Tabeller

Skapa en databas Access öppnas med en tom tabell, en rad och två kolumner. Liknar kalkylbladen i Excel. Tabeller är grunden för alla databaser. OBS! I en databas kallas kolumner för fält. När du skapat en ny tom databas visas en tabell direkt som innehåller en rad och två kolumner eller fält. Tabellerna i Access liknar kalkylbladen i Excel – ett rutnät med celler där du lagrar data. Tabeller är grunden för alla databaser och alla databaser innehåller minst en tabell, oftast flera. Kom ihåg att i en databas kallas kolumnerna för fält.

Vyer Tabeller har två olika vyer. Databladsvy Kan lägga till både poster och fält Designvy Kan bara lägga till fält Tabeller har två olika vyer man kan jobba i. Designvy och databasvy. När man bygger en databas kan man antingen lägga upp alla fält först innan man registrerar data eller så gör man det direkt.

Skriva in data Det finns två grundläggande sätt att föra in data:  Skriv in data i den första tomma cellen och tryck på HÖGERPIL/TAB eller ENTER..  … skriv sedan in data i nästa tomma cell.  … kopiera data från en annan källa – från Excel eller tabeller i Access, Microsoft Office Word. Klicka på den första tomma cellen och klistra in. Skriva in data Om du har fört in data i Excel någon gång kommer du inte ha några problem med att föra in data i Access. Markera bara den första tomma cellen och börja skriva. När du är klar trycker du på HÖGERPIL-tangenten. Då skrivs ett namn i fältrubriken ovanför cellen i Access, och ett nytt tomt fält skapas automatiskt. Upprepa processen så många gånger du behöver – ange data i en ny cell och tryck på HÖGERPIL-tangenten igen. Dessutom kan du kopiera data från andra källor, till exempel från kalkylblad i Excel, och klistra in i en ny Access-tabell. När du gör det kan du klistra in bara data eller data och kolumnrubriker. Förutom att kopiera data från Excel kan du använda data från tabeller i Access och Word. Du använder standardkommandona. Markera och kopiera data, klicka på den första tomma cellen i den nya tabellen och klicka på Klistra in. En liten dialogruta visas där du måste bekräfta åtgärden. Klicka på Ja så är du klar! I bilden nedan visas grundstegen. Det finns två grundläggande sätt att föra in data:  Skriv in data i den första tomma cellen och tryck på HÖGERPIL/TAB eller ENTER..  … skriv sedan in data i nästa tomma cell. Eller …  … kopiera data från en annan källa – från Excel eller tabeller i Access, Microsoft Office Word. Klicka på den första tomma cellen och klistra in.

Nya fältnamn/ Storlek på kolumner Skriver du in poster direkt namnges dina fält i Access till Fält1, Fält2 osv. Dubbelklicka på fältrubriken för att ändra. Storleken på kolumen ändras på samma sätt som i excel Medan du skriver in data namnges dina fält i Access: Fält1, Fält2 och så vidare. Du kan behålla de namnen eller ändra dem. Det är enkelt att namnge fälten. Dubbelklicka bara på en fältrubrik och skriv namnet, som på bilden ovan. Namnen får vara upp till 64 tecken. Övriga data påverkas inte av att du anger eller ändrar namnet. Det kan hända att kolumnen är för smal för att visa hela fältnamnet. I så fall klickar du på kolumnrubriken, håller muspekaren på höger sida av kolumnen tills pekaren ändras till en dubbelpil och sedan kan du klicka och dra kanten av kolumnen åt höger.

Datatyper Datatyper styr vilken typ av data du kan ange i en tabellkolumn. Vissa identifierar Access automatiskt andra får du ställa in manuellt. De här datatyperna ställs in automatiskt när du anger data i en ny tabell.   När du anger data i en ny tabell – antingen manuellt eller genom att klistra in – ställs en datatyp in för varje ny kolumn i Access. En datatyp är en inställning som styr vilken typ av data du kan ange i en tabellkolumn. Om du till exempel vill lagra datum och tider i en kolumn och kostnader i en annan ställer du in Datum/tid som datatyp för den första kolumnen och Valuta som datatyp för den andra kolumnen. På bilden ovan visas detta. Datatyper används i alla databaser eftersom de hjälper till att se till att dina data är korrekta. Till exempel går det inte att ange namn i ett fält som ska innehålla datum, och du kan inte av misstag få med ett telefonnummer i dina försäljningssiffror. Datatyper hjälper dig också att hantera storleken på databasen genom att styra storleken på varje fält. Om ett fält till exempel har datatypen text kan du ange upp till 255 tecken i en cell, inte mer. Alla datatyper kan inte ställas in genom att du bara skriver in data i en cell. Om du till exempel vill visa bilder på dina anställda i en kolumn kan du inte klistra in en bild i ett nytt fält. Du måste först ställa in datatypen Bifogad fil manuellt. På bilden ovan visas vilka datatyper du kan ställa in genom att ange data och vilka datatyper du måste ställa in manuellt. Om du vill ställa in en datatyp klickar du på fliken Datablad och väljer ett alternativ i listan Datatyp i gruppen Datatyp och formatering. De här datatyperna ställer du in manuellt.

