfte Kommunikation Tidplan Risk & kvalitet Rapportering Utveckla mål och syfte Efterlev/uppdatera kommunikationsplan Efterlev/uppdatera kommunikationsplan Förfina mål och syfte Etablera planeringsorganisation Validera/revidera genomförandeorg. Följ upp mål och syfte Upprätta detaljerad tidplan Efterlev/uppdatera tidplan Kommunicera projektavslut Avveckla projektorganisation Stäm av måluppfyllelse Avrapportera tidplan Validera/revidera riskbedömning Hantera risker löpande Upprätta grov tidplan Avrapportera för genomförandebeslut Avrapportera status löpande Slutredovisa projekt och lärdomar Avrapportera för inriktningsbeslut Dokumentera lärdomar kring risker Genomför riskbedömning Avrapportera för utredningsbeslut Specificera övergripande mål Upprätta preliminär kommunikationsplan Översiktsbild projektstyrningsmetod Ej påbörjadPåbörjadKlar Etablera utredningsorganisation Uppskatta tidsåtgång Etablera genomförandeorg. Dokumentera uppenbara projektrisker Kartlägg intressenter Beräkna utredningsutgifter InriktningsbeslutUtredningsbeslutGenomförandebeslut Stäm av utfall mot projektbudget

6 Syfte med denna fas: Säkerställa att ytterligare utredningsarbete för mycket stora projekt enbart görs för projekt med godkänt projektdirektiv. Aktiviteter: Specificera övergripande mål för projektet Etablera utredningsorganisation Uppskatta tidsåtgång Beräkna utredningsutgifter Dokumentera uppenbara projektrisker Kartlägg intressenter Avrapportera för utredningsbeslut Resultat: Upprättat förslag till projektdirektiv som underlag för beslut om fortsatt utredningsarbete. UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mallar: Projektdirektiv Utredningsutgift Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

7 Aktivitet – Specificera övergripande mål för projektet Syfte: Övergripande målsättningar ger vägledning under projektarbetet och vid val av olika handlingsalternativ. Tillvägagångssätt: Målformuleringsarbetet bör inkludera de förvaltningar/bolag som förväntas delta i projektet. Om möjligt även projektets beställare. En övergripande målformulering för de effektmål som projektet ska ge kan upprättas genom: Intervjuer Diskussioner Workshops Specificera det övergripande geografiska området som projektet berör. Sätt upp ett möte med SLK för att diskutera alternativa lösningar. Dokumentera projektets övergripande målsättningar och effektmål som projektet förväntas ge vid avslut. Allt eftersom projektarbetet framskrider preciseras målen i mer detalj. Dokumenteras i: Projektdirektiv Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera

8 Aktivitet – Etablera utredningsorganisation Syfte: En utredningsorganisation med rätt roller och ansvarsfördelning säkerställer en effektiv utredningsfas. Tillvägagångssätt: I de flesta fall ligger ägarskapet för projektet på den förvaltning/bolag vars investeringsbudget kommer att påverkas mest. I de fall där otydlighet råder avseende projektägarskapet ta kontakt med SLK för samråd avseende vilken nämnd/bolag som ska vara projektägare. Etablera kontakt med de tekniska förvaltningar som förväntas delta i projektet för upprättande av en framtida utredningsorganisation. Upprätta ett grovt utkast på den framtida utredningsorganisationen, där det framgår: Vilken nämnd/bolag som är projektägare Vem är projektledare Vilka övriga förvaltningar/bolag och representanter/kompetenser som förväntas att delta I nästkommande faser etableras och dokumenteras projektorganisationen i framtagen mall som ger riktlinjer för vilka olika delar projektorganisationen ska bestå av etc. Styrgruppen har ansvar att tillse att projektledaren får de personalresurser som krävs. Dokumenteras i: Projektdirektiv UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

9 Aktivitet – Uppskatta tidsåtgång Syfte: Uppskattad tidsåtgång sätter ramarna för utredningsarbetet. Tillvägagångssätt: Uppskatta hur lång tid utredningsfasen beräknas att pågå och när underlag till inriktningsbeslut förväntas vara färdigställt? Tidplan för hela projektet upprättas i utredningsfasen. Dokumenteras i: Projektdirektiv UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

