Offentlighetsprincipens syften 2017-04-06 Offentlighetsprincipens syften Att via insyn och kontroll garantera: rättssäkerheten effektiviteten i förvaltningen effektiviteten i folkstyret Varför är det så viktigt med öppenhet? Vi som är offentligt anställda tjänstemän tar hand om alla våra gemensamma angelägenheter. Det handlar om gator och vägar, sjukhus, äldreomsorg, polisens verksamhet, skolorna och universiteten, försäkringskassor och domstolar och så vidare – listan kan göras lång. Vi finansierar dessa verksamheter med skattemedel, som kommer från våra och alla andra medborgares fickor. Våra gemensamma resurser betalar alltså verksamheterna. I vår vår dagliga verksamhet fattar vi beslut som på olika sätt påverkar enskilda personers liv. Då är det väl rimligt att man som medborgare får insyn i vad vi gör? En annan viktig aspekt är att man som medborgare inte kan påverka beslutsfattandet, om man inte får insyn. Vi som är tjänstemän i offentlig förvaltning måste känna till offentlig-hetsprincipens grunder. Det är också viktigt att man på varje arbets-plats diskuterar vilka eventuella undantag från öppenheten som framgår av sekretesslagen och som finns just där. Kunskapen ger trygghet och det blir lättare att möta allmänheten och media. Enligt en flerhundraårig svensk tradition är öppenhet regel och sekretess undantag.

1766 ! Tryckfrihets- förordningen 2017-04-06 Adolf Fredrik var regent när 1766 års tryckfrihetsförordning infördes. Han var inte precis känd för sin driftighet, men kan väl ändå så här i efterhand vara värd en eloge för tryckfrihetsförordningens skull. Vad vet man – kanske en självständig och dådkraftig regent hade varit ett hinder i det fallet. I 1766 års tryckfrihetsförordning upphävdes censuren med undantag för religiösa manuskript. Det stadgades att det skulle vara tillåtet att trycka allt som inte i förordningen var uttryckligen förbjudet och undantagen var få. Allmänna handlingars offentlighet reglerades utförligt och den ämbetsman som vägrade lämna ut en allmän handling, skulle straffas med ”ämbetets förlust”.  Det skulle stå var och en fritt att i politiska, ekonomiska och andra ämnen framföra sina tankar till tryck. TF medförde en garanti för individens frihet och rättssäkerhet mot den omfattande korruptionen, godtycket i rättsskipningen och förvaltningen och ständernas nyckfulla ingripande i dessa verksamheter. En ny, mycket viktig, författningsenlig princip infördes, nämligen den om medborgarnas deltagande i den konstitutionella kontrollen. Detta kunde göras med hjälp av möjligheten till insyn i - och kritik av - hela statsverksamheten. Källa: SOU 1988:64  

- Tryckfriheten förser konungen med sanningen! 2017-04-06 - Tryckfriheten förser konungen med sanningen! - Tryckfriheten är endast farlig genom missbruk. … men stort godtycke rådde på Gustafs tid… Gustaf III avskaffade vid statsvälvningen 1772 alla grundlagar som tillkommit efter 1680. Därmed upphävdes även 1766 års tryckfrihets-förordning. Men, eftersom den inte formellt hade omnämnts som grundlag, rådde stor tveksamhet om vad som gällde.   1774 skingrades dimmorna, när kungen lade fram en ny tryckfri-hetsförordning. Den innehöll inga större förändringar jämfört med 1766. Kungen hade kommit till slutsatsen att tryckfriheten inte var skadlig i allmänhet, utan endast farlig genom missbruk. Han menade också att genom tryckfriheten ”fick en konung veta sanningen, som man ofta nog med framgång annars sökte dölja för honom”.   Den nya förordningen saknade den grundlagskaraktär, som getts 1766 års förordning och i själva verket var tryckfriheten helt beroende av kungens godtycke.   Efter mordet på Gustaf III infördes censur av alla politiska skrifter. En ny, oklar tryckfrihetsförordning infördes 1792 och man återgick i princip till samma tillstånd av sekretess som rått under frihetstiden. Källa: SOU 1988.64

"Varje medborgare är gentemot 2017-04-06 "Varje medborgare är gentemot det allmänna tillförsäkrad yttrandefrihet: Frihet att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor.” RF "Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att ta del av allmänna handlingar.” TF Efter revolutionen i mars 1809 släpptes tryckpressarna fria igen. Utan att ens invänta resultatet av ett igångsatt lagstiftningsarbete, tog man i 1809 års regeringsform in principiella stadganden om en grundlagsfäst tryckfrihet.   Likaså grundlagsfästes den vidsträckta offentligheten för de all-männa intressena. Denna offentlighet ansågs vara en absolut förut-sättning för bevarandet av ett fritt statsskick. Den skulle utgöra grund-valen för medborgerlig politisk opinionsbildning och aktivitet och försöka skapa ett ämbetsmannastånd som var fritt från korruption.   Den nya tryckfrihetsförordningen antogs 1812. I stort sett gällde den ända till 1949, då vi fick vår nya tryckfrihetsförordning.

