Ekonomimöte 9 feb 2011 Inköp på csc

AGENDA Inköpsorganisation E-beställningsprojektet Vad köper vi? Hur ska vi köpa in? Kontroller och stödsystem Inköpsnätverk Information - hemsidan En komprimerad presentation av ett stort arbetsområde, jag hoppas att ni efter presentation har fått en bättre bild över hur inköp på CSC och KTH ska hanteras. Största fokus tänkte jag lägga på Vad vi köper? Jag har valt att prata inköp, inköpsprocessen-avrop-direkt inköp-upphandling. Jag, Tina ska träffa Gulan för att gå igenom inköp på skolan. Om vi ska kunna följa skolans inköpspolicy och strategi måste ledningen vara med. Jag känner att det finns läge till att lyfta inköpsfrågor till en högre nivå med nystarten med nya skolledningen. Inköp är ett område som bubblar mycket med både positiva och negativa känslor.

Inköpsorganisation

Inköpsorganisation Inköpsfunktion – Sara 30% av heltid Huvuduppgift är att: Upphandlingsansvarig, koordinera upphandlingsstöd vid upphandlingar, kunskap om ramavtal, hjälpa till vid avropsförfrågningar, skapa leveransavtal, vägleda i processer, jobba strategiskt med inköpsfrågor, skapa delegationer, kontaktperson för inköparna. Utsedda inköpare inom produktområden - Dessa håller vi på att se över var vi kan effektivisera och skapa rutiner. Stort arbetsområdet som är väldigt intressant, en utmaning som har fått ringar på vattnet senaste året.

E-beställnings-projektet

E-beställningsprojektet Varugruppsstrategi Processkartläggning Implementering av handlingsplan Kravställning av e-beställningssystem Implementering av system Projektgruppen består av Sara, Madeleine Axberg, Urban Sjöström och Jocke Pettersson. Styrgrupp med Tina som ordförande. http://intra.kth.se/administration/upphandling/e-bestallning Detta projekt skapades därför att Regeringen har sagt att alla myndigheter ska kunna hantera sina beställningar elektroniskt innan 1 jan 2013. KTH ligger enligt ESV:s tidplan 1 jan 2012. 1. Varugruppsstrategi – Definierat ett antal varugrupper, varje varugrupp innehåller flera produktgrupper 2. Processkartläggning – Genomfört kartläggning av nuläge på samtliga skolor och en KTH gemensam workshop för ett framtida nyläge för inköp – en handlingsplan för KTH.

Implementering av handlingsplan Tre delmål per skola till årsskiftet 2010: Analysera vad skolan köper och hur det är anskaffat. Se över inköpsorganisationen och effektivisera där det är till fördel. Informera om inköp på skolans hemsida. CSC har genomfört analysen och informationen till årsskiftet. Klarade nästa hela läxan – jag valde att avvakta med inköpsorganistationen. Dels pga man ska ändra arbetssätt inom systemgruppen som många inköp går igenom och dels för att ny ledning. Höra hur man tänker mm.

Kravställning av e-beställning – pågår nu Jocke Pettersson ITA är delprojektledare. Finns några olika alternativ som man tittar på: Hur kommer det att gå för ESV:s upphandling? Samarbete mellan universiteten, gemensam upphandling av handelsplats och beställningssystem. Wisum, Agresso och befintligt EFH system. ESV:s upphandling av e-beställningssystem blev överprövat och ärendet ligger nu i kammarrätten. Alternativ 2 – ingår Björn Thuresson VIC Sthlm för att få med krav på användarvänlighet i ett system. Superbra, jag vann en seger här som fick med honom. Det viktigast är att vi får en handelsplats dit vi kan gå och köpa rätt varor till rätt avtal och pris.

Vad köper vi?

Nyckeltalanalys över 2010 Syftet – är att se vad skolan köper och hur samt att andelen icke-konkurrenssatta inköp ska minska. I analysen får man underlag till om man ska utse inköpare inom vissa produktgrupper som man köper ofta eller till stora volymer. Man ser även var KTH behöver teckna nya ramavtal. När man analyserar ser man vikten av att man skriver bra bokföringstexter. Från 15 juli 2010 en ändring i lagen att Kammarkollegiet utsågs till tillsynsmyndighet och ska därmed få ner antalet icke-konkurrenssatta inköp. Därav har KTH sagt att detta ska ses över.

