Moment 5: Vad är ett e-arkiv och vad krävs för att införa det i min verksamhet?

E-arkivet är en verksamhetsfråga – inte en arkivfråga. Styrande dokument Organisation Ekonomi Lokaler Personal Tekniska stödsystem E-arkivet är en verksamhetsfråga – inte en arkivfråga. Kommunernas information (allmänna handlingar) skapas när en handling kommer in eller upprättas – inte när den överlämnas till arkivet. Alla som arbetar inom offentlig verksamhet (politiker, tjänstemän och andra medarbetare) skapar arkiven och vi har ett gemensamt ansvar för att uppfylla offentlighetslagstiftningens krav på oss och våra myndigheter. Under förstudien har det blivit alltmer tydligt att e-arkiv inte bara handlar om att upphandla ett it-system. E-arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt. Först och främst behövs olika typer av styrande dokument, riktlinjer och arbetsbeskrivningar. För det andra behöver arbetet organiseras. Det kan handla om vilka beslutsvägar som ska gälla, hur e-arkivet ska placeras organisatoriskt och liknande. Det behövs budget, lokaler, personal eller externa konsulter för att utföra de olika arbetsuppgifterna. Slutligen behövs olika typer av tekniska stödsystem, det vill säga e-arkiv som teknisk lösning, som kan upphandlas som produkt eller tjänst. Idag finns det inte en fix och färdig organisation som kan sätta igång och förvalta ett e-arkiv hos de organisationer som deltog i förstudien. Det gör att e-arkiv skiljer sig från andra it-upphandlingar. Till skillnad från ”vanliga” it-system påverkar e-arkivet också alla andra it-system som innehåller bevarandevärd information. E-arkivet ställer krav på att information ska kunna överföras till arkivsystemet. Att införa e-arkiv innebär många strategiska och organisatoriska beslut.

1970 1980 1990 2000 2010 2020 2030 2040 2050 2060 Min journal Mina betyg Tidsaxel som visar olika lagringsmedier: hålkort, magnetband, diskett, CD-skiva, USB-minne, molnet, DNA-träng Digitaliseringen av förvaltningen påbörjades redan under 60/70-talet Tekniken (och lagringsmedierna) ändras hela tiden. Det är viktigt att verksamhetsstödet uppfyller verksamhetens behov. Informationen måste däremot motstå tidens tand.

ΕΙΣ – en(?) Rosettastenen (ca 200 år f kr) Samma text skriven på Egyptiska (dels som hieroglyfer, dels som demotisk skrift) och antik grekiska skrivet med grekiska bokstäver. Hade stor betydelse för att kunna tolka hieroglyferna. (Hans Hillewaert, Rosetta Stone, Creative Commons Attribution-Share Alike 3.0 Unported, http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Rosetta_Stone.JPG) DVD i mikroskop (Freiermensch, Afm cd-rom, http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Afm_cd-rom.jpg, Creative Commons Attribution 3.0 Unported) Kunskapsbas Alfabet, språk, kultur ΕΙΣ – en(?)

Kulturarvsinstitution Vad är lång sikt? Migrera till ny teknisk plattform Införa nytt verksamhets-system Starta upp en ny myndighet (arkivbildare) Verksamhet upphör helt Personer med kunskap om kontext finns inte längre Man talar om bevarande på lång sikt. Men vad är lång sikt? När en ny teknisk plattform ska införas och informationssystem migreras. När ett nytt verksamhetssystem ska införas och information konverteras mellan systemen. När en ny myndighet startas innebär det en ny arkivbildare. Då ska det gamla arkivet överlämnas till arkivmyndigheten och ett nytt ska startas upp. Det innebär tex att diarier ska avslutas och nya diarieserier måste läggas upp. Det händer också att verksamheter inte längre ska finnas kvar. Det har hänt till exempel med hundskatten som kommunerna hanterade. Ett annat exempel är om skolan skulle bli statlig igen. Då finns det inte längre kvar någon verksamhet som kan ansvara för informationen och som har ett verksamhetssystem för att söka och läsa informationen. Informationen ska då lämnas över till arkivmyndigheten och slutarkiveras oberoende av de ursprungliga systemen. Till slut (på mycket lång sikt) finns det inte kvar varken människor eller it-system med kunskap om verksamheten och verksamhetens kontext. De första trappstegen kan hanteras inom ramen för befintlig verksamhet. När det gäller de sista trappstegen är det däremot en kulturarvsinstitution (till exempel kommunarkiv) som är den naturliga platsen. Däremellan är det en glidande skala. Ordinarie verksamhet Kulturarvsinstitution