10 Aktivitet – Beräkna utredningsutgifter Syfte: De beräknade utredningsutgifterna specificerar och sätter ramen för hur mycket utredning som kommer att behövas inför inriktningsbeslut. Tillvägagångssätt: Beräkna utgifter för fortsatt utredning inför ett inriktningsbeslut. I denna aktivitet ingår att: Specificera hur stora utgifter det krävs för att driva vidare utredning inför ett inriktningsbeslut. Beräkna såväl interna som externa utgifter för samtliga berörda förvaltningar och bolag. Specificera vilka utgifter som ligger på vilka förvaltningars/bolags budget. Bedöm om utredningsutgifter ryms inom ramen för investeringsbudgeten på de respektive förvaltningarna/bolagen och specificera detta i projektdirektivet. Uppskatta om den totala investeringen klassas som ett mycket stort projekt. Definitionen på ett mycket stort projekt är att investeringsutgiften överstiger 300 Mkr, vilken inkluderar stadens och bolagens investeringar i allmän platsmark. Projektägande nämnd ansvarar för att registrera projektnummer i Agresso, så att all nedlagd tid kan registreras. Denna aktivitet innebär inte ett upprättande av en lönsamhetskalkyl vilken upprättas i nästkommande faser. UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan Dokumenteras i: Projektdirektiv Utredningsutgift

11 Aktivitet – Dokumentera uppenbara projektrisker Syfte: Uppenbara projektrisker synliggörs för att skapa medvetenhet för beslutsfattare. Tillvägagångssätt: De projektrisker som redan i inledande skeden har identifierats ska dokumenteras för information till beslutsfattare. En formell riskbedömning görs i nästkommande faser. Sök rätt på referensprojekt, ta del av slutredovisning och dra nytta av lärdomar från tidigare projekt. Dokumenteras i: Projektdirektiv UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

12 Aktivitet – Kartlägg intressenter Syfte: En kartläggning av projektets intressenter skapar förutsättningar för att planera kommunikationen. Tillvägagångssätt: Kartlägg de olika intressegrupper som förväntas att påverkas av projektet, bland andra: Interna intressenter – andra tekniska förvaltningar, stadsdelsförvaltningar, utbildningsförvaltning, idrottsförvaltning, kommunala bolag etc. Externa intressenter – kringboenden, myndigheter, byggherrar etc. Utse en kommunikationsansvarig som ansvarar för att svara på frågor angående projektet fram till dess att en kommunikationsplan är upprättad. Hur kommunikation ska ske med samtliga intressegrupper tydliggörs i senare faser genom upprättande av en kommunikationsplan. Dokumenteras i: Projektdirektiv UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

13 Aktivitet – Avrapportera för utredningsbeslut Syfte: Avrapportering av projektdirektivet skapar förutsättningar för beslut om utredningsfasen ska påbörjas. Tillvägagångssätt: Säkerställ att projektdirektivet inkluderar följande komponenter: Mål & syfte Organisation Tidplan Ekonomi Risk & kvalitet Kommunikation Ta kontakt med SLK, övriga berörda förvaltningar och bolag för samråd avseende projektdirektivet, som utgör underlag för utredningsbeslut. Underlaget bör samordnas med start- PM för stadsbyggnadskontoret. Utredningsbeslut fattas av projektägande nämnd, utredningsbeslutet anmäls till alla övriga nämnder. Om beslutet kommer att påverka bolagens verksamhet ska beslutet anmälas till berörd styrelse. Beslutet ska rapporteras till ekonomiutskottet. Om projektdirektivet godkänns innebär det att projektet ska utredas vidare inför ett inriktningsbeslut. Efter att start-PM godkänts kan stadsbyggnadskontorets planarbete påbörjas. Dokumenteras i: Projektdirektiv UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

