Planering av Transformation - En skräddarsydd .. SWEAN rencontre Oktober 2005 Per Björkegren, Sogeti

Processen för att planera/revidera .. Genomförs i många fall enligt en standardiserad modell rakt av.. Är det rätt? Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Arbetsmodellen .. ..måste skräddarsys för att ge ett användbart resultat Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Planeringsparametrar Syfte Aktuell verksamhetsstrategi Aktuell IT-strategi Aktuell IT-plan Finns processer? Verksamhetens ”mognad” Kultur mm Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Min tro.. .. Baseras på att vi bör utgå från processen i transformationsplanering ..och att skapa verksamhetsdomäner med olika krav och behov ..och att fokusera på den värdeskapande verksamhetsprocessen Kort sagt, verksamheten måste förstå och kunna ge relevant input, liksom veta vad man godkänner .. Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Ett ramverk för arbetsprocess som utgångspunkt eCube från Capgemini, ett ramverk som täcker in allt i en Verskamhetstransformering Man bör om möjligt utgå från ett metodramverk och sedan skräddarsy genomförandeprocessen Introduktion - Rencontre Oktober 2005

För att lyckas bör alla aspekter i diamanten tas omhand! Business Value Strategy Deployment Strategic planning dynamics Tactical dynamics Business Process Framework Processes Organization Business Services All aspects are covered to different extent.. Architecture and IS/IT solutions Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Processdesignramverk ger också en bra grund för transformeringsplanering Ramverket Process Development från Capgemini Tittar man under huven (i detta fall As-Is Understanding) ser man de viktiga aspekterna som behövs för att identifiera gapet som blir fundament för hur transformeringsplanen konfigureras Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Aktuella process- beskrivingar Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Har ni era processer beskrivna? – YES! Time Function Purchase process Purchase process Planning Finance Manager Procurement Manager Results measure- ment Identifying deliverers Clarifying the needs Solution Finding Analyzing & Improving Planning Manager Department Manager Department purchase Manager/Logistics Manager Production Master Department Purch. Manager Master Accountant Contractor Frame agreements Market potential Procurers Expectations Documents & or information Reports Improvement solutions Axapta Organisation's readiness Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Har ni era processer beskrivna? – YES! Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Har ni era processer beskrivna? – YES! Input Customer needs Consumptions Assortments/quality Timing/stock variation Logistics Transportation means Logistic limitations Route network Cost matrix Supply Potentials Procurement Mill procurement By regions/districts By sources By assortment Raw material costs Guidelines Strategy Targets Restrictions Output Delivery plan = Frame plan Integrated plan for WSE As input in BA-wise detailed planning By customers & mills By supply units Domestic deliveries Import or export deliveries Wood cost estimates Planning process CRM process Business control Operations Business Control Operations CRM Resource US planning team Purpose of process Secure adequate raw material supply and minimize the total wood costs for US mills Optimising procurement potentials, customer needs and logistics in the strategic frame Process owner: Mgt team Target of process: To minimize total cost of US mills To utilise the most profitable wood sources and logistic routes within the strategic frame To identify targets and risks in WSE for procurement and supply To analyse cost impacts of steering decisions KPI’s Feasible plan exists Raw material needs are full filled Increased customer value by steering decisions Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Är dessa beskrivningar användbara i transformeringssyfte? Oftast inte! Det behövs mer övergripande beskrivningar, annars fastnar man i detaljer som gör arbetet svårt och tidkrävande Enterprise-Arkitekten måste kunna facilitera ett arbete för att skapa en beskrivningsnivå som det fortsatta arbetet kan hängas upp på Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Värdekedja och stödjande verksamhetsdomäner Affärs- planering Business management processes (incl Quality Management) Utveckla Ny Produkt Marknads- för Prognos Efterfr. För- säljning Produktion Lager- hantering Distri- bution Konsument Försäljning Inköp Product Life Cycle Management Customer Relationship Management Finans IT HR Konsument- försäljning Web Shops Retail Shops Whole salers Värdekedjan är en viktig utgångspunkt.. Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Änd-till-änd-processer, ett mer konkret perspektiv Forecast Request Forecast Consolidate Forecast Analyse Capacity Contract Suppliers Plan resources Resource Supply För att sedan nå rätt konkretiseringsnivå för transformationsplaneringen bör man definiera de änd-till-änd-processer som understödjer värdekedjan. Dessa kan man ha som utgångspunkt när man jobbar med olika delar av verksamheten: - För att identifiera problem - För att fånga möjligheter Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Exempel: Sales Order to Pay Warehousing Get product from inventory Configurate & Pack Initiate Invoice Create Shipping documents Sales Load on truck or container Sales Order Packed order Transport Problem areas Manage APL Un-reliable forecasts Potential improvements areas Sättet att beskriva processen bör anspassas till vad verksamheten eventuellt är van vid. Kopplat till processen identifieras problem områden och möjligheter. Support for more Un-reliable forecasts Better support for simulations Extended market forecast Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Häst-täcket – Ett sätt att sammanställa karaktärestik från workshops och andra aktiviteter Forecast Request Forecast Consolidate Forecast Analyse Capacity Contract Suppliers Plan resources Resource Supply Sub-Processes - Request Forecast Receive Forecast Consolidate Forecast Analyse Forecasts and Recource capacity Calculate Incoming goods volume per terminal Locate Tender Analyse (Cost, Quality) Select Price negotiations Contract Create ranking list per terminal Resource schedule for transport systems Create customer price list Update Supplier price list Business Domains RESOURCE PLANNING System & Local TACTICAL PLANNING System & Local TACTICAL PLANNING System & Local AS-IS IS / IT EXCEL + eMail - Customer Forecast form EXCEL+ eMail -Customer Forecast form - Forecast consolidation DW-UNIVERSEL EXCEL Contract??? INVOICE, ShipChapp, TPY eMail Application Domain Kopplat till den övegripande processen kan olika karaktärestik kopplas till de olika stegen. Innehållet anpassas till varje specifik situation. Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Strategikaskad, ett sätt att naturligt få med verksamhetsstrategin i arbetet I detta fall landade arbetet i att vi skulle utgå från de två strategiska områden som definierats: Kostnadsöverlägsenhet & Differentiering Frågan kopplat till processen blev då: På vilket sätt kan vi bli mer kostnadseffektiva i denna process? - Hur kan vi särskilja oss för att öka vår konkurrensförmåga genom denna process? Svaren sorteras in på rätt ställe i processen, och en färgkod används för respektive strategiområde. Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Verksamheten är alltid strängt upptagen.. För att lyckas med EA-arbete i största allmänhet måste verksamheten involveras Verksamheten har lite tid och kommer oftast inspringade från olika hålla med sina vardagsproblem i huvudet För att få ut mer effekt av en workshop kan det vara nödvändigt med en inledande övning för att frisläppa vardagen och fokusera framåt En enkel övning kan vara att dela deltagarna i grupper, ge dom en uppsättning färdiga metaforer/bilder och ge dom uppdraget att beskriva något framtidsorienterat avseende verksamheten På nästa sida visas resultatet från en övning där frågan i all enkelthet var: Vad kännetecknar er framtida verksamhet? Momentet tog ca 30 minuter och presenterades i 5 min vardera Oftast blir det mycket skratt, en bra stämning skapas Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Divergensövning innan brainstorming Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Nuläget och områden som bör prioriteras kan visas genom värdekedjan.. Affärs- planering Business management processes (incl Quality Management) Utveckla Ny Produkt Marknads- föring Prognos Efterfr. För- säljning Produktion Lager- hantering Distri- bution Konsument Försäljning Inköp Product Life Cycle Management Customer Relationship Management Finans IT HR Konsument- försäljning Web Shops Retail Shops Whole salers Introduktion - Rencontre Oktober 2005

