Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Sandra Åström Bodin, CSN Ulrika Åsberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV

Upplägg Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga ett ärende Diskussionsuppgift Offentlighet och sekretess

Gemensam värdegrund för statstjänstemän Demokrati Legalitet Objektivitet, saklighet och likabehandling Fri åsiktsbildning Respekt Effektivitet och service

Regler för statstjänstemän Ärendehandläggning m.m. Offentlighet och sekretess Offentlig anställning Skadeståndsskyldighet Straffrättligt ansvar Granskning

Vad gäller för gåvor till anställda? Spelar det någon roll vad som erbjuds? Har det någon betydelse vem som är mottagare? Är tidpunkten för erbjudandet avgörande?

Att tänka på! Gör en samlad bedömning av alla omständigheter som kan vara av betydelse, exempelvis: gåvans art och värde din relation till gåvogivaren din roll och ditt inflytande på myndighetens tjänsteutövning

Jäv Rubbar förtroendet för anställds opartiskhet Gäller all ärendehantering Den som påverkar ärendets utgång Ska anmälas självmant

Bisysslor Tillfälligt eller permanent Privatlivet är inte bisyssla Tillåtna √ Politiska uppdrag Fackliga uppdrag Statliga uppdrag Kommunala uppdrag Förtroendeuppdrag Otillåtna X Förtroendeskadliga Arbetshindrande Konkurrerande

Dataintrång Ta bara del av uppgifter du behöver för utförandet av dina arbetsuppgifter! Ansvar för dataintrång även om du har behörighet att ta del av en uppgift Behandlingshistorik förs

Diskussionsövning jäv och dataintrång Diskutera utdelade frågor i grupper om två eller tre.

Serviceskyldighet Hjälpa och svara på frågor Ta emot besök och ha öppet Lämna inte förhandsbesked! Enkelt och begripligt språk

Att handlägga ett ärende Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Ett ärende väcks Serviceskyldighet Ansökan, anmälan, ex officio, allmänna ärenden Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Registrering Posthantering Tjänstepost Inkommen handling – e-post, traditionell post och e-tjänst samma regelverk Registrering/diarieföring Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Granskning Jäv Tolk Ombud och biträde Förvaltare, god man och andra ställföreträdare Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Utredning Enkelt, snabbt och billigt Muntlig handläggning Tjänsteanteckning Kommunikation Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Beslut och expediering Olika typer av beslut Motivering av beslut Underrättelse om beslut Rättelse Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Överklagande Omprövning Överklagande Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Arkivering Myndighetens arkiv Arkivering tillgodoser Allmänna handlingar Arkivering tillgodoser Rätt att ta del av allmänna handlingar Rättskipningens och förvaltningens behov av information Forskningens behov av information Är en del av det nationella kulturarvet Vårda, organisera, gallra Arkivering Ett ärende väcks Registrering Granskning Utredning Beslut och expediering Överklagande

Diskutera 1 Vad innebär det i praktiken att vara statstjänsteman? Vad är skillnaderna mot att jobba privat?  Ge gärna exempel utifrån era olika yrkesroller

Diskutera 2 Varför måste vi som är statstjänstermän kunna förvaltningsrätt (reglerna om hur man handlägger ett ärende)? Fundera på syftet med reglerna i förvaltningslagen

Diskutera 3 Beskriv för dina kollegor runt bordet vad du stöter på i ditt dagliga arbete med utgångspunkt från den information (om statstjänstemannarollen och förvaltningsrätt) som du fått idag? Finns det likheter i era olika verksamheter?

Offentlighet och sekretess

Har allmänheten rätt att ta del av följande handlingar? Diskutera Har allmänheten rätt att ta del av följande handlingar? En ansökan som kommit in elektroniskt via myndighetens e- tjänst kl. 23.30 en fredagskväll. En sammanställning av information som kräver omfattande arbete för att myndigheten ska kunna få fram den. Ett läkarintyg för en anställd som är sjukskriven som finns hos personalfunktionen. Ett oläst e-postmeddelande som finns i GD:s/landshövdingens inkorg. Anteckningar som en handläggare skrivit som stöd för att sammanfatta ett ärende.

Offentlighetsprincipen Allmänhetens rätt till insyn och kontroll Gäller all verksamhet hos myndigheten SYFTE: att stärka demokratin och garantera rättsäkerheten effektiviteten i förvaltningen effektiviteten i folkstyret

Allmänna handlingars Yttrandefrihet för offentlighet tjänstemän m.fl. Meddelarfrihet för Förhandlings- tjänstemän m.fl. offentlighet

Allmänna handlingars offentlighet

Handling Informationsbärare Skrift, bild eller upptagning som kan läsas, avläsas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel

Allmän handling En handling som förvaras hos en myndighet och antingen är inkommen dit eller upprättad där

Handlingar Allmänna Inte allmänna Förvarade Inkomna Upprättade Privata brev och meddelanden Anbud Minnesanteckningar, utkast och koncept som inte expedierats eller lämnats för arkivering Bibliotekssamlingar Teknisk behandling etc. för annan

