Information & presentation Mars 2015 Flytten till Ulls hus Information & presentation Mars 2015

Marianne Gustafsson Johanna Henriksson Bo Blixt Yvonne Andersson SLU Projektledare tom 28/2 Johanna Henriksson FM Ulls Hus Bo Blixt White, Projektledare From 1/3 Yvonne Andersson LK Karl Sjödin SLU arkivenheten Anders Eriksson NJ fakulteten

Magdalena Koistinen White projektledning Sarah Jonsson Norling Teknikagronom Projekt- och projekteringsledare i 18 år White projektledning 7 personer Anlitade av SLU Lokaler för flyttlogistik Motsvarande uppdrag i MVM, BioCentrum och VHC Sarah Jonsson Norling White Byggnadsingenjör Bitr. projektledare sedan juni 2014 Fredrik Hagman Allt i transport Flyttsamordnare Allt i transport Flera olika team med varsin arbetsledare Anlitade av SLU Lokaler för flytt Motsvarande uppdrag i MVM, BioCentrum och VHC

VAD HAR HÄNT UNDER HÖSTEN Information (eng./sve.) har gått ut till personalen i december via chefer och prefekter Hemsidan för Ulls hus-projektet har uppdaterats med en flyttsida Prefekter/chefer har gjort inplacering av personal på rumsnivå

TIDEN FÖRE FLYTTEN Detaljplanering under våren 2015 SLU gör alla inköp och beställningar Markarbeten under våren och sommaren 2015 Entreprenaden klar 31 mars Start leverans av inredning 1 april Huset möbleras upp och alla entreprenader slutförs Inflyttning påbörjas 4 maj

TIDPLAN Bakgrund och planering Flyttider för Ulls hus Uadm med IT i spetsen kommer flytta in i Ulls hus först, därefter flyttar institutionerna in. Flytten sker etappvis vartefter huset möbleras. Flyttider för Ulls hus Hela flytttidplanen finns på Ulls hus hemsida. Markarbeten kring huset under våren Peab kommer ha pågående markarbeten kring huset under våren, därför kan det bli nödvändigt att använda sig av alternativa entréer under en period. Om detta blir aktuellt kommer berörda att informeras i samband med flytten.

UNDER FLYTTEN Flyttkartonger och märketiketter lämnas på avd./inst. i mars Kontoren packas av er själva Arkiv/förråd/avdelningsbibliotek packas av flyttfirma Allt skall vara rensat och märkt innan flyttfirman packar Lämna det som inte skall med Väldigt få befintliga möbler flyttas med, se möbelpolicyn

MÄRKINSTRUKTIONER Märk etiketten med institution/avdelning och rum Ekonomiavdelningen IT Källare CBM SUS Personalavdelningen Inst. för ekonomi LK, Planeringsavd., U-ledning, Kommu Infra Inst. för SOL Inst. för Skogens produkter VH- och NJ- kansliet Märk etiketten med institution/avdelning och rum Etiketten skall sitta på flyttkartongens kortsida Flyttkartongerna kan staplas 3 st på höjd med synlig etikett

Allmän handling och arbetsmaterial Jurist- och dokumentationsenheten informerar Informationshantering Allmän handling och arbetsmaterial HANDLINGAR Allmänna Ej allmänna (Förvarade hos SLU: (T.ex. minnesanteckningar och s.k. Inkomna eller upprättade. mellanprodukter: utkast, koncept, Digitala eller på papper) korrektur, råtabeller) BEVARAS ELLER GALLRAS ENLIGT RENSAS AV HANDLÄGGAREN GÄLLANDE REGLER

Offentlig eller hemlig handling Jurist- och dokumentationsenheten informerar Informationshantering Offentlig eller hemlig handling ALLMÄNNA HANDLINGAR OFFENTLIGA HEMLIGA (Enbart med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, OSL) REGISTRERAS OCH REDOVISAS ENLIGT GÄLLANDE REGLER: se https://internt.slu.se/sv/stod-och-service/dokument-och-arkiv/arkivredovisning/ OCH HANDLÄGGARENS LATHUND: https://internt.slu.se/sv/stod-och-service/dokument-och-arkiv/dokument-styrande-arkivbildningen/

EFTER FLYTTEN Möbelhantering Nyckelinsamling Enligt SLU:s möbelpolicy ska först och främst andra verksamheter inom SLU ha möjlighet att återanvända möblerna i de utflyttade lokalerna, i andra hand kommer studentföreningarna och sist i ledet finns det möjlighet för personal att köpa de möbler som är kvar (för mer info: se möbelpolicyn). En riktprislista har skickats ut till ansvariga. Nyckelinsamling Efter att de möbler som ska återanvändas har hämtats samlas nycklar in av flyttsamordnaren som sedan lämnar dem till Sarah Jonsson Norling vid avtalad tidpunkt. Tömning och tomställning av lokalerna Efter att nycklarna är överlämnade startar en tömningsprocess då det är förbjudet att vistas i lokalerna, eftersom det då betraktas som en arbetsplats för tömningsentreprenören. Tiderna för detta finns att se i flyttidplanen på Ulls hus hemsida.

Ärendehantering och felanmälning DET NYA HUSET Husråd – FM Ärendehantering och felanmälning Husguide Mötesrum IT AV

ÄRENDEHANTERING

ÄRENDEHANTERING

HEMSIDA

Se även detaljerad flyttinformation på https://internt.slu.se/sv/stod-och-service/lokaler/pagaende-byggprojekt/ultuna/hvc-nord/ulls-hus-flyttinformation/