Henrik Heyman

Bakgrund 1997 KS-beslut om e-handel 1998 Pilotprojekt e-handel Omogen teknik för e-handel 2000 Uppdrag att se över internfakturering 2001 Beslut om skanning 2001 Översyn av attestreglemente 2002 Införande av skanning på samtliga förvaltningar 2002 Uppgradering av kommunikation Successivt införande av e-handel 2003 Interna fakturor elektroniskt

Elektronisk handel och elektronisk fakturahantering i Malmö stad Elektroniska prislistor, avrop,bekräftelser och fakturor till/från externa leverantörer. (Orderbaserad handel/ orderlösa fakturor) Elektroniska fakturor från interna leverantörer. (Orderbaserade och orderlösa fakturor) Pappers- fakturor som skannas in och tolkas. (De fakturor som ”blir över”) Marakanda Inköp e. Fact A+ ekonomisystem Fakturainflödet oktober 04 Elektroniska fakturor 26% Pappersfakturor 74% * * * * Antal fakturor

Vi arbetar med: SFTI Scenario orderbaserad handel - Marakanda SFTI Scenario 9.1/9.2 - periodisk faktura - Marakanda Intern elektroniska fakturor - eget format - e.Fact Externa elektroniska fakturor - eget format - e.Fact Skannade fakturor - e.Fact På gång - SFTI SVEFAKTURA - externa elektroniska fakturor - e.Fact

Attest Orderbaserad elektronisk handel med ramavtalsleverantörer (SFTI Sc 6.1) KöpareLeverantör Avrop Inleverans Faktura Lev.reskontra Redovisning Attestreg Ankomstreg Avropsbekräftelse Pris-/artikelinformation Kan vara automatisk Till pg/bg Orderattest AT & (6.1.2) AT AT & AT Sc = Scenario, AT=Affärstransaktion

Elektronisk orderlös faktura från extern ramavtalsleverantör (SFTI Sc 9.1) KöpareLeverantör Pris-/artikelinformation Faktura Lev.reskontra Redovisning attestreg ankomstreg attest Bör vara automatisk Till pg/bg AT & (6.1.2) AT Sc = Scenario, AT=Affärstransaktion

Fakta Malmö stads e-handel leverantörsfakturor/år varav från externa leverantörer Betalning till drygt pg och bg varje år 25% av fakturorna från 10 leverantörer - 85 % av leverantörerna skickar 10% av fakturorna 22 leverantörer anslutna till Marakanda Inköp (varav 3 i testfas) användare har lagt order i MI under 2004 (ca 600 beställare per vecka - totalt ca anställda) Elektroniska order för 3 mkr per vecka elektroniska order per vecka artiklar i Malmö stads Marakanda Inköp

e-handelsleverantörer Malmö stad ABA-Skol Berndt Johnsson - Papperskedjan Berendsen Textilservice BRIO Canon Frasetti Bakverk Förbandsmaterial Konica-Minolta MKB Lyreco Läromedia RCD Foodservice AB ScanFoods Servera Skånemejerier Sydkraft Telenor TeliaSonera TG Skrivab Vodafone Åhusglass Öresundskraft Dessa leverantörer svarar för ca 40% av den totala fakturavolymen (antal fakturor)

Just nu... Utbildning av fler användare Anslutning av fler leverantörer Inventering av faktureringsobjekt (telefonabonnemang, elanläggningar etc) och uppläggning av styrdata för orderlösa fakturor Ytterligare processförbättringar och utveckling av affärsrelationer

Effekter - vad har uppnåtts hittills? Ökad prismedvetenhet och kunskap om ramavtalen (artiklar och priser) Kontroll av fakturorna på radnivå + ordning och reda Mer aktuella och rättvisande räkenskaper Statistik och rapporter för uppföljning av avtal och verksamheter Betydande kompetenslyft hos många yrkeskategorier SFTI fungerar bra i praktiken

Framgångsfaktorer Förankring i ledningen och i verksamheterna Översyn av processer Kommunikation av syfte (helhetssyn) + löpande rapportering av framsteg Bra utbildning inklusive uppföljning SFTI-standarden

Vari ligger svårigheterna? Tydliggörande av mål - veta vad man vill Teknik är bara är en liten del av elektronisk handel Användarna är ofta ovana PC-användare

Det finns inget att vänta på! Tekniken fungerar Många rikstäckande leverantörer är anslutna Enkelt att ansluta mindre och medelstora leverantörer Det finns många goda exempel Det fungerar!

Henrik Heyman