Välkommen till IT-möte ! Svenska Intensivvårdsregistret IT-gruppen Göran Karlström, Caroline Mårdh, Pall Einarsson

Dagens innehåll       SIR:s valideringsprogram, SIRXML och riktlinjeutveckling  Kontaktvägar och SIR:s arbetssätt  PDMS-utvecklingen  Synpunkter från medlemmar, landsting och leverantörer  SIR i framtiden Svenska Intensivvårdsregistret2

SIR:s mål med dagen  Tydliggöra SIR:s utvecklingsplaner  Utveckla kontaktytorna inom IT-området  Föra dialog om nuvarande och framtida elektroniska kommunikationsvägar till SIR  Förklara hur SIR ser på behoven av dialog mellan avdelning, landstings-IT, IT-leverantör och SIR Svenska Intensivvårdsregistret3

SIR:s valideringsprogram, SIRXML och riktlinjeutveckling

Data till & från SIR Innehåll

6 Grunder  För att uppnå en bra kvalitet ska samtliga IVA-vårdtillfällen registreras och rapporteras  Grunddata enligt ” Minimalt dataset” måste uppfyllas  Därefter fyller man på med övriga valfria parametrar  Man måste ange till vilken kvalitet man rapporterar varje enskild parameter utöver grunddata (i valideringsprogrammet).  Rapportera regelbundet, helst veckovis.  Rapportera alltid för lång tid tillbaka så att rättningar kommer med.  Inga vårdtillfällen som ”fastnar” i valideringsprogrammet ska plockas bort utan utredas och åtgärdas Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

Varför veckovis rapportering?  Resultaten kommer på webben, jämförelse med andra  Snabb mortalitetsuppföljning  Webbformulär för ”Uppföljning av Intensivvård” visar vilka vårdtillfällen som bör följas upp (om inskickade)  Donationsrådet och Regional DAL/DAS får data kontinuerligt. Svenska Intensivvårdsregistret7

Varför rapportera bakåt?  Rättelser bakåt i tiden når SIR  Justeringar i valideringsparametrar skall gå att ändra bakåt i tiden, men då krävs också data…  Exempel… Svenska Intensivvårdsregistret8

Exempel…  Byte från APACHE till SAPS3 som riskmodell  Ställer in ”Registrerar sporadiskt” under inkörningsperiod 1-3 mån  Glömmer ändra, men gör det efter 6 mån. Vill skicka in och använda de data som finns från mån 4-6  Lösning: Ändra till ”Registrerar alltid” från månad 4 och skicka in data på nytt  Ändringar skall kunna ske retroaktivt, men kräver då att data är med i inskicket för samma period för att slå igenom Svenska Intensivvårdsregistret9

Tydlig rekommendation…  Skicka helst hela föregående kalenderår och så långt ni hunnit innevarande år! Svenska Intensivvårdsregistret10