PDM concept is used for managing and reusing product data/information För att planera måste det finnas IT-visioner, normalt från en IT-strategi In the future situation.. The main user interfaces are through an external portal for those users and an internal portal to the Intranet, which is the main global information channel The user has online access to all business critical information that he or she may need, regardless of geographical location or time or day of week Business partners and vendors can access relevant information through the same basic technology used internally Resources and data can be shared globally and secure access can be made from any Internet connected PC/Terminal Internet technology is used for The Company’s relation to dealers, own stores and end customers PDM concept is used for managing and reusing product data/information The Company is leading the changes in using Internet technology for relation with dealers, own stores and end customers Introduktion - Rencontre Oktober 2005

En annan övegripande processvy är Processramverket A harmonised process description that all businesses and supporting IT systems can apply to Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Kittet mellan Kunder och Leverantörer Viktiga objekt och deras roll för verksamhetsprocessen måste lyftas fram på ett förståeligt sätt.. DELIVERY PLAN Länken som håller ihop affärsprocessen Kittet mellan Kunder och Leverantörer Grundfundamentet För verksamhets- Monitorering och besluts- stöd DELIVERY PLAN Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Kopplat till översta processnivån bör en domänmodell definieras med syftet att tydliggöra olika kravgrupperingar avseende IS/IT Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Domänmodellen är ett ypperligt verktyg för att mappa nuläge eller nyläge mot, det blir också tydligt vart stöd saknas Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Att göra ett Business Case i någon form är viktigt – För transformeringsplanen bör det räcka med 2-3 dagars arbete Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Visionsbilder är viktiga! Försäljning Where are the goods? KUNDER UPPDRAGS- ÄGARE Where are our goods? Goods location is Lübeck! Your goods are delayed 4 hours! GOODS LOCATION AND STATUS WARNINGS ON DEVIATIONS FROM PLANS Leverans av tjänster Logistikkontrollcenter (applikation) REQUEST ON GOODS LOCATION AND STATUS COLLECT CURRENT LOCATION AND STATUS OF GOODS Transport from dispatch node by road Unload Store Load Transport to receiver by rail Example: Incoming Road – Warehose Goods – Outgoing Rail, Three products put together to one chain! Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Transformationsgrunden TO-BE situation (Vision) US Retail JDE-VSM Advanced Warehouse PRMS or JDE Web Communication Web Order Web Self Service Sales Support CRM Product Life Cycle Product Data XX Web Shop JDE Group Consolidation Transformation Present situation US Retail EU Retail JDE-EU JDE-US Advanced Warehouse PRMS MHS Web Communication Web Order Web Self Service Sales Support Customer data Product Life Cycle Product Data XX Web Shop JDE A centralised and less diversified application environment Introduktion - Rencontre Oktober 2005

External Applications EDI/B2B Core Applications / Data stores Det finns även andra aspekter än verksamhetsfunktionalitet, i detta fall en strategi avseende mekanismen Integration In the future all integration components works in harmony to create and maintain powerful and cost efficient Business applications U s e r s Web Portal Datawarehouse & ETL Customers High performance and large volume extracts ”Portlets” Integration platform External Applications EDI/B2B Suppliers Core Applications / Data stores U s e r s Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Transformationsplanen består i utgångsläget av ett antal definierade fokusområden Business Intelligence Lotus Notes Integration Web Portal and Content Management Oracle Applications Retail system Production System Warehouse system Customer Relationship Management Product Life Cycle Management Quality ands Service Technical Sales Support Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Alla dessa kommer att förekomma i olika omfattning under hela transformationsperioden TO-BE 2008 T r a n s f o r m a t i o n Business Intelligence Lotus Notes Integration Web Portal and Content Management Oracle Applications Retail system Production System Warehouse