14 Syfte med denna fas: Säkerställa ett underlag för inriktningsbeslut med hög kvalitet. Aktiviteter: Utveckla mål och syfte för projektet Etablera planeringsorganisation Upprätta grov tidplan Upprätta lönsamhetskalkyl och projektram Genomför riskbedömning Upprätta preliminär kommunikationsplan Avrapportera för inriktningsbeslut Resultat: Upprättat underlag för inriktningsbeslut. UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mallar: Projektplan Projektorganisation Tidplan Nuvärdeskalkyl Projektram Risklista Kommunikationsplan Lägesrapport Underlag för inriktningsbeslut Relaterade dokument: Kalkylhandbok Riskhanteringsmetod Kommunikationspolicy Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

15 Aktivitet – Utveckla mål och syfte för projektet Syfte: Projektets målsättningar ger vägledning under projektarbetet och vid val av olika handlingsalternativ. Tillvägagångssätt: Gå igenom, uppdatera och dokumentera de sedan tidigare definierade målen. Dokumentera hur projektet kopplar till: Vision 2030 egen nämnds/bolags mål andra nämnders mål Säkerställ att målen är; specifika, mätbara, nåbara, realistiska och tidsbestämda. Avgränsningar för vilka mål som inte uppnås i projektet ska också tydligt framgå i de avgränsningar som dokumenteras i projektplanen. Precisera och detaljera mål och syfte med projektet allt eftersom projektarbetet framskrider och gör nödvändiga uppdateringar i projektplanen. Dokumenteras i: Projektplan Underlag för inriktningsbeslut Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera

16 Aktivitet – Etablera planeringsorganisation Syfte: En planeringsorganisation med rätt roller och ansvarsfördelning säkerställer en effektiv planeringsfas. Tillvägagångssätt: Utse projektägare som består av den nämnd/bolag som har huvuddelen av investeringsbudgeten för projektet. Projektägaren är ytterst ansvarig för projektleveransen och koordinering mellan samtliga övriga involverade förvaltningar/bolag. Projektorganisationen kan förändras från utredningsorganisationen. Etablera en planeringsorganisation med rätt representation från involverade parter som exempelvis andra förvaltningar/bolag. Definiera roller och ansvar för bland andra: Beställare Projektägare Styrgrupp Huvudprojektledare Projektcontroller Dokumentera planeringsorganisationen i mallen för projektorganisation där sammansättning, ansvar och befogenhet beskrivs. Styrgruppen har ansvar att tillse att projektledaren får de personalresurser som krävs. Dokumenteras i: Projektorganisation Underlag för inriktningsbeslut UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

17 Aktivitet – Upprätta grov tidplan Syfte: En grov tidplan sätter ramarna för projektets vidare planering och genomförande samt ger möjlighet att samordna arbetsuppgifter och resurser. Tillvägagångssätt: Upprätta övergripande tidplan för projektet, inkludera även de delar av projektet som utförs av andra förvaltningar/bolag. Sammanställ delprojekttidplaner om sådan finns. Denna preliminära tidplan ska ge vägledning för när kommande milstolpar kan tänkas att inträffa i projektet. Utvärdera tidplanen gentemot andra planerade investeringar. Förfining och detaljering av tidplaneringen sker i planeringsfasen. Dokumenteras i: Tidplan Underlag för inriktningsbeslut UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

18 Aktivitet – Upprätta lönsamhetskalkyl och projektram Syfte: Lönsamhetskalkylen visar lönsamheten i att bedriva projektet och projektramen visar en grov uppskattning av den totala investeringsutgiften. Tillvägagångssätt: Upprätta lönsamhetskalkyl för alternativa lösningar i den centralt framtagna mallen för nuvärdeskalkyl. Lönsamhetskalkylen ska inkludera samtliga utgifter och inkomster kopplade till projektet, även de som förväntas att genereras efter projektavslut. Även projekt som inte har några dokumenterade inkomster eller finansiella nyttoeffekter ska dokumenteras i nuvärdeskalkylen. Kalkylera även drift- och underhållskonsekvenser, som inträffar efter projektets avslut, i lönsamhetskalkylen. Säkerställ att förvaltningar/bolag vars budget påverkas är involverade i framtagandet av kalkylen. Upprätta projektram som är en grov uppskattning av den totala investeringsutgiften. Projektramen inkluderar samtliga involverade förvaltningars och bolags projektutgifter, både interna och externa, även de som hunnit inträffa under utredningsfasen inför inriktningsbeslutet. Specificera även beräknad utgift för planeringsarbetet inför ett genomförandebeslut. Denna ska inkludera såväl interna som externa utgifter. Kommunicera med SLK så att de sätter upp kopplingen projstor i Agresso. Säkerställ att koppling görs mot tidigare uppsatt projektnummer. För berörda nämnder bokförs här alla ekonomiska åtaganden för projektet för att möjliggöra uppföljning bestående av investeringsutgifter och driftskostnader. Dokumenteras i: Nuvärdeskalkyl Projektram Underlag för inriktningsbeslut Relaterade dokument: Kalkylhandbok UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

