VIS Verksamhetens Informationssystem

VIS - vad är det? VIS är en sök- och samarbetsplattform som täcker hela Norrbottens Läns Landstings dokumenthantering- och informationsbehov. VIS bidrar till en kunskapsbaserad verksamhet där beslut på alla nivåer fattas på basen av bästa tillgängliga kunskap

VISion VIS ska ge rätt information vid rätt tillfälle till rätt användare

Bakgrund Svårt att hitta rätt dokumenten. Flera versioner av ett dokument där det inte var tydligt vilken som var senast gällande. Olika vårdrutiner för samma diagnos och behandling. Det gick inte att säkerställa att alla som behövde kom åt informationen. Otydliga arbetsprocesser för att kvalitetssäkra vårdinformationen.

Vad har hänt på vägen? 2010 – Q4: Start VIS etapp1 VIS vård 2011– Q4: Överlämning VIS etapp1 2012-Q1: VIS vård implementering 2012 – Q1: Start VIS etapp2, VIS admin + VIS projekt 2013 – Q2: Start VIS etapp3, piloter 2014 januari: VIS etapp3 avslut och start för VIS breddinförande.

Varför VIS? En gemensam sökplattform Ett gemensamt sätt att skapa dokument En standard för egenskaper (hitta dokument) Versionshantering, spårbarhet Arkivering, spårbarhet Tidsbesparing Patientsäkerhet (samma rutin oavsett var i länet man bor) Skapa delaktighet/ enklare att samarbeta

Kunskapsstyrning och inriktningsbeslut VIS är ett verktyg för kunskapsstyrning VIS ska breddinföras inom alla verksamheter inom NLL Målet inom NLL är att det endast ska finnas en rutin som behandlar samma sak Lokala avvikelser ska endast finnas vid specifika behov, exempelvis när utrustning skiljer sig När alla rutiner samlas i VIS blir det möjligt att se om det finns flera rutiner för samma sak

VIS värdeord Kvalitet Struktur Enkelhet Delaktighet Samarbete

Nuläge (före VIS) Vi letar dokument där de bor N:\Projekt\etapp1\Budget\2011Budget_etapp1_vård_2011_version_03.doc H:\Länsteknik\pågåendeprojekt\VISBudget_etapp1_vård_2011_version_03.doc

Imorgonläge tröja SÖK Överdelar Storlek 38 Röd Dam Tröjor Båthals Hitta med hjälp av egenskaper tröja SÖK Överdelar Storlek 38 Röd Dam Tröjor Båthals

Admin Författare Granskare Ägare VIS system Användare Hantera centrala mallar Hantera centrala metadata Hantera centrala inställningar Admin Skapa nytt dokument Redigera egenskaper Producera innehåll Publicera dokument Relatera länkar Avpublicera dokument Författare Granska innehåll Granskare Godkänna styrande dokument Ägare Unikt dokument-id Automatisk revidering Konvertering till PDF Konvertering till PDF/A Publicering till Dokument+ Lagring i mellanarkiv VIS system Hitta dokument Hitta person Hitta länkar& media Användare

VIS lösningen innehåller Samarbeta Producentplats Projektplats Projektkontor Dokumentflöden Media Länkar Mallcenter Extern Dokument+ Information Min sida Kunskaper Språkkunskaper Extern Dokument+ SÖK Navigering SÖK områden Favoriter

Vilka dokument? Alla gemensamma dokument som finns på: H: där din enhet/division lagrar dokument N: landstingsövergripande projektdokument I: de dokument som länkas upp mot Insidan och NLL+

Hur skapar jag? Samarbeta Arbetsgrupp Organisatorisk Vård Projektplats

Hur hittar jag? Dokument+ Sök Navigera Välj sökområden Favoriter

Egenskaper – hjälper oss att hitta rätt

VIS – Gemensam struktur Dokumentslag Regel- dokument Mål- dokument Rutin- dokument Möten Styrande Rapporter & resultat Informerande Redovisande VIS Arbets- material KRÅ KVÅ Icke- kirurgisk ATC KVÅ Kirurgisk Checklistor Projekt- knutan Vårdrutiner Åtgärd Prov- tagning Möten Arbets- dokument Tvångs- vårds- åtgärd TLV Åtgärd Rapporter Diagnos Styrande dokument DSM IV TLV Diagnos ICD 10