Hantera leverans av information Ställa krav på nya system När ny verksamhet eller nytt system planeras. Avveckla gamla system Gamla system som inte längre används men innehåller viktig information. Handlingsplaner för system System som används, men som inte är förberedda för arkivering. Ansluta system Det finns behov av att fortlöpande överföra information arkiv.

Informations-kartläggning Kravställa verksamhetssystem Införa verksamhetssystem Förvalta verksamhetssystem Avställa information från verksamhets-system Mappa mot arkivspecifikation och paketera Ta emot, packa upp och tillföra slutarkiv Återanvända information från slutarkiv Redan innan dokumentation skapas behöver man tänka på arkivet. I den bästa av alla världar är det första steget att kartlägga informationen. När verksamheten och informationshanteringen kartläggs bedöms vad som ska slängas och vad som ska bevaras för framtiden. Vilken information som är säkerhetsklassad och i vilken grad. Då är det möjligt att gå vidare till nästa steg – det vill säga att ställa krav på verksamhetssystemen som ska hantera information. Därefter upphandlas systemen och införandet tar vid. Under införandet anpassas systemet för den aktuella organisationen, installeras och användare utbildas. Efter att systemet är infört behöver det förvaltas, det vill säga underhållas och utvecklas. Det gäller att se till att information hela tiden hanteras enligt de rutiner som bestämdes under införandet. Så småningom blir det aktuellt att avställa information som inte behövs längre i den löpande verksamheten. I det här skedet kan det bli knepigt om man inte alls har förberett sig genom kartläggning, kravställning och förvaltning. Systemen gör ju inte något mer än vad de byggda för att göra. Nästa steg, när informationen är avställd i systemoberoende format, är det dags att mappa mot arkivspecifikation och paketera för leverans till arkivsystemet. Hos arkivet tas leveransen emot och paketet packas upp, förtecknas och tillförs arkivsystemet. Därefter ska informationen kunna återanvändas för att skapa ny kunskap och ny dokumentation.

Internationell standard (TRAC) Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories. Magenta Book. September 2011. ISO 16363:2012 Svensk version via “CheckARK”

Organisatorisk infrastruktur Styrande dokument Organisation och bemanning Ramverk för att säkerställa bevarande Ekonomisk hållbarhet Avtal och licenser

Styrande dokument Arkivreglemente Bevarandepolicy Strategisk plan som stödjer arbetet med att uppnå målen Verksamhetsplan Rutinbeskrivningar och checklistor Kontinuitetsplan

Organisation och bemanning Identifierade och dokumenterade arbetsuppgifter Personer med lämplig kompetens anställs eller anlitas Vidareutbildning i takt med teknisk utveckling Olika typer av kompetens – arkiv, system, it, informationssäkerhet mm Tillräckligt med personal

Ramverk för att säkerställa bevarande Identifierade intressenter och användargrupper per arkivbildare/informationstyp Planer för att säkerställa åtkomst för arkivets målgrupper Dokumenterad historik över förändringar i verksamheten Verktyg/metod för att kontrollera att arkivet är intakt och att inget saknas Rutiner för egenkontroll och utvärderingar

Ekonomisk hållbarhet Långsiktiga och kortsiktiga planer Redovisningsmetoder som är transparenta och lättförståliga Analyser och rapporter som beskriver risker, nyttor, kommande investeringar och det ekonomiska läget

Avtal, licenser och restriktioner Överlämnande enligt arkivlagen Depositionsavtal Upphovsrättsligt, skyddade verk Behandling av personuppgifter Licensierade programvaror