19 Aktivitet – Genomför riskbedömning Syfte: Riskbedömningen synliggör potentiella risker och skapar förutsättningar för att hantera dem. Tillvägagångssätt: Identifiera, analysera, prioritera och hantera risker enligt riskhanteringsmetod för så väl finansiella som icke-finansiella risker, exempelvis: Miljörisker Legala risker Finansiella risker Kunskapsåterföring ska ske löpande under projektet, lämpligen vid viktiga milstolpar. Den bör säkerställas genom möten, workshops eller liknande. Säkerställ tillgänglighet till projektdokumentation och bistå eventuell granskare med projektinformation vid potentiell kvalitetsgranskning. Dokumenteras i: Risklista Underlag för inriktningsbeslut Relaterade dokument: Riskhanteringsmetod UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

20 Aktivitet – Upprätta preliminär kommunikationsplan Syfte: Kommunikationsplanen skapar förutsättningar för att hantera, upprätta och distribuera projektinformation i rätt tid till projektets olika intressenter. Tillvägagångssätt: Utse en kommunikationsansvarig och säkerställ att en kommunikationsplan upprättas för intern och extern kommunikation som visar: Vem som kommunicerar med vem Vad som ska kommuniceras Hur kommunikationen ska ske När information ska kommuniceras När programsamråd ska ske Kommunicera med projektets olika intressegrupper enligt upprättad kommunikationsplan. Dokumenteras i: Kommunikationsplan Underlag för inriktningsbeslut Relaterade dokument: Kommunikationspolicy UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

21 Aktivitet – Avrapportera för inriktningsbeslut Syfte: Avrapportering av underlag för inriktningsbeslut skapar förutsättningar för beslut om planeringsfasen ska påbörjas. Tillvägagångssätt: Avge löpande rapportering till styrgrupp. Bevaka ställningstagande från programsamråd, se kommunikationsplan för tidpunkt. Säkerställ att underlag för inriktningsbeslut innehåller följande komponenter: Mål & syfte Organisation Tidplan Ekonomi Risk & kvalitet Kommunikation Inriktningsbeslut fattas för en helhet. Definiera i underlag till inriktningsbeslut om/hur projektet kommer att delas upp inför genomförandebeslut. Upprättat underlag för inriktningsbeslut lämnas till kommunfullmäktige via berörda nämnder/styrelser. Dokumenteras i: Lägesrapport Underlag för inriktningsbeslut UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

22 Syfte med denna fas: Säkerställa ett underlag för genomförandebeslut med hög kvalitet. Aktiviteter: Förfina mål och syfte Etablera genomförandeorganisation Upprätta detaljerad tidplan Uppdatera lönsamhetskalkyl och upprätta projektbudget Validera/revidera riskbedömning Efterlev/uppdatera kommunikationsplan Avrapportera för genomförandebeslut Resultat: Upprättat underlag för genomförandebeslut. Mallar: Projektplan Projektorganisation Tidplan Nuvärdeskalkyl Projektbudget Risklista Kommunikationsplan Lägesrapport Underlag för genomförandebeslut Relaterade dokument: Kalkylhandbok Riskhanteringsmetod Kommunikationspolicy UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

