Information om arkivbeskrivning Genomgång av lagar och förordningar LiSA-F 2012:14 Arkivbeskrivning för Linköpings stadsarkiv Skickas till Linköpings stadsarkiv Underlag till KLARA

Arkivlagen(1990:782) 6 § I arkivvården ingår att myndigheten ska upprätta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat,

Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar 2 § Varje myndighet ska upprätta en beskrivning som ger information om myndighetens organisation och verksamhet för att underlätta sökandet register, förteckningar eller andra sökmedel tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda vem kan lämna upplysningar om de allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter huvudsakliga sekretesstillämpningar regelbunden uppgiftsutbyte

LiSA-F 2012:14 www.linkoping.se/sv/Om-kommunen/Stadsarkivet/

1. Organisation och arbetsuppgifter Allmänna råd: Nämnd eller styrelse som är ansvarig för verksamheten Kort historik med bl.a. årtal om verksamhetens organisation och arbetsuppgifter Ta gärna med ett organisationsschema Tänk på att syftet med redovisningen är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar

Exempel Linköpings stadsarkiv 1. Organisation och arbetsuppgifter Verksamheten inrättades 1965 och var då en avdelning inom dåvarande stadskansliet. Därefter har den tillhört följande avdelningar: kommunkansliet 1971- 1982, Servicekontoret (förvaltning under kommunstyrelsen) 1982-1991, LK Materialadministration (förvaltning under Konsult­styrelsen) 1992-2000 och Stadsbiblioteket 2001-2007. Linköpings stadsarkiv är i dag en del av Kommunstyrelsens förvaltning. Kommunstyrelsen är Linköpings kommuns arkivmyndighet med Stadsarkivet som förvaltnings­organ och depå. Stadsarkivet är organiserat i en tillsynsgrupp, en depå- och forskningsgrupp och ett kansli. Tillsynsgruppen svarar för utbildning och rådgivning. Depå- och forskningsgruppen svarar för arkivbeståndens vård, för forskning samt för handläggning av förfrågningar. Kansliet svarar för administration och för expediering av handlingar. Inspektioner, beslut om utgallring, normgivning m.m. hanteras av stadsarkivarien. Chef Kansli Tillsyn Depå och forskning

2. Förhållandet mellan arbetsuppgifter och handlingar/ärenden Allmänna råd: En översikt över huvudsakliga arbetsuppgifter och vilka handlingar/ärenden som förekommer, främst det som är typiskt för verksamheten Syftet är att ge en vägledande inblick i verksamhet och arbetssätt

Exempel Linköpings stadsarkiv 2. Förhållandet mellan arbetsuppgifter och handlingar/ärenden Arkivmyndighetens grundläggande uppgifter är: att ta emot och förvara de kommunala myndigheternas, stiftelsernas och bolagens arkiv att ordna och förteckna de av myndigheten förvarade arkivbestånden att göra dessa arkivbestånd tillgängliga för medborgare, myndigheter och forskning att handlägga förfrågningar och tillhandahålla handlingar ur dessa arkivbestånd att utöva tillsyn över de kommunala arkivbildarna, vari ingår rådgivning, utbildning och inspektioner, samt att svara för lokal normgivning beträffande arkivbildning, arkivvård och annan dithörande hantering.

3. Arkivbildarens arkiv Allmänna råd: Vilka arkiv förvarar verksamheten Gäller även arkiv man förvarar åt andra arkivbildare Generell leveransfrist till Stadsarkivet är 5 år

Exempel Linköpings stadsarkiv 3. Arkivbildarens arkiv Stadsarkivets eget arkiv (tjänstearkivet) består främst av diarier (för handläggning av ärenden och betyg) samt arkivförteckningar. Stadsarkivet fungerar som slutarkiv för alla verksamheter under Linköpings kommun dvs. både för förvaltningar och kommunala bolag. I Stadsarkivet förvaras även handlingar från Linköpings stad och de gamla landskommunerna, som idag ingår i Linköpings kommun.

4. Åtkomst och sökingångar Allmänna råd: Dels upplysning om vilka personer som kan redogörar för arkivet Dels beskrivning av sökhjälpmedel t.ex. diarier, register, dokumenthanteringsplaner, verksamhetens sökfunktioner

Exempel Linköpings stadsarkiv 4. Åtkomst och sökingångar All personal på arkivet kan hjälpa till att söka efter handlingar i Stadsarkivet. Ärendena registreras i diarier, som fördes manuellt fram till utgången av 2011 och sedan 1 januari 2012 i kommunens diariesystem W3D3, med undantag för betygsdiarierna, som fr.o.m. 2013 förs med hjälp av ordbehandlingsprogram. Leveranser och depositioner registreras i särskilda liggare. Register finns över arkivbildare, ritningar etc. För att söka i de arkiv som lämnats till Stadsarkivet finns arkivförteckningar, både renskrivna och i koncept, dock inte för alla arkiv. Med början hösten 2013 sker förtecknandet av arkiv med hjälp av arkivredovisningsprogrammet Klara.

