Möte inför upphandling, 2015-03-03 Resebyråtjänster Möte inför upphandling, 2015-03-03

Inledning Presentation Upplägg Diskussion om nuvarande avtal. Positivt Negativt Förslag på vad som ingår i resebyråtjänster Diskussion Branschens utveckling? Relevanta krav? Avslutning

Nuvarande avtal Resecity i Västervik Omfattning Inrikes och Utrikes resor 2010-08-10 – 2015-07-30 Fördelning Kvalitet/Pris 40 % Kvalitet, 60 % Pris. Kvalitet: Referenser, beskrivning av bokningssystem. Pris: Lämnat som kostnad per bokning.

Nuvarande avtal Positiva synpunkter Lätta att komma i kontakt med. ”Svarar alltid i telefon, snabbt”. Hjälpsamma. ”Har man frågor under resan kan man alltid ringa”. Pålitliga. ”Resehandlingar kommer alltid fram som de ska i god tid.” Kunniga. ”Man kommer i stort sett alltid till samma kontaktperson och denne har full koll på vad som gäller för min resa”.

Nuvarande avtal Negativa synpunkter Dyrt i vissa fall. ”Kan ofta hitta resor och/eller hotell billigare på andra ställen”. Billig förmedlingsavgift men dyrare resor, varför? Missar trots allt ibland. ”Har hänt att hotellvouchern varit utställd på fel hotell, har dock löst sig ändå efter kontakt.” Ingen möjlighet att själv söka efter resor.

Flödesschema avtal Inför Kontakt Val av resa Bekräftelse Telefon Policy Riktlinjer Kontakt-person Uppstart Formulär Resealternativ Bekräftelse X Pris Restid Online

Flödesschema avtal Innan resan Under resan Efter resan Nytt avtal Ändringar Ändringar Prissättning Resehandlingar Resa Fakturering Avslut Post Förseningar Statistik Mail App?

Diskussion Avtalsstart Kommunprofil Resenärsprofiler Utbildning? Vad gäller i vår kommun? Resenärsprofiler Vad finns det för möjligheter för resenärer som åker ofta? Utbildning? Till exempel i hur man bokar själv, vad man ska tänka på vid bokning, vad ska en ovan resenär tänka på? Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Diskussion Kontaktperson Telefon Bokningsformulär Boka själv Samma ”grupp” personer som har ansvar för en kommun? Kunskap om den specifika kommunen, hjälp vid frågor om hur man ska förhålla sig? Telefon Bokningsformulär Används detta? Boka själv Vilka möjligheter finns? Vad är kostnaden? Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Diskussion Hur säkerställa bästa pris? Förmedlingskostnad + Reskostnad. Hur gör andra kommuner? Hur säkerställa följsamhet av kommunpolicy? Tvingande / Valfritt? ”Straff” vid avvikelse? Hur gör andra kommuner. Möjlighet att kringgå resebyrån vid resor inom Skåne? Resealternativ: Flyg, Tåg, Anslutningar. Skillnader Sverige/Europa/Världen? Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Diskussion Bekräftelse av bokning Grund för vite Vad ska en bekräftelse innehålla? Hur lång tid innan är rimligt att boka resa? Grund för vite Resehandlingar för bekräftad resa kommer först efter påminnelse? Resehandlingar för bekräftad resa kommer inte alls? Miss vid bokning av resa som leder till att resenär ej kommer iväg? Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Diskussion Resehandlingar Ändring av resa Pappersform? E-post? App? Ändra namn på biljett. Ombokning av resa. Hur länge innan? Avbokning av resa. Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Diskussion Problem Ändringar Kontakta resebyrån vid förseningar för förslag på åtgärder? Till exempel: Försenat tåg, kommer jag hinna min anslutning? Hur gör jag? Ändringar Ombokning av hotell. Senare/tidigareläggning av hemresa. Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Diskussion Hur utvärdera kostnader? Statistik Förmedlingsavgift per bokad resa? Löpande månadskostnad? ”Timpris”? Statistik Kostnader fördelat på: Färdsätt Kundnummer Resenär Avvikelse från policy Miljöpåverkan. Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Diskussion Överlämning till kommande leverantör Övrigt? Hur underlätta för kommunen? Överföring av resenärsprofiler? Överföring av gammal statistik? Hur underlätta för leverantören? Övrigt? Inför Kontakt Val av Resa Bekräftelse Innan resa Under resa Efter resa Nytt Avtal

Tack för er medverkan!