Svenska Intensivvårdsregistret11 Exportera data till SIR  Är det en isolerad uppgift för IT-avdelningen? –Nej!  Är det en isolerad uppgift för IVA-sekreterare? –Nej!  Vem ska göra det då?  Landstings-IT måste förstå! Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret12 Exportera data till SIR  Det är ett ”teamwork” med gemensam kunskap och ansvar om medicinsk IVA- registrering, hantering och kvalitetssäkring av data samt kunskap om IT-teknik/miljön Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret13 Rapportera data till SIR  IVA-enheten måste ha insyn, ansvar och kontroll  Gemensam genomgång av vilka parametrar som ska rapporteras och till vilken kvalitet  Samtliga vårdtillfälle ska rapporteras  Kontrollera kvitto kommer efter rapportering  Kontrollera på Portalen att data stämmer med din verklighetsuppfattning Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret14 Valideringsparametrar Ställs in för varje parameter Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret15 Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret16 Support   För fortlöpande information om riktlinjeförändringar och om valideringsprogram rekommenderas att man skapar ett konto på SIR-webben och prenumererar på SIR:s support- och riktlinjesidor. Gå in på hemsidan och klicka på Prenumerera  Övriga IT-frågor hänvisas till  Göran och Caroline har avsatt tid för SIR Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret17 Minimalt dataset Minimalt dataset + flera moduler Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret 18 Vägen till SIR  SIR fastställer riktlinjer och rekommendationer. Dessa finns tillgängliga på Riktlinjer & Rekommendationer Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret 19 Vägen till SIR  SIR avstår från att tillhandahålla registreringsprogram för lokalt bruk –Finns redan flera –Lokala anpassningar önskas –Kräver större organisation  SIR ställer krav på att tolkningsbara data skall tillhandahållas utan risk för förväxling, förvanskning eller feltolkning Riktlinjer & Rekommendationer Lokalt registreringsprogram Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret 20 Vägen till SIR…  SIR tillhandahåller en rapporteringsmall (XML-specifikation) med både obligatoriska och frivilliga fält.  er/SIRXML-Version-51/ er/SIRXML-Version-51/ Riktlinjer & Rekommendationer Lokalt registreringsprogram Lokalt skapas en fil (XML-fil) för inrapportering till SIR Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret21 XML-specifikation 5.1 Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret 22 Vägen till SIR…  SIR tillhandahåller valideringsprogram psutbyte/Teknisk- Support/Valideringsprogram/ psutbyte/Teknisk- Support/Valideringsprogram/  Syfte –ge en möjlighet att på hemmaplan komplettera och korrigera –Ange till vilken kvalitet man skickar in data –Kan vara en hjälp att hitta ofullständiga rutiner för registreringar på hemmaplan.  Kan användas för testfiler tex vid införande. Riktlinjer & Rekommendationer Lokalt registreringsprogram Inrapporteringsfil (XML-fil Validering görs lokalt via SIR:s valideringsprogram Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret 23 Vägen till SIR…  Valideringsprogrammet innehåller även funktioner för kryptering och filöverföring till SIR samt funktion för dekryptering av filöverföring från SIR. Riktlinjer & Rekommendationer Lokalt registreringsprogram Inrapporteringsfil Valideringsprogram lokalt Kryptering / Filöverföring Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret24 Framme hos SIR IN-Databas  Mer omfattande validering utförs av SIR.  Kvitto skickas till avsändaren då data tagits emot av SIR.  All data sorteras och märks utifrån kvalitet på varje enskilt vårdtillfälle.  Mortalitetsdata från SPAR tillförs och adderas varje vecka.  Data från Avlidna på IVA och PostIva tillförs via webbformulär 2 st kvitto skickas till avsändaren Mortalitets data från SPAR SPAR Statens personadressregister PostIva-uppföljning Avlidna på IVA Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret25 Kvitto 1  Första kvittot talar om att filen kommit till SIR och att den förbereds för inläsning  Får du inte detta kvitto har filen inte kommit fram  Ex Kvitto 1: Din indatafil till Svenska intensivvårdsregistret har mottagits. Bearbetning pågår. Då bearbetningen är klar skickas kvitto på det. Om Du ej erhållit kvittot inom 48 timmar, kontakta Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret26 Kvitto 2  Andra kvittot talar om att filen lästs in i databasen och talar också om till vilket resultat  Kontrollera resultatet!  Ex Kvitto 2: Här har inrapporteringen gjorts utan anmärkning! Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden och innehöll 674 vårdtillfällen varav 674 lästs in utan anmärkning. Därutöver har ytterligare validering gjorts utan anmärkning. Valideringen har utförts med version Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret27 Kvitto 2  Ex Kvitto 2: Här är det problem som måste åtgärdas! Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden och innehöll 1278 vårdtillfällen varav 1154 lästs in utan anmärkning. 110 vårdtillfällen har ej kunnat läsas in. 14 vårdtillfällen har anmärkningar som valideringen hos er bör ha upptäckt. Därutöver har ytterligare validering gjorts varvid 110 vårdtillfällen har anmärkningar. Se bifogad fil, eller hämta med valideringsprogrammet. Valideringen har utförts med version Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret28 Ut från SIR…  Data finns åtkomlig på Portalen < 6 timmar  Årsrapport –Direkt återkoppling vid avvikelser.  Mortalitetsdata från SPAR återskickas till sjukhus som så önskar  Avlidna på IVA till DAL/DAS och Donationsrådet  Via FoU-ansökan – egna projekt/studier Årsrapport Mortalitetsdata åter enheten Avidentifiering IN-Databas Portalen Avlidna på IVA till regional DAL/DAS Avlidna på IVA till DR Observera att mortalitetsdata uppdateras veckovis på Portalen Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret29 Problem…..?  Olika lokala registreringstraditioner. –Rutiner, kunskap och ledarskap.  System som inte stöder registrering av önskad data….. –Man kan helt enkelt inte registrera.  System som stöder men som inte har obligata fält…. –Man kan registrera … men det blir inte gjort!  Man kan inte tolka sin egen data rätt….. –Man registrerar rätt men det tolkas fel till inrapportfilen.  Data tydliggörs inte öppet och medvetet –Otillräckligt underlag i förbättringsarbetet Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret30 Problem…..?  Man får inte ut datafilen från sjukhusets datanätverk… Ett ökande problem!!. –Hårdare säkerhetsrutiner på sjukhusen. –Brandväggar stoppar. –Obs! Kontrollera att kvitto kommer!  Kommunikationssvårigheter IVA-avd - IT-avd – leverantörer av IT-system.  Kvalitetsbrister i datamängden hos SIR. –Bortfall av viktiga parametrar ”Liten tuva stjälper ofta stort last”. Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret31 Vilket IT-system är då bäst?  SIR rekommenderar inte något IT-system före något annat.  TIPS! –Teckna ett bra serviceavtal för ev uppdateringar. –Uppdateringar oftast mycket kostsamma. –Det bör ingå att leverantören kontinuerligt anpassar systemet till gällande SIR-riktlinjer Innehåll