Hantera arkivobjekt Leverera – förbereda och genomföra Ta emot – kontrollera och validera Skapa arkivpaket – sökbarhet och integritet Planera bevarande – säkra upp och planera för framtida förändringar Bevara arkivpaket – specificera, kontrollera och dokumentera Informationsredovisning – vad finns och hur hittar jag det? Åtkomst – behörigheter och loggning

Leveransförberedelser Rutinbeskrivningar och dokumenterade processer Identifiera innehållsinformation och egenskaper som ska bevaras Fastställa hur leveranser ska genomföras Mallar för leveransspecifikationer Lokala anpassningar av gemensamma specifikationer Autentisering av avsändare/mottagare Fysisk och juridisk kontroll över arkivet Vem äger informationen? Vem överlämnar informationen? Rutiner i samband med överförandet Planer och rutiner för beskrivande information

Mottagande Autentisering av avsändare/mottagare Validering av leverans Har allt kommit med? Fysisk och juridisk kontroll över arkivet Efter kontroll/validering sker en formell överföring av myndighetens informationen till arkivmyndigheten

Skapa arkivpaket Specifikationer för arkivpaket Kompetens, rutiner och verktyg för att skapa arkivpaket Dokumentation av händelser i dagböcker och loggar Rutiner för kontroll av att alla leveranspaket tagits om hand Informationsstruktur som säkerställer unik identitet Länkningar oberoende av fysisk förvaringsplats

Skapa arkivpaket Kunna förse mottagare med rätt representationsinformation Rutiner och manualer för att vårda information och sammanställa nödvändig bevarandeinformation Säkerställa spårbarhet och äkthet Oberoende verktyg för att kontrollera integritet Dokumentation över åtgärder och rutiner

Planera bevarande Dokumenterade strategier för att säkerställa bevarande Identifierade risker Verktyg och personal som övervakar och hanterar bevarandeplattformen och den tekniska miljön Övervaka behov och förväntningar hos olika användargrupper Rutiner för att uppdatera/ändra bevarandeplaner pga förändrade behov och teknisk utveckling Metoder och rutiner för att kontrollera att bevarandeaktiviteterna som genomförs är effektiva

Bevara arkivpaket Detaljerade specifikationer av format, data och olika komponenter i arkivpaketen Dokumentation av konverteringar som för arkivpaketen Kontroller av att arkivet är intakt – tex fixeringsinformation och loggar från kontroller

Informationsredovisning Minimikrav för att de tilltänkta målgrupperna ska hitta information Rutiner för att fånga/skapa minsta nivå beskrivande information Hitta arkivpaket (motsvarande arkivförteckning) Hållbara relationer mellan sökbegrepp och arkivpaket Rutiner, dokumentation och loggar som säkerställer att information är sökbar

Åtkomst Riktlinjer för åtkomstnivåer Åtkomstnivåer för användare/roller införs kontrollerat och följs upp Verktyg och riktlinjer för att tilldela behörigheter Loggning av användning Tester att åtkomstnivåer fungerar Rutiner för kontroller av loggar

Teknisk infrastruktur Teknisk säkerhet Riskhantering och säkerhetsarbete

Teknisk säkerhet Identifiera och hantera risker som gäller teknisk drift Säker och pålitlig teknisk infrastruktur Många risker: Föråldrad teknik Beroende av programvaror utan öppen dokumentation Fel som inträffar under drift

Teknisk säkerhet Fullständig dokumentation- systemkomponenter Kontroll över teknisk utrustning Rutiner för säkerhetskopiering och återläsning av säkerhetskopior Personal, tjänster och olika typer av tekniska lösningar som övervakar den tekniska miljön och signalerar

Teknisk säkerhet Hårdvara och mjukvara som är lämplig i förhållande till de tjänster arkivet ska erbjuda Hålla koll på felkällor, interoperabilitet mellan komponenter, versionsuppdateringar, prestanda mm Övervakning av användande, granskning och rapportering

Teknisk säkerhet Beprövad teknik Dokumentation Personer med kunskap om alla tekniska stödsystem Teknisk personal och leverantörer är införstådda i att välgrundade beslut måste fattas när den tekniska miljön förändras Utvärdering av risker med ny teknik

Teknisk säkerhet Upptäcka korrupt data, förlust av data Rapportera, hantera och dokumentera incidenter Säkerhetsuppdateringar – skydda objektens integritet

