Arbetsflöde med ProSang för Vävnad Anna Björkland och Mia Liljeberg Bilder med tillhörande förklaring i text under Anteckningar Version 1, 2015-02-02

Vävnadens väg genom processen (registrering startar när vävnaden anländer till vävnadsinrättningen, ex vävnad från avliden) Tillvaratagande Tillvara- tagande- rapport vävnad Donator och donationsregistrering Registrering av donationsresultat Tillvara- tagande- rapport D Komponenthantering Komponenthantering ( split,pool,ändring) Skapa komponent Förvaring Frisläppning vävnad D D K Vävnad anländer med prover och tillvarataganderapport till vävnadsinrättning Efter registrering av donator och donation i ProSang skrivs donationsunderlag ut och etiketter med donationsnummer sätts på tillvarataganderapport, vävnadsburk och prover. Efter ev bearbetning skrivs skapas slutkomponenten i systemet och komponentetikett skrivs ut och sätts på vävnadsburk Godkännade av komponenten registreras i ProSang Vid användning av komponent reserveras vävnaden/komponenten i ProSang och följesedel skrivs ut Efter användning sker återrapportering antingen via Interinfo - ProSangkoppling från journalsystemet eller att man fyller i Följesedeln/användarrapporten och skickar tillbaka den till vävnadsinrättningen för registrering i ProSang Användande Reservation Utlämning Återrapportering vävnad Följe-sedel vävnad D D K K D Donationsnummer K Komponentetikett

Vävnadens väg genom processen (tillvaratagande förberett i ProSang, ex benbank) Tillvaratagande Tillvara- tagande- rapport Donatorregistrering och donationsregistrering Registrering av donationsresultat D Komponenthantering Komponenthantering Skapa komponent Förvaring Frisläppning vävnad D D K Registrering av donator i ProSang. Donationsunderlag, dvs etiketter med donationsnummer, skrivs ut och skickas till operationssal för att sättas på tillvarataganderapport, vävnadsburk och prover. Donationens resultat registreras i ProSang. Efter ev bearbetning skapas slutkomponenten i systemet och komponentetikett skrivs ut och sätts på vävnadsburk. Godkännade av komponenten registreras i ProSang Vid användning av komponent reserveras vävnaden/komponenten i ProSang och följesedel skrivs ut Efter användning sker återrapportering antingen via Interinfo - ProSangkoppling från journalsystemet eller att man fyller i Följesedeln/användarrapporten och skickar tillbaka den till vävnadsinrättningen för registrering i ProSang Användande Reservation Utlämning Återrapportering vävnad Följe-sedel vävnad D D K K D Donationsnummer K Komponentetikett

Vävnadens väg genom processen Tillvaratagande Tillvara- tagande- rapport vävnad Donator och donationsregistrering Registrering av donationsresultat Tillvara- tagande- rapport D I följande bilder visas de skärmar och utskrifter som används i denna del av processen

Donator – registrera donator Tillvaratagande Donator – registrera donator Skärmens syfte är att registrera en identifierad person som donator och koppla denna till vävnadsinrättningens register

Donation – lägga in information om donation Skärmens syfte är att koppla donatorn och donationstillfället till ett donationsnummer. I skärmen bestäms även vilken typ av donation det är och vilka analyser som ska utföras . Man kan även välja att ange vilka komponentkoder som ska framställas. Resultat kopplade till det kommande tillvaratagandet kan registreras t ex att en dontorrapport finns. Därefter skrivs etiketter ut för märkning av förvaringskärl, dokument och prover

Donationsunderlag Tillvaratagande Exempel på nuvarande tappningsunderlag för a) Ben och b) Stamceller på Karolinska (förminskade, ej naturlig storlek)

Donation – resultat av donationsregistrering Tillvaratagande Donation – resultat av donationsregistrering Syfte med skärmen är att registrera uppgifter om själva tillvaratagandet, och i förekommande fall transporten till vävnadsinrättningen. Här anges om tillvaratagandet blev misslyckat, inställt eller om det gått bra. Här anges även använt material, reagenser, instrument etc

Ytterligare information i rutinbeskrivning Användning av komponent Tillvaratagande Ytterligare information i rutinbeskrivning Användning av komponent Rutinbeskrivningar är framtagna för alla steg i vävnadsprocessen som kommer att kräva eller nyttja registrering i ProSang

Vävnadens väg genom processen Komponenthantering Komponenthantering Skapa komponent Förvaring Frisläppning vävnad D D K I följande bilder visas de skärmar och utskrifter som används i denna del av processen D Donationsnummer K Komponentetikett

