Medlemsregister - grund 2017-04-06

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. Vad går vi igenom Introduktion i IdrottOnline Personliga uppgifter och inloggning Min sida Behörigheter Medlemsregistret uppbyggnad och struktur Lägga till nya medlemmar Söka upp medlemmar Ta ut adress- och e-postlista. Skapa och lägga till roller Skapa grupp och lägga till medlem i grupp Åtgärdslistan I mån av tid: Prova på-medlem Kontakter Visa LOK-stödsmodulen IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. 2017-04-06

- en del av Svensk Idrott Förbundens administrativa verktyg Förbundens webbverktyg Föreningens webbverktyg och administrativa verktyg med bl.a. LOK-stöd, medlemsregister, e-bokföring 3

Varför är IdrottOnline nummer ETT? ETT personregister så att man som person inom svensk idrott endast kan finnas EN gång ETT gemensamt administrativt, kommunikativt system som både förening och förbund kan samarbeta i ETT på Idrottens egna behov skapat system 4

IdrottOnline idag 13 000 föreningar Över 15 000 webbplatser Nästan alla 70 förbund är inne i systemet 2,5 miljoner personnummersatta medlemmar 5

Fördelarna med IdrottOnline Min sida – en inloggning till alla mina uppgifter Gemensamt nyhetsflöde inom idrotten Automatisk information mellan förening och idrott t.ex. resultat och aktiviteter Möjligheter att dela kalendrar Ett medlemsregister för hela idrotten LOK-stödredovisning kopplat till medlemsregister Idrottsförening och förbund använder samma webbvertyg 6

Det gemensamma inom alla idrotter T.ex. Medlemsregister Personregister Allt hänger ihop Publika webbplatser Webbaserad idrottsadministration Community Idrottens tävlingssystem - serielottning domartillsättning söka arrangemang - resultat - statistik - licenser - live sändningar - avgiftshantering m.m. IdrottOnline Klubb IdrottOnline Administration IdrottOnline Förbund Det gemensamma inom alla idrotter T.ex. Medlemsregister Personregister RF tjänster LOK-stöd Idrottslyft Elit Utbildningsmodul Års/föreningsrapporter Person Organisation Anläggning Aktivitet Export

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. Inloggning Inloggning görs alltid på den hemsida du ska jobba med genom att klicka på hänglåset Logga in Du loggar in med ditt idrotts-ID eller ditt personnummer och lösenord via hänglåset längst upp i sidans högra hörn. (Om du har ett användarnamn som du själv har valt sedan tidigare, kan du även använda det.) Välj därefter Redigeraläge. Instruk- tionerna i denna manual utgår från att du är inloggad. IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. 2017-04-06

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. Inloggning Fyll i användarnamn och lösenord som du fått av administratören i din förening Användarnamnet är alltid ditt personnummer eller ditt ”IdrottsID” (IID00XXX) och går inte att ändra. Lösenordet du fått ska du ändra efter att du loggat in första gången. Du ändrar lösenord på ”Min sida” som dyker upp som en flik ovanför sidan när du loggat in IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning.

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. Nu är du inloggad När du loggat in ”Välkomnas” du och ges möjligheten att välja ”Redigerarläge” i inloggningsrutan, en menyrad dyker upp ovanför hemsidan med dom applikationer som du har behörighet till och en personlig information längst upp till höger. Ditt inlogg är personligt! IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning.

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. ”Min sida” För att ändra ditt lösenord och administrera dina personliga uppgifter i IAS (Idrottens Administrativa databas) klickar du på ”Min sida” IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning.

Tillbaka till ”Redigerarläget” För att komma tillbaks till Redigararläget klickar du på ”Hemsida” i top-menyn IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning.

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. Behörigheter För att administrera (dela ut) behörigheter till andra som ska hjälpa till med redigeringen av hemsidan, administreringen av medlemsregistret eller bara kunna logga in som medlem och komma åt ”Min sida” så måste du öppna ”Åtgärdsfönstret” genom att antingen klicka på knappen i ”menypaletten” ovanför strukturen eller gå ut med muspekaren längst till höger på hemsidan och ”dra in den”. Välj ”Tilldela medlems/…” Dra gärna in den lite längre med hjälp av muspekarens IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning.

Tilldela behörigheter Dom personer som du ser i listan är dom som ligger inne i ert medlemsregister. (Så för att kunna tilldela någon behörighet så måste dom först läggas in där. Och dom måste ha en e-postadress.) När du klickar på den behörighetsnivå som du vill tilldela personen kommer denne att få en e-post med ett meddelande om att man fått ny behörighet på sidan. IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning.

Medlemsregistret – logga in

Uppbyggnad och struktur 1 2 3 Indelning i olika områden Varje område har ett antal ”åtgärdsknappar” Och en ”Verktygslådan”

Lägg till ny medlem

Lägg till ny medlem För att lägga till ny medlem måste man veta personnumret Om personen finns i databasen kommer rätt person upp automatiskt och det är bara att ”Gå vidare”.