Kom ihåg… Det tar 66 dagar för att skapa en ny vana!! Källa: European Journal of Social Psychology (http://hjarnfysik.blogspot.se)

Vad säger piloterna? Projektet ställde frågan ”Styrkor, vad är bra med VIS?” Synliggör brister - Synliggör ej tagna beslut Fler blir delaktiga i dokumenten Samarbete i processteam -> mer flexibelt Större transparens/öppenhet Ordning, reda, enkelhet och kontroll Kvalitetssäkring och evidensbasering Lärande organisation – lära av varandra Tydligare roller och ansvar

Vad säger piloterna? Projektet ställde frågan ”Kan VIS börja breddinföras?” Svar: Ja, men det kräver: Marknadsföring Regelverk för dokumentation Arbetsdagar Tydliga roller Viktigt att ge resurser tid, befogenheter och ansvar

VIS förvaltning Ann-Sofi Persson Sandra Sikblad Klas Gustavsson Objektägare: Veronika Sundström Förvaltningsledare: Monika Öhman Förvaltningsledare IT: Camilla Henriksson (ansvar plan fram till 1/8) vägVISare: Ann-Sofi Persson, Klas Gustavsson, Sandra Sikblad Ann-Sofi Persson Klas Gustavsson Doris Brännvall, Folktandvården Charlotte Jonsson, Länssjukvård Katarina Englund, Närsjukvård Leena Granström, Primärvården Sandra Sikblad Linda Forsberg, Kultur- och utbildning Daniel Hednäs, Länsteknik Dan-Christer Nilsson, Service

Nyttovärdering mål nytta Identifierade nyttors bidrag till NLLs mål Ökad säkerhet… Bättre ordning på rutiner Ökad tillgänglighet… nytta Ökad evidensbasering… Bättre sökmöjligheter Effektivare arbete… Mer samarbete om rutiner Ökad kvalitativ likvärdighet… Källa: VIS mininyttoanalys.pptx

Nyttovärdering – SÖK Antaganden Varje anställd söker 2 dokument per dag En sökning tar 5 minuter Tidsbesparing vid sökning med VIS är 80% (SBU – Statens beredning för medicinsk utvärdering, har gjort en utredning om ett nationellt hälsobibliotek, i vilken en liknande uträkning av besparing pga effektivare informationssökning gjorts.) 107 340 000 kronor eller 215 000 timmar eller 107 heltider

Nyttovärdering – Mer samarbete runt rutiner Antaganden: 2000 rutiner (50 per hälsocentral (35 st) och sjukhus (5 st)) som kan vara gemensamma 200 nya rutiner görs per år Att ta fram en rutin tar 40 timmar Att underhålla en rutin tar 4 timmar 5 600 000 kronor eller 11 200 timmar eller 6 heltider

Utmaningar vid breddinförande Besluta gemensamma begrepp Identifiera och förankra metadata (egenskaper) Kunskap att införa ett nytt sätt att arbeta Gemensamma mallar Tid för utbildning och uppstart 7000 användare!

Viktigt vid breddinförande VIS dokumenthantering ska användas av hela NLL. Vilja att anpassa till ett gemensamt arbetssätt Ge tid till utbildning Ge tid till arbetsdagar Be vägVISare om hjälp Efterfråga information

Intresse av VIS utanför NLL VIS har fått ett flertal priser och andra landsting har visat stort intresse för VIS. Uppsala och Dalarna besökte NLL 27 juni. VIS pilot: Dalarna Intresserade: Uppsala Värmland Landsting som besökt oss: Västra Götaland Gävleborg Östergötland Jönköping Skåne Stockholm Södermanland Västerbotten

Vad händer 2014 hos NLL? En kontaktperson för varje division utses. En plan för breddinförande skapas per division/basenhet/enhet. Lokalt användarstöd utses och utbildas enligt plan. Utbildning av producenter genomförs. Arbetsdagar genomförs. Uppföljning av plan genomförs 1 g/mån. Överlämning till förvaltning pågår 1 feb – 1 aug. Ny utvärdering av breddinförande samt bemanning i förvaltningen görs augusti.