Valideringsprogrammet Innehåll

Läs installationsanvisningar!  Installationskatalog och arbetskatalog anges (kan vara samma eller skilda)  Installationskatalogen måste ligga på C:\  Användaren MÅSTE ha skrivrättighet till arbetskatalogen. Arbetskatalogen kan med fördel vara í användarens hemkatalog  Ledningsansvarig MÅSTE gå igenom inställningarna Svenska Intensivvårdsregistret33

Svenska Intensivvårdsregistret34 Inställningar i valideringsprogrammet  Inställningar sparas i programmet  Ändras bara vid behov  Vid ändringar kommer vid nästa inrapportering en ny aktiveringsnyckel med automatik från SIR.  Den nya nyckeln måste läsas in på samtliga datorer som export sköts ifrån Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret35 Valideringsprogrammet Här kommer det en lista vid validering med ev kommentarer Nivå 1 - Måste åtgärdas. Förhindrar att filen kan skickas in Nivå 2 - Bör åtgärdas men filen kan skickas Nivå 3 - Kan vara ett meddelande om någon inkonsekvens. Filen kan skickas Inställningar måste göras Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret36 Inställningar för att få iväg filen Inrapportering Under inrapportering väljs överföringsmetod för filerna som skickas till SIR. Webbserver Webbserver innebär att filen laddas upp på SIR:s webbserver via http. Man kan ställa in så att en proxyserver används (http inställningar). SMTP För att kunna använda SMTP så måste servernamn och användarnamn anges. Hör med IT-supporten om ni har åtkomst till SMTP- servern. Integration via MAPI Vid denna inställningen skickas ett mail via klientens mailklient. Många mailklienter tillåter numera inte att man skickar mail på detta vis. http inställningar Om man använder inrapportering via webbserver kan en eventuell proxy-server anges här. Arbetskatalog En katalog där användaren har skrivrättigheter. Här sparas aktiveringsfiler och övriga inställningar. Om man byter arbetskatalog så kopieras aktiveringsfiler och övriga inställningsfiler till den nya katalogen. Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret37 Valideringsparametrar Ställs in för varje parameter Innehåll