Lägga till fler medlemmar 1 2 3 Om man vill lägga till fler medlemmar samtidigt kan man antingen: Klicka på ”Nya medlemmar” och skriva in flera samtidigt Importera en excel-fil med medlemmar Excel-filen skapar man bäst genom att ”Ladda ner importfil”

Sök upp medlem 1 2 Medlemsregistret Svensk Idrotts nya medlemsregister för föreningar skall underlätta administrationen i föreningar. I denna första release ingår grundläggande funktionalitet såsom att lägga upp nya medlemmar, hantera befintliga medlemmar, skapa grupper, skriva ut etiketter och hantera e-post. I kommande versioner så kommer nuvarande funktionalitet att finslipas och nya funktioner att tillkomma såsom koppling till faktureringssystem, automatisk uppdatering av adresser och möjlighet att skicka e-post direkt från medlemsregister. Så loggar du in Gå in på din förenings IdrottOnline-sida. Klicka på låset i högra hörnet och använd dina vanliga inloggningsuppgifter. När du loggat in kommer du se en meny med en medlemsregisterflik. Klicka på medlemsregistret och du är inne. Om man vill söka upp en medlem så skriver man i namn och klickar på ”Sök”. Om ni har en flersektionsförening måste du se till att antingen stå på rätt sektion eller söka i hela föreningen (”Huvudföreningen”)

”Förfinat” och ”Avancerat” sök Medlemsregistret Svensk Idrotts nya medlemsregister för föreningar skall underlätta administrationen i föreningar. I denna första release ingår grundläggande funktionalitet såsom att lägga upp nya medlemmar, hantera befintliga medlemmar, skapa grupper, skriva ut etiketter och hantera e-post. I kommande versioner så kommer nuvarande funktionalitet att finslipas och nya funktioner att tillkomma såsom koppling till faktureringssystem, automatisk uppdatering av adresser och möjlighet att skicka e-post direkt från medlemsregister. Så loggar du in Gå in på din förenings IdrottOnline-sida. Klicka på låset i högra hörnet och använd dina vanliga inloggningsuppgifter. När du loggat in kommer du se en meny med en medlemsregisterflik. Klicka på medlemsregistret och du är inne.

Sökresultat Medlemsregistret Svensk Idrotts nya medlemsregister för föreningar skall underlätta administrationen i föreningar. I denna första release ingår grundläggande funktionalitet såsom att lägga upp nya medlemmar, hantera befintliga medlemmar, skapa grupper, skriva ut etiketter och hantera e-post. I kommande versioner så kommer nuvarande funktionalitet att finslipas och nya funktioner att tillkomma såsom koppling till faktureringssystem, automatisk uppdatering av adresser och möjlighet att skicka e-post direkt från medlemsregister. Så loggar du in Gå in på din förenings IdrottOnline-sida. Klicka på låset i högra hörnet och använd dina vanliga inloggningsuppgifter. När du loggat in kommer du se en meny med en medlemsregisterflik. Klicka på medlemsregistret och du är inne.

Hantera personuppgifter Genom att klicka på en person i sökresultatet kan man komma åt dennes uppgifter för att ändra, ta bort eller lägga till något under flikarna. Medlemsregistret Svensk Idrotts nya medlemsregister för föreningar skall underlätta administrationen i föreningar. I denna första release ingår grundläggande funktionalitet såsom att lägga upp nya medlemmar, hantera befintliga medlemmar, skapa grupper, skriva ut etiketter och hantera e-post. I kommande versioner så kommer nuvarande funktionalitet att finslipas och nya funktioner att tillkomma såsom koppling till faktureringssystem, automatisk uppdatering av adresser och möjlighet att skicka e-post direkt från medlemsregister. Så loggar du in Gå in på din förenings IdrottOnline-sida. Klicka på låset i högra hörnet och använd dina vanliga inloggningsuppgifter. När du loggat in kommer du se en meny med en medlemsregisterflik. Klicka på medlemsregistret och du är inne.

Använd verktygslådan Medlemsregistret Svensk Idrotts nya medlemsregister för föreningar skall underlätta administrationen i föreningar. I denna första release ingår grundläggande funktionalitet såsom att lägga upp nya medlemmar, hantera befintliga medlemmar, skapa grupper, skriva ut etiketter och hantera e-post. I kommande versioner så kommer nuvarande funktionalitet att finslipas och nya funktioner att tillkomma såsom koppling till faktureringssystem, automatisk uppdatering av adresser och möjlighet att skicka e-post direkt från medlemsregister. Så loggar du in Gå in på din förenings IdrottOnline-sida. Klicka på låset i högra hörnet och använd dina vanliga inloggningsuppgifter. När du loggat in kommer du se en meny med en medlemsregisterflik. Klicka på medlemsregistret och du är inne. Genom att markera en eller flera personer i sökresultatet kan man använda funktionerna i ”Verktygslådan”

Skicka e-post När du markerat en eller flera personer och klickar på ”Skicka e-post” i verktygslådan så får du upp e-postadresserna i en semikolonseparerad lista som du kopierar och klistrar in i ditt e-postprogram

Skriv ut etiketter När du markerat en eller flera personer och klickar på ”Skriv ut etiketter” i verktygslådan så får du upp en pdf-fil med adresser i formatet 3x8 per A4

Fler möjligheter Förutom att skicka e-post och skriva ut etiketter kan du bl a skriva ut adresslista, exportera till en excel-fil eller till e-bokföringen om ni använder det programmet.

