R7e-arkiv Birgitta Torgén Katalin Sztojka

disposition bakgrund projektdirektiv förvaltning visning av portal

digitalisering av handlingar 450 system legala krav bakgrund digitalisering av handlingar 450 system legala krav ursprunglig programvara osäker (informationen ej tolkningsbar över tid) och kostsam landstingsdirektörernas beslut, Projektdirektiv 2008 Legala krav: Bevara och tillgängliggöra handlingar Konsolidering: Ensa bland befintliga system (ta bort/e-arkivera system som innehåller information med bevarandekrav. Detta minskar licenskostnader och arbetskostnader samt tillgängliggör handlingar på ett effektivt och kontrollerat sätt Omstruktureringar: I samband med att verksamheter flyttas skall information arkiveras och tillgängliggöras på rätt sätt – hur gör man detta utan e-arkivering? Gemensamma behov: Nulägeskartläggningen visar på tydliga gemensamma behov; - e-arkiv saknas, - samma typ av information måste bevaras (ex journalsystem Profdoc finns i alla landsting inom sjuregionen), - 7 lt delar på projektkostnader, - 7 lt kan dela på kostnader för exportprogram Nationella anslutningar: Ev nod i NPÖ, kanske via lokala journalsystem Anpassning till den Nya Patientdatalagen: R7e-arkiv kan vara en lämplig pilot ?

Landstingsdirektörernas beslut 2008 Projektdirektiv

De sju landstingen har 2009 ett gemensamt elektroniskt arkiv direktivet - mål De sju landstingen har 2009 ett gemensamt elektroniskt arkiv gemensam drift och förvaltning

projektorganisation Projektägare Erik Hemmingsson, landstingsdirektör Landstinget i Uppsala län Styrgruppens ordförande Birgitta Torgén, arkivchef i Örebro läns landsting Styrgruppens medlemmar Anders Dahlström, IT-strateg (Västmanland), Peter Furster, IT-chef (Värmland) Lars Harbe, arkivchef (Gävleborg) Annika Havås Nissen, arkivchef (Sörmland) Donald Johnson, arkivchef (Uppsala), Claes Schönqvist, IT-direktör (Uppsala) Helena Tallberg, IT-chef (Dalarna) Projektledare Katalin Sztojka

erfarenheter från Skåne R7e-arkiv annat innehåll – nulägesanalys R7-lösning, direktivet utgå från SLLs lösning erfarenheter från Skåne R7e-arkiv annat innehåll – nulägesanalys

R7e-arkiv R7e-arkivportal gränssnitt utlämning validering, val av mottagarmiljö, återkoppling till inleveransansvarig elektroniska dokument i enhetligt format gränssnitt förflyttning fysisk mellanarkiv slutarkiv utsökning Respektive landsting ansvarar för att skapa sina exportfiler mha exportprogram. Inleverans sker via R7e-arkivportalen och datat lagras antingen i mellanarkivet eller i slutarkivet. Formatet och sättet för inleverans-lagring-utsökning är desamma oavsett vilket arkiv det gäller. Informationen i mellanarkivet ägs av informationsägaren/inleverantören, informationen i slutarkivet ägs av respektive arkivmyndighet. Sökning/utlämning från mellanarkivet sker via ansvarig infromationsägare. Sökning/utlämning från slutarkivet sker via ansvarig arkivarie. utlämning

Tre piloter för att skapa projektleverans till acceptanstest avgränsning Tre piloter för att skapa projektleverans till acceptanstest pilot 1 enkelt journalsystem (MEDEX), utveckling av grundfunktionalitet i portalen pilot 2 ekonomisystem (MISTRAL) och diarier (PACT), behörighetsadministration, m m pilot 3 journalinformation från flera landsting (JIII), full funktionalitet i portalen Projektdirektivet säger att vi skall skapa både mellan- och slutarkiv, logiskt åtskilda, samt att det skall gå att lagra och återsöka förekommande typer av elektroniska handlingar i båda. Nulägeskartläggningen visar på tre huvudsakliga informationstyper: journaler, ekonomidata och diarier. För att projektets leverans skall kunna täcka dessa har tre etapper planerats med tre pilot-omgångar. Övriga beslutspåverkande faktorer var att utvecklingsarbetet bör bedrivas iterativt (stegvis utvecklat), första prototypen inklusive grundfunktionalitet skall vara enkel för att kunna isolera eventuella fel nästa steg är en vidareutbyggnad av funktionalitet, o s v. tillgång och vilja att delta med pilot: MEDEX som pilot 1, MISTRAL och PACT som pilot 2 och Profdoc som finns i alla lt som pilot 3 tillgång till exportprogram: SLSO har skapat exportprogram för Profdoc