Beskrivning av datatyper Förklaring Text Används där text ska lagras. Texten kan bestå av siffror, bokstäver eller en kombination av båda. Man använder text på fält som inte kräver beräkningar till exempel namn och telefonnummer (högst 255 tecken). PM Används i fält där du vill lagra längre texter (högst 65535 tecken). Tal Endast siffror kan skrivas in i denna typ av fält. Används vanligtvis för fält som det ska utföras beräkningar på. Datum/tid I fält där datum eller tidsangivelser ska användas är det lämpligt med denna datatyp (år 100 till år 9999) Valuta Används för valutavärden och numeriska data, vanligtvis på siffror som ska användas i beräkningar. Räknare Ett unikt tal som ökar stegvis eller slumpmässigt. Används för till exempel kundnummer eller fakturanummer. Ja/Nej Ja/Nej-värden. Anges ofta som kontrollkälla till en kryssruta, då denna endast kan anta två värden. ActiveX-objekt Ett objekt som du kan placera i ett formulär för att skapa eller förbättra ett samspel med andra program. Hyperlänk Text eller kombinationer av text och siffror som används som en hyperlänkadress. Bifogad fil Används vid bifogade filer. Uppslagsguiden En datatyp som hämtar värden från en annan tabell eller lista.

Byta datatyp i efterhand Kan göras både i designvy och databasvy. Var försiktig – Access kan ta bort data när datatypen ändras. Var noga med att läsa eventuella varningsmeddelanden Det går att ändra datatyp manuellt. Ibland kan du behöva ändra datatyp för ett fält manuellt. Tänk dig till exempel att du klistrar in data i en tabell, och datatypen Tal ställs in automatiskt i Access för en kolumn med ekonomisk information. Följ proceduren vi beskrev tidigare. Klicka på fliken Datablad och välj ett alternativ i listan Datatyp i gruppen Datatyp och formatering. Men du måste vara försiktig när du ändrar datatyp eftersom data i Access kan tas bort när du ändrar datatyp. Dessa data går inte att återställa om du inte har en säkerhetskopia av databasen. Dessutom kan andra komponenter i databasen sluta fungera om de är beroende av en viss datatyp. Här kommer en regel: Var noga med att läsa eventuella varningsmeddelanden när du ändrar en datatyp, och avbryt om du inte är säker på att du gör rätt. Om du behöver mer information om datatyper och hur du ställer in eller ändrar dem följer du länkarna i Snabbreferens i slutet av den här kursen.

Ex. Långt datum: den 19 juni 2012 Fältegenskaper För varje enskilt fält finns ett antal olika egenskaper. Detta hittar du i nedre delen av fönstret när du lägger upp tabellen i Designvy. Beroende på datatyp varierar fältegenskaperna. De bestämmer hur informationen i fältet ska lagras, hanteras och visas. Ex. Långt datum: den 19 juni 2012 Kort datum: 2012-06-19

Indatamask Ett av fälten i Fältegenskaper Styr över vad som får matas in, tex så att bokstäver inte används i postnumret. Styr över hur data lagras, tex med eller utan mellanslag i postnummer. Styrkoder används enligt följande tabell: Tecken Förklaring Endast en siffra tillåts, ej plus- eller minustecken. Får ej lämnas tom. 9 Siffra och blanksteg tillåts, ej plus- eller minustecken. Får lämnas tom. L Bokstav, får ej lämnas tom. ? Bokstav, får lämnas tom. A Siffra eller bokstav, får ej lämnas tom. a Siffra eller bokstav, får lämnas tom. > Omvandlar efterföljande tecken till versaler. < Omvandlar efterföljande tecken till gemener.

Alla Fältegenskaper Fältegenskap Förklaring Fältstorlek Fältstorleken används när du vill ange maximalt antal tecken som kan lagras i ett fält(datatyp text,tal) Format Används för anpassning av hur tal, datum, tid, och text ska visas och skrivas ut. Indatamask Används för styrning av de värden som tillåts vid inmatning samt över hur data lagras. Titel Här kan du ange ett namn som du vill ska användas som etikett när fältet förekommer i ett formulär. Standardvärde Om du vill ange ett värde som automatiskt ska skrivas i ett fält använder du standardvärde. Verifieringsuttryck Ange ett villkor för den information som ska skrivas i fältet. Verifieringstext Meddelande som visas när användaren skriver information som inte uppfyller villkoret i Verifieringsuttryck. Obligatorisk Användaren är tvungen att ange ett värde, om alternativet är Ja är valt här. Tillåt nollängd Anger om så kallade nollängdssträngar är tillåtna. Indexerat Det går fortare att köra frågor, sortera och gruppera på ett indexerat fält.

Primärnyckel Med hjälp av en primärnyckel kan Access behandla ett fält mer effektivt. Fältet kan inte lämnas tomt. Inga dubbletter får förekomma. Hittar du i Tabellverktyg under fliken design när du är inne i designvy för tabell. Flera primärnycklar i samma tabell (för att bilda en unik rad) sätts genom att hålla ned Ctrl-tangenten.

Index I fältegenskaperna finns etiketten Indexerat. Ett primärnyckelfält sätts automatiskt till Ja-inga dubbletter. Sortering och sökning i tabeller underlättas om de har ett eller flera indexerade fält. En nackdel med index är att det gör att databasen tar något större plats. Med indexerat menas: ”att det skapas ett register över posterna (eller rättare sagt register med s.k. pekare till posterna; jämför det med ett register i en bok.)”

Egenskapssida Ytterligare inställningar och begränsningar kan göras i egenskapssidan. Den kommer du åt under fliken Design när du är inne i Designvy för en tabell.