@ En handling är ett föremål som innehåller information av något slag. 2017-04-06 @ En handling är ett föremål som innehåller information av något slag. En handling är ett föremål som innehåller information av något slag. ”En framställning i bild eller skrift samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.” Utöver sedvanliga papper kan det alltså vara innehållet i ett ljudband, en video, ett ADB-register, en e-postlista, en cd, en diskett osv. Vi hanterar alltså dagligen en mängd allmänna handlingar i den offentliga sektorn, utan att tänka på att de är allmänna handlingar: Informationsbroschyrer, blanketter osv. Observera också att s k cookiefiler är allmänna handlingar. Det innebär att vem som helst har rätt att se vilka webb-sidor man har besökt i sin tjänstedator.

Att definiera en allmän handling 2017-04-06 Att definiera en allmän handling Handling Inte allmän handling Allmän handling Ej insynsrätt Offentlig handling Hemlig handling En handling är alltså ett föremål som innehåller information av något slag. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet/förvaltning och är inkommen dit eller upprättad där. Handlingen anses vara inkommen så snart den har kommit in, även om den inte hunnit bli diarieförd eller om handläggaren inte hunnit läsa den. Handlingen är normalt allmän om innehållet i den till någon del rör ett ärende eller en annan fråga som ankommer på förvaltningen. En handling som sänts från förvaltningen till en extern adressat anses som regel vara expedierad/upprättad och därmed en allmän handling. Även interna handlingar som färdigställts/upprättats anses normalt vara allmänna. Handlingar som inte är allmänna: Utkast, koncept och minnesanteckningar…om de inte tas om hand för arkivering. Då blir de också allmänna handlingar. Likaså blir handlingar i pågående ärenden inom förvaltningen normalt sett allmänna när de skickas ut från förvaltningen. Hemliga handlingar är handlingar som innehåller helt eller delvis sekretessbelagda uppgifter. Handlingen kan vara delvis hemlig och då är man skyldig att visa upp den del som är offentlig och på något sätt täcka de delar som är hemliga. Om någon begär att få ut en hemlig handling, ska frågan om utlämnande prövas i varje enskilt fall. Hemligstämpeln gäller nämligen aldrig för evigt och vissa personer kan ha rätt att läsa dokument som är hemliga för andra. Alla, svenskar och utländska medborgare, har rätt att läsa allmänna, offentliga handlingar. Insynsrätt Ej insynsrätt

Allmän handling Förvaras på myndigheten Är inkommen dit 2017-04-06 Allmän handling Förvaras på myndigheten Är inkommen dit I sin slutliga form upprättad där Färdig elektroniska handlingar Rutinbetonad åtgärd Liten repetition och några förtydliganden: En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen dit eller är upprättad där. Handlingen anses vara inkommen så snart den har kommit in, även om den inte hunnit bli diarieförd, eller om handläggaren inte hunnit läsa den. (Därför kan alla i princip t ex läsa statsministerns post innan han själv gör det.) Obs att det inte bara gäller handlingar som inkommer till den centrala administrationen, utan att det gäller alla delar av en förvaltning eller en myndighet, t ex servicehus, skolor eller ”förråd ute på stan”. Upprättad: En handling anses upprättad när myndigheten/förvaltningen sänder iväg (expedierar) den, när den på något sätt är slutbehandlad (t ex justerade protokoll). Det förekommer att tjänstemän eller politiker får brev, fax eller e-post, som har med tjänsten eller uppdraget i det offentliga att göra, hem till bostaden eller på annat sätt: Om det är en allmän handling så ska man så snart som möjligt lämna den till registrator för diarieföring.

Inte allmänna handlingar 2017-04-06 Inte allmänna handlingar Arbetsmaterial (= utkast, koncept, minnesanteckningar , om de inte tas om hand för arkivering) Inte allmänna handlingar är Utkast, koncept och minnesanteckningar…om de inte tas om hand för arkivering. Då blir de också allmänna handlingar.