Svenska Intensivvårdsregistret38 Valideringsparametrar Används tex under införandeperioder. Innebär att data inte kommer med i vissa utrapporter. Data finns alltid. Data tolkas som ”sanningen” för enheten. Detta alternativ rekommenderas för allt man avser att registrera efter en inkörningsperiod. Ger Nivå 1-fel om det saknas. Ingen data av denna parameter registreras. Ger Nivå 1-fel om det finns med i XML-filen Dessa inställningar ska göras ihop med medicinskt ledningsansvarig! Det handlar om ställningstagande om avdelningens kvalitet av data! Innehåll

Konsekvens av inställningar  Endast data från ”Registrerar alltid” kommer att presenteras i SIR:s utdataportal  Registrerar sporadiskt skall ses som test- eller inkörningsperiod Svenska Intensivvårdsregistret39

Svenska Intensivvårdsregistret40 Hjälpfiler  Exportera data till SIR och valideringsprogrammet  Excel-fil för ifyllande av valideringsparametrar  Finns på hemsidan - Filhämtning Support/Valideringsprogram/ Support/Valideringsprogram/ Innehåll

Dubbelriktat program  Tar emot mortalitetsuppföljning om man vill.  Kommer att användas för återföring av ”Uppföljning av Intensivvård”  Kommer att användas för återföring av ”Avlidna på IVA”  Kommer att användas för återföring av ”Vårdbegäran - MIG”  Rutin att ta emot data behöver skapas… Svenska Intensivvårdsregistret41

Nya medlemsproblem…  Vissa landsting har spärrat åtkomst till  Vad menas?  Gör att SIR:s webbformulär inte kan användas av medlemmarna Svenska Intensivvårdsregistret42

SIR:s riktlinjeutveckling  Just nu ”lågsäsong”…  SOFA pågår  Översyn Åtgärder påbörjas  Översyn Diagnoser påbörjas  … mer om detta senare Svenska Intensivvårdsregistret43

SIR:s riktlinjeutveckling  Riktlinjerna är det medicinska och praktiska rättesnöret för arbetet på IVA  Skrivna för Dr och ssk på avdelningarna  Skall kunna läsas för att indirekt ge dataset  SIRXML-specifikationen är gjord för IT-folk och skall ge instruktionen för hur XML-filen skall se ut  Riktlinjer och SIRXML-specifikationen skall harmoniera  Kan det göras bättre? Svenska Intensivvårdsregistret44

Möjligheter?  Varje riktlinje avslutas med ”sin” SIRXML-del  En enda beskrivning sammanlänkad så man kan gå från riktlinje till SIRXML-del och tvärtom mer som en handbok med SIRXML-delen som bilaga, men med hänvinsingar även därifrån till respektive riktlinje  Andra förslag? Svenska Intensivvårdsregistret45

Kontaktvägar och SIR:s arbetssätt SIR har som snart åttaåring fått egen personal!

SIR har egen personal…  Medlems-, leverantörs- och allmän support: –Caroline Mårdh,  Ekonomi, administration, media, hemsida: –Göran Karlström,  FoU-frågor: –Thomas Nolin, Svenska Intensivvårdsregistret47

SIR:s leverantör-datatjänster  OTIMO Data –Tomas Ingelbrant, –Kontaktas för: Nyckelhantering till valideringsprogrammet och uppstart av ny medlem Svenska Intensivvårdsregistret48

PDMS-utvecklingen Vad händer nu och i framtiden inom SIR?

