Hur du praktiskt tillämpar ramavtalet Resebyråtjänster 2011-2 Uppdaterad 2013-07-05

Innehåll UK mål med upphandlingen Marknadsförutsättningar Ramavtalet omfattning Avtalets villkor Nyttor med SKI:s Ramavtal Våra referenser Leverantörer Avropsstöd Uppföljning Frågor och Svar

Så tänkte jag när arbetade med FFUn Målen vid upphandlingen av Resebyråtjänster 2011-2 Resultera i lättanvända ramavtal med bra villkor. Att möjliggöra för SME att lämna anbud. Förenkla anbudsförfarandet.    En heltäckande resebyråservice av det här slaget bidrar till ett effektivare resande. Tjänsterna i de båda ramavtalen har mycket konkurrensmässiga priser, säger Frida Haag, ansvarig upphandlingskonsult.

Marknadsförutsättningar Resebyråer Antalet svenska företag som kan betraktas som resebyråer uppgick vid utgången av 2011 till mindre än 300. Resebyråer (inkl. Internet- eller s.k. online-byråer) förmedlar i första hand andras resor och turisttjänster men arrangerar även egna paketresor, företrädesvis grupp- och konferensresor för affärsresekunder. Av resebyråerna är cirka hälften huvudsakligen inriktade på privatreseförsäljning, ett sjuttiotal renodlade affärsresebyråer och resterande blandresebyråer, dvs. sådana som säljer både privat- och affärsresor. Det finns uppskattningsvis mellan 400 och 450 researrangörsföretag i Sverige. Ett fåtal av dessa är helt inriktade på arrangemang för andra företag, medan de flesta arrangerar och säljer paketresor för konsumenter. Härutöver finns ett antal företag i form av enskilda firmor och föreningar, som organiserar någon eller några enstaka resor om året.

Marknadsförutsättningar (I) Den sammanlagda försäljningen av resetjänster via de svenska resebyråerna blev i stort sett oförändrad under årets första fyra månader (2013) jämfört med samma period under föregående år. Dock förändrades förhållandet mellan de olika tjänsterna. Medan försäljningen av flygresor minskade räknat i kronor, ökade charterreseförsäljningen. Räknat i antal ökade däremot försäljningen av flygbiljetter, vilket tyder på att genomsnittspriset på en flygbiljett gått ner något. Att försäljningen ökade med hela 9 % under april månad kan i första hand tillskrivas det faktum att påsken inföll i mars i år och i april under fjolåret. Under mars föll försäljningen med ungefär lika mycket, vilket bekräftar påskens inflytande. En närmare analys av fördelningen mellan privat- och affärsresor visar att privatreseförsäljningen ökar (+7 %), medan försäljningen av affärsresor fortsätter att backa (-5 %).

Marknadsförutsättningar (II)

Ramavtalet omfattar Avtalen omfattar heltäckande resebyråservice för tjänsteresor inom Sverige och utomlands. Här kan du boka t.ex. flyg-, tåg-, buss- och båtresor, anslutningstransporter, hyra av fordon, hotellrum och konferensarrangemang. Ramavtalet omfattar även ett system för självbokning, klimatkompensering, miljöstatistik och resestatistik som kan avropas som tillägg. För varje geografiskt område kommun är 4 leverantörer rangordnade. Du vänder sig först till den leverantör som är rangordnad som nr 1 i det geografiska område som du har ditt säte.

Villkor Avtalsperiod mars 2013 – sep 2014. Genomförd av SKI i eget namn Avrop sker med rangordning Revisionsmöjlighet (uppföljningskontroll) är avtalad. Anbudsområden A - Annonsförfarande för statliga myndigheter i Stockholms, Uppsala och Södermanlands län, B - Annonsförfarande för kommuner och kommunala bolag i Stockholms län, C - Annonsförfarande för kommuner Södermanlands och Östergötlands län, D - Annonsförfarande för kommuner, kommunala bolag och statliga myndigheter i Skåne, Blekinge, Kronoberg, Kalmar, Jönköpings och Hallands län, E - Annonsförfarande för kommuner och staliga myndigheter i Västra Götalands län, F - Annonsförfarande för kommuner och landsting i Örebro, Västmanlands- och Dalarnas G - Headhuntingförfarande för kommuner, kommunala bolag, statliga myndigheter och landsting i södra Sverige, H- Headhuntingförfarande för kommuner och staliga myndigheter i mellersta Sverige, I - Annons- och headhuntingförfarande för kommuner och statliga myndigheter i norra Sverige

Nyttor… med SKI:s Ramavtal Lägre arvodeskostnader dock viss höjning av arvode för tågresa. Inga avgifter utöver arvodet Bokning görs utifrån din resepolicy. Möjlighet till klimatkompensering, miljöstatistik, resestatistik som tillägg.