Viktigt! Allmänna handlingar ska utlämnas skyndsamt. 2017-04-06 Viktigt! Allmänna handlingar ska utlämnas skyndsamt. Fråga inte varför man vill ha dem. Respektera rätten att vara anonym. Utlämnandet ska enligt lagen ske skyndsamt. Utlämnandet kan få dröja om det av hänsyn till ”arbetets behöriga gång” inte kan ske omedelbart, men huvudregeln är skyndsamhet. Det innebär i praktiken att utlämnande ska ske omedelbart vid personligt besök och att det får ta maximalt två dagar efter en beställning per telefon, brev, e-post etc. (Detta under förutsättning att handlingen inte omfattas av sekretess, då det kan få ta någon dag till.) Man har som tjänsteman inte rätt att fråga efter skälet till att någon vill ta del av en allmän handling. Vem som helst, både svenskar och utländska medborgare, har rätt att ta del av allmänna handlingar. Det kan ske helt anonymt. Undantag är sekretessbelagda handlingar, som inte får lämnas ut till vem som helst. Då har förvaltningen rätt att få veta vem den sökande är och vilket som är syftet med framställningen.

@? 2017-04-06 Hur man ska hantera e-post är en fråga som ofta ställs. Svaret är: e-post ska behandlas precis som alla andra handlingar. Enligt ett förslag från Justitiedepartmenet ska myndigheten/-förvaltningen senast den 1 juli 2002 kunna kommunicera med allmänheten via e-post. I 15 kap. 9 § i sekretesslagen ställs krav på en god offentlighetsstruktur även för IT-baserad information. Den praktiska innebörden av lagstiftarens krav bestäms av myndig-heterna/förvaltningarna själva, utifrån förutsättningarna i den egna verksamheten. Det är en ledningsfråga att svara för hur detta organiseras.

Registreras utan dröjsmål alt. hålls väl ordnad 2017-04-06 e-post som är allmän handling behandlas som alla andra allmänna handlingar: Registreras utan dröjsmål alt. hålls väl ordnad Rutiner för postöppning Fullmakt vid frånvaro Rutiner för sekretess Rutiner för gallring E-post behandlas alltså som alla andra handlingar. Varje förvaltning/myndighet ska ha en ”myndighetsbrevlåda”. Enligt ett förslag från Justitiedepartmenet ska myndig-heten/förvaltningen senast den 1 juli 2002 kunna kommunicera med allmänheten via e-post. Handlingar ska registreras utan dröjsmål. Post får inte ligga oöppnad i flera dagar eller veckor vid sjukdom, semester och annan frånvaro. Därför är det viktigt att alla förvaltningar ordnar rutiner för postöppning vid sådana situationer. Det finns det ofta när det gäller vanliga brev, men måste också finnas för e-posten. Ibland räcker det dock att hålla e-posten väl ordnad. Detta gäller för handlingar som är av mindre betydelse och som inte ska sekretessbeläggas. Både när det gäller vanliga brev och e-post uppstår vissa problem, som förvaltningen måste lösa: Post som är direktadresserad till en tjänsteman (dvs med namnet före förvaltningsadressen) får enligt brottsbalken inte öppnas av någon annan, om inne-hållet rör adressatens personliga förhållanden – något som ju är svårt att ta ställning till innan man har läst brevet… E-posten är ju alltid direktadresserad. Detta löser man lämpligen genom att registrator eller någon annan får en fullmakt att öppna post-försändelser och e-post. Handlingar som kan bli föremål för sekretess bör hållas skilda från, eller kunna urskiljas från, andra handlingar. Rutiner för gallring av e-post bör finnas. I e-postsystemet bör det finnas en loggningsfunktion, där det framgår vilken tjänsteman som är avsändare respektive mottagare till varje e-postmeddelande. Denna logglista är också en allmän handling. Syftet med loggningsfunktionen är att bereda insyn i förvaltningens e-postkorrespondens. Alla handlingar ska alltså kunna hänföras till en specifik avsändare och mottagare.

Att ta del av allmänna handlingar (som inte är hemliga) 2017-04-06 Att ta del av allmänna handlingar (som inte är hemliga) Läsa på stället. Skriva av, fotografera eller spela in. Få kopia mot avgift. Tekniskt hjälpmedel vid behov. Läsa på stället: Man besöker t ex kommunens eller myndighetens registratorskontor, berättar vilka handlingar man vill ha och läser dem på plats. Detta är gratis förstås. Skriva av, fotografera eller spela in: Den sökande har rätt att med egen utrustning och utan avgift göra detta. Få kopia mot avgift: Förvaltningen har rätt att ta betalt för kopior av allmänna handlingar. Ekonomistyrningsverket har gett ut skriften Avgift för kopia av allmän handling, som är en bra vägledning. Skriften kan beställas från ESV eller laddas ner från deras webbplats (www.esv.se). Tekniska hjälpmedel: Om ett tekniskt hjälpmedel krävs för att läsa handlingen, ska förvaltnigen tillhandahålla det. Allt fler myndigheter och förvaltningar installerar datorer, som allmänheten har tillgång till, i sina receptioner eller motsvarande. Dels som en service, och dels för att det allt oftare är det enklaste sättet att läsa en allmän handling.