23 Aktivitet – Förfina mål och syfte Syfte: Projektets målsättningar ger vägledning under projektarbetet och vid val av olika handlingsalternativ. Tillvägagångssätt: Gå igenom, uppdatera och specificera ytterligare de sedan tidigare definierade målen och för hur projektet kopplar till: Vision 2030 egen nämnds/bolags mål andra nämnders mål Säkerställ att målen är; specifika, mätbara, nåbara, realistiska och tidsbestämda. Avgränsningar för vilka mål som inte uppnås i projektet ska också tydligt framgå i de avgränsningar som dokumenteras i projektplanen. Precisera och detaljera mål och syfte med projektet samt med eventuella delprojekt allt eftersom projektarbetet framskrider och gör nödvändiga uppdateringar i projektplanen. Dokumenteras i: Projektplan Underlag för genomförandebeslut Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera

24 Aktivitet – Etablera genomförandeorganisation Syfte: En genomförandeorganisation med rätt roller och ansvarsfördelning säkerställer en effektiv genomförandefas. Tillvägagångssätt: Validera huruvida projektägarskapet från utredningsfasen fortfarande är gällande för genomförandefasen. Projektägaren är ytterst ansvarig för projektleveransen och koordinering mellan samtliga involverade förvaltningar/bolag. Styrgruppen har ansvar att tillse att projektledaren får de personalresurser som krävs. Etablera genomförandeorganisation med rätt representation från involverade parter som exempelvis andra förvaltningar. Kommunicera genomförandeorganisationen till samtliga medverkande och andra intressenter. Uppdatera/lägg till genomförandeorganisationen i mallen för projektorganisation där sammansättning, ansvar och befogenhet beskrivs för bland andra: Beställare Projektägare Styrgrupp Huvudprojektledare Projektcontroller Dokumenteras i: Projektorganisation Underlag för genomförandebeslut UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

25 Aktivitet – Upprätta detaljerad tidplan Syfte: En tidplan ger möjlighet att samordna arbetsuppgifter och resurser, skapa handlingsberedskap, samt informera om kommande händelser och arbetsuppgifter. Tillvägagångssätt: Validera den övergripande tidplanen och upprätta en detaljerad tidplan för projektets olika delar/faser. Kartlägg beroenden inom projektet och gentemot andra projekt. Dokumenteras i: Tidplan Underlag för genomförandebeslut UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

26 Aktivitet – Uppdatera lönsamhetskalkyl och upprätta projektbudget Syfte: Lönsamhetskalkylen visar lönsamheten i att bedriva projektet och projektbudgeten är en uppskattning av den totala investeringsutgiften. Tillvägagångssätt: Uppdatera den sedan tidigare upprättade lönsamhetskalkylen. Lönsamhetskalkylen ska inkludera samtliga utgifter och inkomster kopplade till projektet, även de som förväntas att genereras efter projektavslut. Säkerställ att förvaltningar som påverkas av framtida drift- och underhållskonsekvenser är involverade i uppdatering av dessa typer av utgifter i lönsamhetskalkylen. Säkerställ att information når nämnder vars driftsbudget kommer att påverkas av projektet. Upprätta projektbudget som är en uppskattning av den totala investeringsutgiften och inkluderar samtliga projektutgifter, såväl interna som externa, även de som redan hunnit inträffa i tidigare faser. Projektbudgeten ersätter den tidigare upprättade projektramen. Redovisa hur investeringen och dess årliga ekonomiska konsekvenser inryms i beslutade planeringsnivåer och budgetramar. Dokumenteras i: Nuvärdeskalkyl Projektbudget Underlag för genomförandebeslut Relaterade dokument: Kalkylhandbok UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

27 Aktivitet – Validera/revidera riskbedömning Syfte: Att löpande synliggöra och hantera potentiella händelser som har negativ påverkan på projektet. Tillvägagångssätt: Fortsätt att identifiera, kvantifiera och hantera risker enligt gemensamt framtagen riskbedömningsmetod. Gäller så väl finansiella som icke-finansiella risker. Kunskapsåterföring ska ske löpande under projektet, lämpligen vid viktiga milstolpar. Den bör säkerställas genom möten, workshops eller liknande. Säkerställ tillgänglighet till projektdokumentation och bistå intern/extern granskare med projektinformation vid potentiell kvalitetsgranskning. Dokumenteras i: Risklista Underlag för genomförandebeslut Relaterade dokument: Riskhanteringsmetod UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