Komponent – registrera tillvaratagen komponent Komponenthantering Komponent – registrera tillvaratagen komponent Exempel aktivitet: En tillvaratagen vävnad finns nu på vävnadsinrättningen märkt med ett donationsnummer Vävnaderna ska nu registreras i ProSang och märkas fullständigt. Vävnadinrättningens rutin ska även utformas så att tilldelning av en komplett kod till vävnaden omfattar ett godkännande av fortsatt hantering av vävnaden. Varje fysisk enhet av en vävnad kallas en vävnadskomponent och ska ha en unik identitet som består av kombinationen av donationsnumret och en komponentkod. Två olika program finns i ProSang beroende på om man bestämt vid donationsregistreringen vilka vävnadstyper som ska framställas eller inte (P700 och P701). Observera att om flera likadana enheter vävnader tillvaratas vid samma tillfälle (samma donationsnummer) så kan inte detta registreras omedelbart direkt i ProSang utan måste kombineras med funktionen för splitt, se beskrivning för vävnadskomponenter. Alternativt används olika komponentkoder för påse/burk 1, påse/burk 2, påse/burk 3 osv. Språket i ProSang kommer inte att vara anpassat till vävnadsprocessen för delar som rör komponenter. Att registrera en ny komponent i ProSang kallas för att ”producera” en komponent. Observera att detta inte har att göra med begreppet bearbetning. P700 / P701 Registrering av komponent Det finns två skärmar för att registrera in komponenterna och skriva ut den undre etiketten med komponentkodsinformationen. P700 används om man inte bestämt vid donation vilka komponenter som ska skapas. P701 vi har bestämt vid donation vilka komponenter som ska registreras in (görs i samband med registrering av ”behållare”). Skärmen syftar till att tala om för ProSang vilken vävnad/celler man har tillvaratagit på en mer detaljerad nivå. Här får vävnad/cellprodukten en komponentkod och etiketten kompletteras. Här finns också möjlighet att registrera ytterligare reagens/material med LOT nummer i form av utensilier.

Komponentetikett – märkning Komponenthantering Komponentetikett – märkning Primärförpackningen (behållaren, påsen) märks med etikett med donationsnummer (”överdel”, blå markering) och sedan med en etikett med donationsnummer och komponentkod (”nederdel”, röd markering). Primärförpackningen har nu fått sin fullständiga märkning.

Information om komponent Komponenthantering Information om komponent Skärmens syfte är att visa information kopplad till en vävnadskomponent.

Exempel på bearbetning av komponent - Split Komponenthantering Exempel på bearbetning av komponent - Split Exempel aktivitet: En vävnadskomponent ska delas upp i två eller flera enheter. De nya enheterna kan vara av samma typ som den ursprungliga (samma komponentkod) eller så skapas en annan typ av vävnadskomponent genom uppdelningen (flera komponentkoder efter splitt). De nya enheternas identitet ska registreras, eventuell information ska registreras och etiketter skrivas ut. Varje vävnadskomponent kommer efter splitt ha en helt unik identitet. Se bilaga 2 för beskrivning av kodning vid splitt. Observera att systemet för kodning efter splitt skiljer sig mellan blod, stamceller och vävnader. P344 Splitta komponenter Skärmarnas syfte är att registrera vilken vävnadskomponent som ska splittas och registrera de nya vävnadskomponenterna samt skriva ut och kontrollera etiketter Används då de nya vävnadskomponenterna har samma komponentkod som den ursprungliga.

Utensilier Virusanalyser Analyser Sökbara fält Kan användas för statistik och utskrift på etiketter och följesedlar Kan inte styra arbetsflöde i systemet Kan vara tvingande att fält måste fyllas i Virusanalyser Krävs vid frisläppning begränsad behörighet till att registrera kontrollregistreras i 2 steg Analyser Registreras på donatorn

Information att granska inför frisläppning Komponenthantering Information att granska inför frisläppning Skärmens syfte är att visa den aktuella komponentens identitet och kontrollerar att det finns negativa resultat på obligatoriska analyser. I skärmen visas resultatet av kontrollen genom en lista med de vävnadskomponenter som frisläppts under omgången.

Utensilier för ytterligare information Komponenthantering Utensilier för ytterligare information Vilka resultat som ska registreras som utensilier bestäms av komponentkod samt processteg. Utenilierna är samlade i profiler som konfigureras och väljs beroende på behov. Registreringen av information kommer oftast ske i samband med att processteget genomförs enligt beskrivning för ”Utensilier”. Även efterregistrering kan ske. Enbart registrering, se i P386.

