Forskning – Arkiv - Forskning De nordiska ländernas regler/praxis för hantering av forskningshandlingar NUAS seminarium Forskning – Arkiv - Forskning Helsingfors, 31/5 2007 Ulf Nilsson

Tolkning av enkätsvar – utgångspunkter Öppet utformad enkät, många och varierande svar. En övergripande sammanfattning. Urval av citat försöker visa det generella mönstret. Antal svar: Sverige: 15 Finland: 20 Norge: 6 Danmark: 4 Island: 2 Enkät på flera led - länder, handlingstyper, åtgärder… Redovisning efter typer av handlingar.

Administrativa handlingar (Ansökningar, kontrakt, korrespondens, ekonomi) Ansökningar och kontrakt registreras vanligen i diarium och/eller andra register. Ekonomihandlingar hanteras av ekonomisystem. ”enheten för forskingsärenden upprätthåller egna register för att kunna följa projekt” ”Administrativa handlingar registreras som inkommande handlingar till den centrala administrationen och endast i undantagsfall hos enskilda forskare som har ansvar för eget arkiv ” Gallring sker i princip med stöd av gällande regler, ofta gallras inte dessa handlingar. ”det som gjelder journalføring av annen dokumentasjon gjelder også for forskningsdokumentasjon I stort sett samma förutsättningar och hantering i alla länder. Styrs av lagkrav och interna regler - diarieplan, arkivbildningsplan, gallringsplan m.m. (men arbete kvarstår…). men blir ikke fulgt på samme måte” ”Central- og Studiejournalen journaliserer alt og gemmer det i papirform i 10 år ” I regel ordnad arkivering. ” Vi följer RA:s gallringsbeslut och våra interna gallringsbeslut… ”arkiveras i papirformat i tillegg til elektronisk versjon i sakarkivsystmet” ”har ikke godkjente kassasjonsregelr for slikt materiale. Det som registreres/arkiveres som arkivmateriale blir derfor foreløpig bevart. For annet materiale blir det opp til den enkelte forsker/faggruppe e.l” …fast visst blir det så att den enskilde forskaren ibland själv beslutar om gallring, ovetande om gallringsbesluten” ”i respektive institutions arkiv som sedan lämnas till centralarkivet”

Primärmaterial Arkivets roll? (Mät- och testresultat, enkäter) Island, Norge, Danmark, Finland - forskarens eget material. ”Forskarna äger själva det material som de producerar” Arkivets roll? ”arkiveras ej, forskarens eget” ”Archive provides service and support for those seeking” ”Universitetet beslutar ej om gallring, men rådgör med forskare vid behov” ”ingen overordnet system for organisasjonen, opp til den enkelte forsker/faggruppe” ”ovanstående handlingar arkiveras i bästa fall i institutionernas arkiv” ”forskerne selv råder over deres forskningsproduktion og dermed også det forskningsmaterial som har tilkommit i forskningsverksamheten” Sverige - allmänna handlingar. ”Förvaltningsarkivet tar emot nedlagda institutioners arkiv” ”Registreras i projektdagboken/…/ambitionen är att primärmaterial som skall bevaras skall förtecknas och arkiveras centralt”

Redovisningshandlingar (Rapporter, artiklar, avhandlingar) Ekonomiska redovisningar - hanteras i regel som administrativa handlingar. Vetenskapliga redovisningar - arkivhandling eller biblioteksmaterial? Island, Norge och Danmark - leverans till bibliotek. Finland – leverans till bibliotek eller arkivering. ”forskare tar hand om egna bibliografiska handlingar och litteraturlistor och sparar i allmänhet egen litteratur s.s. artiklar, böcker och avhandlingar” ”biblioteket bevarar universitetets egna publikationer” ”några institutioner samlar enhetliga serier” ”biblioteket mottat ett antall eksemplarer til oppbevaring og registrering” ”avhenger av type materiale. Hos den enkelte forsker/forskergruppe, fakultet” Sverige – arkivering och publicering. ”Roskilde Universitetsbibliotek opbevarer under forudsætning af, at materialet enten er købt af eller leveret til biblioteket. Der er ikke tale om 100 % arkivering” ”Dels i institutionernas arkiv, dels i .. vår elektroniska publikationsdatabas”

Digitala handlingar Vem äger frågan? Vilka digitala forskningshandlingar arkiveras/lagras och hur? Vem äger frågan? ”om handlingarna är viktiga för vidare forskning och för att påvisa viktiga forskningsresultat bevarar forskarna själva materialet” Finland ger olika svar. ”En del avhandlingar kan användas via bibliotekets nätsamlingar” Norge och Danmark främst svar om redovisningshandlingar (administrativa handlingar arkiveras oftast i pappersformat, primärmaterial saknar ofta arkivregler). ”Arkivering av digitalt bildmaterial styrs av högskolans interna instruktion” ”i hovedsak avhandlingar, masteropgaver, artiklar” ”mätningar, testresultat” ”Arkivet afleverer dokumenterne som led i den nationale pligtaflevering af digitale dokumenter til det Kongelige Bibliotek” ”Tyvärr har vi inte haft resurser att ta emot digitala leveranser. Vi arkiverar i vissa fall digitala media, men har inga möjligheter att konvertera till nya media eller format” I Sverige främst svar om primärmaterial (övriga arkivhandlingar arkiveras oftast i pappersformat) och problem finns…. ”Ingen kontrollerad arkivering/lagring förekommer idag, inventering av digitalt primärmaterial ska genomföras och ligga till grund för riktlinjer för format etc.” ”Detta arbetas med pga. att vi fått en IT-chef som förstår vad som är viktigt”

Forskararkiv Finns rutiner för att handleda forskare vid avslut? Finns rutiner/resurser för att ta emot leveranser? Nej , de flesta lärosäten saknar detta. Men undantag finns. ”ingen allmän praxis, avtal från fall till fall” ” Universitets centralarkiv bevarar ca. 20 enskilda arkiv eller delar av forskararkiv. Eftersom förteckning och bevaring av forskararkiven är arbetskrävande har Universitetsarkivet i växande grad pekat på handskriftsavdelningen vid National- och universitetsbiblioteket, och Nationalarkivet som lämpliga platser att bevara forskararkiv. Det finns också intresse för att bevara forskararkiv hos dessa arkivinstitutioner.” ”ja, vedertagna principer finns, blanketter för överföring och användarrättighter” ”enkelte forskerarkiv bevares på universitetsbibliotekt” ”ja, om inte forskararkiven innehåller databaser, gener, plasmider, antikroppar mm” ” ja, arkivarien hjälper gärna till, bara att ropa”

Information och utbildning? Ges efter de resurser som finns vilket innebär allt från regelbundna kurser till ingen utbildning alls. Områdets prioritering framgår inte av svaren. ”utbildning sker till samtliga fakulteter, där tyvärr inte forskarna har tid att närvara” Hur representativt är detta svar? Leveranser till arkivmyndighet? Finland och Sverige – i stort sett inga. Island, Norge och Danmark – förekommande (inklusive leveranser till arkiv/bibliotek). Utbildning ges efter de resurser som finns, allt från regelbundna kurser till ingen utbildning alls. Mer beroende av lärosätet än vilket land. Påverkar regler från finansiärer? EU-finansierade projekt – ja. Vem äger frågan? Forskare Jurist Arkivarie Annars stora skillnader i svaren vilket ger några funderingar… Vilka skillnader finns mellan forskningsområden? Är reglerna oklara eller okända?