28 Aktivitet – Efterlev/uppdatera kommunikationsplan Syfte: Kommunikationsplanen skapar förutsättningar för att hantera, upprätta och distribuera projektinformation i rätt tid till projektets olika intressenter. Tillvägagångssätt: Validera och revidera kommunikationsplanen för intern och extern kommunikation som visar: Vem som kommunicerar med vem Vad som ska kommuniceras Hur kommunikation ska ske När information ska kommuniceras När plansamråd och utställning ska ske Kommunicera med projektets olika intressegrupper enligt upprättad kommunikationsplan. Dokumenteras i: Kommunikationsplan Underlag för genomförandebeslut Relaterade dokument: Kommunikationspolicy UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

29 Aktivitet – Avrapportera för genomförandebeslut Syfte: Avrapportering av underlag för genomförandebeslut skapar förutsättningar för beslut om att genomförandefasen ska påbörjas. Tillvägagångssätt: Avge löpande rapportering till styrgrupp och berörd nämnd/styrelse. Säkerställ att underlag för genomförandebeslut innehåller följande komponenter: Mål & syfte Organisation Tidplan Ekonomi Risk & kvalitet Kommunikation Genomförandebeslut bör tas på en helhet men kan tas för delprojekt inom inriktningsbeslut om exploatering sker i väl avgränsade delar. För respektive beslut ska konsekvenser på helheten beskrivas. Upprättat underlag för genomförandebeslut lämnas till kommunfullmäktige via berörda nämnder/styrelser. Säkerställ att detaljplanens antagandehandlingar överensstämmer med underlag för genomförandebeslut. Bevaka ställningstagande från programsamråd, plansamråd och utställning, se kommunikationsplan för tidpunkt. Dokumenteras i: Lägesrapport Underlag för genomförandebeslut UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

30 Syfte med denna fas: Utföra projektet enligt planering och säkerställa att projektets målsättningar uppnås kring tid, ekonomi och kvalitet. Aktiviteter: Följ upp mål och syfte Validera/revidera genomförandeorganisation Efterlev/uppdatera tidplan Följ upp projektets lönsamhet samt upprätta och följ upp projektprognos Hantera risker löpande Efterlev/uppdatera kommunikationsplan Avrapportera status löpande Resultat: Genomförande av projektet inklusive löpande avrapportering till beslutsfattare. Mallar: Projektplan Projektorganisation Tidplan Nuvärdeskalkyl Projektprognos Projektbudget Risklista Kommunikationsplan Lägesrapport Relaterade dokument: Kalkylhandbok Riskhanteringsmetod Kommunikationspolicy UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

31 Aktivitet – Följ upp mål och syfte Syfte: Projektets målsättningar ger vägledning under projektarbetet och vid val av olika handlingsalternativ. Tillvägagångssätt: Följ upp de sedan tidigare definierade målen och säkerställ hur och att projektet fortfarande kopplar till: Vision 2030 egen nämnds/bolags mål andra nämnders mål Vid behov, precisera och detaljera mål och syfte med projektet allt eftersom projektarbetet framskrider och gör nödvändiga uppdateringar i projektplanen. Dokumenteras i: Projektplan Lägesrapport Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera

32 Aktivitet – Validera/revidera genomförandeorganisation Syfte: En genomförandeorganisation med rätt roller och ansvarsfördelning säkerställer en effektiv genomförandefas. Tillvägagångssätt: Validera genomförandeorganisation och vid förändringar uppdatera projektorganisationen och kommunicera dessa till berörda parter. Säkerställ rätt representation i projektorganisationen efter eventuella interna omorganisationer på förvaltningsnivå. Styrgruppen har ansvar att tillse att projektledaren får de personalresurser som krävs. Dokumenteras i: Projektorganisation Lägesrapport UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

33 Aktivitet – Efterlev/uppdatera tidplan Syfte: En validerad tidplan ger möjlighet att samordna arbetsuppgifter och resurser, skapa handlingsberedskap, samt informera om kommande händelser och arbetsuppgifter. Tillvägagångssätt: Efterlev uppsatt tidplan och se till att uppsatta aktiviteter genomförs i tid. Se över om den detaljerade tidplanen fortfarande är giltig och gör revideringar vid behov. Säkerställ att hänsyn tas till beroenden inom projektet och mot andra projekt om revideringar av tidplanen görs. Dokumenteras i: Tidplan Lägesrapport UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