Teknisk säkerhet Lagringssystem – relationerna mellan och inom arkivobjekt får inte påverkas av att fysiska lagringsmedier byts ut Dokumentering av förändringar och rutiner som påverkar arkivets tjänster

Riskhantering och säkerhetsarbete Risk- och sårbarhetsanalys – kontinuitet och service Data- och informationshantering System Personal Fysiska anläggningar Rutiner för att hantera risker Fastställda roller - behörigheter och ansvar Katastrofhantering - fysisk lagring på skilda geografiska platser

Standarder för arkivsystem Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Magenta Book. Issue 2. June 2012. (ISO 14721:2003) Producer-Archive Interface Methodology Abstract Standard. Magenta Book. Issue 1. May 2004. (ISO 20652) Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories. Magenta Book. Issue 1. September 2011. (ISO 16363)

Leverera och förvalta överlämnade arkiv ”Öppet arkivinformationssystem” OAIS Planera bevarande Förbereda leverans Hantera data Leverans- paket Distributions- paket Uttag Ta emot Komma åt Mappning Hantera lagring Det finns en internationell standard för arkivsystem som kallas Open Archival Information System (OAIS). Modellen handlar om hela arkivorganisationen och inte bara de it-system som används. Med funktion menas både personal, verktyg och tekniska stödsystem. Producent är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som tillhandahåller information som ska bevaras. Konsument är den person, den verksamhet eller det verksamhetssystem som använder information som arkivet bevarar. Ledningen beslutar om styrande dokument. Mottagningsfunktionen tar emot leveranspaket från en producent, eller från andra funktioner i arkivsystemet. Här förbereds materialet för lagring. Leveranspaketen kvalitetskontrolleras och funktionen skapar arkivpaket. Funktionen för att hantera data uppdaterar, underhåller och ger åtkomst till sökbar data – både beskrivande information och administrativ data. Lagringsfunktionen förvarar, vårdar och hämtar upp arkivpaktet från lagringssystemet. Funktionen övervakar och kontrollerar arkivpaketen. Den administrativa funktionen utvecklar, förvaltar och administrerar arkivsystemet som helhet. Alltifrån att förhandla leveransöverenskommelser till att hantera konfiguration av de verktyg och tekniska stödsystem som används. Planeringsfunktionen har hand om omvärldsbevakning när det gäller teknisk utveckling och målgruppernas behov och önskemål. Funktionen har bland annat hand om att utveckla strategier och specifikationer för att hantera långsiktigt bevarande. PRODUCENT Arkiv-paket Arkiv-paket Paketering KONSUMENT Administrera LEDNING Fritt efter CCSDS, Reference Model for an Open Archival Information (OAIS), 2002

Externt arkiveringsverktyg Leverera information Leverans-överenskommelse Verksamhet Arkivet Ta emot Exportera data Mappa mot specifikation Skapa leveranspaket Ta emot Kontrollera Packa upp Skapa arkivpaket Leverans-paket Arkiv-paket Externt arkiveringsverktyg Hämta data Mappa data Skapa leveranspaket Leverans-specifikation Specifikation arkivpaket

FGS (det nya finpappret)

www.riksarkivet.se/e-arkiv

Lagra A Planera bevarande Hantera data Mottagande Åtkomst Hantera Lagring Välja lagringsmedium Förberda lagringsplats och överföra Hantera lagringshierarki Service- och säkerhetsnivå Övervaka loggar Byta ut lagringsmedia Migrera och paketera om Felsöka Säkerhetskopiera Arkivpaket överförs för lagring i arkivet Tillhandahåller kopior av arkivpaket Fråga och bekräftelse Arkiv-paket Arkiv-paket Drifts-statistik Riktlinjer Administrera

System- uppdateringar Hantera data Planera bevarande Hantera data Administrera databas Kontrollera integritet Lagra beskrivande information Lagra syteminformation Scheman och tabeller Användargränssnitt Validering Genomföra sökningar Generera rapporter Uppdatera databas Uppdatera databas Rapporter Sökningar Rapporter Mottagande Åtkomst Arkiv-paket System- uppdateringar Rapporter Hantera lagring Arkiv-paket Riktlinjer Administrera