SIR och PDMS-support  Idag exakt samma krav på XML-lösning som för alla andra  Möjliga framtida varianter: –Skicka ”alla” data strukturerat, SIR plockar ut det som skall gälla och validerar. –SIR hämtar och validerar ur strukturerad databas. Svenska Intensivvårdsregistret50

SIR:s åsikt om PDMS  Utsökt hjälpsystem… men mänsklig värdering nödvändig  ”Skicka allt” sannolikt inte möjligt… –Stora datamängder –Vem kvalitetsgranskar?  Strukturerad databas –SQL Server –Enhetligt byggd för alla PDMS – går det? Svenska Intensivvårdsregistret51

Synpunkter från medlemmar, landsting och leverantörer Vad önskar ni? Hur kan vi stödja er kund- leverantörsdialog?

Vad kan vi hjälpa till med?  Tidsmässig tydlighet?  Bättre riktlinjer?  Mer dialog / besök?  …??? Svenska Intensivvårdsregistret53

SIR lovar…  Publicera dataspecifikation som påverkar IT-strukturen minst sex månader innan start.  …att verka för att vi har en leverantörs- dialog som leder till ännu tidigare information och ”medverkan” i processen. Svenska Intensivvårdsregistret54

Beslutade förändringar 2010 Redovisning

Registreringsförändringar Vårdtyp BIVA skall använda intagningsorsaker från SAPS3 precis som för övriga vårdtyper. Opereradstatus (redan obligatoriskt) + opereradtid blir obligatoriskt i kombination för vårdtyp IVA, BIVA och TIVA  Ev: Komplikationer för vårdtyp BIVA  Ev: ytterligare alternativ i Inskrivningsväg  Ev: ytterligare alternativ i Utskriven till  Ev: SOFA-specifikation  Ev: tillkommande Diagnoser och Åtgärder  Dessa punkter beslutas Svenska Intensivvårdsregistret56

SIR i framtiden ”Icke bindande spådomar för 2010 och åren därefter”

SIR tror…  … att XML-formatet består  …att direkt hämtning av data från patientjournal (PDMS) kommer, men att det dröjer… länge för intensivvården!  … att SIR utdataportal i nästa generation blir en viktig plats för vardaglig uppföljning för den enskilda enheten  … att webbformulär via SIR som via valideringsprogrammet återför informationen till hemmaplan blir allt vanligare eftersom IT-strukturen inom respektive landsting styrs hårdare Svenska Intensivvårdsregistret58

SIR tror också… ... att SOFA etableras 2010, dataspec juni 2009  … att nuvarande ”datamoduler” kompletteras med: –Odlingar och mikrobiologi 2010 –Läkemedel tidigast 2011 –Beläggning och Personaluppföljning kan bli aktuellt 2011  … att VTS kommer i ny version från 2011, med dataspec senast senvåren 2010  … att SAPS3 kommer att valideras och att formeln för riskberäkning kan justeras från 2011, men att ingående data torde vara oförändrade Svenska Intensivvårdsregistret59

SIR tror också…  … att komplikationer kan utökas 2011  … att åtgärder och tider mm för dem kan justeras från 2011  … att diagnossättning (bl. a sepsis och multiresistenta bakterier) ändras från 2011  … att SIR slutar stödja APACHE efter 2011  … att ”Uppföljning efter Intensivvård” kommer att utvecklas så det kan skickas i XML-format och utvecklas med ytterligare instrument Svenska Intensivvårdsregistret60

SIR tror också…  … att Vårdbegäran kommer att önskas integrerat i registreringslösningar, samtidigt som det kommer att utökas med ”konsulter” och ”larm” (tidigast 2011)  … att intermediärvård kommer som begrepp och kanske vårdtyp. Arbetet börjar nu i SIR för att avgränsa och beskriva… Svenska Intensivvårdsregistret61

Skall vi ses igen?  Finns behovet?  Rätt nivå?  Rätt publik?  Andra förslag?  … Svenska Intensivvårdsregistret62

Tack för idag! Hör av er vid behov! Göran Karlström