Allmän handling Offentlig = Insynsrätt ”Hemliga”uppgifter Regleras i Offentlighets- och sekretesslagen = Ingen insynsrätt

Sekretessgrunder – intresseområden enligt TF Rikets säkerhet Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik och valutapolitik Myndighets verksamhet för inspektion och kontroll Intresset att förebygga eller beivra brott Det allmännas ekonomiska intresse Skyddet för enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden Intresset att bevara djur eller växtart

Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Innehåller undantagen från offentlighetsprincipen

”Egenskaper” för sekretess Aktualiseras först vid begäran om handling Myndigheten avgör om det är sekretess Sekretessen kan även variera: från tid till tid, från myndighet till myndighet etc

Uppgiften Det är informationen som sekretessbeläggs – inte handlingen

Sekretessprövning Finns någon tillämplig bestämmelse om sekretess i OSL? Kan den som berörs lida skada eller men om uppgiften lämnas ut? Är sekretess huvudregel eller undantag? Tidsgräns för sekretess?

Exempel – rakt skaderekvisit 28 kap. 1 § OSL Sekretess gäller hos Försäkringskassan … för uppgift om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden, om det kan antas att den enskilde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs och uppgiften förekommer i ärende enligt lagstiftningen om allmän försäkring … osv. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst sjuttio år. 28 kap. 9 § OSL Sekretess gäller i ärende om studiestöd och i ärende hos Centrala studiestödsnämnden om lån till hemutrustning för flyktingar och vissa andra utlänningar för uppgift om en enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden, om det kan antas att den enskilde lider skada eller men om uppgiften röjs. I andra ärenden än sådana om studiestöd under sjukdom gäller sekretessen inte beslut i ärendet. För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst femtio år.

Exempel omvänt skaderekvisit 10 § offentlighets- och sekretessförordningen Sekretess gäller i personaladministrativ verksamhet hos följande myndigheter, för uppgift om en enskilds bostadsadress, hemtelefonnummer, personnummer och andra jämförbara uppgifter avseende personalen, uppgift i form av fotografisk bild som utgör underlag för tjänstekort samt uppgift om närstående till personalen, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon närstående till honom eller henne lider men: CSN Försäkringskassan För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst femtio år.

Sekretessmarkering Hemligstämpling Skyddade personuppgifter Inte bindande, en självständig sekretessprövning ska alltid göras då en handling begärs ut. Skyddade personuppgifter Sekretess i folkbokföringen för personer som har en hotbild mot sig eller som annars kan riskera att drabbas negativt vid utlämnande av vissa uppgifter Gäller i allmänhet uppgifter som kan ge ledning om var en person befinner sig eller hur denne kan kontaktas

Övningsuppgiften Handlingen har kommit in till myndigheten och är därför allmän. Uppgifterna i handlingen måste först prövas mot bestämmelserna om sekretess. Därefter kan den lämnas ut till allmänheten. Allmänheten kan kräva en hel del ansträngningar från myndighetens sida. Myndigheten är bland annat skyldig att skapa en ny handling genom att sammanställa uppgifter, en s.k. potentiell handling, om den kan skapas utan större svårigheter. Det beror på vad som framgår av läkarintyget! Se bestämmelserna om sekretess till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet i 39 kap. 2 § OSL. Om e-postmeddelandet rör myndighetens verksamhet är den en allmän handling och ska lämnas ut efter sekretessprövning. Minnesanteckningar/arbetsmaterial är inte en allmän handling, under förutsättning att de inte tillför ärendet någoting, och de behöver därför inte lämnas ut. Om de däremot arkiveras i ärendet blir de en allmän handling som ska lämnas ut efter sedvanlig sekretessprövning.

Utlämnande av allmän handling Tryckfrihetsförordningen reglerar (endast kompletterande detaljer i OSL) Inga formkrav för utlämnande Muntligt eller skriftligt Skyndsamt Inte efterfråga vem eller varför Den som ”har vården” prövar

Att lämna ut – eller inte lämna ut Ingen sekretess = enkelt, formlöst, skyndsamt Vid sekretess = Formellt beslut om avslag Skriftlig form Överklagbart = besvärshänvisning Skyndsamt

6 kap 3 § OSL Om en anställd vid en myndighet, enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut, har ansvar för vården av en handling, är det i första hand han eller hon som ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål.    Myndigheten ska pröva om handlingen ska lämnas ut om 1. den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, och 2. den enskilde begär myndighetens prövning.    Den enskilde ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas.

Schematisk hantering Är den begärda handlingen allmän? Finns uppgifter i handlingen som omfattas av sekretess? Lämna ut antingen formlöst eller med avslagsbeslut

Viktigt att känna till! Insyn och öppenhet är huvudregel Sekretess – begränsning i insynsrätten (kräver stöd i lag) Förbjudet att lämna ut sekretessbelagda uppgifter Ett undantag – meddelarfriheten

Avslutande lunch Tack för ditt deltagande! Presentationerna är publicerade som en pdf på www.myndighetsnatverket.se