Administrera Planera bevarande Hantera data Mottagande Åtkomst Ledning Specifikationer, standarder och rapporter Design, mallar, analyser och strategier Hantera Lagring Rapporter Automatiska förfrågningar Rapporter Statistik Uppdrag, mål, resurser Uppföljning och rapporter Administrera Överenskommelser Instruktioner Specifikationer Förhandla leveransöverenskommelse Hantera systemkonfiguration Uppdatera arkivinformation Hantera fysisk säkerhet Införa standarder och riktlinjer Kontrollera leveranser Systemadministration Användarsupport

Planera bevarande Planera bevarande Hantera data Mottagande Åtkomst Omvärldsbevakning Målgrupper och teknologi Strategier för bevarande och standarder Riskhantering Plan för åtgärder Prototyper Paketdesign Migreringsplan KONSUMENT Formatregister Utvärdering Goda exempel Externt planeringsverktyg Hantera data Mottagande Specifikationer, standarder och rapporter Design, mallar, analyser och strategier Åtkomst Hantera lagring Administrera

Komma åt arkiverad information Arkivsystem Åtkomst Publicerad data E-tjänster Gränssnitt Applikationer Arkiv-paket Distr. paket Pröva utlämnande Skapa distributionspaket Kommunicera med konsument Verksamhetssystem Integration och mappning Gränssnitt Specifikation

Pusslet blir inte klart om inte alla bitar är på plats TEKNIK ARKIV ALLMÄNHET VERKSAMHET Det är lika viktigt att få med alla bitar i arbetet med att införa e-arkiv. Annars blir arbetet aldrig klart. Verksamhet, arkiv och teknik är viktiga pusselbitar. En annan viktig pusselbit är allmänheten. De tjänster som arkivet erbjuder ska fungera för dem som söker efter information. Även upphandling, juridik, säkerhet och så vidare är bitar som behöver komma på plats och samarbeta. Samarbete är nyckeln till långsiktigt digitalt bevarande.

Avgränsning i projekt eArkiv Kalmar län Projektet kommer inte att utmynna i en färdig e-arkivlösning. Projektet kommer inte att omfatta upphandling och införande av ett gemensamt system för långsiktigt digitalt bevarande. Projektet kommer inte att beröra frågan om digitalisering av befintligt analog material. Projektet kommer inte att beröra frågan om digitala mellanarkiv.

E-arkiv Styrande dokument Organisation Ekonomi Lokaler Personal Tekniska stödsystem Under förstudien har det blivit alltmer tydligt att e-arkiv inte bara handlar om att upphandla ett it-system. E-arkiv är i hög grad ett verksamhetsprojekt. Först och främst behövs olika typer av styrande dokument, riktlinjer och arbetsbeskrivningar. För det andra behöver arbetet organiseras. Det kan handla om vilka beslutsvägar som ska gälla, hur e-arkivet ska placeras organisatoriskt och liknande. Det behövs budget, lokaler, personal eller externa konsulter för att utföra de olika arbetsuppgifterna. Slutligen behövs olika typer av tekniska stödsystem, det vill säga e-arkiv som teknisk lösning, som kan upphandlas som produkt eller tjänst. Idag finns det inte en fix och färdig organisation som kan sätta igång och förvalta ett e-arkiv hos de organisationer som deltog i förstudien. Det gör att e-arkiv skiljer sig från andra it-upphandlingar. Till skillnad från ”vanliga” it-system påverkar e-arkivet också alla andra it-system som innehåller bevarandevärd information. E-arkivet ställer krav på att information ska kunna överföras till arkivsystemet. Att införa e-arkiv innebär många strategiska och organisatoriska beslut.

Kan varje kommun uppnå allt det här själv? Har vi kompetensen? Har vi resurserna? Har vi tiden? Behöver vi samverka? Hur? Med vem? Vem bestämmer det? Vad vill vi uppnå?

Kan vi låta bli? Vi kan fortsätta skriva ut allt på papper! Vad innebär det?? Har vi tiden? Har vi utrymmet? Har vi resurserna? Hur hittar vi? Vem bestämmer det? Vad vill vi uppnå?