Åtgärdslistan Dom personer i ditt register som saknar fullständigt personnummer ligger i åtgärdslistan. Dom är möjliga att lägga till i grupper Dom kan vara med på LOK-aktiviteter Man kan skicka e-post, mm Dom kan inte få inloggning till sidan Man kan inte lägga på roller

Prova på-medlem Man har möjlighet att registrera personer som är med och provar på. Dessa kan: Läggas till i grupper Registreras i LOK-aktiviteter Behöver inte ha fullständigt personnummer

Kontakter Man kan lägga in ”Kontakter” i sitt register. Det kan handla om sponsorer, kommunkontakter, mm.

Roller För att strukturera upp personerna i sitt register kan man skapa olika ”Roller”. Klicka då på ”Ny roll”. Men tänk till innan ni börjar…

Ny roll Döp rollen och sortera in den under någon av dom (av RF) förutbestämda ”Kategorierna”. Om ni sedan ytterligare vill definiera rollen (förfina sökningen) kan vi välja att lägga till en eller flera ”rollegenskaper”

Tilldela någon en roll För att lägga till en roll på en person Sök upp personen Ta upp personens ”kort” Välj fliken ”Roller” 4. Klicka på ”Lägg till roll” 5. Följ instruktionerna

…tilldela någon en roll 6. Välj kategori 7. Leta upp rätt roll 8. ”Spara och lägg till ny roll”, eller ”Spara och avsluta”

Skapa grupp Ni har också möjlighet att skapa grupper av olika personer i ert register, såväl medlemmar som era kontakter och prova-på - Klicka på ”Ny grupp”

Administrera grupper

Skapa en grupp Döp gruppen Sök upp medlemmar …eller Prova på, kontakter, eller andra grupper som du vill lägga in i din grupp Markera dom Klicka på pilen för att föra över dom Markera någon som gruppansvarig Klicka på spara och avsluta

Familjer För att enklare kunna kommunicera med personer från samma familj kan man skapa just ”Familjer” Klicka på ”Ny familj” Sen är det ungefär som att skapa ”Grupp”

Administration Under fliken ”Administration” finns möjlighet att: Hantera (skapa) olika medlems-nivåer. Vilka dessa är bestämmer ni själva. Ni kan ”Ge förbunden tillgång till medlemsdata”. Det innebär att ditt dom Idrottsförbund som ni tillhör kan hantera era medlemsuppgifter Skapa rapporter (listor) som utdrag ur ert register.

Statistik Under ”Statistik”-fliken ser ni det antal medlemmar som ligger inne i ert register (inte dom i ”Åtgärdslistan”). Ni kan skapa egna tabeller. Det är också härifrån ni skickar in er ”Föreningsrapport”

Klubbinfo Under ”Klubbinfo” kan ni ändra dom uppgifter som rör er klubb.

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. Stöd för användare På www.idrottonline.se hittar du bl a: Manualer Frågor och svar Information om planerade uppdateringar Nyheter om ex driftsstörningar Information om support Inspiration från andra föreningar Målgruppsanpassade hjälptexter IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. 2017-04-06

IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. Lärgrupp på hemmaplan För att jobba vidare med medlemsregistret, både praktiskt och strategiskt och för att sprida kunskapen till fler som ska involveras i arbetet kan ni använda er av den lärgruppsplan som finns framtagen kring IdrottOnline - hemsida IdrottOnline - Klubb, Introdutionsutbildning. 2017-04-06

Helpdesk Telefon 08-699 61 50 eller 70 på slutet Måndag, tisdag och torsdag kl 13-21 Söndag kl 17-21 Mejl helpdesk@rf.se Skriv namn, förening och gärna skärmdump Måndag, tisdag och torsdag kl 8- 21 Onsdag och fredag kl 8-16.30 Lördag och söndag flytande, söndag säkert mellan 17-21

Övning, Medlemsregister. Registrera en ny person i  medlemsregistret utan fullständigt personnummer Sök fram personen i åtgärdslistan och komplettera personnummer Sök fram personen i listan för medlemmar Sätt en roll på personen (förslagsvis en som redan finns t.ex. ”ordförande”) Gå till fliken gruppen och skapa en ny grupp och gör ovan nämnda person till gruppansvarig och medlem i gruppen