system Customer Relationship Management Product Life Cycle Management Quality ands Service Technical Sales Support AS-IS 2005 Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Strategiska principer bakom transformationsplanens måste definieras, både för planeringsstöd och kommunikation T r a n s f o r m a t i o n Focus on small and highly valuable applications during the planned business re-engineering period 2006-2007 Harmonise the core applications during 2005, meaning upgrade and expansion of Oracle Applicationsover the group 2008 Set the application infrastructure in place during 2004 and focus on developing small but highly valuable applications 2007 2006 Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Grundprinciper för transformationsplanen måste sättas Build on a Supply Chain Management system as the core business process foundation Den verksgemensamma lösningen Use a Warehouse management system to support the terminal operations Build an integration services backbone to secure any goods structure and custom-made reports and documents Use CID to connect other units to the assignment flow Utveckla och implementera nisch-lösninga för Containerhantering och Ekonomi Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Transformation plan 2006 1Q 2006 2Q 2006 3Q 2006 4Q 2006 Business Intelligence Implementation Lotus Notes Upgrade & Consolidation + WAN Procure Integration platform Integration Design & Installation Implementation Integration of defined Pilots Article Master data definitions Article Master data implementation Prestudy Article Master data Plan and implement Intranet Evaluate WCM Procure Portal & WCM Pre-study for web site restructure Implementation Oracle Applications for packing Pres-study Oracle Upgrade OracleAppl.Finance & Distr. In Australia Implementation Oracle Finance in CZ US Retail, continue Roll-out US Retail, continue Roll-out 1Q 2006 2Q 2006 3Q 2006 4Q 2006 J F M A S O N D Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Transformation plan 2007 1Q 2007 2Q 2007 3Q 2007 4Q 2007 Business Intelligence Implementation Define detailed plan for 2006 Pre-study for replacement of PRMS Pre-study for Sales Technical support Other Master data definitions Master data implementation Prestudy Master data Plan and implement Intranet Phase 2 Implementation of defined re-struction of web site structure JDE Upgrade Pre-study for Product Life Cycle Management Pre-study for Quality and Service database 1Q 2007 2Q 2007 3Q 2007 4Q 2007 J F M A S O N D Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Planens inverkan på verksamheten ska belysas i någon form Verksamhetsområde 1 Snabbare pridförändringar till kunder Enklare att beskriva och sälja våra tjänster The customers know what they get = will be more satisfied Less costs for integration and development for us and the customers. Faster development. Easier to extend business with existing customers (all terminals are the same) Enklare kostnadkalkylering med bättre lönsamhetanpassad prisssättning som följd Verksamhetsområde 2 Bätter stöd för grovplanering Decreased personnel cost by replacing overtime with regular time in Sundsvall and Holmsund Increased transport system utilisation Stöd för tidig optimering av transportplaner och resurskapacitet Generation of alternative scenarios based on various criterias, ex cost, quality, prefered supplier, customer requirements, etc. Support for decisions on vessel cancelling Verksamhetsområde 3 Minskade investeringar i godsbärare Bättre schemaläggning som säkrar ett bättre nyttjande och högre servicegrad Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Detaljerad plan för nästa steg måste göras - Exempel nytt globalt lagersystem Selection of product & Pre-study Design and adapt According to pilot result, design and set-upadapft the final WMS solution Define a specific pilot for proof of concept together with the SCM product pilot Design the solution in more detail and align with selected SCM product Design a solution scenario based on selected product Identify and evaluate WMS product 1Q 2004 2Q 2004 3Q 2004 4Q 2004 J F M A S O N D Introduktion - Rencontre Oktober 2005

Verksamhetsstrategin måste på något sätt integreras Sammanfattning Två saker måste poängteras: Man måste jobba med beskrivningar och metaforer som verksamheten förstår, och som passar ändamålet Verksamhetsstrategin måste på något sätt integreras Introduktion - Rencontre Oktober 2005