Våra Referenser 417 UM/UE är avropsberättigade på ramavtalet 7 avropar på detta avtal idag (juni-13) AB Bostäder i Borås, Lidköpings Kommun, Skövde Kommun, Svenljunga Kommun, Vellinge Kommun, Vänersborgs Kommun, Örnsköldsviks Kommun

Leverantörer Henrik Thorell Telefon:+46 705 223021 Mobil:+46 705 223021 henrik.thorell@resia.se Johan Nyren Telefon:0736-821563 Mobil:0736-821563 Fax:08-52800981 johan.nyren@bigtravel.se Jonas Berglund Telefon:08-58574700 jonas.berglund@ticket.se Karin Sandstedt Telefon:+46 380 555210 Mobil:+46 702 655210 karin.sandstedt@lingmerths.se Maine Granström Telefon:+46920211000 Mobil:+46706767622 maine.granstrom@nex.se

Leverantörer Pierre Sandström Telefon:+46 (0)8 475 00 22 Mobil:+46 (0)70 410 44 22 Fax:+46(0)8 475 00 15 pierre.sandstrom@scanworld.se Sara Grün Telefon:+46702111657 Mobil:+46702111657 sara.grun@resecity.se Sara Grün Telefon:+46(0)702111657 Mobil:+46(0)702111657 E-post:sara.sederlin@huddingeres.se Åsa Boman Ekblom Telefon:+46(0)515 776430 Mobil:+46(0)702389266 asa@svanbergsresebyra.se Mona Kågström Telefon:08-7921470 Mobil:0708-758439 mona.k@tabyresebyra.se

Vad händer innan anmält avrop För att avropa från SKI:s ramavtal krävs att du, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att du som har gällande ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s ramavtal under det egna gällande ramavtalets giltighetstid. Du som är ansvarig för upphandlingsverksamheten inom en upphandlande myndighet eller enhet, kan anmäla avrop via vår webbplats. I vår avtalsdatabas hittar du samtliga ramavtal som vi har upphandlat. Ramavtalet Resebyråtjänster 2011-2 hittar ni på Resebyråtjänster 2011-2 . Har du fått inloggningsuppgifter från oss via post kan du logga in och anmäla intresse för att börja avropa på våra ramavtal, som SKI gjort i eget namn. Som inloggad kan du även avanmäla dig från avtal. Vem kan avropa? För att vara avropsberättigad på de ramavtal som vi har upphandlat måste du på förhand ha bekräftat din avsikt att tillämpa ramavtalet. De som är avropsberättigade finns angivna i bilaga ”Avropsberättigade” till ramavtalet.

Vad händer efter anmält avrop Du får ett svarsmail som bekräftar avropsanmälan Om du använder Tendsign som avtalsdatabas kan du få avtalen utspeglade in i er egen databas i anslutning till avropsanmälan Vi meddelar varje fredag leverantören att avropsanmälan är gjord så att leverantörer vet vilka som anmält sig för Leverantör tar påföljande måndag kontakt med dig eller den som angivits som kontaktperson i samband med avropet för frågor. Efter leveransen, boka uppföljningsmöte med leverantören Får du problem med leverantören kontakta SKIs kundtjänst

Avropsstöd Vägledning för geografisk rangordning på ramavtalet Resebyråtjänster 2011-2 Mer utförlig information hittar du på vår hemsida, där det även finns mall att fylla i samt bilagor med information Ramavtal Resebyråtjänster 2011-2

Avropsordning Du måste kontakta ettan i rangordningen inom ditt geografiska anbudsområde först Du får gå vidare i rangordning om: Leverantören inte besvarar avropsförfrågan inom 3 arbetsdagar Leverantören avböjer förfrågan från dig som ny kund Leverantören förblir sedan densamme under resten av avtalstiden.

Avrop Frågeställning Vilket geografiskt område tillhör min UM? Se bilaga Avropsberättigade parter Vilka leverantörer är antagna för det geografiska område min verksamhet tillhör? Se bilaga Rangordning av leverantörer per geografiskt område Vilka är villkoren i ramavtalet? Se bilaga ”Ramavtal” samt bilaga ”Kravspecifikation och prissättningsinformation”

Avropsförfrågan LÄS MER I: ANVÄND: Bilaga ”Avropsinstruktioner Resebyråtjänster 2011-2” ANVÄND: Bilaga ”Avropsavtalsmall Resebyråtjänster 2011-2”

Uppföljning Leverantör Månadsvis rapportering av avropad försäljning Informera om ev. byten av kontaktpersoner till SKL Kommentus SKI Följsamhet lokalt mot centralt avtalade villkor och priser Omsättningsredovisning i regelbundenhet och rimlighet Krav gällande skatter och avgifter, ekonomisk ställning samt avtalad leveransförmåga Verktyg för kontroll, förutom direkta kontakter med leverantörer och UM/UE Redovisningar från leverantörer Fakturakopior mm. Inhämtas från UM/UE

Kontakt för frågor Kundtjänst

SKL Kommentus Inköpscentral Vi gör hållbara affärer för Sveriges kommuner, landsting och regioner