Nyckeltalanalys forts. Vilka nyckeltal tittar man på: Totalt inköpt. Vad som har upphandlats. Vad som har avropats via ramavtal. Vad som inte behöver upphandlas. Vad som köpts utan att utsättas för konkurrens. 1. Hämtat data från Agresso huvudbok, inköpsdetaljer per konto. 2. Sökt i EFH per konto för att få fram alla fakturor. 3. Definierat produktgrupp, varugrupp, typ av avtal. 4. Gjort en bedömning per leverantör, om det är en ramavtalsleverantör. 5. Har någon upphandling gjorts? Dessa ska filteras via mig med tanke på upphandlingsprocessen via Allego. 6. Icke konkurrensutsatt kan vara ok om ett korret direkt inköp har gjorts. 7. Icke konkurrensutsatt som inte är ok, dessa bör vi först åtgärda.

Varugrupper på KTH Varje varugrupp innehåller ett antal produktgrupper. Böcker och tidningar Experimentellt lab Infrastruktur IT och telefoni Kommunikation Kontor Personal Resor Tjänster Delprojektet Varugruppsstrategi tog fram de varugrupper som finns på KTH. Troligtvis utser man en inköpare per produktgrupp eftersom flera olika produktgrupper ingår i samma varugrupp.

Inom vilka varugrupper har vi volymerna? Varugrupperna i storleksordning VT2010: IT och telefoni – 15,7 kkr Infrastruktur – 1,9 kkr Resor – 1,8 kkr Tjänster – 1,5 kkr Kommunikation – 876 kkr Kontor – 300 kkr Böcker och tidningar – 100 kkr Personal – 10 kkr I analysen finns inte utlägg med, endast från Agresso. Hur ser det ut med utlägg för inköp på avdelningarna? Är det mycket? Något speciellt som sticker ut?

Varugrupp/Produktgrupp att se över Böcker och tidningar –Kerstin L och Sara Kontorsmaterial och kaffeförbrukning – Susanne och Sara IT och telefoni- Sara med systemgruppen Fler önskvärda områden? - Transporter

Specialinköp på avdelningarna Input från avdelningarna på det som köps för forskningen. Vad är det för produkter? Kan vi placera dem i någon varugrupp/produktgrupp så att vi får kontroll på att vi inte överstiger direktinköpsgränsen? Cvap – robotik, MDI – haptik, Tal, Musik – akustikprodukter och instrument Hur ska vi gå tillväga? Behöver stöd från er?

Hur får vi köpa?

Hur får vi köpa? KTH ska följa LOU – Lagen om offentlig upphandling. Det innebär att: Vi får endast handla via ramavtal, KTH:s ramavtal och statliga ramavtal. Via direkt köp, till ett maxbelopp på 287 000kr eller om det finns synnerliga skäl. Via upphandling. Direkt inköp – beloppsgränsen gäller för hela KTH!!!! T ex frukt överstiger direktinköpsgränsen. Om man inte följer ramavtal och handlar korret, kan vi drabbas av rättsliga processer och skadestånd. Kammarkollegiet har utsett till tillsynsmyndighet för inköp.

Kontroller och stödsystem

Kreditkontroller och stödsystem Kreditmall – tas via det affärssystem som KTH har ramavtal med, nu är det UC. Det här är minsta kravet som man ska göra vid ett direkt köp. Skicka ett mail till sarah@csc.kth.se Vid upphandling används systemet Allego, där annonsering, frågor, öppningsprotokoll och tilldelningsbeslut skrivs. Alltså hela upphandlingsprocessen. Behörighet till UC – Kerstin och Tina Allego – Sara tillsammans med de som har behovet för en upphandling skapar tidplan och Sara administrerar i systemet. Även Kerstin har behörighet som backup.

INköpsnätverk

Nätverk för inköp Upphandlingsansvariga på KTH Möten månadsvis, information, nya, upphandlingar, projekt som pågår m m. IT och telefoni Uppstartmöte den 14/4-11, där tanken är att få med inköpare på skolorna att samverka både på kort- och lång sikt. Sara och Ann Edström är samordnare, Testa att använda KTH Social och Sharepoint för nätverket som information-, diskussion- och dokumentationsforum.

information

Information Information om inköp finns på intranätet. Tar tacksamt emot synpunkter på förbättringar, kommentarer m m. CSC:s inköpssidor: http://intra.csc.kth.se/arbete/inkop/inkop-1.68093 Försökt att hitta en gemensam struktur för hela KTH. Syftet med hemsidan är att på ett bra sätt kunna beskriva CSC-skolans inköpsstrategi och policy!!

Input från ekonomerna