Kontroll av resultat och frisläppning Komponenthantering Kontroll av resultat och frisläppning Exempel aktivitet: En vävnadskomponent som framställts vid vävnadsinrättningen är klar att frisläppa. Resultat för obligatoriska virusanalyser finns registrerade som negativa i ProSang. Fler resultat, som ska kontrolleras i samband med frisläppningen, finns registrerade i ProSang som analysresultat eller utensilier. Vävnadskomponentens komponentkod styr vilka resultat som ska finnas och acceptabelt värde. Efter frisläppningen kan en fysisk förflyttning av vävnadskomponenten till ”fritt lager” göras (beroende på process) och den är möjlig att lämnas ut till en mottagare. Frisläppning bör ske så sent som möjligt i processen av den färdiga vävnadskomponenten. Senast möjliga tidpunkt är direkt innan reservation och utlämning. Observera att en varningsfråga visas (vill du verkligen…?) vid hantering av ej frisläppta vävnadskomponenter, exempelvis splitt. Frisläppning av läkemedel enligt Läkemedelslagen dokumenteras normalt inte via frisläppningsfunktionen i ProSang. Kontrollen av att läkemedelsfrisläppningen är utförd kan dock registreras även i ProSang (exempelvis genom hänvisning till denna dokumentation) eftersom detta är ett krav för att en vävnadskomponent ska kunna lämnas ut för viss användning, exempelvis för användning till en patient i en klinisk studie. För läkemedelsprocessen används frisläppningsfunktionen i ProSang som kontroll av att virustester på donatorn är godkända (vilket bara är en del av läkemedelsfrisläppningen). Skärmens syfte är att visa den aktuella komponentens identitet och kontrollerar att det finns negativa resultat på obligatoriska analyser. I skärmen visas resultatet av kontrollen genom en lista med de vävnadskomponenter som frisläppts under omgången

Lagerlista Komponenthantering Lagerlista kan skrivas ut per depå och/eller komponentkod /er. Utskriften kan sorteras på ett antal variabler. För vävnader kommer listan att omfatta vikt och eventuella utensilier som anges på etiketten, förutom depå, komponentkod och donationsnummer.

Ytterligare information i rutinbeskrivning Registrering av komponent Komponenthantering Ytterligare information i rutinbeskrivning Registrering av komponent Rutinbeskrivningar är framtagna för alla steg i vävnadsprocessen som kommer att kräva eller nyttja registrering i ProSang

Vävnadens väg genom processen I följande bilder visas de skärmar och utskrifter som används i denna del av processen Användande Reservation Utlämning Återrapportering vävnad Följe-sedel vävnad D D K K D Donationsnummer K Komponentetikett

Reservation av komponent för mottagare Användande Reservation av komponent för mottagare Exempel aktivitet: Inför utlämning till användande klinik registreras den planerade mottagaren i ProSang. Detta gör att vävnaden reserveras tillsvidare för mottagaren (recipienten). En följesedel för vävnadskomponenten skrivs ut. ProSang kontrollerar att komponenten är frisläppt och att den inte är utdaterad. Om det funnits krav på kompatibel blodgrupp hade detta kontrollerats. Även när vävnaden hämtas kan det göras en kontroll. För full spårbarhet krävs att användande klinik återrapporterar att vävnadskomponenten verkligen användas till mottagaren (recipienten) och om ev. biverkningar uppstod. Även riktade/autologa komponenter måste reserveras för sin mottagare. P611 Reservera komponent till recipient Skärmen visar recipientens blodcentralsuppgifter om blodgrupp, laborationer och status för förenlighetsprövning (BAS-test). Eventuella vävnadstransplantationer visas under ”transfusionsinformation”.

Följesedel Ben Användande En följesedel är alltid uppbyggd på samma sätt med information om mottagaren till vänster och vävnadskomponenten till höger. Nedre delen av blanketten används som användarrapport vid manuell återrapportering av användning. Varje vävnadsslag har en anpassad följesedel med specifika fält för deras process.

Följesedel Hjärtklaffar Användande Följesedel Hjärtklaffar En följesedel är alltid uppbyggd på samma sätt med information om mottagaren till vänster och vävnadskomponenten till höger. Nedre delen av blanketten används som användarrapport vid manuell återrapportering av användning. Varje vävnadsslag har en anpassad följesedel med specifika fält för deras process.

Rapportering av användning P301 Användande Rapportering av användning P301 Återrapport av användning till vävnadsinrättningen kan göras av avdelningarna i Interinfo (ett webgränssnitt som ProSang använder). De flesta sjukhusavdelningar använder idag Interinfo för återrapportering av blod och vårdpersonalen känner till systemet. Vid rapportering via Interinfo kommer transplantationstidpunkt och mottagare (recipient) att registreras i ProSang, samt vem som gör rapporteringen.   Om man inte använder Interinfo skickas rapporten/följesedeln tillbaka för återrapportering i P301 P301 Transfusionsrapportering av komponenter – rapportering av användning Skärmen används för att manuellt överföra information om användning av en vävnadskomponent från en användarrapport till ProSang.

Ytterligare information i rutinbeskrivning Användning av komponent Användande Ytterligare information i rutinbeskrivning Användning av komponent Rutinbeskrivningar är framtagna för alla steg i vävnadsprocessen som kommer att kräva eller nyttja registrering i ProSang