5. Verksamhetssystem Allmänna råd: Redovisning av vilka verksamhetssystem som används och till vad de används

Exempel Linköpings stadsarkiv 5. Verksamhetssystem Ärendehandläggningen sker i diariesystemet W3D3. Arkivförteckningar för de arkiv som Stadsarkivet förvarar förs med arkivredovisnings- programmet Klara. Dessutom använder vi Agresso för ekonomihantering, Heroma för personalhantering och LinQ för verksamhetsuppföljning.

6. Regelbundet utbyte av uppgifter Allmänna råd: Redovisning av de uppgifter som myndigheten regelbundet lämnar till andra samt hur och när detta sker

Exempel Linköpings stadsarkiv 6. Regelbundet utbyte av uppgifter Stadsarkivet lämnar dagligen ut handlingar, som efterfrågas ur arkivet. Den mest efterfrågade handlingstypen är skolbetyg. Förfrågningar kommer främst från kommunens förvaltningar, men även från allmänheten.

7. Gallringsregler Allmänna råd: Vilka gallringsbeslut finns för verksamheten alternativt hänvisning till dokumenthanteringsplan

Exempel Linköpings stadsarkiv 7. Gallringsregler Enligt dokumenthanteringsplan.

Exempel utan dokumenthanteringsplan 7. Gallringsregler Någon dokumenthanteringsplan finns inte fastställd. Följande gallringsföreskrifter används för verksamhetens handlingar: - LiSA-F 2012:1 - Stadsarkivets föreskrifter om gallring av vissa sökblanketter, rapporter samt xeroxkopierade handlingar inom Stadsarkivets ärendehandläggning. - LiSA-F 2014:2 - Föreskrifter om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

8. Sekretess Allmänna råd: Vilka sekretessregler omfattar verksamheten

Exempel Linköpings stadsarkiv 8. Sekretess För myndighetens egna handlingar råder enbart i enstaka fall sekretess. I Stadsarkivets ärendehandläggning samt de arkiv som förvaras i Stadsarkivet råder sekretess främst rörande sociala förhållanden, hälsovård och elevvård. Här tillämpas främst 21, 23, 25, 26 och 28 kap. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

9. Tekniska hjälpmedel Allmänna råd: Vilka tekniska hjälpmedel finns som gör att enskilda kan ta del av allmänna handlingar

Exempel Linköpings stadsarkiv 9. Tekniska hjälpmedel Verksamheten har idag inga system som är öppna för allmänheten att söka i, men ambitionen är att göra innehållet i arkivredovisnings- programmet Klara åtkomliga över nätet.

10. Arkivansvar Allmänna råd: Namn på arkivansvarig samt på registratorer och de som är ansvariga för verksamhetssystem

Exempel Linköpings stadsarkiv 10. Arkivansvar m.m. Arkivansvarig och arkivredogörare är stadsarkivarien Bo Peter Persson. Huvudregistratorer är arkivassistenterna Gunilla Elvör och Birgitta Lindh. Systemägarombud för arkivredovisningsprogrammet Klara är Stadsarkivets chef Dan Malmsten.

11. Upprättande och aktualisering Allmänna råd: När och vem har skrivit arkivbeskrivningen och när är den senast uppdaterad

Exempel Linköpings stadsarkiv 11. Upprättande och aktualisering Arkivbeskrivningen är upprättad av kommunarkivarie Maria Dalbark 2014-06-18.

Mall med rubriker finns att hämta på www.linkoping.se/sv/Om-kommunen/Stadsarkivet/

Arkivbeskrivningar till Stadsarkivet Ska vara inlämnade 31 december 2014 Skickas elektroniskt till respektive kontaktperson Därefter vid revidering

Kontaktpersoner Maria Dalbark, maria.dalbark@linkoping.se, 26 30 22 Kontakt för MoS, kommunala bolag, stiftelser och Kommunalförbund Monica Klingberg, monica.klingberg@linkoping.se, 20 73 84 Kontakt för alla förvaltningar (utom MoS)