34 Aktivitet – Följ upp projektets lönsamhet samt upprätta och följ upp projektprognos Syfte: Att löpande följa projektets utveckling av lönsamhet och utgifter. Tillvägagångssätt: Följ upp projektets lönsamhet mot avkastningskraven i lönsamhetskalkylen samt analysera och rapportera hur projektets lönsamhet utvecklas. Följ upp lönsamheten vid förändringar och minst årligen mot lönsamhetskalkylen som godkändes vid genomförandebeslutet. Upprätta en projektprognos som inkluderar samtliga projektutgifter, såväl interna som externa även de som redan hunnit inträffa i tidigare faser. Uppdatera projektprognosen löpande, dels med realiserade utgifter, dels med prognos för kommande utgifter. Stäm av projektprognosen mot den godkända projektbudgeten minst en gång per tertial. Dokumenteras i: Nuvärdeskalkyl Projektprognos Lägesrapport Relaterade dokument: Kalkylhandbok UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

35 Aktivitet – Hantera risker löpande Syfte: Att löpande synliggöra och hantera potentiella händelser som har negativ påverkan på projektet. Tillvägagångssätt: Fortsätt att identifiera, kvantifiera och hantera risker enligt gemensamt framtagen riskbedömningsmetod. Gäller så väl finansiella som icke-finansiella risker. Kunskapsåterföring ska ske löpande under projektet, lämpligen vid viktiga milstolpar. Den bör säkerställas genom möten, workshops eller liknande. Säkerställ tillgänglighet till projektdokumentation och bistå eventuell granskare med projektinformation för kvalitetsgranskning. Dokumenteras i: Risklista Lägesrapport Relaterade dokument: Riskhanteringsmetod UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

36 Aktivitet – Efterlev/uppdatera kommunikationsplan Syfte: Kommunikationsplanen skapar förutsättningar för att hantera, upprätta och distribuera projektinformation i rätt tid till projektets olika intressenter. Tillvägagångssätt: Validera och revidera kommunikationsplanen för intern och extern kommunikation som visar: Vem kommunicerar med vem Vad ska kommuniceras Hur ska kommunikation ske När ska information kommuniceras Kommunicera med projektets olika intressegrupper enligt upprättad kommunikationsplan. Dokumenteras i: Kommunikationsplan Lägesrapport Relaterade dokument: Kommunikationspolicy UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

37 Aktivitet – Avrapportera status löpande Syfte: Löpande lägesdovisning möjliggör hantering av eventuella avvikelser mot plan. Tillvägagångssätt: Avge löpande rapportering till styrgrupp. Avge löpande rapportering till kommunfullmäktige via berörda nämnder/styrelser. Dokumenteras i: Lägesrapport UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

38 Syfte med denna fas: Verifiera att projektets målsättningar har uppnåtts kring tid, ekonomi och kvalitet och få acceptans att projektet är avslutat. Aktiviteter: Stäm av måluppfyllelse Avveckla projektorganisation Avrapportera tidplan Stäm av projektets lönsamhet och stäm av utfall mot projektbudget Dokumentera lärdomar kring risker Kommunicera projektavslut Slutredovisa projekt och lärdomar Resultat: Avsluta projektet och upprätta slutredovisning inklusive lärdomar. Mallar: Projektplan Projektorganisation Tidplan Projektprognos Risklista Kommunikationsplan Slutredovisning inklusive lärdomar Relaterade dokument: Kalkylhandbok Riskhanteringsmetod UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

39 Aktivitet – Stäm av måluppfyllelse Syfte: Verifiera att projektets målsättningar har uppnåtts. Tillvägagångssätt: Stäm av om de målsättning och syfte som projektet hade vid genomförandebeslut eller senaste godkänd revidering har uppnåtts. Dokumentera lärdomar kopplade till formulering och uppföljning av projektets målsättningar och syfte. Dokumenteras i: Slutredovisning inklusive lärdomar Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera

40 Aktivitet – Avveckla projektorganisation Syfte: Projektorganisationen avvecklas för att frigöra resurser för andra/nya projekt. Tillvägagångssätt: Upprätta en plan för när resurser kan rulla av projektet utifrån tidplanen, organisationsschemat och projektets målsättningar. Säkerställ att projektleveranser är klara och att det inte finns utestående arbeten för de resurser som förväntas avvecklas från projektorganisationen. Kommunicera ut sista datum för projektdeltagande resurser och avveckla projektorganisationen enligt plan. Dokumentera lärdomar kring projektorganisation i slutredovisningen. Dokumenteras i: Slutredovisning inklusive lärdomar UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

41 Aktivitet – Avrapportera tidplan Syfte: Avrapportering av tidplanen skapar lärdomar kring hur väl projektet mött uppsatta tidplaner samt vilka svårigheter och utmaningar som påverkat tidplaneringen. Tillvägagångssätt: Säkerställ att samtliga aktiviteter i tidplanerna är genomförda. Uppdatera slutredovisningen med tidplanen och säkerställ att lärdomar kring tidplaneringen av projektet dokumenteras som del i slutredovisningen. Dokumenteras i: Tidplan Slutredovisning inklusive lärdomar UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

42 Aktivitet – Stäm av projektets lönsamhet och stäm av utfall mot projektbudget Syfte: Att följa upp de sedan tidigare uppsatta lönsamhetskraven och stämma av projektets utfall mot projektbudget. Tillvägagångssätt: Säkerställ att alla utgifter som hör till projektet är representerade. Stäm av lönsamheten genom att stämma av uppdaterad lönsamhetskalkyl mot den som genomförandebeslutet togs på och jämföra mot uppsatta avkastningskrav. Uppdatera projektprognosen så att den visar slutlig projektutgift och stäm av mot projektbudgeten. Analysera orsaker till eventuella avvikelser och vilka konsekvenser de får på framtida drift och underhåll. Uppdatera slutredovisning med de lärdomar som kan dras från hanteringen av ekonomi inom projektet. UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan Dokumenteras i: Projektprognos Slutredovisning inklusive lärdomar

43 Aktivitet – Dokumentera lärdomar kring risker Syfte: Dra nytta av de lärdomar som gjorts kring riskhantering och kvalitet för framtida projektleveranser. Tillvägagångssätt: Följ upp den riskbedömningsmall som gjordes inför genomförandebeslut. Analysera hur riskhanteringen har fungerat. Vilka lärdomar kan dras inför kommande projekt? Om en intern eller extern kvalitetsgranskning har gjorts av projektet, säkerställ att lärdomar därifrån dokumenteras i slutredovisningen. Dokumenteras i: Risklista Slutredovisning inklusive lärdomar Relaterade dokument: Riskhanteringsmetod Kalkylhandbok UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

44 Aktivitet – Kommunicera projektavslut Syfte: Projektavslut kommuniceras så att samtliga intressenter får kännedom om slutresultatet och projektets avslut. Tillvägagångssätt: Kommunicera projektavslut enligt framtagen kommunikationsplan. Analysera hur kommunikationen har fungerat i projektet. Redovisa lärdomar i slutredovisningen. Dokumenteras i: Kommunikationsplan Slutredovisning inklusive lärdomar UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

45 Aktivitet – Slutredovisa projekt och lärdomar Syfte: Slutredovisningen av projektet och lärdomar skapar kännedom om slutresultatet och lärdomar för framtida projekt. Tillvägagångssätt: Upprätta slutredovisning vid projektavslut. En slutredovisning upprättas för varje genomförandebeslut, när alla delar är avslutade rapporteras en slutredovisning som tar in den helhet inriktningsbeslutet är taget för. Slutredovisa projekt och lärdomar till kommunfullmäktige via nämnd/styrelse. Säkerställ att kritisk projektdokumentation sparas enligt gällande riktlinjer för att möjliggöra kunskapsåterföring från projektet. Dokumenteras i: Slutredovisning inklusive lärdomar UtredaPlaneraGenomföraAvslutaInitiera Mål & syfte Risk & kvalitet Kommunikation Rapportering Organisation Ekonomi Tidplan

46