Intressenthantering Kristian Widén

Varför kommunicera? Det största hotet mot ett projekt är oförmåga att kommunicera “The key element is communication” (J K Lemley, 1995, Managing the Channel Tunnel-Lessons Learned) Rätt kommunikation till rätt intressent vid rätt tidpunkt

Kommunikationens grundläggande koncept (Cleland, 1999, Project Management) Var så tydlig och rak som möjligt. Använd kunskap om vem mottagaren är och vilka förväntningar han/hon har när du väljer medium för kommunikation. Planera tidpunkten för kommunikationen så att den passar mottagaren.

Kommunikationsplanering Identifiera intressenterna Gör en intressentanalys Bedöm kommunikationsbehovet hos varje intressent Dokumentera kommunikationsplanen Uppföljning och erfarenhetsåterföring

Förhållande mellan intressenter och kontaktvägar

Vad är en intressent? Stakeholder = Intressent? ”Stakeholder”, Stanford, 1963 Företagsdefinition Any group or individual who can affect, or is affected by, the achievment of a corporations purpose (Freeman, 1984) Projektledningsdefinition Project stakeholders are indivduals and organisation that are actively involved in the project, or whose interests may be affected as a result of project execution or project completion (PMBOK) A project stakeholder is a person or group of people who have a vested interest in the success of a project and the environment within which the project operates (Gower Handbook of Project Management)

Vested Interest ≈ Egenintresse Investerare/finansiär Konkurrenter Konkurrenter om resurser Myndigheter/regelansvariga Berörda av projektets genomförande Berörda av projektets resultat Och så vidare…..

Vested Interest ≈ Egenintresse Makt (Power) Legitimitet (Legitimacy) Angelägenhet (Urgency)

Intressentgrupper 1 Dormant Stakeholder 5 4 Dangerous Dominant PO W ER 1 Dormant Stakeholder 5 4 Dangerous Dominant Stakeholder Stakeholder 7 Definitive Stakeholder 3 6 2 Demanding Dependent Discretionary Stakeholder Stakeholder Stakeholder URGENCY LEGITI M ACY

Utveckling av intressentbegreppet Ägare Anställda Extern Företaget eller projektet Leverantörer Kunder

Exempel på intressentgrupper Example: Construction Projects Project resources Internal Stakeholders External Stakeholders owners Client organisation Management team Customer user Suppliers contractors subcontractors Employees Financiers Creditors Social organisations Political Local, and National authorities and governments Environmentalists Local communities The general public Interests groups Real estate Nearby residents Trade and industry Services (schools, Hospitals etc) Media Anyone else who believes he or she has a stake in the project

Grundläggande problemställning Intressenternas behov är oändliga Projektets resurser är ändliga Alla behov kan inte uppfyllas Intressentanalys

Intressentanalys Bedömning av intressenternas: Dynamisk analys Möjlighet (makt) att påverka Intresse av att påverka Ståndpunkt/position Intern/extern intressent Behov/krav Motståndare/förespråkare Dynamisk analys Förändras över tiden

Intressentkarta Håll nöjda Nyckel- intressenter Makt Minimala åtgärder (Johnson, Scholes 1999) Hur stort är intresset hos olika intressenter att påverka projektets beslutsprocess? Har de makt och medel att göra det? Stor Håll nöjda Nyckel- intressenter Makt Minimala åtgärder Håll informerade Liten Lågt Intresse Högt

Intressenthantering Utred alla möjliga alternativ för att uppnå projektets mål Definiera tydligt alla positiva och negativa konsekvenser av valt alternativ Uppdatera intressentanalysen genom hela projektet Före varje större beslut i projektet, analysera hur detta påverkar intressenterna

Project Stakeholder Management (PSM) Process (Cleland, 1999) Controlling Project management team Identify stakeholders Gather information on stakeholders Identify stakeholder mission Determine stakeholder strengths and weaknesses strategy Predict stakeholder behaviour Implement Stakeholder Management Directing Planning Motivating Organising

Implementing Stakeholder Management Strategy IDENTIFY STAKEHOLDERS SET OBJECTIVES Informing Education Testing reactions Seeking ideas and Alternative solutions Seeking consensus CHARACTERISTICS One way communication Two way communication Shared decision-making Degree of involvement

The Citytunneln Project

Kommunikationsledningsplan En beskrivning över insamlandet och lagrandet av olika typer av information En struktur för spridningskanaler över vilken information so går till vem, när och hur En beskrivning av informationen som skall spridas innehållande format, innehåll detaljeringsnivå och vila definitioner som skall användas Tidplaner som visar när information skall spridas Metoder för hur man kommer åt information mellan planerade kommunikationstillfällen Metoder för hur man uppdaterar och preciserar kommunikationsledningsplanen när projektet fortskrider