R7 samordning lokalt (IT) verksamhet IT strategisk nivå taktisk nivå operativ nivå SÄ systemägarskap för R7e-arkiv ”affärsbeslut” om innehållet beställning inkl betalning av utveckling/uppgraderingar rapportering, kommunikationsstrategi legala frågor SA systemansvar beställning av förändringar beslut om behörighetsstruktur, infosäkerhet träffa underhålls- och driftavtal beslut om uppgraderingar gränssnitt ext/int samordning och utredning av konsekvenser inför utveckling/uppgraderingar framställa utbildningsmtrl rapportering systemförvaltning dataadministration processer, roller rapportering systemförvaltning = fysisk drift, kommunikation och vidareutveckling HELPDESK genomföra utbildning rapportering systemförvaltning: delta i vidareutveckling, HELPDESK genomföra utbildning rapportering lokalt (verksamhet) lokalt (IT) Modellen visar på behov av dels en sammanhållen och samordnad förvaltning, dels lokala funktioner. Den gemensamma delen visar på att verksamheten skall ansvara för innehållet, beställa förändringar och IT-förvaltningen genomför det som har med gemensamma funktioner och drift att göra.  Driftssättning kommer troligen att ske under 2009 och det innebär bl a att även belastningstester, m m kommer att genomföras då och då behövs en person på heltid för det under produktionssättningstiden.  Utveckling av exportprogram sker med minimal inblandning av leverantörer eller motsvarande. Samarbete med andra landsting borde minska utvecklingskostnaden, ävenså om ett exportprogram kan användas av flera R7-landsting, vilket är fallet enligt nulägesanalysen. T.ex.: varje landsting som har för avsikt att exportera Profdoc kan dela på utvecklingskostnaderna för exportprogram, förutom eventuell delning med SLSO. Lokala resurskostnader tillkommer alltid för hantering av export, validering och verifiering.  De gemensamma externa kostnaderna gäller investering i servrar och licenser under 2009 samt underhållskostnad för dessa under 2010.  Inleveranser: erfarenhetssiffror ger en uppskattning från ca 4 veckors arbete med ett mindre system till ca 6 mån för ett stort system. Kostnaden beror delvis på om det finns exportprogram att tillgå och det behöver bara anpassas (de flesta implementationer är olika även om systemet är detsamma, systemet kan också vara av olika versioner vilket påverkar exporten) eller om nytt exportprogram skall utvecklas. besluta om inleveranser verifiera vid inleveranser använda beslut om behörigheter delta i vidareutveckling samla ihop, värdera och prioritera förändringsbehov felrapportera logganalys m m lokal behörighetsadministration delta i vidareutveckling lokal HELPDESK samla ihop värderade och prioriterade förändringsbehov, definiera felrapportera genomföra utbildning hjälpa till med inleveranser m m

Hur påverkar R7e-arkiv verksamheterna? Inleveransspecifikationerna styr hur informationen ska se ut när den levereras till mellanarkiv respektive arkivmyndighet. R7:s samtliga journalsystem kommer att ha gemensam struktur och utseende. Exportkostnader Idag små öar imorgon en hel kontinent Uppbyggnaden delas av 7 Kostar att ta ur ursprungsprogramvara, samarbete inom regionen och även nationellt möjlighet till sammanställd information ist för sökning på flera håll kostnadsminskning genom att slippa skapa broar